วิธีจัดการบัญชี Zoho Cliq หลายบัญชีในหลายองค์กร

การสนทนาใน Zoho Cliq อาจข้ามขอบเขตระหว่างบริษัทได้ คุณอาจทำงานภายในองค์กรของนายจ้าง ทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ และใช้บัญชีแยกต่างหากที่ลูกค้าจัดให้สำหรับงานอีกชิ้นหนึ่ง ความสัมพันธ์แต่ละแบบอาจต้องใช้สิทธิ์การเข้าถึงที่แตกต่างกัน

ขั้นตอนแรกในการจัดการบัญชี Zoho Cliq หลายบัญชีคือการทำแผนผังความสัมพันธ์เหล่านั้น การเข้าสู่ระบบแยกกันต้องใช้เซสชันแยกกัน ช่องทางภายนอก คำเชิญให้เป็นผู้ใช้ทั่วไป หรือ Network อาจช่วยให้คุณทำงานร่วมกับผู้อื่นผ่านบัญชีที่ใช้อยู่แล้วได้ การสร้าง โปรไฟล์เดสก์ท็อป เพิ่ม ไม่ได้เป็นตัวกำหนดว่าองค์กรของคุณอนุญาตให้ใช้วิธีใด

เมื่อเข้าใจรูปแบบการเข้าถึงแล้ว แอปเดสก์ท็อปของ Cliq สามารถรองรับการเข้าสู่ระบบแยกกันได้สูงสุดสิบรายการ โดยแต่ละรายการจะเปิดในหน้าต่างของตัวเอง หากต้องการจัดกลุ่มการเข้าสู่ระบบแต่ละรายการไว้กับเว็บแอปอื่น ๆ ที่ใช้ในความสัมพันธ์นั้น WebCatalog Desktop จะช่วยแยกบัญชีเหล่านั้นไว้ในโปรไฟล์ต่างหากได้

แยกประเด็นเรื่องการเข้าสู่ระบบออกจากเรื่ององค์กร

คำว่า “หลายองค์กร” อาจหมายถึงสถานการณ์หลายแบบ พนักงานที่มีบัญชีเข้าสู่ระบบอีกบัญชีหนึ่งซึ่งบริษัทอื่นเป็นผู้จัดให้ ย่อมมีปัญหาแตกต่างจากพาร์ตเนอร์ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการสนทนาที่แชร์ร่วมกัน

เอกสารของ Zoho สำหรับการใช้ Cliq ร่วมกับ CRM Plus ระบุความแตกต่างนี้อย่างชัดเจน กล่าวคือ ผู้ใช้จะสังกัดองค์กรหลักหนึ่งแห่ง และสามารถเข้าร่วมองค์กรอื่นในฐานะผู้ใช้ภายนอกได้ เอกสารยังอธิบายวิธีสลับระหว่างบริบทเหล่านี้ โดยสิทธิ์การเข้าถึงจะแตกต่างจากการเป็นสมาชิกภายในองค์กร

ไม่นานมานี้ การควบคุมผู้ใช้ทั่วไป ของ Cliq ได้เพิ่มการเข้าถึงช่องทางและรายชื่อติดต่อที่กำหนดไว้ภายในองค์กรอื่น การเข้าร่วมขึ้นอยู่กับคำเชิญและนโยบายที่เกี่ยวข้องขององค์กร

ดังนั้น การที่อีเมลเดียวกันปรากฏในงานของบริษัทมากกว่าหนึ่งแห่ง ไม่ได้หมายความว่าจะมีบัญชี Cliq แยกจากกันสองบัญชีเสมอไป ให้ตรวจสอบว่าคุณกำลังใช้การเข้าสู่ระบบแยกต่างหาก เป็นสมาชิกภายนอก หรือได้รับคำเชิญให้ทำงานร่วมกันแบบเฉพาะเจาะจงหรือไม่ ไม่ควรเหมารวมว่ากฎเกี่ยวกับหลายองค์กรในผลิตภัณฑ์ Zoho อื่น ๆ จะใช้กับ Cliq ได้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง

ทำแผนผังการเข้าถึงก่อนเพิ่มบัญชีเดสก์ท็อป

จัดทำบันทึกสั้น ๆ เกี่ยวกับงานที่คุณต้องทำ สำหรับแต่ละปลายทาง ให้ระบุบัญชีเข้าสู่ระบบ ประเภทการเข้าถึง ผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบ และเอกสารประกอบ

ความสัมพันธ์ในการทำงาน	สิทธิ์การเข้าถึงที่ต้องยืนยัน	รูปแบบการจัดวางบนเดสก์ท็อปที่แนะนำ
พนักงานในบริษัทหลักของคุณ	บัญชีภายในและช่องทางที่ได้รับมอบหมาย	โปรไฟล์และพื้นที่ทำงานของบริษัท
ลูกค้าให้บัญชีเข้าสู่ระบบแยกต่างหากที่ได้รับอนุญาตแก่คุณ	องค์กรของบัญชีนั้นและสิทธิ์เข้าถึงช่องทาง	โปรไฟล์แยกต่างหากที่ตั้งชื่อตามลูกค้า
ซัพพลายเออร์ใช้ Cliq อยู่แล้ว	ช่องทางภายนอกหรือช่องทางทำงานร่วมกันอื่นที่ได้รับอนุญาต	บัญชีที่คุณใช้อยู่ควบคู่กับเครื่องมือโครงการของซัพพลายเออร์
ผู้รับเหมาร่วมงานที่มีขอบเขตจำกัด	สิทธิ์ผู้ใช้ทั่วไปสำหรับการสนทนาที่จำเป็น หากรองรับ	บริบทผู้ใช้ทั่วไปที่ได้รับอนุญาตและเอกสารสรุปโครงการ
ชุมชนพาร์ตเนอร์ระยะยาว	การเป็นสมาชิก Cliq Network	Network ที่เกี่ยวข้องควบคู่กับแหล่งข้อมูลของพาร์ตเนอร์

ให้ถือว่าแผนผังนี้เป็นคำอธิบายสิทธิ์การเข้าถึงที่มีอยู่จริง พื้นที่ชื่อ “Client North” จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อบัญชีที่อยู่ในพื้นที่นั้นเข้าถึงการสนทนาที่ต้องการได้

ตัวอย่างเช่น หากไม่มีบัญชีเข้าสู่ระบบแยกต่างหากของซัพพลายเออร์ ให้บันทึกว่า “บัญชีบริษัท, ช่องทางภายนอกของซัพพลายเออร์, ผู้รับผิดชอบฝ่ายจัดซื้อ” แทน “บัญชีซัพพลายเออร์” การใช้ป้ายกำกับที่ชัดเจนช่วยป้องกันการสร้างโปรไฟล์ซ้ำเพื่อแก้ปัญหาที่ควรจัดการในการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง

ทำความเข้าใจตัวเลือกที่มีอยู่ในตัวแอป

แอปเดสก์ท็อปของ Cliq รองรับการเข้าสู่ระบบหลายบัญชี

แอปเดสก์ท็อป Zoho Cliq มี ฟังก์ชันรองรับหลายบัญชี อยู่แล้ว Zoho ระบุว่าสามารถเพิ่มบัญชีเข้าสู่ระบบได้ที่ Accounts → Add account โดยเพิ่มได้สูงสุดสิบบัญชี เมื่อเลือกบัญชีจากเมนู Accounts ระบบจะเปิดหน้าต่าง Cliq ใหม่สำหรับบัญชีนั้น

