วิธีจัดการบัญชี Zoho Cliq หลายบัญชีในหลายองค์กร

การสนทนาใน Zoho Cliq สามารถเชื่อมต่อข้ามขอบเขตบริษัทได้ คุณอาจทำงานภายในองค์กรของนายจ้าง ร่วมงานกับซัพพลายเออร์ และใช้บัญชีแยกที่ลูกค้าออกให้สำหรับงานอีกชิ้นหนึ่ง ความสัมพันธ์แต่ละแบบอาจต้องใช้สิทธิ์เข้าถึงที่แตกต่างกัน

ขั้นตอนแรกในการจัดการบัญชี Zoho Cliq หลายบัญชีคือการทำแผนผังความสัมพันธ์เหล่านั้น การเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีที่แยกกันต้องใช้เซสชันแยกกัน ส่วนแชนเนลภายนอก คำเชิญผู้เยี่ยมชม หรือ Network อาจช่วยให้คุณทำงานร่วมกันผ่านบัญชีที่ใช้อยู่แล้วได้ การสร้างโปรไฟล์เดสก์ท็อปอีกโปรไฟล์ไม่ได้เป็นตัวกำหนดว่าองค์กรของคุณอนุญาตให้ใช้รูปแบบใด

เมื่อรูปแบบการเข้าถึงชัดเจนแล้ว คุณจึงเลือกใช้เครื่องมือจัดการบัญชีที่มีอยู่ใน Cliq หรือจัดระเบียบบัญชีเหล่านั้นร่วมกับแอปทำงานอื่น ๆ ใน WebCatalog ได้

แยกเรื่องบัญชีเข้าสู่ระบบออกจากเรื่ององค์กร

“หลายองค์กร” อาจหมายถึงสถานการณ์ที่แตกต่างกันหลายแบบ พนักงานที่มีบัญชีเข้าสู่ระบบอีกบัญชีหนึ่งซึ่งบริษัทออกให้ ย่อมมีโจทย์ต่างจากพาร์ทเนอร์ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการสนทนาร่วมกัน

เอกสารเกี่ยวกับ Cliq ที่ใช้งานร่วมกับ CRM Plus ของ Zoho ระบุความแตกต่างนี้ไว้อย่างชัดเจนว่า ผู้ใช้สังกัดองค์กรหลักหนึ่งแห่งและสามารถเข้าร่วมองค์กรอื่นในฐานะผู้ใช้ภายนอกได้ เอกสารอธิบายการสลับระหว่างบริบทเหล่านี้ โดยมีสิทธิ์เข้าถึงต่างจากการเป็นสมาชิกภายในองค์กร

เมื่อไม่นานมานี้ เครื่องมือควบคุมผู้ใช้แบบผู้เยี่ยมชม ของ Cliq ได้เพิ่มการเข้าถึงแชนเนลและรายชื่อติดต่อที่กำหนดไว้ภายในองค์กรอื่น การเข้าร่วมขึ้นอยู่กับคำเชิญและนโยบายองค์กรที่เกี่ยวข้อง

นั่นหมายความว่า การใช้อีเมลเดียวกันทำงานให้กับบริษัทมากกว่าหนึ่งแห่ง ไม่ได้แปลว่าคุณมีบัญชี Cliq อิสระสองบัญชีเสมอไป ให้ตรวจสอบว่าคุณกำลังใช้บัญชีเข้าสู่ระบบแยก เป็นสมาชิกภายนอก หรือได้รับคำเชิญให้ทำงานร่วมกันเฉพาะส่วน อย่าสันนิษฐานว่ากฎเกี่ยวกับหลายองค์กรในผลิตภัณฑ์ Zoho อื่นจะนำมาใช้กับ Cliq ได้โดยไม่มีความแตกต่าง

ทำแผนผังการเข้าถึงก่อนเพิ่มบัญชีบนเดสก์ท็อป

จัดทำบันทึกสั้น ๆ เกี่ยวกับงานที่คุณต้องทำ สำหรับแต่ละปลายทาง ให้ระบุบัญชีเข้าสู่ระบบ ประเภทการเข้าถึง ผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบ และเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้อง

