วิธีจัดการบัญชี Google Drive หลายบัญชี

Google Drive จะใช้งานและค้นหาสิ่งต่าง ๆ ได้ยากขึ้นเมื่อไฟล์ของคุณกระจายอยู่ในหลายด้านของชีวิต ข้อเสนอฉบับหนึ่งอยู่ในบัญชีธุรกิจ ลูกค้าให้บัญชีบริษัทแยกต่างหากมาใช้ และเอกสารส่วนตัวก็อยู่ใน Drive อีกบัญชีหนึ่ง ความท้าทายคือการจำให้ได้ว่าต้องใช้บัญชีใดกับเอกสารที่คุณต้องการ

คุณมีวิธีดี ๆ หลายวิธีในการจัดการ Google Drive หลายบัญชี Google รองรับการสลับบัญชีในเบราว์เซอร์ และ Drive สำหรับเดสก์ท็อปสามารถเชื่อมต่อหลายบัญชีเพื่อเข้าถึงไฟล์บนเครื่องได้ ส่วนโปรไฟล์เบราว์เซอร์และ WebCatalog ก็เพิ่มทางเลือกในการจัดระเบียบบัญชีที่คุณใช้ตลอดทั้งวัน

รูปแบบการใช้งานที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณทำหลังจากเปิด Drive คุณเพียงอ่านเอกสารที่แชร์เป็นครั้งคราว ทำงานกับไฟล์ใน Finder หรือ File Explorer หรือสลับไปมาระหว่างอีเมล เอกสาร และการประชุมของลูกค้า? เริ่มจากคำถามนี้ แล้วจัดรูปแบบการใช้งานให้เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะรองรับกิจวัตรของคุณได้

เลือกรูปแบบการใช้งานให้เหมาะกับงานที่ต้องทำ

ตัวเลือกเหล่านี้แก้ปัญหาคนละส่วน และคุณสามารถใช้ร่วมกันได้มากกว่าหนึ่งวิธี

ความต้องการหลักของคุณ	จุดเริ่มต้นที่เหมาะสม	สิ่งที่ควรคำนึงถึง
เปิด Drive ของบัญชีอื่นเป็นครั้งคราว	ตัวสลับบัญชีของ Google	ตรวจสอบบัญชี Google ที่ใช้งานอยู่ก่อนแก้ไขหรืออัปโหลด
เข้าถึงไฟล์บนคลาวด์ผ่าน Finder หรือ File Explorer	Google Drive สำหรับเดสก์ท็อป	Google รองรับสูงสุดสี่บัญชี โดยเลือกการตั้งค่าการซิงค์สำหรับแต่ละบัญชี
จัดระเบียบสภาพแวดล้อมการท่องเว็บทั้งหมดแยกตามตัวตน	โปรไฟล์เบราว์เซอร์	คุณจัดการบริบทเบราว์เซอร์แยกกันสำหรับงาน การใช้งานส่วนตัว หรือลูกค้า
จัดให้ Drive อยู่ร่วมกับแอปอื่น ๆ ของแต่ละตัวตน	WebCatalog Desktop	โปรไฟล์แยกเซสชันออกจากกัน ส่วนพื้นที่ทำงานใช้จัดระเบียบแอปและโปรไฟล์ที่คุณใช้งานร่วมกัน

นอกจากนี้ ควรแยกความแตกต่างระหว่าง หลายบัญชี กับ หลายโฟลเดอร์ หากลูกค้าสามรายแชร์โฟลเดอร์กับบัญชีธุรกิจที่คุณใช้อยู่ คุณอาจต้องใช้เพียงบัญชีเดียวนั้น สร้างบริบทบัญชีเพิ่มเติมก็ต่อเมื่อคุณมีบัญชี Google อีกบัญชีที่ต้องใช้จริง ๆ สำหรับโฟลเดอร์ภายใต้บัญชีเดียวกัน โครงสร้างโครงการที่ชัดเจนอาจเพียงพอแล้ว

ใช้ตัวสลับบัญชีของ Google สำหรับการเข้าถึงผ่านเว็บเป็นครั้งคราว

Google ให้คุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google หลายบัญชี และสลับไปมาระหว่างบัญชีได้โดยไม่ต้องออกจากระบบ เมื่ออยู่ในบริการของ Google ให้เลือกรูปโปรไฟล์หรืออักษรย่อของคุณ เลือก เพิ่มบัญชี แล้วลงชื่อเข้าใช้ จากนั้นคุณสามารถเลือกบัญชีที่ต้องการได้จากเมนูบัญชี

นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสำหรับผู้ที่เข้าไปดู Drive บัญชีที่สองสัปดาห์ละไม่กี่ครั้ง แทบไม่ต้องตั้งค่าอะไร และเบราว์เซอร์ยังคงเป็นสภาพแวดล้อมหลักในการทำงานของคุณ

ก่อนอัปโหลดงานที่จะส่งมอบหรือขอสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร ให้ตรวจสอบอีเมลที่แสดงในเมนูบัญชี Google รูปโปรไฟล์ที่คุ้นเคยอาจช่วยเตือนได้ไม่แม่นยำนัก โดยเฉพาะเมื่อทั้งสองบัญชีใช้รูปเดียวกัน Google ยังระบุด้วยว่าบัญชีแรกที่คุณลงชื่อเข้าใช้มักเป็นบัญชีเริ่มต้น ซึ่งอาจมีผลเมื่อบริการไม่แน่ใจว่าคุณตั้งใจจะใช้บัญชีใด

หากคุณต้องหยุดตรวจสอบเมนูบัญชีอยู่บ่อย ๆ ลองจัดให้แต่ละตัวตนมีตำแหน่งที่จดจำได้ง่ายขึ้นในการใช้งานประจำวัน

ใช้ Drive สำหรับเดสก์ท็อปเมื่อการเข้าถึงไฟล์บนเครื่องมีความสำคัญ

สำหรับไฟล์ที่คุณต้องใช้ใน Finder บน Mac หรือ File Explorer บน Windows ให้เริ่มจากโปรแกรมซิงค์ของ Google เอง Drive สำหรับเดสก์ท็อปรองรับสูงสุดสี่บัญชีพร้อมกัน

วิธีเชื่อมต่อบัญชีเพิ่มเติม:

1. เปิดเมนู Drive สำหรับเดสก์ท็อป
2. เลือกรูปโปรไฟล์ของคุณที่มุมขวาบน
3. เลือก เพิ่มบัญชีอื่น แล้วลงชื่อเข้าใช้ผ่านเบราว์เซอร์
4. รีสตาร์ท Drive สำหรับเดสก์ท็อปตามคำแนะนำของ Google

หลังจากเชื่อมต่อบัญชีแล้ว ให้ตัดสินใจว่าต้องการเก็บข้อมูลจาก Drive แต่ละบัญชีไว้บนอุปกรณ์มากเพียงใด คู่มือการสตรีมและการมิเรอร์ของ Google อธิบายความแตกต่างไว้ว่า การสตรีมจะเก็บไฟล์ไว้บนคลาวด์เป็นหลัก โดยใช้พื้นที่บนเครื่องสำหรับไฟล์ที่คุณเปิดหรือกำหนดให้ใช้งานแบบออฟไลน์ ส่วนการมิเรอร์จะเก็บสำเนา My Drive ทั้งหมดไว้ทั้งบนเครื่องและบนคลาวด์ ไดรฟ์ที่แชร์รองรับการสตรีม

ตัวอย่างเช่น นักออกแบบอาจต้องเข้าถึงไฟล์ประกอบงานในบัญชีธุรกิจของตนบนเครื่องเป็นประจำ แต่เข้าไปดูโฟลเดอร์ข้อมูลอ้างอิงของลูกค้าเพียงเป็นครั้งคราว ความต้องการเหล่านี้ทำให้ต้องตัดสินใจเรื่องพื้นที่จัดเก็บบนเครื่องต่างกัน พิจารณาพื้นที่ดิสก์ที่มีอยู่ ไฟล์ที่ต้องใช้ระหว่างเดินทาง และข้อกำหนดต่าง ๆ ขององค์กร

ใช้ชื่อบัญชีที่สังเกตและจดจำได้ง่ายเมื่อเรียกดูไฟล์บนเครื่อง ก่อนเลือกปลายทางสำหรับอัปโหลดหรือส่งออก ให้ดูทั้งบัญชีและโฟลเดอร์ควบคู่กัน ไฟล์ที่ตั้งชื่อถูกต้องแต่อยู่ผิด Drive ก็ยังสร้างงานเพิ่มให้ทุกคนที่พยายามค้นหาไฟล์นั้น

