ซัพพลายเออร์ส่งใบเสนอราคาฉบับปรับปรุงผ่าน Zalo ลูกค้าถามว่ายืนยันวันจัดส่งแล้วหรือยัง กลุ่มครอบครัวของคุณกำลังคุยกันเรื่องแผนสุดสัปดาห์ เมื่อบทสนทนาเหล่านี้อยู่คนละบัญชี การค้นหาแชตที่ถูกต้องเป็นเพียงส่วนหนึ่งของงานเท่านั้น คุณยังต้องมีเอกสารที่ถูกต้อง ข้อสรุปล่าสุด และขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจนด้วย
หากต้องการจัดการ Zalo หลายบัญชีบนเดสก์ท็อป ให้แต่ละบัญชีที่มีอยู่ใช้โปรไฟล์การลงชื่อเข้าใช้แยกกัน และมีพื้นที่ทำงานที่จดจำได้ง่าย WebCatalog ช่วยแยกเซสชันเหล่านั้นออกจากกัน และนำบัญชีงานมาไว้ร่วมกับเอกสาร ปฏิทิน และเครื่องมือติดตามงานของคุณได้
ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์คือกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ตั้งแต่ได้รับข้อความไปจนถึงทำงานเสร็จ คู่มือนี้ใช้ตัวอย่างที่นำไปใช้ได้จริง นั่นคือผู้ประสานงานโครงการที่ทำงานกับซัพพลายเออร์ชาวเวียดนาม พร้อมแยกบทสนทนาส่วนตัวไว้ในอีกบัญชีหนึ่ง
จัดที่ประจำให้ Zalo แต่ละบัญชี
ก่อนอื่น ให้ตัดสินใจว่าบทสนทนาใดจำเป็นต้องใช้ตัวตนคนละแบบจริง ๆ บัญชีส่วนตัวและบัญชีงานที่ใช้อยู่แล้วอาจต้องแยกเซสชันกัน ส่วนลูกค้าหลายรายที่ติดต่อกับตัวตนการทำงานเดียวกันก็ยังอยู่ในบัญชีนั้นได้ การเริ่มโครงการใหม่ไม่ได้หมายความว่าต้องมีบัญชีลงชื่อเข้าใช้เพิ่มเสมอไป
Zalo มีทั้งแอปพลิเคชันสำหรับ Windows และ Mac แอปมือถือ และเวอร์ชันเว็บ อยู่แล้ว การใช้แอปที่ติดตั้งบนเครื่องสำหรับบัญชีหนึ่ง และใช้เซสชันเบราว์เซอร์แยกสำหรับอีกบัญชีหนึ่งก็เป็นรูปแบบหนึ่งที่ทำได้ WebCatalog มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการโปรไฟล์ที่ตั้งชื่อได้ และต้องการรวมเว็บแอปที่ใช้ประกอบการสนทนาไว้ในสภาพแวดล้อมเดสก์ท็อปที่เป็นระเบียบเดียวกัน
หากต้องการใช้ Zalo สองบัญชีบนพีซี ให้เริ่มจากบัญชีที่คุณใช้อยู่แล้วและสามารถยืนยันตัวตนได้ ใน WebCatalog Desktop ให้ทำดังนี้:
- เปิด Profiles เลือก Add profile แล้วตั้งชื่อโปรไฟล์แรกว่า “Zalo Work”
- เปิด Zalo ด้วยโปรไฟล์นั้น แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชีงานที่ต้องการ
- เพิ่มอีกโปรไฟล์หนึ่งชื่อ “Zalo Personal”
- เปิด Zalo ด้วยโปรไฟล์ Personal แล้วลงชื่อเข้าใช้อีกบัญชีของคุณ
- ตรวจสอบตัวตนของบัญชีและบทสนทนาที่ควรปรากฏในแต่ละหน้าต่างก่อนตอบกลับ