ความสัมพันธ์ในการทำงาน	การเข้าถึงที่ต้องยืนยัน	รูปแบบการจัดวางบนเดสก์ท็อปที่แนะนำ
พนักงานในบริษัทหลักของคุณ	บัญชีภายในและแชนเนลที่ได้รับมอบหมาย	โปรไฟล์บริษัทและพื้นที่ทำงาน
ลูกค้าให้บัญชีเข้าสู่ระบบแยกที่ได้รับอนุญาต	องค์กรและสิทธิ์เข้าถึงแชนเนลของบัญชีนั้น	โปรไฟล์แยกที่ตั้งชื่อตามลูกค้า
ซัพพลายเออร์ใช้ Cliq อยู่แล้ว	แชนเนลภายนอกหรือช่องทางทำงานร่วมกันอื่นที่ได้รับอนุญาต	บัญชีเดิมของคุณอยู่คู่กับเครื่องมือสำหรับโครงการของซัพพลายเออร์
ผู้รับจ้างเข้าร่วมงานที่มีขอบเขตจำกัด	สิทธิ์ผู้เยี่ยมชมสำหรับการสนทนาที่จำเป็น หากระบบรองรับ	บริบทผู้เยี่ยมชมที่ได้รับอนุญาตและเอกสารสรุปโครงการ
ชุมชนพาร์ทเนอร์ระยะยาว	การเป็นสมาชิกใน Cliq Network	Network ที่เกี่ยวข้องอยู่คู่กับแหล่งข้อมูลสำหรับพาร์ทเนอร์

ใช้แผนผังนี้เพื่ออธิบายสิทธิ์เข้าถึงที่มีอยู่จริง พื้นที่ชื่อ “Client North” จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อบัญชีในพื้นที่นั้นเข้าถึงการสนทนาที่ต้องการได้

ตัวอย่างเช่น ให้บันทึกว่า “บัญชีบริษัท แชนเนลภายนอกของซัพพลายเออร์ ผู้รับผิดชอบฝ่ายจัดซื้อ” แทนคำว่า “บัญชีซัพพลายเออร์” หากไม่มีบัญชีเข้าสู่ระบบของซัพพลายเออร์แยกต่างหาก ป้ายกำกับที่ชัดเจนช่วยป้องกันการสร้างโปรไฟล์ซ้ำเพื่อแก้ปัญหาที่จริง ๆ แล้วควรแก้ในการตั้งค่าการเข้าถึง

ทำความเข้าใจตัวเลือกที่มีอยู่แล้วใน Cliq

แอปเดสก์ท็อปของ Cliq รองรับการเข้าสู่ระบบหลายบัญชี

แอปเดสก์ท็อป Zoho Cliq รองรับหลายบัญชี อยู่แล้ว Zoho ระบุให้ใช้ Accounts → Add account เพื่อเพิ่มบัญชีเข้าสู่ระบบ โดยเพิ่มได้สูงสุดสิบบัญชี การเลือกบัญชีจากเมนู Accounts จะเปิดหน้าต่าง Cliq ใหม่สำหรับบัญชีนั้น

หากงานส่วนใหญ่ของคุณอยู่ใน Cliq วิธีนี้เป็นตัวเลือกที่ตรงไปตรงมา คุณสามารถใช้เมนูบัญชีของแอปเพื่อเข้าถึงบัญชีบริษัทแต่ละบัญชีที่คุณมีอยู่แล้วได้ ส่วน WebCatalog จะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อแต่ละบัญชีเป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานที่ครอบคลุมบันทึกโครงการ เอกสาร ปฏิทิน และเว็บแอปอื่น ๆ

แชนเนลภายนอกเชื่อมองค์กรเข้าด้วยกันผ่านการสนทนา

แชนเนลภายนอก ช่วยให้ผู้คนจากต่างองค์กรทำงานร่วมกันได้ การเข้าถึงขึ้นอยู่กับนโยบายที่กำหนดและคำเชิญ Zoho ยังรองรับการทำงานร่วมกันผ่านแชนเนลภายนอกข้ามศูนย์ข้อมูลที่ระบุไว้ด้วย ขณะที่การส่งข้อความโดยตรงข้ามศูนย์ข้อมูลมีข้อจำกัดต่างออกไป

การสร้างแชนเนลภายนอกขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ โดยแพ็กเกจ Free ไม่สามารถสร้างได้ ส่วนแพ็กเกจแบบชำระเงิน ใครจะสร้างได้บ้างนั้นขึ้นอยู่กับรุ่นที่ใช้และสิทธิ์ที่ผู้ดูแลระบบกำหนด ตรวจสอบการตั้งค่าขององค์กรเจ้าของแชนเนลก่อนเลือกวิธีนี้สำหรับความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์

สิทธิ์ผู้เยี่ยมชมและ Networks เหมาะกับความสัมพันธ์คนละแบบ

ฟีเจอร์ผู้เยี่ยมชมฉบับปรับปรุง ของ Zoho ช่วยให้ผู้ร่วมงานที่ได้รับเชิญเข้าร่วมแชนเนลที่มีอยู่แล้วได้ จึงอาจเหมาะกับผู้รับจ้างที่มาช่วยทำแคมเปญเฉพาะ ส่วน Cliq Network เป็นสภาพแวดล้อมเฉพาะสำหรับการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกในวงกว้าง เช่น ชุมชนพาร์ทเนอร์ที่ร่วมงานกันอย่างต่อเนื่อง

ตรวจสอบเอกสารเกี่ยวกับผู้เยี่ยมชมฉบับปัจจุบันก่อนเสนอขั้นตอนการทำงานแบบใหม่ เนื่องจากขณะนี้ Zoho ระบุว่า Zoho One ไม่รองรับ Guest Users 2.0 และฟีเจอร์นี้ไม่รองรับข้อความโดยตรงระหว่างศูนย์ข้อมูล วิธีที่ใช้ได้ควรอ้างอิงจากรุ่นและการตั้งค่าจริงขององค์กรนั้น

ตัวเลือกที่มีอยู่ใน Cliq เหล่านี้อาจทำให้ไม่จำเป็นต้องมีบัญชีเพิ่ม ใช้บัญชีเข้าสู่ระบบแยกเมื่องานจำเป็นต้องใช้จริง ๆ และใช้ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่เหมาะสมเมื่อความสัมพันธ์นั้นเป็นการเข้าร่วมในฐานะบุคคลภายนอก

จัดระเบียบรูปแบบที่ได้รับอนุมัติใน WebCatalog

เมื่อแผนผังการเข้าถึงพร้อมแล้ว ให้ตั้งค่าเดสก์ท็อปตามแผนผังนั้น WebCatalog Desktop ช่วยให้คุณเปิด Cliq ในหน้าต่างเฉพาะและจัดระเบียบร่วมกับเว็บแอปอื่น ๆ ได้

สำหรับบัญชีเข้าสู่ระบบที่แตกต่างกันสองบัญชี ให้ทำตามขั้นตอนตั้งค่าโปรไฟล์ของ WebCatalog:

1. เปิด Profiles แล้วเลือก Add profile
2. ตั้งชื่อโปรไฟล์แรกตามบัญชีที่จะใช้งาน เช่น “Company Operations”
3. เปิด Cliq ด้วยโปรไฟล์นั้นและลงชื่อเข้าใช้ผ่านกระบวนการปกติขององค์กร
4. สร้างโปรไฟล์ที่สอง เช่น “Client North” แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชีแยกที่ลูกค้าออกให้ในโปรไฟล์นั้น
5. ยืนยันบัญชีและองค์กรในทั้งสองเซสชันก่อนเพิ่มปลายทางอื่น ๆ

โปรไฟล์ช่วยแยกคุกกี้ เซสชัน และข้อมูลการท่องเว็บออกจากกัน แต่ไม่ได้ให้คำเชิญ จัดสรรใบอนุญาต หรือเปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึงที่ได้รับภายใน Cliq

จากนั้น สร้างพื้นที่สำหรับแต่ละบริบทการทำงาน พื้นที่บริษัทอาจมี Cliq เครื่องมือติดตามงานปฏิบัติการ และคู่มือภายใน ส่วนพื้นที่ลูกค้าอาจมีเซสชัน Cliq ของลูกค้า แผนโครงการ และเอกสารสำหรับการทบทวนงาน

แต่ละพื้นที่จะเปิดในหน้าต่างของตัวเอง การใช้โปรไฟล์ WebCatalog เดียวกันในหลายพื้นที่คือการใช้บัญชีเข้าสู่ระบบเดิมซ้ำ ชื่อพื้นที่ที่ต่างกันไม่ได้สร้างตัวตนบัญชีใหม่ การใช้ซ้ำเช่นนี้เหมาะสมเมื่อบัญชีเดียวมีสิทธิ์เข้าร่วมการสนทนาของหลายโครงการอย่างถูกต้อง

