วิธีจัดการบัญชี Google Chat หลายบัญชีสำหรับงานและลูกค้า

เมื่อ Google Chat ครอบคลุมทั้งการสนทนาส่วนตัว โครงการของนายจ้าง และงานของลูกค้า การจัดระเบียบควรเริ่มจากการรู้ว่าต้องใช้บัญชีใดในแต่ละการสนทนา จากนั้นจึงจัดแชต เอกสาร และปฏิทินของโครงการให้อยู่ในตำแหน่งที่เข้าถึงร่วมกันได้ง่าย

ไม่ใช่ทุกโครงการจะต้องมีบัญชี Google เพิ่มอีกบัญชีเสมอไป คุณอาจใช้บัญชีงานบัญชีเดียวร่วมงานกับลูกค้าหลายราย ขณะที่ลูกค้าอีกรายอาจมอบบัญชีที่องค์กรของตนจัดการให้ สถานการณ์เหล่านี้ต้องใช้การจัดวางบนเดสก์ท็อปที่ต่างกัน

Google รองรับการสลับระหว่างบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้อยู่แล้ว ส่วน WebCatalog เพิ่ม โปรไฟล์ที่แยกจากกัน และพื้นที่ที่จัดตามโครงการ ซึ่งช่วยให้จัดการวันทำงานที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น เป้าหมายคือทำให้เห็นชัดเจนว่าควรใช้บัญชี การสนทนา และเครื่องมือประกอบใดทุกครั้งที่เริ่มงาน

แยกหน้าที่ของบัญชีและโครงการให้ชัดเจน

“บัญชี” “องค์กร” และ “พื้นที่” หมายถึงส่วนที่ต่างกันในขั้นตอนการทำงานของ Google Chat การแยกสิ่งเหล่านี้ออกจากกันช่วยให้ทั้งการตั้งค่าและการแก้ปัญหาง่ายขึ้น

ส่วนของการตั้งค่า	สิ่งที่ควบคุมหรือจัดระเบียบ	ตัวอย่างในทางปฏิบัติ
บัญชี Google	ตัวตนที่คุณใช้ลงชื่อเข้าใช้และเข้าร่วม	บัญชีส่วนตัวหรือบัญชีที่นายจ้างออกให้
องค์กร Google Workspace	การเข้าถึงและนโยบายที่องค์กรจัดการให้ผู้ใช้	การตั้งค่า Chat และการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกของนายจ้าง
พื้นที่ใน Google Chat	พื้นที่สนทนาที่มีผู้เข้าร่วมของตนเอง	การพูดคุยเรื่องเปิดตัวผลิตภัณฑ์กับทีมโครงการ
โปรไฟล์ WebCatalog	ข้อมูลการลงชื่อเข้าใช้เว็บไซต์และเซสชันที่แยกจากกัน	โปรไฟล์ชื่อ “งาน — Acme”
พื้นที่ใน WebCatalog	หน้าต่างเดสก์ท็อปที่รวมแอปและโปรไฟล์ไว้ด้วยกัน	พื้นที่ทำงานสำหรับการเปิดตัวที่มี Chat, Drive และเอกสารสรุปโครงการ

Google อธิบายการเข้าถึง Chat ผ่าน บัญชี Google หรือองค์กร Workspace ของคุณ ทั้งบัญชี Google ส่วนตัวและบัญชี Workspace แบบชำระเงินสามารถสร้างพื้นที่ใน Chat ได้ แต่มีชุดฟีเจอร์ที่ต่างกัน ดูได้จาก การเปรียบเทียบบัญชี ของ Google

นั่นหมายความว่าคุณควรสร้างโปรไฟล์บนเดสก์ท็อปตามบัญชีที่ใช้ลงชื่อเข้าใช้จริง แล้วจัดพื้นที่ทำงานของโครงการตามลักษณะงาน การสร้างพื้นที่ใน WebCatalog ไม่ได้สร้างพื้นที่ใน Google Chat ไม่ได้เชิญผู้ร่วมงาน และไม่ได้เปลี่ยนสิทธิ์ขององค์กร