WebCatalog มีจุดประสงค์ต่างออกไปในส่วนนี้ นั่นคือการจัดระเบียบการเข้าถึงอินเทอร์เฟซเว็บของ Drive และแอปที่เกี่ยวข้อง โดยไม่ได้มาแทนโปรแกรมซิงค์ไฟล์ของ Google หรือรวมพื้นที่จัดเก็บของบัญชี Google ที่แยกกัน คุณสามารถใช้ Drive สำหรับเดสก์ท็อปเพื่อจัดการไฟล์บนเครื่อง และใช้ WebCatalog สำหรับส่วนงานบนเว็บของโครงการเดียวกันได้

ใช้โปรไฟล์เบราว์เซอร์เพื่อแยกการท่องเว็บในวงกว้างขึ้น

หากคุณทำงานอยู่ในเบราว์เซอร์เป็นหลักอยู่แล้ว การแยกโปรไฟล์อาจเพียงพอ โปรไฟล์ Chrome จะแยกข้อมูลต่าง ๆ เช่น บุ๊กมาร์ก ประวัติการเข้าชม รหัสผ่าน และการตั้งค่าออกจากกัน

ใน Chrome ให้เปิดเมนูโปรไฟล์ของเบราว์เซอร์ เลือก เพิ่มโปรไฟล์ Chrome แล้วตั้งชื่อโปรไฟล์ให้ชัดเจน เปิด Drive ในโปรไฟล์นั้น แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ที่คุณตั้งใจจะใช้ในโปรไฟล์นี้ ทำซ้ำสำหรับตัวตนอื่นเมื่อจำเป็น

ตั้งชื่อโปรไฟล์ตามบทบาทที่คุณจำได้ทันที เช่น “ส่วนตัว” “สตูดิโอ” หรือ “บัญชีงาน Acme” ชื่อโครงการอาจมีประโยชน์น้อยกว่า หากคุณยังต้องใช้บัญชีเดิมต่อไปหลังโครงการสิ้นสุดลง

วิธีนี้สะดวกเมื่อคุณต้องการเก็บแท็บค้นคว้า บุ๊กมาร์ก และเว็บไซต์อื่น ๆ ของลูกค้ารายนั้นไว้ในสภาพแวดล้อมเบราว์เซอร์เฉพาะ เมื่อจำนวนบัญชีเพิ่มขึ้น ให้สังเกตว่าการจัดการหน้าต่างเบราว์เซอร์เริ่มกลายเป็นงานอีกอย่างหนึ่งไปแล้วหรือไม่

จัดระเบียบงานประจำที่เกี่ยวข้องกับหลายบัญชีใน WebCatalog

WebCatalog มีประโยชน์เมื่อ Drive เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกิจวัตรที่ครอบคลุมอีเมล ปฏิทิน แชต และเครื่องมือโครงการ โปรไฟล์ ของ WebCatalog จะแยกเซสชันบัญชีและข้อมูลการท่องเว็บออกจากกัน คุณจึงกลับไปใช้แต่ละบัญชีในบริบทของบัญชีนั้นได้

เริ่มจากตัวตนที่คุณใช้บ่อยที่สุด ทำตามคำแนะนำในการตั้งค่าโปรไฟล์ของ WebCatalog:

1. เปิด WebCatalog Desktop แล้วไปที่ โปรไฟล์ (Profiles)
2. เลือก เพิ่มโปรไฟล์ (Add profile) แล้วตั้งชื่อให้จดจำได้ง่าย
3. เปิด Drive ด้วยโปรไฟล์นั้น แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่ต้องการ
4. ทำซ้ำสำหรับอีกบัญชีของคุณ

โปรไฟล์ธุรกิจที่คุณใช้กับ Drive ยังสามารถใช้กับ Gmail และ Google Calendar ภายใต้บัญชี Google เดียวกันได้ด้วย การใช้โปรไฟล์เดิมช่วยให้คุณคงบริบทบัญชีเดียวกันไว้ได้ขณะเปลี่ยนจากคำขอทางอีเมลไปยังเอกสาร แล้วต่อด้วยการประชุมเพื่อตรวจทาน

