วิธีจัดการบัญชี Google Drive หลายบัญชี

คุณมีหลายวิธีที่ดีในการจัดการบัญชี Google Drive หลายบัญชี Google รองรับการสลับบัญชีในเบราว์เซอร์ และ Drive สำหรับเดสก์ท็อปสามารถเชื่อมต่อหลายบัญชีเพื่อให้เข้าถึงไฟล์ในเครื่องได้ โปรไฟล์เบราว์เซอร์และ WebCatalog Desktop เพิ่มวิธีจัดระเบียบบัญชีที่คุณใช้ตลอดทั้งวัน โดย WebCatalog Desktop จะเปิด Google Drive ของแต่ละตัวตนให้ลงชื่อเข้าใช้ไว้ข้าง ๆ แอปอื่น ๆ ที่คุณใช้ร่วมกัน

การใช้งาน Drive จะนำทางได้ยากขึ้นเมื่อไฟล์ของคุณอยู่ในหลายส่วนของชีวิต ข้อเสนออยู่ในบัญชีธุรกิจ ลูกค้ารายหนึ่งให้ข้อมูลเข้าสู่ระบบของบริษัทแยกต่างหาก และเอกสารส่วนตัวอยู่ใน Drive อีกบัญชีหนึ่ง ความท้าทายคือการจำว่าควรใช้ตัวตนใดกับเอกสารที่คุณต้องการ

การตั้งค่าที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณทำหลังจากเปิด Drive คุณอ่านเอกสารที่แชร์เป็นครั้งคราว ทำงานกับไฟล์ใน Finder หรือ File Explorer หรือสลับไปมาระหว่างอีเมล เอกสาร และการประชุมของลูกค้าใช่หรือไม่ เริ่มจากคำถามนี้ แล้วสร้างการตั้งค่าที่เล็กที่สุดเท่าที่จะครอบคลุมกิจวัตรของคุณ

เลือกการตั้งค่าให้เหมาะกับงานที่คุณต้องทำ

ตัวเลือกเหล่านี้แก้ปัญหาคนละส่วน และคุณสามารถใช้ร่วมกันได้มากกว่าหนึ่งวิธี

ความต้องการหลัก	จุดเริ่มต้นที่เหมาะสม	สิ่งที่ควรคำนึงถึง
เปิด Drive ของบัญชีอื่นเป็นครั้งคราว	ตัวสลับบัญชีของ Google	ตรวจสอบบัญชี Google ที่ใช้งานอยู่ก่อนแก้ไขหรืออัปโหลด
เข้าถึงไฟล์บนคลาวด์ผ่าน Finder หรือ File Explorer	Google Drive สำหรับเดสก์ท็อป	Google รองรับได้สูงสุดสี่บัญชี เลือกการตั้งค่าการซิงค์ให้แต่ละบัญชี
จัดระเบียบสภาพแวดล้อมการท่องเว็บทั้งหมดตามตัวตน	โปรไฟล์เบราว์เซอร์	คุณจัดการบริบทเบราว์เซอร์แยกกันสำหรับงาน การใช้งานส่วนตัว หรือลูกค้า
เปิด Drive ควบคู่กับแอปอื่น ๆ ของแต่ละตัวตน	WebCatalog Desktop	โปรไฟล์แยกเซสชัน ส่วนพื้นที่ทำงานใช้จัดระเบียบแอปและโปรไฟล์ที่คุณใช้ร่วมกัน

ควรแยกความแตกต่างระหว่าง หลายบัญชี กับ หลายโฟลเดอร์ ด้วย หากลูกค้าสามรายแชร์โฟลเดอร์กับบัญชีธุรกิจที่คุณมีอยู่ คุณอาจต้องใช้เพียงบัญชีนั้นบัญชีเดียว สร้างบริบทบัญชีใหม่เมื่อคุณมีตัวตน Google อื่นที่ต้องใช้งานจริง ๆ เท่านั้น สำหรับโฟลเดอร์ภายใต้ตัวตนเดียวกัน การจัดโครงสร้างโปรเจกต์ให้ชัดเจนอาจเพียงพอแล้ว

