วิธีจัดการบัญชี Google Chat หลายบัญชีสำหรับงานและลูกค้า

เมื่อ Google Chat ครอบคลุมทั้งการสนทนาส่วนตัว โปรเจ็กต์ของนายจ้าง และงานกับลูกค้า คุณมีวิธีใช้งานจริงอยู่สองแบบเพื่อแยกบัญชีออกจากกัน ตัวสลับบัญชีของ Google ช่วยให้คุณสลับระหว่างบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้ใน Chat, Gmail หรือแอป Chat แบบแยกเดี่ยวได้ ส่วน WebCatalog Desktop จะกำหนดโปรไฟล์แยกให้กับ Google แต่ละบัญชี ทำให้ลงชื่อเข้าใช้หลายบัญชีพร้อมกันได้ ไม่ว่าจะเลือกวิธีไหน ให้เริ่มจากการทำความเข้าใจว่าควรใช้บัญชีใดในการสนทนาแต่ละรายการ

โปรเจ็กต์หนึ่งไม่ได้จำเป็นต้องมีบัญชี Google อีกบัญชีเสมอไป คุณอาจใช้บัญชีงานบัญชีเดียวร่วมงานกับลูกค้าหลายราย ขณะที่ลูกค้าอีกรายอาจจัดบัญชีที่องค์กรจัดการให้แยกต่างหาก กรณีเหล่านี้เหมาะกับการตั้งค่าเดสก์ท็อปที่แตกต่างกัน

WebCatalog Desktop เพิ่ม โปรไฟล์แยกจากกัน และ พื้นที่ทำงาน ที่จัดตามโปรเจ็กต์ ซึ่งช่วยให้จัดการวันทำงานที่มีหลายส่วนได้ง่ายขึ้น เป้าหมายคือทำให้บัญชี การสนทนา และเครื่องมือประกอบที่ต้องการใช้งานชัดเจนทุกครั้งที่เริ่มทำงาน

กำหนดหน้าที่ให้บัญชีและโปรเจ็กต์แยกจากกัน

“บัญชี” “องค์กร” และ “พื้นที่” หมายถึงส่วนต่าง ๆ ของขั้นตอนการทำงานใน Google Chat การแยกความหมายให้ชัดเจนช่วยให้ตั้งค่าและแก้ปัญหาได้ง่ายขึ้น

ส่วนของการตั้งค่า	สิ่งที่ควบคุมหรือจัดระเบียบ	ตัวอย่างการใช้งาน
บัญชี Google	ตัวตนที่ใช้ลงชื่อเข้าใช้และเข้าร่วมการสนทนา	บัญชีส่วนตัวหรือบัญชีที่นายจ้างจัดให้
องค์กร Google Workspace	การจัดการสิทธิ์เข้าถึงและนโยบายสำหรับผู้ใช้	การตั้งค่า Chat และการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกของนายจ้าง
พื้นที่ใน Google Chat	พื้นที่สนทนาที่มีผู้เข้าร่วมของตนเอง	การพูดคุยเรื่องเปิดตัวผลิตภัณฑ์กับทีมโปรเจ็กต์
โปรไฟล์ WebCatalog Desktop	ข้อมูลการลงชื่อเข้าใช้เว็บไซต์และเซสชันที่แยกจากกัน	โปรไฟล์ชื่อ “งาน — Acme”
พื้นที่ใน WebCatalog Desktop	หน้าต่างเดสก์ท็อปที่จัดกลุ่มแอปและโปรไฟล์	พื้นที่ทำงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่มี Chat, Drive และเอกสารสรุปโปรเจ็กต์

Google อธิบายการเข้าถึง Chat ผ่าน บัญชี Google หรือองค์กร Workspace ของคุณ ทั้งบัญชี Google ส่วนตัวและบัญชี Workspace แบบชำระเงินสามารถสร้างพื้นที่ใน Chat ได้ แม้ว่าชุดฟีเจอร์จะแตกต่างกัน โปรดดู การเปรียบเทียบบัญชีของ Google

ดังนั้น คุณควรสร้างโปรไฟล์เดสก์ท็อปตามบัญชีที่ใช้ลงชื่อเข้าใช้จริง แล้วจัดพื้นที่ทำงานตามโปรเจ็กต์ การสร้างพื้นที่ใน WebCatalog Desktop ไม่ได้สร้างพื้นที่ใน Google Chat เชิญผู้ร่วมงาน หรือเปลี่ยนสิทธิ์ขององค์กร