เอกสารเกี่ยวกับโปรไฟล์ของ WebCatalog อธิบายว่าโปรไฟล์จะแยกคุกกี้ เซสชัน และข้อมูลการท่องเว็บออกจากกัน การเปิดหน้าต่างใหม่ด้วยโปรไฟล์เดิมจะใช้เซสชันเดิม หากต้องการใช้อีกบัญชี ให้เลือกอีกโปรไฟล์หนึ่ง
สำหรับการยืนยันตัวตนด้วย QR คำแนะนำการลงชื่อเข้าใช้อย่างเป็นทางการของ Zalo ระบุให้แสดงรหัสบนคอมพิวเตอร์ สแกนด้วย Zalo บนโทรศัพท์ ตรวจสอบข้อมูลการเข้าสู่ระบบ แล้วกดยืนยัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโทรศัพท์กำลังใช้บัญชีที่ต้องการสำหรับโปรไฟล์เดสก์ท็อปนั้น การตั้งชื่อโปรไฟล์ว่า “Work” ไม่สามารถเปลี่ยนบัญชีที่อนุมัติการลงชื่อเข้าใช้ได้
เมื่อเปิดบริการโดยตรง ให้ใช้ Zalo Web ซึ่งเป็นที่อยู่เว็บแชตที่ระบุไว้โดย Zalo Help หากภายหลัง Zalo ขอให้คุณยืนยันตัวตนอีกครั้ง ให้ดำเนินการตามขั้นตอนลงชื่อเข้าใช้ตามปกติในโปรไฟล์ที่เหมาะสม
จัดเครื่องมือทำงานไว้รอบบทสนทนา
หน้าต่างบัญชีเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่บริบทการทำงานยังต้องมีที่สำหรับตรวจสอบข้อเท็จจริงและบันทึกข้อสรุปด้วย
สร้างสเปซใน WebCatalog ชื่อ “Supplier Projects” เพิ่ม Zalo โดยใช้โปรไฟล์ Work พร้อมแอปเอกสาร เครื่องมือติดตามคำสั่งซื้อ และปฏิทินที่ใช้กำหนดวันจัดส่ง สเปซจะรวมแอปและบุ๊กมาร์กที่มีจุดประสงค์เดียวกันไว้ในหน้าต่างของตัวเอง
แยกหน้าที่ให้ชัดเจน: โปรไฟล์ใช้เลือกเซสชันที่ลงชื่อเข้าใช้ ส่วนสเปซใช้จัดกลุ่มเครื่องมือ คุณสามารถใช้โปรไฟล์งานเดียวกันในสเปซของหลายโครงการได้ หากโครงการเหล่านั้นใช้ตัวตน Zalo เดียวกัน การมีอีกสเปซหนึ่งเพียงอย่างเดียวไม่ได้สร้างบัญชีใหม่หรือจำกัดบัญชีนั้นไว้เฉพาะลูกค้ารายใดรายหนึ่ง
เริ่มจากสเปซงานหนึ่งสเปซและหน้าต่าง Zalo ส่วนตัวแยกต่างหาก เลือกแผนบริการ WebCatalog ที่รองรับแอป โปรไฟล์ และสเปซตามรูปแบบที่คุณใช้งาน เพิ่มเครื่องมือเมื่อมันช่วยให้คุณทำงานสำเร็จ เช่น ตรวจสอบใบเสนอราคาหรือยืนยันการประชุม
ติดตามคำขอหนึ่งรายการ ตั้งแต่แชตจนถึงขั้นตอนถัดไปที่ยืนยันแล้ว
สมมติว่าคุณกำลังประสานงานจัดทำสื่อสิ่งพิมพ์สำหรับงานอีเวนต์ของลูกค้า ซัพพลายเออร์ส่งใบเสนอราคาฉบับแก้ไขผ่านบัญชี Zalo สำหรับงานของคุณ ลูกค้าต้องการคำตอบเกี่ยวกับจำนวน แบบอาร์ตเวิร์ก และการจัดส่ง
เวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้ช่วยเชื่อมบทสนทนาไว้กับการตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง
ระบุบทสนทนาให้แน่ใจก่อนตีความคำขอ