ใช้ตัวสลับบัญชีของ Google เพื่อเข้าถึงเว็บเป็นครั้งคราว

Google อนุญาตให้คุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google หลายบัญชี และสลับไปมาระหว่างบัญชีได้โดยไม่ต้องออกจากระบบ ในบริการของ Google ให้เลือกรูปโปรไฟล์หรืออักษรย่อของคุณ เลือก เพิ่มบัญชี แล้วลงชื่อเข้าใช้ จากนั้นคุณก็เลือกบัญชีที่ต้องการได้จากเมนูบัญชี

นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสมสำหรับผู้ที่ตรวจดู Drive บัญชีที่สองสัปดาห์ละสองสามครั้ง ตั้งค่าไม่มาก และเบราว์เซอร์ยังคงเป็นสภาพแวดล้อมหลักในการทำงาน

ก่อนอัปโหลดงานส่งมอบหรือขอสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร ให้ตรวจสอบอีเมลที่แสดงอยู่ในเมนูบัญชี Google รูปประจำตัวที่คุ้นเคยอาจช่วยเตือนได้ไม่ดีนัก โดยเฉพาะเมื่อทั้งสองบัญชีใช้รูปเดียวกัน Google ยังระบุด้วยว่าบัญชีแรกที่คุณลงชื่อเข้าใช้มักเป็นบัญชีเริ่มต้น ซึ่งอาจมีผลเมื่อบริการไม่แน่ใจว่าคุณต้องการใช้บัญชีใด

หากคุณต้องหยุดเพื่อตรวจดูเมนูบัญชีซ้ำ ๆ ลองกำหนดพื้นที่ที่แยกจากกันและจำแนกได้ง่ายขึ้นให้แต่ละตัวตนในชุดเครื่องมือประจำวันของคุณ

ใช้ Drive สำหรับเดสก์ท็อปเมื่อจำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์ในเครื่อง

หากคุณต้องใช้ไฟล์ใน Finder บน Mac หรือ File Explorer บน Windows ให้เริ่มจากไคลเอนต์ซิงค์ของ Google เอง Drive สำหรับเดสก์ท็อปรองรับได้สูงสุดสี่บัญชีพร้อมกัน

วิธีเชื่อมต่อบัญชีอื่น:

1. เปิดเมนู Drive สำหรับเดสก์ท็อป
2. เลือกรูปโปรไฟล์ที่มุมขวาบน
3. เลือก เพิ่มบัญชีอื่น แล้วลงชื่อเข้าใช้ผ่านเบราว์เซอร์
4. รีสตาร์ต Drive สำหรับเดสก์ท็อปตามคำแนะนำของ Google

หลังจากเชื่อมต่อบัญชีแล้ว ให้ตัดสินใจว่าจะเก็บ Drive แต่ละบัญชีไว้ในอุปกรณ์ของคุณมากน้อยเพียงใด คู่มือการสตรีมและการทำมิเรอร์ ของ Google อธิบายความแตกต่างไว้ดังนี้: การสตรีมจะเก็บไฟล์ไว้บนคลาวด์เป็นหลัก และใช้พื้นที่ในเครื่องกับไฟล์ที่คุณเปิดหรือกำหนดให้ใช้แบบออฟไลน์ ส่วนการทำมิเรอร์จะเก็บสำเนา My Drive ทั้งหมดไว้ทั้งในเครื่องและบนคลาวด์ ไดรฟ์ที่แชร์รองรับการสตรีม

ตัวอย่างเช่น นักออกแบบอาจต้องเข้าถึงไฟล์งานในบัญชีธุรกิจของตนเองจากเครื่องเป็นประจำ แต่เปิดดูโฟลเดอร์ข้อมูลอ้างอิงของลูกค้าเพียงเป็นครั้งคราว ความต้องการเหล่านี้เรียกร้องให้ตัดสินใจเรื่องพื้นที่จัดเก็บในเครื่องต่างกัน ควรพิจารณาพื้นที่ดิสก์ที่มี ไฟล์ที่ต้องใช้ระหว่างเดินทาง และข้อกำหนดขององค์กร