ใช้พื้นที่ทำงาน (spaces) เมื่อคุณต้องการรวบรวมแอปและโปรไฟล์ตามลูกค้าหรือโครงการ แต่ละพื้นที่ทำงานจะเปิดในหน้าต่างของตัวเอง การแยกบัญชีเกิดขึ้นผ่านโปรไฟล์ ส่วนพื้นที่ทำงานช่วยจัดระเบียบสิ่งที่อยู่รอบโปรไฟล์เหล่านั้น

เริ่มต้นด้วยการจัดวางแบบเรียบง่าย เพิ่มแอปที่เกี่ยวข้องกับงานประจำหนึ่งอย่างก่อน แทนที่จะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานทั้งหมดขึ้นมาใหม่ แผน Basic ของ WebCatalog ประกอบด้วยแอปเดสก์ท็อปสองแอป โปรไฟล์สองโปรไฟล์ และพื้นที่ทำงานหนึ่งพื้นที่ ส่วน Pro และ Business รองรับแอป โปรไฟล์ และพื้นที่ทำงานได้ไม่จำกัด ซึ่งมีความสำคัญหากคุณขยายการใช้งานไปยังลูกค้าหลายรายหรือชุดแอปที่ใหญ่ขึ้น

เวิร์กโฟลว์ที่ใช้ได้จริงสำหรับเอกสารของลูกค้า

ลองนึกถึงที่ปรึกษาที่มีบัญชี Google สำหรับธุรกิจ และอีกบัญชีหนึ่งที่ Acme จัดหาให้ Acme ต้องการให้งานโครงการดำเนินผ่านบัญชีของบริษัท ที่ปรึกษารายนี้ยังมีลูกค้ารายอื่นที่แชร์เอกสารโดยตรงกับอีเมลธุรกิจของที่ปรึกษาด้วย

เกณฑ์แบ่งที่มีประโยชน์คือบัญชี Google ที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงาน Acme จึงมีโปรไฟล์ของตัวเอง ส่วนลูกค้ารายอื่นยังอยู่ภายใต้โปรไฟล์ธุรกิจได้ หากนั่นคือบัญชีที่ลูกค้าอนุญาตให้เข้าถึง

เริ่มจากบัญชีที่ถูกต้อง

เปิดโปรไฟล์ Drive ของ Acme ก่อนเริ่มงาน ตรวจสอบอีเมลของบัญชี แล้วไปยังโฟลเดอร์โครงการ หากได้รับงานมาทางอีเมล ให้ยืนยันว่าข้อความนั้นอ้างถึงโครงการและบัญชีเดียวกับที่คุณเปิดอยู่

ทำสิ่งนี้ให้เป็นนิสัยเมื่อเริ่มช่วงการทำงาน การตรวจสอบหนึ่งครั้งก่อนลงมือทำงานอย่างต่อเนื่องทำได้ง่ายกว่าการตามแก้ไขหลังจากอัปโหลดด้วยบัญชีที่ผิด

ทำงานจากเอกสารที่แชร์

เปิดเอกสารที่ลูกค้าระบุว่าเป็นฉบับปัจจุบัน ก่อนสร้างสำเนาแยก ให้ถามว่าการทำสำเนาเป็นส่วนหนึ่งของงานจริงหรือไม่ ไฟล์ใหม่อาจทำให้ผู้ตรวจทานกำลังพูดคุยกันในฉบับหนึ่ง ขณะที่คุณแก้ไขอยู่อีกฉบับหนึ่ง

การควบคุมการแชร์ของ Google เป็นตัวกำหนดว่าบัญชีของคุณจะดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขได้หรือไม่ โปรไฟล์เพิ่มเติมให้บริบทการลงชื่อเข้าใช้อีกชุดหนึ่ง แต่ไม่ได้เปลี่ยนสิทธิ์เหล่านั้น

หากคุณมีสิทธิ์ดูอย่างเดียวแต่จำเป็นต้องแก้ไข ให้ติดต่อเจ้าของเอกสารเพื่อแก้ไขสิทธิ์โดยใช้บัญชีที่ตั้งใจจะใช้งาน การสร้างสำเนาหลายชุดไม่สามารถแก้ปัญหาพื้นฐานเรื่องการทำงานร่วมกันได้