เปิดโปรไฟล์ Work แล้วตรวจสอบผู้ส่ง โครงการ และข้อความล่าสุด ชื่อที่คล้ายกัน ไอคอนกลุ่มที่ซ้ำกัน หรือบทสนทนาเก่า อาจทำให้ตีความแชตที่ดูคุ้นเคยผิดได้ง่าย
อ่านบริบทให้เพียงพอเพื่อเข้าใจว่ามีอะไรเปลี่ยนไป “ดำเนินการต่อได้ไหม” อาจหมายถึงจำนวน การปรับราคา หรือแบบอาร์ตเวิร์กฉบับสุดท้าย การตอบก่อนรู้ว่าต้องตัดสินใจเรื่องใดอาจทำให้ต้องส่งข้อความโต้ตอบกันอีกรอบ
ในตัวอย่างนี้ ใบเสนอราคาฉบับแก้ไขของซัพพลายเออร์ระบุสเปกกระดาษที่ต่างออกไป สิ่งแรกที่ควรทำคือเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงนั้นกับบรีฟที่อนุมัติแล้ว โดยเปิดบทสนทนาและบรีฟให้มองเห็นได้ระหว่างตรวจสอบ
บัญชีส่วนตัวของคุณยังเปิดไว้ในหน้าต่างแยกได้ เมื่อกลับจากหน้าต่างนั้น ให้ตรวจสอบตัวตนบัญชีงานและบทสนทนาอีกครั้งก่อนส่งคำตอบเกี่ยวกับโครงการ ชื่อโปรไฟล์ช่วยให้คุณเลือกไปยังหน้าต่างที่ต้องการได้ แต่บัญชีและผู้รับที่แสดงอยู่ภายใน Zalo ต่างหากที่ยืนยันว่าข้อความจะถูกส่งไปที่ใด
ตรวจสอบไฟล์ที่ใช้ประกอบคำตอบ
เปิดใบเสนอราคาและตรวจสอบวันที่หรือเวอร์ชัน เปรียบเทียบรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับบันทึกโครงการ ได้แก่ จำนวน สเปก ยอดเงินที่อนุมัติ และวันจัดส่งที่ร้องขอ ข้อความที่ใหม่กว่าไม่ได้หมายความว่าจะมีเอกสารฉบับสุดท้ายที่อนุมัติแล้วเสมอไป
หากใบเสนอราคาฉบับแก้ไขมีการเปลี่ยนแปลงสาระสำคัญ ให้ระบุความแตกต่างอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น “ใบเสนอราคาฉบับแก้ไขใช้ตัวเลือกกระดาษที่มีน้ำหนักมากขึ้น กรุณายืนยันว่าส่งผลต่อวันจัดส่งหรือไม่ก่อนที่เราจะอนุมัติ”
บันทึกใบเสนอราคาฉบับแก้ไขไว้ในโฟลเดอร์โครงการ โดยตั้งชื่อไฟล์ให้ระบุโครงการและเวอร์ชัน และทำเครื่องหมายว่ารอตรวจสอบจนกว่าจะยืนยันการอนุมัติ นี่เป็นขั้นตอนจัดเก็บไฟล์ที่คุณต้องลงมือทำเอง การมีแอปจัดเก็บไฟล์อยู่ข้าง Zalo ช่วยให้ทำได้สะดวกขึ้น แต่ WebCatalog ไม่ได้คัดลอกไฟล์แนบจากแชตไปยังโฟลเดอร์โครงการโดยอัตโนมัติ
ก่อนส่งไฟล์กลับ ให้ตรวจสอบทั้งผู้รับและไฟล์แนบ การเปิดหลายบัญชีช่วยให้เข้าถึงได้สะดวก แต่ก็ควรใช้เวลาสักครู่ตรวจสอบปลายทางสุดท้ายเสมอ
เปลี่ยนคำตอบให้เป็นข้อผูกพันที่ติดตามได้
หลังจากซัพพลายเออร์ยืนยันรายละเอียดแล้ว ให้ตัดสินใจว่าบทสนทนานี้ต้องดำเนินการอะไรต่อ การรับปากว่าจะส่งอาร์ตเวิร์กพรุ่งนี้ต้องมีผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา ส่วนการจัดส่งที่ยืนยันแล้วต้องบันทึกไว้ในกำหนดการโครงการ
ใช้บันทึกสั้น ๆ ลักษณะนี้ในเครื่องมือติดตามงานที่คุณใช้อยู่:
| รายการ | ตัวอย่างบันทึก |
|---|---|
| คำขอ | อนุมัติสเปกงานพิมพ์ฉบับแก้ไข |
| หลักฐาน | บันทึกใบเสนอราคาฉบับแก้ไขไว้ในโฟลเดอร์โครงการแล้ว |
| ข้อสรุป | อนุมัติสเปกแล้ว แต่ยังรอยืนยันการจัดส่ง |
| ขั้นตอนถัดไป | ผู้ประสานงานยืนยันการจัดส่งกับซัพพลายเออร์ |
| กำหนดเสร็จ | ก่อนการทบทวนโครงการครั้งถัดไปกับลูกค้า |
รายการเหล่านี้เป็นตัวอย่างบันทึกโครงการ ไม่ใช่ช่องข้อมูลที่ WebCatalog เพิ่มให้ Zalo จุดประสงค์คือเพื่อให้ยังเข้าใจงานได้ แม้บทสนทนานั้นจะเลื่อนลงไปอยู่ด้านล่างของรายการแชตแล้ว
ตอบกลับโดยระบุส่วนที่ยืนยันแล้ว และบอกให้ชัดว่ายังรออะไรอยู่ “อาร์ตเวิร์กได้รับอนุมัติแล้ว ฉันจะยืนยันวันจัดส่งหลังจากซัพพลายเออร์ตอบกลับ” เป็นการอัปเดตที่มีประโยชน์ต่อลูกค้ามากกว่าการตอบรับแบบคลุมเครือ
เตรียมข้อมูลส่งต่องานที่ผู้อื่นนำไปใช้ได้
หากเพื่อนร่วมงานต้องรับช่วงโครงการต่อ ให้แชร์เอกสารที่อนุมัติแล้วและบันทึกข้อสรุปผ่านเครื่องมือทำงานที่คุณใช้ตามปกติ พร้อมระบุสถานะล่าสุด ขั้นตอนถัดไป และผู้ที่ต้องตอบกลับ
ข้อมูลส่งต่องานควรช่วยให้ผู้รับเข้าใจงานได้โดยไม่ต้องไล่ปะติดปะต่อประวัติแชตส่วนตัวของคุณ หากธุรกิจต้องให้พนักงานหลายคนตอบบทสนทนาเดียวกันของลูกค้า นั่นเป็นความต้องการด้านการสื่อสารแบบทีมที่ควรจัดการโดยตรง
เมื่อต้องตอบลูกค้าเป็นทีม ให้ใช้บทบาทใน Zalo Official Account
Zalo Official Account หรือ Zalo OA มีจุดประสงค์ต่างจากการเปิดบัญชี Zalo ส่วนบุคคลสองบัญชีพร้อมกัน โดยเป็นช่องทางที่องค์กรใช้ติดต่อกับลูกค้า และให้พนักงานเข้าถึงเครื่องมือจัดการได้
ตามคู่มือเริ่มต้นใช้งาน Official Account ของ Zalo พนักงานจะลงชื่อเข้าใช้ OA Manager ผ่านบัญชี Zalo ส่วนตัว แล้วเลือก OA ที่ตนได้รับสิทธิ์จัดการ ผู้ดูแลระบบสามารถเชิญพนักงานผ่าน Quản lý → Quản lý admin เลือกสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง และส่งคำเชิญให้บุคคลนั้นตอบรับ
หากคุณจัดการ Zalo Official Account ของหลายองค์กรผ่านบัญชีลงชื่อเข้าใช้เดียวกันที่ได้รับอนุญาต ให้เลือก OA ที่ถูกต้องภายใน OA Manager คุณไม่จำเป็นต้องมีบัญชีส่วนตัวหรือโปรไฟล์ WebCatalog แยกสำหรับทุก OA สเปซของลูกค้าสามารถรวมลิงก์และเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน ส่วน OA ที่เลือกจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณกำลังทำงานให้ธุรกิจใด