เริ่มจากตัวเลือกบนเดสก์ท็อปที่ Google มีอยู่แล้ว

คุณไม่จำเป็นต้องใช้แอปใหม่เพียงเพื่อเพิ่มบัญชี Google บัญชีที่สอง คู่มือการลงชื่อเข้าใช้หลายบัญชี ของ Google อธิบายวิธีเพิ่มบัญชีและสลับไปมาระหว่างบัญชีโดยไม่ต้องออกจากระบบ ในบริการของ Google ที่รองรับ ให้ใช้เมนูบัญชีเพื่อเพิ่มหรือเลือกบัญชีที่ต้องการ

คุณใช้ Chat ได้ที่ chat.google.com และภายใน Gmail นอกจากนี้ Google ยังมี แอป Chat แบบแยกต่างหาก ซึ่งติดตั้งเป็น Progressive Web App ผ่าน Chrome โดยต้องเปิด Chrome ไว้เพื่อให้แอปทำงาน และอุปกรณ์ที่องค์กรจัดการอาจต้องได้รับอนุญาตก่อนติดตั้ง

ตัวเลือกเหล่านี้อาจเพียงพอหากตัวสลับบัญชีและการจัดระเบียบเบราว์เซอร์ที่คุณใช้อยู่เหมาะกับวิธีทำงานของคุณ ไม่ว่าจะเลือกวิธีใด ให้ตรวจสอบว่าบัญชีใดมีสิทธิ์เข้าถึงการสนทนาที่ต้องการเปิด

WebCatalog จะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการบริบทบัญชีที่ชัดเจนและนำกลับมาใช้ซ้ำได้ พร้อมการจัดวางเครื่องมืออื่น ๆ ของแต่ละโครงการบนเดสก์ท็อป คุณสามารถแยกบัญชีส่วนตัวออกจากงาน แล้วใช้บัญชีงานเดิมซ้ำได้ทุกที่ที่บัญชีนั้นได้รับอนุญาต รูปแบบการทำงานร่วมกันสามแบบต่อไปนี้จะแสดงวิธีเลือกให้เหมาะสม

การสนทนาส่วนตัว: สร้างที่ประจำที่หาเจอได้ง่าย

บัญชีส่วนตัวของคุณอาจครอบคลุมทั้งแผนกิจกรรมของครอบครัว กลุ่มอาสาสมัคร และเพื่อนบางคนที่ชอบใช้ Chat จัดให้การสนทนาเหล่านั้นมีที่อยู่ที่สังเกตได้ง่าย เพื่อให้ค้นพบได้โดยไม่ต้องไล่ดูรายการโครงการของนายจ้างก่อน

ใน WebCatalog ให้ตั้งชื่อโปรไฟล์ว่า ส่วนตัว หรือใช้ชื่ออื่นที่ระบุบัญชี Google นั้นได้อย่างชัดเจน เปิด Chat ด้วยโปรไฟล์ดังกล่าวแล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชีส่วนตัวที่ต้องการ ตั้งชื่อให้สื่อถึงบัญชีแทนกิจกรรมชั่วคราว เช่น “ทริปสุดสัปดาห์” เพราะกิจกรรมจะเปลี่ยนไป แต่บัญชีอาจยังใช้งานได้อีกหลายปี

ภายใน Google Chat ให้ใช้เครื่องมือจัดระเบียบการสนทนาของ Chat เองสำหรับบุคคลและกลุ่มที่คุณกลับมาพูดคุยด้วยบ่อยที่สุด Google ระบุว่า การปักหมุดและเลิกปักหมุดพื้นที่หรือการสนทนา เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ผู้ใช้บัญชีส่วนตัวและ Workspace แบบชำระเงินใช้งานได้

สมมติว่ากลุ่มอาสาสมัครของคุณมีการสนทนาเกี่ยวกับกิจกรรมและเอกสารวางแผน คุณสามารถปักหมุดการสนทนาไว้ใน Chat และวางแอปเอกสารไว้ข้างกันในพื้นที่ที่เกี่ยวข้องใน WebCatalog ก่อนเปิดหรือแชร์เอกสาร ให้ตรวจสอบว่าบัญชีส่วนตัวมีสิทธิ์เข้าถึงตามที่ต้องการ