เลือกปลายทางก่อนอัปโหลด

สำหรับงานส่งมอบชิ้นใหม่ ให้ไปยังโฟลเดอร์โครงการที่ตกลงกันไว้ก่อนเลือกอัปโหลด ใช้ชื่อที่บอกโครงการและวัตถุประสงค์ เช่น “ข้อเสนอการเริ่มต้นใช้งาน Acme” หากลูกค้ามีรูปแบบการตั้งชื่ออยู่แล้ว ให้ทำตามรูปแบบนั้น

เมื่อส่งมอบ ให้แชร์ลิงก์ไปยังไฟล์ที่ตกลงกันไว้ และระบุว่าส่วนใดพร้อมให้ตรวจทานแล้ว จากนั้นจึงเปลี่ยนไปยังบริบทของลูกค้ารายถัดไป เป้าหมายคือเส้นทางการทำงานที่ทำซ้ำได้ ตั้งแต่บัญชี ไปยังโครงการ และไปยังเอกสาร โดยลดจำนวนเรื่องที่ต้องอาศัยความจำในการตัดสินใจ

วินิจฉัยปัญหาก่อนเปลี่ยนรูปแบบการใช้งาน

เมื่อมีบางอย่างดูผิดปกติ ให้แยกสามกรณีนี้ออกจากกัน:

ไฟล์เปิดด้วยบัญชีที่ผิด ตรวจสอบอีเมล Google ภายในหน้าต่างที่ใช้งานอยู่ เปิดลิงก์ในบริบทบัญชีที่ต้องการ แล้วลองอีกครั้ง ลิงก์ที่บันทึกไว้ระบุตำแหน่งของไฟล์ แต่ไม่ได้ยืนยันว่าคุณกำลังใช้บัญชีที่ถูกต้อง

บัญชีที่ถูกต้องเข้าถึงไฟล์ไม่ได้ ตรวจสอบคำเชิญให้เข้าถึงที่ส่งมาตอนแรกและอีเมลที่ระบุไว้ ขอให้เจ้าของยืนยันสิทธิ์เข้าถึงสำหรับอีเมลนั้น องค์กรที่ทำงานและสถานศึกษาอาจจำกัดการแชร์กับภายนอกด้วย ดังนั้นการใช้โปรไฟล์อื่นอาจไม่ช่วยแก้ข้อจำกัดนี้

ไฟล์ไม่ปรากฏในพื้นที่จัดเก็บบนเครื่อง ตรวจสอบบัญชีที่เกี่ยวข้องใน Drive สำหรับเดสก์ท็อป แล้วทบทวนการตั้งค่าการซิงค์และการใช้งานออฟไลน์ นี่เป็นปัญหาเรื่องความพร้อมใช้งานของไฟล์บนเครื่อง แม้เอกสารเดียวกันจะเปิดได้ตามปกติในเว็บแอปก็ตาม

การแยกแยะเช่นนี้ช่วยให้คุณแก้ไขได้ตรงจุด แทนที่จะออกจากระบบ สร้างโปรไฟล์ใหม่ หรือย้ายเอกสารซ้ำ ๆ

ทำให้การส่งมอบงานให้ลูกค้าครั้งถัดไปทำซ้ำได้ง่ายขึ้น

เลือกเอกสารที่คุณต้องส่งมอบอยู่แล้ว แล้วจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของเอกสารนั้นใน WebCatalog Desktop สร้างโปรไฟล์ที่มีชื่อชัดเจนให้บัญชี Google ที่ได้รับอนุญาต เปิดโฟลเดอร์โครงการที่ตกลงกันไว้ และจัดให้ช่องทางสื่อสารที่เกี่ยวข้องอยู่ใกล้มือ ติดตามเอกสารตั้งแต่คำขอเริ่มต้น ผ่านการแก้ไข ไปจนถึงการตรวจทานขั้นสุดท้าย

เมื่อถึงเวลาส่งมอบ คุณควรตอบคำถามสามข้อนี้ได้โดยไม่ต้องไล่หาในแท็บต่าง ๆ: ฉันใช้บัญชีใด ไฟล์ปัจจุบันอยู่ที่ไหน และลูกค้าควรตรวจทานผ่านลิงก์ใด? ใช้รูปแบบการจัดการที่ทำให้หาคำตอบเหล่านี้ได้ง่าย และให้ Drive สำหรับเดสก์ท็อปจัดการการซิงค์ไฟล์บนเครื่องในจุดที่จำเป็น