ตั้งชื่อบัญชีให้จดจำได้ง่ายเมื่อนำทางไปยังไฟล์ในเครื่อง ก่อนเลือกปลายทางสำหรับอัปโหลดหรือส่งออก ให้ดูทั้งบัญชีและโฟลเดอร์พร้อมกัน ไฟล์ที่ตั้งชื่อถูกต้องแต่อยู่ใน Drive ผิดบัญชีก็ยังสร้างงานเพิ่มให้ทุกคนที่พยายามค้นหา

WebCatalog Desktop มีจุดประสงค์อีกอย่างในกรณีนี้ นั่นคือจัดระเบียบการเข้าถึงอินเทอร์เฟซเว็บของ Drive และแอปที่เกี่ยวข้อง โดยไม่ได้แทนที่ไคลเอนต์ซิงค์ไฟล์ของ Google หรือรวมพื้นที่จัดเก็บของบัญชี Google แยกจากกัน คุณสามารถใช้ Drive สำหรับเดสก์ท็อปกับไฟล์ในเครื่อง และใช้ WebCatalog Desktop กับส่วนที่ทำงานบนเว็บของโปรเจกต์เดียวกันได้

ใช้โปรไฟล์เบราว์เซอร์เพื่อแยกสภาพแวดล้อมการท่องเว็บในวงกว้าง

หากงานของคุณอยู่ในเบราว์เซอร์อยู่แล้ว การแยกโปรไฟล์อาจเพียงพอ โปรไฟล์ Chrome จะแยกข้อมูลต่าง ๆ เช่น บุ๊กมาร์ก ประวัติ รหัสผ่าน และการตั้งค่าออกจากกัน

ใน Chrome ให้เปิดเมนูโปรไฟล์ของเบราว์เซอร์ เลือก เพิ่มโปรไฟล์ Chrome แล้วตั้งชื่อโปรไฟล์ให้ชัดเจน เปิด Drive ในโปรไฟล์นั้นและลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ที่คุณตั้งใจจะใช้ที่นั่น หากจำเป็น ให้ทำซ้ำสำหรับตัวตนอื่น

ตั้งชื่อโปรไฟล์ตามบทบาทที่คุณจำได้ทันที เช่น “ส่วนตัว” “สตูดิโอ” หรือ “บัญชีงาน Acme” ชื่อโปรเจกต์จะมีประโยชน์น้อยกว่าหากบัญชีเดิมยังคงใช้งานต่อหลังจบโปรเจกต์

วิธีนี้เหมาะเมื่อคุณต้องการให้แท็บค้นคว้า บุ๊กมาร์ก และเว็บไซต์อื่น ๆ ของลูกค้ารายนั้นอยู่ในสภาพแวดล้อมเบราว์เซอร์เฉพาะ เมื่อจำนวนบัญชีเพิ่มขึ้น ให้สังเกตว่าการจัดการหน้าต่างเบราว์เซอร์กลายเป็นงานอีกอย่างหนึ่งไปแล้วหรือไม่

จัดระเบียบงานที่ใช้บัญชีซ้ำ ๆ ใน WebCatalog Desktop

WebCatalog Desktop มีประโยชน์เมื่อ Drive เป็นเพียงจุดหนึ่งในกิจวัตรที่ครอบคลุมอีเมล ปฏิทิน แชต และเครื่องมือโปรเจกต์ โปรไฟล์ ของ WebCatalog จะแยกเซสชันบัญชีและข้อมูลการท่องเว็บออกจากกัน คุณจึงกลับไปยังแต่ละบัญชีในบริบทของตัวเองได้

เริ่มจากตัวตนที่คุณใช้บ่อยที่สุด ทำตามคำแนะนำการตั้งค่าโปรไฟล์ ของ WebCatalog:

1. เปิด WebCatalog Desktop แล้วไปที่ โปรไฟล์
2. เลือก เพิ่มโปรไฟล์ แล้วตั้งชื่อที่จดจำได้ง่าย
3. เปิด Drive ด้วยโปรไฟล์นั้นและลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่ต้องการ
4. ทำซ้ำกับบัญชีอื่นของคุณ