ตอนนี้ขอบเขตของบัญชีและขอบเขตของโครงการมีหน้าที่ต่างกัน โปรไฟล์ช่วยแยกบริบทการลงชื่อเข้าใช้ ส่วนพื้นที่รวบรวมสิ่งที่จำเป็นสำหรับกิจกรรม ทั้งสองอย่างไม่ได้ใช้แทนการตั้งค่าสมาชิกของการสนทนาหรือการควบคุมการแชร์เอกสาร

โครงการงาน: ใช้บัญชีที่ถูกต้องซ้ำกับงานต่าง ๆ ของทีม

โดยทั่วไป บัญชีที่นายจ้างออกให้ควรอยู่ในโปรไฟล์งานที่ตั้งชื่อชัดเจน เช่น งาน — Acme ใช้บัญชีนั้นสำหรับการสนทนาใน Chat ที่องค์กรเปิดให้ใช้งานและเชิญคุณเข้าร่วม

หากบัญชีใช้ Chat ไม่ได้ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ Workspace คำแนะนำการลงชื่อเข้าใช้ ของ Google ระบุว่าองค์กรที่ทำงานและสถานศึกษาต้องตั้งค่า Chat ให้ผู้ใช้ การเปิดบัญชีเดิมในแอปเดสก์ท็อปอื่นจะไม่ทำให้บริการขององค์กรที่ยังไม่เปิดใช้งานพร้อมใช้งานขึ้นมา

เมื่อเข้าถึงได้แล้ว ให้จัดระเบียบโครงการที่ทำเป็นประจำตามข้อมูลที่แต่ละโครงการต้องใช้ สำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ อาจประกอบด้วย:

• พื้นที่ใน Google Chat ที่ทีมเปิดตัวใช้ตัดสินใจ
• โฟลเดอร์ Drive ที่เก็บชิ้นงานสร้างสรรค์ที่อนุมัติแล้ว
• เอกสารที่มีรายการตรวจสอบก่อนเปิดตัว
• ปฏิทินที่ใช้ยืนยันวันที่ตรวจทาน

คุณสามารถรวมแอปและโปรไฟล์ที่เกี่ยวข้องไว้ในพื้นที่ชื่อ เปิดตัวผลิตภัณฑ์ ใน WebCatalog ส่วนอีกพื้นที่หนึ่งชื่อ งานประจำของทีม อาจรวมเครื่องมือสำหรับงานภายในที่ทำเป็นประจำ

ทั้งสองพื้นที่ใช้โปรไฟล์งานเดียวกันได้ หากบัญชี Google เดียวกันได้รับสิทธิ์สำหรับทั้งสองโครงการ คุณไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Google ใหม่หรือการลงชื่อเข้าใช้แยกสำหรับทุกหน้าต่างโครงการ การใช้โปรไฟล์ซ้ำคือการใช้ข้อมูลเซสชันเดิมซ้ำ ดังนั้นหน้าต่างเหล่านั้นจึงไม่ใช่บัญชีที่แยกจากกัน

พื้นที่ใน WebCatalog ไม่ได้ล็อก Chat ไว้กับการสนทนาของโครงการใดโครงการหนึ่งด้วย ก่อนโพสต์ความคืบหน้าของการเปิดตัว ให้เลือกพื้นที่ใน Google Chat ที่ต้องการและตรวจสอบผู้เข้าร่วม พื้นที่ทำงานบนเดสก์ท็อปช่วยให้คุณเข้าถึงงาน ส่วนการสนทนาใน Google Chat เป็นตัวกำหนดว่าใครจะได้รับข้อความ

เก็บข้อสรุปของโครงการไว้ในการสนทนาที่ทีมคาดว่าจะค้นพบ หากข้อความส่วนตัวช่วยหาข้อยุติเรื่องที่กระทบทั้งกลุ่ม ให้เพิ่มสรุปที่เหมาะสมลงในการพูดคุยของโครงการ วิธีนี้ทำให้พื้นที่ทำงานมีประโยชน์ต่อคนถัดไปที่ต้องการทราบข้อสรุป ไม่ใช่เพียงคนที่กำลังส่งข้อความอยู่เท่านั้น