เลือกแพ็กเกจ WebCatalog ให้เหมาะกับจำนวนแอป โปรไฟล์ และพื้นที่ที่คุณต้องการ นับจำนวนบัญชีเข้าสู่ระบบแยกจากจำนวนโครงการ การมีห้าโครงการที่ใช้บัญชีเดียวกันไม่ได้หมายความว่าต้องมีห้าโปรไฟล์โดยอัตโนมัติ

ตัวอย่าง: ผู้จัดการส่งมอบงานที่ทำงานกับความสัมพันธ์สามรูปแบบ

ลองนึกถึงผู้จัดการส่งมอบงานที่ประสานงานการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ภายในองค์กร การนำระบบไปใช้งานให้ลูกค้า และการส่งมอบงานกับซัพพลายเออร์ โครงการเหล่านี้มีผู้รับผิดชอบคนเดียวกัน แต่ไม่ได้ใช้ทุกบัญชีหรือเอกสารทุกฉบับร่วมกัน

การเปิดตัวภายในองค์กร: วางการสนทนาของทีมไว้ข้างแผนงาน

ใช้บัญชีบริษัทสำหรับการเปิดตัวภายในองค์กร วางเซสชัน Cliq นั้นไว้ข้างรายการตรวจสอบก่อนเปิดตัวและบันทึกการตัดสินใจในพื้นที่ “Product Rollout”

เมื่อสมาชิกทีมถามว่าพร้อมผ่านหมุดหมายสำคัญหรือยัง แผนงานก็อยู่ในบริบทการทำงานเดียวกันแล้ว บันทึกการตัดสินใจไว้ในตำแหน่งที่ทีมโครงการคาดว่าจะพบ จากนั้นจึงตอบกลับในแชนเนลที่เหมาะสม ประโยชน์คือสามารถเชื่อมจากการพูดคุยไปยังบันทึกที่รองรับการพูดคุยนั้นได้ง่ายขึ้น

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างบัญชี Cliq ใหม่เพียงเพราะงานเปิดตัวมีพื้นที่ของตัวเอง บัญชีบริษัทสามารถนำไปใช้ซ้ำในพื้นที่งานปฏิบัติการได้เช่นกัน หากทั้งสองบริบทใช้ตัวตนเดียวกัน

การนำระบบไปใช้งานให้ลูกค้า: แยกบัญชีที่ลูกค้าออกให้

สมมติว่าลูกค้าให้บัญชีสำหรับองค์กรของตน กำหนดให้บัญชีนั้นอยู่ในโปรไฟล์ Client North และใช้ร่วมกับเครื่องมือโครงการของลูกค้า

ก่อนการทบทวนงานครั้งแรก ให้ยืนยันว่าเข้าถึงแชนเนลสำหรับการนำระบบไปใช้และเอกสารที่จะหารือได้ หากเปิดแชตได้แต่เปิดไฟล์โครงการไม่ได้ ให้ตรวจสอบว่าบริการจัดเก็บไฟล์ต้องใช้บัญชีใด เซสชัน Cliq ที่ใช้งานได้ไม่ได้ยืนยันว่าแอปประกอบทุกตัวใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบชุดเดียวกัน

ใช้พื้นที่ลูกค้าเป็นเครื่องเตือนว่ากำลังทำงานใดอยู่ เมื่อแชร์ไฟล์ ให้ตรวจสอบกลุ่มผู้รับที่ตั้งใจไว้และการสนทนาปลายทาง เป้าหมายคือทำให้ปฏิบัติตามกระบวนการทบทวนงานตามปกติได้ง่าย โดยมีเอกสารที่เกี่ยวข้องพร้อมใช้งานอยู่แล้ว

การส่งมอบงานกับซัพพลายเออร์: ใช้ตัวตนบริษัทเดิมเมื่อเหมาะสม

สำหรับซัพพลายเออร์ แชนเนลภายนอกที่ได้รับอนุมัติอาจเพียงพอแล้ว ใช้บัญชีบริษัทต่อไปและเพิ่มเอกสารส่งมอบงานกับซัพพลายเออร์ไว้ในพื้นที่โครงการแยกต่างหาก