สำหรับงานบริการลูกค้าร่วมกัน Zalo ยังมีเอกสารเกี่ยวกับการมอบหมายบทสนทนาและการกรองตามพนักงาน ฟังก์ชันเหล่านี้ขึ้นอยู่กับแผนบริการ OA และสิทธิ์ของพนักงาน ใช้ฟังก์ชันเหล่านี้เพื่อกำหนดว่าใครเป็นผู้ดูแลลูกค้าแต่ละราย หากระบบที่คุณใช้อยู่รองรับ
การมอบหมายบทสนทนาเป็นฟังก์ชันของ Zalo OA ส่วน WebCatalog ช่วยจัดระเบียบการเข้าถึงบริการนี้ควบคู่กับแอปทำงานอื่น ๆ เลือกฟีเจอร์ OA เมื่อต้องการให้ทีมร่วมกันรับผิดชอบลูกค้า และเลือกใช้โปรไฟล์แยกเมื่อต้องการแยกตัวตนที่ลงชื่อเข้าใช้
ตรวจสอบรายละเอียดที่ส่งผลต่อการทำงานประจำวัน
ก่อนย้ายกิจวัตรการทำงานไปใช้รูปแบบเดสก์ท็อปใหม่ ให้ลองทำงานกับบทสนทนาตัวอย่างที่สะท้อนการใช้งานจริงหนึ่งรายการตั้งแต่ต้นจนจบ คุณเปิดข้อความที่ต้องการ ตรวจสอบเอกสาร ส่งคำตอบตามที่ตั้งใจ และบันทึกงานติดตามผลได้หรือไม่ หากการโทรเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์นั้น ให้ทดสอบในสภาพแวดล้อมจริงที่คุณตั้งใจจะใช้ แอปที่ติดตั้งบนเครื่องและเวอร์ชันเว็บของ Zalo อาจมีความสามารถต่างกัน
ตรวจสอบการแจ้งเตือนในแต่ละบัญชีและการตั้งค่าเดสก์ท็อป บัญชีงานควรแจ้งให้คุณสนใจบทสนทนาที่คุณรับผิดชอบ ส่วนการแจ้งเตือนส่วนตัวสามารถตั้งให้สอดคล้องกับช่วงเวลาทำงานที่คุณต้องการได้ ตรวจสอบว่าการแจ้งเตือนที่คาดหวังเข้ามาจริง ก่อนพึ่งพารูปแบบนี้ในการตอบกลับเรื่องเร่งด่วน
ตรวจสอบประวัติและไฟล์สำคัญแยกต่างหาก Zalo มีคำแนะนำการสำรองและกู้คืนข้อมูลสำหรับการเปลี่ยนโทรศัพท์ และกระบวนการของ Zalo เองเป็นตัวกำหนดว่าจะเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้างหลังเปลี่ยนอุปกรณ์หรือเซสชัน โปรไฟล์ WebCatalog ไม่ใช่ข้อมูลสำรองประวัติข้อความ Zalo ของคุณ เก็บบันทึกโครงการที่สำคัญไว้ในตำแหน่งที่ทีมของคุณกำหนด
เริ่มจากบทสนทนาจริงครั้งถัดไปของคุณ
เลือกบัญชีงานหนึ่งบัญชี บัญชีส่วนตัวหนึ่งบัญชี และโครงการหนึ่งโครงการที่มีข้อความ Zalo เข้ามาเป็นประจำ เพิ่ม Zalo ลงใน WebCatalog ตั้งชื่อโปรไฟล์สำหรับแต่ละบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้ และจัดเซสชันงานไว้ข้างเอกสารกับเครื่องมือติดตามงานที่จำเป็นสำหรับโครงการนั้น
จากนั้นใช้คำขอถัดไปที่เข้ามาเพื่อทำตามกระบวนการทั้งหมด: ยืนยันบัญชีและบทสนทนา ตรวจสอบข้อมูลประกอบ ส่งคำตอบที่ชัดเจน และบันทึกขั้นตอนถัดไป นี่เป็นวิธีที่นำไปใช้ได้จริงในการจัดการบัญชี Zalo สำหรับงานและส่วนตัว พร้อมจัดระเบียบงานเบื้องหลังข้อความแต่ละข้อความให้เรียบร้อย