เริ่มจากตัวเลือกเดสก์ท็อปที่ Google มีอยู่แล้ว

คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปใหม่เพียงเพื่อเพิ่มบัญชี Google อีกบัญชี คู่มือของ Google เรื่องการลงชื่อเข้าใช้หลายบัญชี อธิบายวิธีเพิ่มบัญชีและสลับไปมาระหว่างบัญชีโดยไม่ต้องออกจากระบบ ในบริการ Google ที่รองรับ ให้ใช้เมนูบัญชีเพื่อเพิ่มหรือเลือกบัญชีที่ต้องการ

ใช้ Chat ได้ที่ chat.google.com และใน Gmail นอกจากนี้ Google ยังมีแอป Chat แบบแยกเดี่ยว ซึ่งติดตั้งเป็นเว็บแอปแบบโปรเกรสซีฟผ่าน Chrome โดยต้องเปิด Chrome ไว้จึงจะใช้งานแอปนี้ได้ และหากใช้บัญชีที่ทำงานหรือสถานศึกษา คุณอาจต้องขอความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบในการติดตั้ง

ตัวเลือกเหล่านี้อาจเพียงพอ หากตัวสลับบัญชีและการจัดระเบียบเบราว์เซอร์ที่คุณใช้อยู่เหมาะกับวิธีทำงานของคุณ ไม่ว่าจะเลือกใช้วิธีใด ให้ตรวจสอบว่าบัญชีใดมีสิทธิ์เข้าถึงการสนทนาที่ต้องการเปิด

WebCatalog Desktop มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการบริบทบัญชีที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและนำกลับมาใช้ซ้ำได้ รวมถึงการจัดวางเดสก์ท็อปสำหรับส่วนอื่น ๆ ของแต่ละโปรเจ็กต์ คุณสามารถแยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีงาน แล้วใช้บัญชีงานซ้ำในทุกที่ที่ได้รับอนุญาต รูปแบบการทำงานร่วมกันสามแบบต่อไปนี้จะแสดงให้เห็นว่าควรเลือกจัดการอย่างไร

การสนทนาส่วนตัว: สร้างพื้นที่ใช้งานที่คาดเดาได้

กำหนดโปรไฟล์ให้บัญชี Google ส่วนตัว โดยตั้งชื่อว่า ส่วนตัว หรือใช้ชื่ออื่นที่ระบุบัญชีที่ใช้ลงชื่อเข้าใช้ได้ชัดเจน แทนที่จะใช้ชื่อกิจกรรมชั่วคราวอย่าง “ทริปสุดสัปดาห์” เปิด Chat ด้วยโปรไฟล์นั้น แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชีส่วนตัว

ใน Chat ให้ปักหมุดพื้นที่และการสนทนา ที่กลับมาใช้งานบ่อย Google ระบุว่าทั้งบัญชีส่วนตัวและบัญชี Workspace แบบชำระเงินสามารถใช้ฟีเจอร์ปักหมุดได้ โปรไฟล์ช่วยแยกบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้ ส่วนการตั้งค่าการเป็นสมาชิกใน Chat ยังคงเป็นตัวกำหนดว่าใครจะเห็นแต่ละข้อความ

โปรเจ็กต์งาน: ใช้บัญชีที่เหมาะสมกับงานของทีมซ้ำได้

โดยทั่วไป บัญชีที่นายจ้างจัดให้ควรอยู่ในโปรไฟล์งานที่ตั้งชื่อชัดเจน เช่น งาน — Acme ใช้บัญชีนี้กับการสนทนาใน Chat ที่องค์กรของคุณเปิดใช้งานและเชิญคุณเข้าร่วม

หากบัญชีนี้ใช้ Chat ไม่ได้ ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ Workspace แนวทางการลงชื่อเข้าใช้ ของ Google ระบุว่าองค์กรที่ทำงานหรือสถานศึกษาต้องตั้งค่า Chat ให้ผู้ใช้ การเปิดบัญชีเดิมในแอปเดสก์ท็อปอีกแอปหนึ่งไม่ได้ทำให้บริการขององค์กรที่ใช้งานไม่ได้กลับมาใช้ได้

เมื่อเข้าถึงได้แล้ว ให้จัดระเบียบโปรเจ็กต์ที่ทำเป็นประจำตามข้อมูลที่แต่ละโปรเจ็กต์ต้องใช้ ตัวอย่างเช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์อาจประกอบด้วย:

• พื้นที่ใน Google Chat ที่ทีมเปิดตัวใช้ตัดสินใจ
• โฟลเดอร์ Drive ที่เก็บชิ้นงานสร้างสรรค์ที่ผ่านการอนุมัติแล้ว
• เอกสารที่มีรายการตรวจสอบการเผยแพร่
• ปฏิทินที่ใช้ยืนยันวันตรวจทาน