โปรไฟล์ธุรกิจที่คุณใช้กับ Drive ยังใช้กับ Gmail และ Google Calendar ภายใต้ตัวตน Google เดียวกันได้ด้วย การใช้โปรไฟล์เดิมช่วยให้บริบทบัญชีสม่ำเสมอเมื่อคุณเปลี่ยนจากคำขอทางอีเมลไปยังเอกสาร แล้วต่อด้วยการประชุมตรวจทาน

ใช้พื้นที่ทำงาน เมื่อต้องการรวบรวมแอปและโปรไฟล์ตามลูกค้าหรือโปรเจกต์ แต่ละพื้นที่ทำงานจะเปิดในหน้าต่างของตัวเอง การแยกบัญชีทำได้ด้วยโปรไฟล์ ส่วนพื้นที่ทำงานช่วยจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ เหล่านั้น

เริ่มต้นด้วยการจัดวางแบบเรียบง่าย เพิ่มแอปที่เกี่ยวข้องกับงานประจำอย่างหนึ่งก่อน แทนที่จะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานทั้งหมดขึ้นมาใหม่

เวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานได้จริงสำหรับเอกสารลูกค้า

ลองนึกถึงที่ปรึกษาคนหนึ่งที่มีบัญชี Google สำหรับธุรกิจ และบัญชีแยกต่างหากที่ Acme จัดให้ Acme คาดหวังให้งานโปรเจกต์ดำเนินการผ่านบัญชีของบริษัท ส่วนลูกค้ารายอื่นของที่ปรึกษาคนนี้แชร์เอกสารโดยตรงกับอีเมลธุรกิจของที่ปรึกษา

เส้นแบ่งที่มีประโยชน์คือ ตัวตน Google ที่งานนั้นกำหนดให้ใช้ Acme จึงมีโปรไฟล์ของตนเอง ส่วนลูกค้ารายอื่นยังคงอยู่ภายใต้โปรไฟล์ธุรกิจได้ หากบัญชีนั้นเป็นบัญชีที่พวกเขาอนุญาตให้ใช้

เริ่มจากบัญชีที่ถูกต้อง

เปิดโปรไฟล์ Drive ของ Acme ก่อนเริ่มงาน อ่านอีเมลของบัญชี แล้วไปยังโฟลเดอร์โปรเจกต์ หากงานมาทางอีเมล ให้ยืนยันว่าข้อความนั้นอ้างถึงโปรเจกต์และบัญชีเดียวกับที่คุณเปิดอยู่

สร้างนิสัยนี้ตั้งแต่เริ่มต้นช่วงทำงาน การตรวจสอบหนึ่งครั้งก่อนเริ่มทำงานอย่างตั้งใจเป็นช่วง ๆ ทำได้ง่ายกว่าการแก้ไขหลังจากอัปโหลดไฟล์ด้วยตัวตนที่ไม่ถูกต้อง

ทำงานจากเอกสารที่แชร์

เปิดเอกสารที่ลูกค้าระบุว่าเป็นฉบับปัจจุบัน ก่อนทำสำเนาแยก ให้ถามก่อนว่าการทำสำเนาเป็นส่วนหนึ่งของงานจริงหรือไม่ ไฟล์ใหม่อาจทำให้ผู้ตรวจทานพูดถึงไฟล์ฉบับหนึ่ง ขณะที่คุณกำลังแก้ไขอีกฉบับ

การตั้งค่าการแชร์ ของ Google เป็นตัวกำหนดว่าบัญชีของคุณดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขได้หรือไม่ โปรไฟล์เพิ่มเติมช่วยให้มีบริบทการลงชื่อเข้าใช้อีกแบบหนึ่ง แต่ไม่ได้เปลี่ยนสิทธิ์เหล่านั้น

หากคุณมีสิทธิ์ดูอย่างเดียวแต่ต้องแก้ไข ให้ประสานเรื่องนี้กับเจ้าของเอกสารโดยใช้บัญชีที่ต้องการ การสร้างสำเนาหลายชุดไม่ได้แก้ปัญหาพื้นฐานของการทำงานร่วมกัน