หากงานส่วนใหญ่ของคุณทำอยู่ใน Cliq นี่เป็นตัวเลือกที่ตรงไปตรงมา คุณสามารถใช้เมนูบัญชีของแอปเพื่อเข้าถึงการเข้าสู่ระบบแยกต่างหากของบริษัทที่คุณมีอยู่แล้ว WebCatalog Desktop จะมีประโยชน์มากกว่าเมื่อแต่ละบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ที่กว้างขึ้น ซึ่งเกี่ยวข้องกับบันทึกโครงการ เอกสาร ปฏิทิน และเว็บแอปอื่น ๆ

ช่องทางภายนอกเชื่อมองค์กรต่าง ๆ ผ่านการสนทนา

ช่องทางภายนอก ช่วยให้ผู้คนจากองค์กรต่าง ๆ ทำงานร่วมกันได้ การเข้าถึงขึ้นอยู่กับนโยบายที่กำหนดและคำเชิญ Zoho ยังรองรับการทำงานร่วมกันผ่านช่องทางภายนอกระหว่างศูนย์ข้อมูลที่กำหนดไว้ ขณะที่การส่งข้อความโดยตรงข้ามศูนย์ข้อมูลมีข้อจำกัดแตกต่างออกไป

การสร้างช่องทางภายนอกขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ โดยแพ็กเกจ Free ไม่สามารถสร้างช่องทางดังกล่าวได้ ส่วนผู้ที่สามารถสร้างช่องทางในแพ็กเกจแบบชำระเงินได้นั้นขึ้นอยู่กับรุ่นและสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ ก่อนเลือกวิธีนี้สำหรับความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าขององค์กรเจ้าของช่องทางก่อน

สิทธิ์ผู้ใช้ทั่วไปและ Networks รองรับความสัมพันธ์คนละแบบ

ฟีเจอร์ผู้ใช้ทั่วไปที่อัปเดตใหม่ของ Zoho ช่วยให้ผู้ร่วมงานที่ได้รับเชิญเข้าร่วมช่องทางที่มีอยู่แล้วได้ ซึ่งอาจเหมาะกับผู้รับเหมาที่ช่วยทำแคมเปญเฉพาะงาน ส่วน Cliq Network เป็นสภาพแวดล้อมเฉพาะสำหรับการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกในวงกว้าง เช่น ชุมชนพาร์ตเนอร์ที่ทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่อง

โปรดตรวจสอบเอกสารผู้ใช้ทั่วไปฉบับปัจจุบันก่อนเสนอเวิร์กโฟลว์ใหม่ เนื่องจาก Zoho ระบุในขณะนี้ว่า Guest Users 2.0 ไม่รองรับใน Zoho One และไม่รองรับการส่งข้อความโดยตรงระหว่างศูนย์ข้อมูล วิธีที่ใช้ได้ควรพิจารณาจากรุ่นและการตั้งค่าจริงขององค์กรนั้น

ตัวเลือกที่มีอยู่ใน Cliq เหล่านี้อาจช่วยลดความจำเป็นในการใช้บัญชีอื่นได้ ใช้การเข้าสู่ระบบแยกต่างหากเมื่องานจำเป็นต้องใช้จริง และใช้ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่เหมาะสมเมื่อเป็นความสัมพันธ์แบบมีส่วนร่วมจากภายนอก

จัดระเบียบการตั้งค่าที่ได้รับอนุญาตใน WebCatalog Desktop

เมื่อจัดทำแผนผังการเข้าถึงแล้ว ให้กำหนดค่าเดสก์ท็อปให้สอดคล้องกับแผนดังกล่าว WebCatalog Desktop ช่วยให้คุณ เปิด Cliq ในหน้าต่างเฉพาะ และจัดระเบียบร่วมกับเว็บแอปอื่น ๆ ได้

หากมีการเข้าสู่ระบบสองบัญชีที่แยกจากกัน ให้ทำตาม ขั้นตอนการตั้งค่าโปรไฟล์:

1. เปิด WebCatalog Desktop ไปที่ Profiles แล้วเลือก Add profile
2. ตั้งชื่อโปรไฟล์แรกตามบัญชีที่จะใช้ เช่น “Company Operations”
3. เปิด Cliq ด้วยโปรไฟล์นั้น แล้วเข้าสู่ระบบตามขั้นตอนปกติขององค์กร
4. สร้างโปรไฟล์ที่สอง เช่น “Client North” แล้วเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีแยกต่างหากที่ลูกค้าจัดให้
5. ยืนยันบัญชีและองค์กรในทั้งสองเซสชันก่อนเพิ่มปลายทางอื่น

โปรไฟล์จะแยกคุกกี้ เซสชัน และข้อมูลการเรียกดูออกจากกัน แต่ไม่ได้เป็นผู้จัดหาคำเชิญ มอบหมายใบอนุญาต หรือเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงที่ได้รับภายใน Cliq

จากนั้นสร้าง พื้นที่ทำงาน สำหรับแต่ละบริบทการทำงาน พื้นที่ของบริษัทอาจมี Cliq ตัวติดตามงานปฏิบัติการ และคู่มือภายใน ส่วนพื้นที่ของลูกค้าอาจมีเซสชัน Cliq ของลูกค้า แผนโครงการ และเอกสารสำหรับการตรวจทาน

แต่ละพื้นที่จะเปิดในหน้าต่างของตัวเอง การใช้โปรไฟล์เดิมในหลายพื้นที่จะเป็นการใช้บัญชีเข้าสู่ระบบเดียวกัน การตั้งชื่อพื้นที่ต่างกันไม่ได้ทำให้กลายเป็นบัญชีผู้ใช้อีกบัญชีหนึ่ง การใช้โปรไฟล์ซ้ำเหมาะสมเมื่อบัญชีเดียวมีสิทธิ์เข้าร่วมการสนทนาเกี่ยวกับโครงการต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้องตามสิทธิ์

ดูแลให้แผนผังการเข้าถึงเป็นประโยชน์เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงงาน

อัปเดตแผนผังเมื่อเริ่มงานที่ได้รับมอบหมายจากลูกค้า ผู้รับเหมาทำงานเสร็จ หรือมีการโอนความรับผิดชอบให้เพื่อนร่วมงานคนอื่น การเพิกถอนสิทธิ์ของบุคคลในองค์กรหรือสิทธิ์ผู้ใช้ทั่วไปต้องดำเนินการใน Cliq ผ่านองค์กรที่ควบคุมการเป็นสมาชิก ส่วนการลบโปรไฟล์จะลบเฉพาะเซสชันในเครื่องเท่านั้น

เมื่อโครงการสิ้นสุด ให้นำแอปและพื้นที่ของโครงการออกจากเดสก์ท็อป เพื่อให้สิ่งที่เห็นตรงกับงานที่ยังดำเนินอยู่

จัดพื้นที่บนเดสก์ท็อปให้กับองค์กรถัดไปอย่างชัดเจน

เริ่มจากบัญชีเข้าสู่ระบบของบริษัทหนึ่งบัญชีและความสัมพันธ์ภายนอกหนึ่งรายการ ตัดสินใจว่าความสัมพันธ์นั้นต้องใช้บัญชีแยกต่างหาก คำเชิญให้เป็นผู้ใช้ทั่วไป ช่องทางภายนอก หรือ Network หรือไม่ บันทึกคำตอบก่อนตั้งค่าเดสก์ท็อป

จากนั้น ดาวน์โหลด WebCatalog Desktop สร้างโปรไฟล์สำหรับบัญชีที่แยกจากกัน และจัดพื้นที่ตามงานที่เกิดจากความสัมพันธ์แต่ละแบบ โครงสร้างบัญชีของคุณจะสอดคล้องกับสิทธิ์การเข้าถึงที่องค์กรต่าง ๆ มอบให้ ขณะที่การค้นหาการสนทนาและเครื่องมือที่เกี่ยวข้องจะทำได้ง่ายขึ้น