คุณสามารถจัดกลุ่มแอปและโปรไฟล์ที่เกี่ยวข้องไว้ในพื้นที่ชื่อ เปิดตัวผลิตภัณฑ์ ใน WebCatalog Desktop ได้ อีกพื้นที่หนึ่งชื่อ การดำเนินงานของทีม อาจรวมเครื่องมือสำหรับงานภายในที่ทำเป็นประจำ

ทั้งสองพื้นที่ใช้โปรไฟล์งานเดียวกันได้ หากบัญชี Google เดียวกันได้รับอนุญาตให้เข้าถึงทั้งสองโปรเจ็กต์ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างบัญชี Google ใหม่หรือการลงชื่อเข้าใช้แบบแยกสำหรับหน้าต่างโปรเจ็กต์ทุกหน้าต่าง การใช้โปรไฟล์ซ้ำหมายถึงใช้ข้อมูลเซสชันชุดเดิม ดังนั้นหน้าต่างเหล่านั้นจึงไม่ใช่บัญชีที่แยกจากกัน

พื้นที่ใน WebCatalog Desktop ยังไม่ได้ล็อก Chat ไว้กับการสนทนาของโปรเจ็กต์ใดโปรเจ็กต์หนึ่ง ก่อนโพสต์อัปเดตเกี่ยวกับการเปิดตัว ให้เลือกพื้นที่ Google Chat ที่ต้องการและตรวจสอบผู้เข้าร่วม พื้นที่ทำงานบนเดสก์ท็อปช่วยให้เข้าถึงงานได้สะดวก ส่วนการสนทนาใน Google Chat เป็นตัวกำหนดว่าใครจะได้รับข้อความ

เก็บการตัดสินใจของโปรเจ็กต์ไว้ในการสนทนาที่ทีมคาดว่าจะใช้ค้นหาข้อมูล หากข้อความส่วนตัวช่วยแก้ปัญหาที่ส่งผลต่อทั้งกลุ่ม ให้เพิ่มสรุปที่เหมาะสมลงในการสนทนาของโปรเจ็กต์ วิธีนี้ทำให้พื้นที่ทำงานมีประโยชน์ต่อคนถัดไปที่ต้องการทราบข้อสรุป ไม่ใช่แค่ผู้ที่กำลังส่งข้อความอยู่ในขณะนั้น

การทำงานร่วมกับลูกค้า: จัดระเบียบบัญชีที่ลูกค้าเชิญให้ใช้จริง

ก่อนสร้างโปรไฟล์เพิ่ม ควรตัดสินใจเรื่องการเข้าถึงของลูกค้าให้ชัดเจนก่อน ถามว่าลูกค้าต้องการให้คุณใช้ที่อยู่อีเมลหรือบัญชีที่องค์กรจัดการใด

การทำงานอาจจัดได้หลายรูปแบบ ลูกค้าอาจเชิญบัญชีงานหรือบัญชีส่วนตัว Google ที่คุณใช้อยู่ให้เข้าร่วมในฐานะผู้เข้าร่วมภายนอก หรืออาจออกบัญชีในองค์กร Workspace ของลูกค้าให้คุณ Google ยังอธิบายช่องทางสำหรับผู้ใช้ทั่วไปที่ไม่มีบัญชี Workspace ด้วย โดยคำเชิญจะสร้างบัญชีผู้เยี่ยมชมที่องค์กรผู้เชิญเป็นผู้ควบคุม ดูรายละเอียดช่องทางและข้อจำกัดได้ในคู่มือผู้ใช้ภายนอกและผู้เยี่ยมชม ของ Google

ปรับการตั้งค่าเดสก์ท็อปให้ตรงกับรูปแบบดังกล่าว:

รูปแบบการทำงานกับลูกค้า	ตัวเลือกโปรไฟล์ที่เหมาะสม
ลูกค้าเชิญบัญชีงานที่คุณใช้อยู่	ใช้โปรไฟล์ของบัญชีนั้นซ้ำ
ลูกค้าจัดบัญชี Workspace แยกต่างหากให้	สร้างโปรไฟล์ที่ระบุชื่อลูกค้าและบัญชีให้ชัดเจน
ลูกค้าใช้คำเชิญผู้เยี่ยมชมที่ได้รับอนุมัติ	ดำเนินการตามคำเชิญ ตรวจสอบสิทธิ์เข้าถึง Chat และจัดระเบียบบัญชีที่ได้ให้ชัดเจน

หากบัญชีงานที่คุณใช้อยู่เข้าร่วมโปรเจ็กต์ของลูกค้าสามราย พื้นที่โปรเจ็กต์สามพื้นที่อาจมีประโยชน์ แต่ไม่ได้หมายความว่าต้องสร้างบัญชี Google ใหม่สามบัญชีโดยอัตโนมัติ ในทางกลับกัน การใส่บัญชีที่ลูกค้าจัดให้ไว้ในหน้าต่างโปรเจ็กต์เดียวกับบัญชีนายจ้าง ไม่ได้ทำให้บัญชีทั้งสองใช้แทนกันได้

การทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกยังขึ้นอยู่กับองค์กรที่เกี่ยวข้องด้วย เอกสารการควบคุม Chat ภายนอก ของ Google อธิบายการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ ข้อจำกัดโดเมนที่เชื่อถือ และตัวเลือกสำหรับพื้นที่ภายนอกที่แตกต่างกันตามรุ่นบริการ หากคำเชิญใช้งานไม่ได้ ให้ยืนยันบัญชีที่ได้รับเชิญและขอให้ลูกค้าตรวจสอบการตั้งค่าการเข้าถึงที่เกี่ยวข้อง

สำหรับโปรเจ็กต์ที่ทำร่วมกัน ให้ใช้ช่องทางการทำงานร่วมกันที่ลูกค้าอนุมัติ หากเป็นพื้นที่ Google Chat ที่เปิดให้บุคคลภายนอกเข้าร่วม ให้เก็บการสนทนาของโปรเจ็กต์ไว้ที่นั่น โปรไฟล์ WebCatalog Desktop ช่วยเก็บบริบทการลงชื่อเข้าใช้ได้ แต่ไม่สามารถให้สิทธิ์เข้าร่วมพื้นที่หรือข้ามนโยบาย Chat ภายนอกขององค์กรได้

ตรวจสอบเอกสารที่ลิงก์แยกต่างหากด้วย การควบคุม Chat ภายนอกของ Google แยกสิทธิ์เข้าถึง Chat ออกจากสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ Drive หรือทาสก์ที่แชร์ ก่อนเริ่มตรวจทาน ให้เปิดเอกสารจริงด้วยบัญชีที่ต้องการและยืนยันว่าเข้าถึงได้ การสนทนาที่ใช้งานได้ไม่ได้หมายความว่าปัญหาสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ทุกอย่างจะได้รับการแก้ไขแล้ว

นำแผนผังการทำงานร่วมกันมาตั้งค่าใน WebCatalog Desktop

เริ่มจากจัดการบัญชีก่อน คำแนะนำเกี่ยวกับโปรไฟล์ของ WebCatalog อธิบายวิธีสร้างโปรไฟล์และเปิดแอปด้วยโปรไฟล์นั้น:

1. เพิ่ม Google Chat ใน WebCatalog Desktop
2. เปิด Profiles เลือก Add profile แล้วตั้งชื่อที่ช่วยให้จำบัญชีได้
3. เปิด Chat ด้วยโปรไฟล์นั้น แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่ตรงกัน
4. ตรวจสอบการสนทนาหรือพื้นที่ที่บัญชีนั้นควรเข้าถึงได้

ทำซ้ำสำหรับบัญชีที่แยกจากกันซึ่งคุณใช้งานจริง แต่ละโปรไฟล์จะเปิด Chat เป็นแอปเดสก์ท็อปของตัวเอง โดยมีหน้าต่างและไอคอนใน Dock หรือแถบงานแยกต่างหาก การเปิดอีกหน้าต่างด้วยโปรไฟล์เดิมไม่ได้แยกเป็นอีกบัญชีหนึ่ง แต่จะใช้บริบทเซสชันเดียวกัน

จากนั้นจัดพื้นที่ตามงานที่ทำต่อเนื่อง พื้นที่ของลูกค้าอาจมี Chat เครื่องมือเอกสารของลูกค้า และตัวติดตามโปรเจ็กต์ หากใช้บัญชีเดิม ให้ใช้โปรไฟล์ที่มีอยู่ซ้ำ เมื่อแอป Google หลายแอปใช้บัญชีเดียวกัน โปรไฟล์ที่ตรงกันสามารถเก็บบริบทการลงชื่อเข้าใช้ร่วมกันได้ แต่ควรตรวจสอบบัญชีทุกครั้งที่เปิดแต่ละแอป

ก่อนส่งอัปเดต ให้ตรวจสอบเส้นทางอย่างรวดเร็วว่า ฉันกำลังใช้บัญชีใด ใครอยู่ในการสนทนานี้ และพวกเขาเปิดเนื้อหาที่ลิงก์ไว้ได้หรือไม่ วิธีนี้ช่วยจับความไม่ตรงกันของบัญชีและสิทธิ์เข้าถึง ซึ่งการจัดเดสก์ท็อปให้เป็นระเบียบเพียงอย่างเดียวแก้ไม่ได้

ดาวน์โหลด WebCatalog Desktop เพื่อให้บัญชี Google Chat ส่วนตัว บัญชีงาน และบัญชีลูกค้าลงชื่อเข้าใช้พร้อมกันแยกจากกัน