การทำงานร่วมกับลูกค้า: จัดระเบียบบัญชีที่ลูกค้าเชิญจริง ๆ

ควรตัดสินใจเรื่องการเข้าถึงของลูกค้าให้ชัดเจนก่อนสร้างโปรไฟล์เพิ่ม ถามว่าลูกค้าต้องการให้คุณใช้อีเมลหรือบัญชีที่องค์กรจัดการบัญชีใด

การเข้าร่วมอาจมีได้หลายรูปแบบ ลูกค้าอาจเชิญบัญชี Google สำหรับงานหรือบัญชีส่วนตัวที่คุณมีอยู่แล้วให้เข้าร่วมในฐานะบุคคลภายนอก หรืออาจออกบัญชีในองค์กร Workspace ของตนให้คุณ นอกจากนี้ ปัจจุบัน Google ยังมีเอกสารอธิบายวิธีเชิญผู้มาเยือนที่ได้รับอนุมัติสำหรับผู้ที่ยังไม่มีบัญชี Google โดยคำเชิญจะสร้างบัญชีผู้มาเยือนที่องค์กรผู้เชิญเป็นผู้จัดการ ช่องทางที่ใช้ได้และข้อจำกัดต่าง ๆ อธิบายไว้ใน คู่มือผู้ใช้ภายนอกและผู้มาเยือน ของ Google

จัดการตั้งค่าบนเดสก์ท็อปให้ตรงกับรูปแบบนั้น:

รูปแบบที่ลูกค้าใช้	การเลือกโปรไฟล์ที่เหมาะสม
ลูกค้าเชิญบัญชีงานที่คุณมีอยู่แล้ว	ใช้โปรไฟล์ของบัญชีนั้นซ้ำ
ลูกค้ามอบบัญชี Workspace แยกต่างหากให้	สร้างโปรไฟล์ที่ตั้งชื่อระบุลูกค้าและบัญชี
ลูกค้าใช้คำเชิญผู้มาเยือนที่ได้รับอนุมัติ	ดำเนินการตามคำเชิญให้เสร็จ ตรวจสอบการเข้าถึง Chat และจัดระเบียบบัญชีที่ได้มาให้ชัดเจน

หากบัญชีงานเดิมของคุณเข้าร่วมโครงการของลูกค้าสามโครงการ การมีพื้นที่โครงการสามพื้นที่อาจเป็นประโยชน์ แต่ไม่ได้หมายความว่าจำเป็นต้องมีบัญชี Google ใหม่สามบัญชี ในทางกลับกัน การนำบัญชีที่ลูกค้าออกให้มาไว้ในหน้าต่างโครงการเดียวกับบัญชีของนายจ้างก็ไม่ได้ทำให้บัญชีทั้งสองใช้แทนกันได้

การทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกยังขึ้นอยู่กับองค์กรที่เกี่ยวข้องด้วย การควบคุม Chat ภายนอก ของ Google อธิบายการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ ข้อจำกัดเกี่ยวกับโดเมนที่เชื่อถือได้ และตัวเลือกสำหรับพื้นที่ภายนอกที่ขึ้นอยู่กับรุ่นบริการ หากคำเชิญไม่สำเร็จ ให้ยืนยันบัญชีที่ได้รับเชิญและขอให้ลูกค้าตรวจสอบการตั้งค่าการเข้าถึงที่เกี่ยวข้อง

สำหรับโครงการที่ทำร่วมกัน ให้ใช้ช่องทางการทำงานร่วมกันที่ลูกค้าอนุมัติ หากเป็นพื้นที่ใน Google Chat ที่เปิดให้บุคคลภายนอกเข้าร่วม ให้เก็บการสนทนาของโครงการไว้ที่นั่น โปรไฟล์ WebCatalog ช่วยคงบริบทการลงชื่อเข้าใช้ได้ แต่ไม่สามารถให้สิทธิ์เป็นสมาชิกของพื้นที่หรือลบล้างนโยบายแชตกับบุคคลภายนอกขององค์กรได้