แผนผังการเข้าถึงควรแสดงว่าการสนทนานี้ยังคงใช้ Company Operations ความแตกต่างนี้สำคัญเมื่อคุณกลับมาทำงานต่อหลังถูกขัดจังหวะ เพราะคุณเป็นพนักงานที่กำลังทำงานร่วมกับบุคคลภายนอก ไม่ใช่ผู้ที่ลงชื่อเข้าใช้องค์กรภายในของซัพพลายเออร์

หากซัพพลายเออร์เข้าร่วมไม่ได้ ให้ผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบตรวจสอบคำเชิญและนโยบายการทำงานร่วมกัน การสร้างโปรไฟล์ WebCatalog ใหม่ไม่ทำให้สิทธิ์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ที่ควบคุมการเข้าร่วมเปลี่ยนไป

รักษาแผนผังการเข้าถึงให้มีประโยชน์เมื่องานเปลี่ยนแปลง

ปรับปรุงแผนผังเมื่อเริ่มงานให้ลูกค้า ผู้รับจ้างทำงานเสร็จ หรือโอนความรับผิดชอบให้เพื่อนร่วมงานคนอื่น คำถามที่มีประโยชน์ควรเป็นเรื่องที่ชัดเจน ได้แก่ ใช้บัญชีใด การสนทนาใดยังจำเป็น และใครเปลี่ยนสิทธิ์เข้าถึงนั้นได้

เมื่อมีผู้พ้นจากงาน ผู้ดูแลระบบอาจต้องยกเลิกสิทธิ์เข้าถึงองค์กรหรือสิทธิ์ผู้เยี่ยมชม การลบทางลัดบนเดสก์ท็อปเป็นเพียงการจัดระเบียบอีกส่วนหนึ่ง ให้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ในตัวบริการผ่านองค์กรที่ควบคุมการเป็นสมาชิกให้เสร็จก่อน แล้วจึงจัดพื้นที่ทำงานให้สอดคล้องกัน

ตรวจสอบแอปที่ใช้ประกอบการสนทนาด้วย โครงการอาจจบไปแล้ว แต่เอกสารสรุป ปฏิทิน หรือบัญชีเอกสารเก่ายังคงปรากฏอยู่ในมุมมองประจำวัน ลบปลายทางที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานที่กำลังทำอีกต่อไป เพื่อให้พื้นที่นั้นยังคงสะท้อนวัตถุประสงค์ของมัน

หากการแจ้งเตือนเริ่มรบกวนสมาธิ ให้ตัดสินใจว่าการสนทนาใดจำเป็นต้องตอบในแต่ละช่วงเวลาทำงาน ใช้การควบคุมการแจ้งเตือนที่มีในสภาพแวดล้อม Cliq ที่เกี่ยวข้อง และตรวจสอบผลก่อนพึ่งพาการตั้งค่านั้น การทำให้เข้าถึงบัญชีได้มากขึ้นไม่ได้หมายความว่าทุกบัญชีต้องได้รับความสนใจเท่ากันตลอดทั้งวัน

จัดที่ทางให้องค์กรถัดไปบนเดสก์ท็อปอย่างชัดเจน

เริ่มจากบัญชีบริษัทหนึ่งบัญชีและความสัมพันธ์ภายนอกหนึ่งแบบ ตัดสินใจว่าความสัมพันธ์นั้นต้องใช้บัญชีแยก คำเชิญผู้เยี่ยมชม แชนเนลภายนอก หรือ Network บันทึกคำตอบก่อนตั้งค่าเดสก์ท็อป

จากนั้น เพิ่ม Zoho Cliq ลงใน WebCatalog สร้างโปรไฟล์สำหรับบัญชีเข้าสู่ระบบที่แยกกัน และจัดพื้นที่ตามงานที่เกิดขึ้นจากแต่ละความสัมพันธ์ โครงสร้างบัญชีของคุณจะยังสอดคล้องกับสิทธิ์เข้าถึงที่องค์กรต่าง ๆ มอบให้ ขณะเดียวกันก็ทำให้ค้นหาการสนทนาและเครื่องมือที่เกี่ยวข้องร่วมกันได้ง่ายขึ้น