เลือกปลายทางก่อนอัปโหลด

หากเป็นงานส่งมอบชิ้นใหม่ ให้ไปยังโฟลเดอร์โปรเจกต์ที่ตกลงกันไว้ก่อนเลือกไฟล์อัปโหลด ตั้งชื่อที่ระบุโปรเจกต์และวัตถุประสงค์ เช่น “ข้อเสนอการเริ่มงาน Acme” หากลูกค้ามีรูปแบบการตั้งชื่ออยู่แล้ว ให้ทำตามรูปแบบนั้น

เมื่อส่งมอบ ให้แชร์ลิงก์ไปยังไฟล์ที่ตกลงกันไว้และแจ้งว่างานส่วนใดพร้อมตรวจทาน จากนั้นจึงย้ายไปยังบริบทของลูกค้ารายถัดไป เป้าหมายคือสร้างเส้นทางซ้ำได้จากบัญชีไปยังโปรเจกต์และเอกสาร โดยเหลือเรื่องให้ต้องอาศัยความจำน้อยลง

วินิจฉัยปัญหาก่อนเปลี่ยนการตั้งค่า

เมื่อมีบางอย่างผิดปกติ ให้แยกกรณีเหล่านี้ออกจากกันสามแบบ:

ไฟล์เปิดด้วยบัญชีผิด ตรวจสอบอีเมล Google ในหน้าต่างที่ใช้งานอยู่ เปิดลิงก์ในบริบทบัญชีที่ต้องการแล้วลองอีกครั้ง ลิงก์ที่บันทึกไว้ระบุตำแหน่งของไฟล์ แต่ไม่ได้ยืนยันว่าคุณใช้ตัวตนที่ถูกต้อง

บัญชีที่ถูกต้องเข้าใช้ไฟล์ไม่ได้ ตรวจสอบคำเชิญแชร์ต้นฉบับและที่อยู่อีเมลที่ระบุไว้ ขอให้เจ้าของยืนยันสิทธิ์เข้าถึงสำหรับที่อยู่นั้น องค์กรที่ทำงานหรือสถานศึกษายังอาจจำกัดการแชร์กับบุคคลภายนอก ดังนั้นการใช้โปรไฟล์อื่นอาจไม่ช่วยแก้ข้อจำกัดนี้

ไฟล์หายไปจากที่จัดเก็บในเครื่อง ตรวจสอบบัญชีที่เกี่ยวข้องใน Drive สำหรับเดสก์ท็อป และดูการตั้งค่าการซิงค์กับการใช้งานแบบออฟไลน์ นี่เป็นเรื่องความพร้อมใช้งานของไฟล์ในเครื่อง แม้ว่าเอกสารเดียวกันจะเปิดได้อย่างถูกต้องในเว็บแอปก็ตาม

การแยกแยะเช่นนี้ช่วยให้คุณแก้ปัญหาที่ชั้นที่ถูกต้อง แทนที่จะออกจากระบบซ้ำ ๆ สร้างโปรไฟล์ใหม่ หรือย้ายเอกสารไปมา

ทำให้การส่งต่องานให้ลูกค้ารายถัดไปทำซ้ำได้ง่ายขึ้น

เลือกเอกสารที่คุณต้องส่งมอบอยู่แล้ว แล้วจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของเอกสารนั้นใน WebCatalog Desktop ตั้งชื่อโปรไฟล์ของตัวตน Google ที่ได้รับอนุญาตให้ชัดเจน เปิดโฟลเดอร์โปรเจกต์ที่ตกลงกันไว้ และเก็บการสื่อสารที่เกี่ยวข้องไว้ใกล้กัน ติดตามไฟล์ตั้งแต่คำขอเริ่มต้น ผ่านการแก้ไข ไปจนถึงการตรวจทานขั้นสุดท้าย

เมื่อส่งมอบงาน คุณควรตอบคำถามสามข้อได้โดยไม่ต้องค้นหาไปทั่วแท็บต่าง ๆ ได้แก่ ฉันใช้บัญชีใด ไฟล์ฉบับปัจจุบันอยู่ที่ไหน และลูกค้าควรตรวจทานลิงก์ใด เลือกใช้การตั้งค่าที่ทำให้ค้นหาคำตอบเหล่านั้นได้ง่าย และให้ Drive สำหรับเดสก์ท็อปจัดการการซิงค์ในเครื่องตามที่จำเป็น