ตรวจสอบเอกสารที่ลิงก์ไว้แยกต่างหากด้วย คำแนะนำเกี่ยวกับการเข้าถึงจากภายนอกของ Google แยกการเข้าถึง Chat ออกจากการเข้าถึงไฟล์ใน Drive และงาน ก่อนการตรวจทาน ให้เปิดเอกสารจริงด้วยบัญชีที่ต้องการและยืนยันว่าเข้าถึงได้ การสนทนาที่ใช้งานได้ไม่ได้หมายความว่าปัญหาสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ทุกอย่างจะได้รับการแก้ไขแล้ว

เปลี่ยนแผนการทำงานร่วมกันให้เป็นการตั้งค่าใน WebCatalog

เริ่มจากการจัดบัญชีก่อน คำแนะนำเกี่ยวกับโปรไฟล์ ของ WebCatalog อธิบายวิธีสร้างโปรไฟล์และเปิดแอปด้วยโปรไฟล์นั้น:

1. เพิ่ม Google Chat จากแค็ตตาล็อกแอปของ WebCatalog
2. เปิด Profiles เลือก Add profile แล้วตั้งชื่อบัญชีให้จดจำได้ง่าย
3. เปิด Chat ด้วยโปรไฟล์นั้น แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่ตรงกัน
4. ตรวจสอบการสนทนาหรือพื้นที่ที่บัญชีนั้นควรเข้าถึงได้

ทำซ้ำสำหรับแต่ละบัญชีที่แยกจากกันและคุณใช้งานจริง การเปิดอีกหน้าต่างด้วยโปรไฟล์เดิมไม่ได้แยกบัญชีที่สองออกมา แต่เป็นการใช้บริบทเซสชันเดียวกัน

จากนั้น จัด พื้นที่ ใน WebCatalog ตามงานที่กำลังดำเนินอยู่ พื้นที่ของลูกค้าอาจมี Chat เครื่องมือเอกสารของลูกค้า และเครื่องมือติดตามโครงการ ใช้โปรไฟล์เดิมซ้ำเมื่อบัญชีที่ต้องการลงชื่อเข้าใช้เป็นบัญชีเดียวกัน เมื่อแอป Google หลายแอปใช้บัญชีเดียวกัน โปรไฟล์ที่ตรงกันสามารถเก็บบริบทการลงชื่อเข้าใช้ร่วมกันนั้นได้ โดยให้ตรวจสอบบัญชีเมื่อเปิดแต่ละแอป

ก่อนขยายการจัดวาง ให้เปรียบเทียบแอป โปรไฟล์ และพื้นที่ที่ต้องใช้กับ แผนบริการ WebCatalog ปัจจุบัน จำนวนพื้นที่ทำงานของโครงการและจำนวนบัญชีเป็นเรื่องที่ต้องวางแผนแยกจากกัน

ทำให้การส่งต่องานของแต่ละโครงการติดตามได้ง่าย

ตรวจสอบปลายทางสั้น ๆ ก่อนส่งความคืบหน้า: ฉันกำลังใช้บัญชีใด ใครอยู่ในการสนทนานี้ และพวกเขาเปิดเนื้อหาที่ลิงก์ไว้ได้หรือไม่? วิธีนี้ช่วยตรวจพบปัญหาบัญชีและสิทธิ์เข้าถึงที่ไม่ตรงกัน ซึ่งการจัดเดสก์ท็อปให้เป็นระเบียบเพียงอย่างเดียวแก้ไม่ได้

ให้บริบทในข้อความอัปเดตมากพอที่จะเป็นประโยชน์ โดยระบุข้อสรุป ลิงก์เอกสารฉบับปัจจุบัน และบอกว่าจะทำอะไรต่อไป วิธีนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อลูกค้าเข้าร่วมผ่านองค์กรอื่นหรือบัญชีผู้มาเยือนที่ได้รับเชิญ

สำหรับการทบทวนโครงการครั้งถัดไป ให้สร้าง พื้นที่ทำงาน Google Chat ใน WebCatalog หนึ่งพื้นที่ โดยจัดตามการสนทนาจริง เครื่องมือเอกสาร และวาระการประชุม ใช้พื้นที่นั้นส่งต่องานให้ครบถ้วน แล้วคงรูปแบบการจัดวางที่ทำให้แยกแยะบัญชีและโครงการที่ถูกต้องได้ง่ายที่สุด