วิธีจัดการบัญชี Gmail หลายบัญชี

คุณสามารถจัดการบัญชี Gmail หลายบัญชีได้ผ่านตัวสลับบัญชีของ Google โปรไฟล์เบราว์เซอร์แยกกัน หรือแอปเดสก์ท็อปอย่าง WebCatalog Desktop Google รองรับ การสลับระหว่างบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้แล้วโดยไม่ต้องออกจากระบบ อยู่แล้ว ส่วน WebCatalog Desktop นำเสนอวิธีจัดระเบียบการทำงานอีกแบบหนึ่ง โดยเปิด Gmail ในหน้าต่างของตัวเอง พร้อม โปรไฟล์แยกสำหรับแต่ละบัญชี เพื่อให้กล่องจดหมายทุกบัญชียังคงลงชื่อเข้าใช้อยู่

คุณสามารถใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันกับกล่องจดหมายส่วนตัว ที่อยู่อีเมลที่ทำงาน และบัญชีสำหรับโปรเจกต์เสริมได้ เป้าหมายคือทำให้แต่ละบัญชีสังเกตได้ง่ายเมื่อตอบข้อความ เปิดเอกสาร หรือดูคำเชิญประชุม ต่อไปนี้คือวิธีเลือกการตั้งค่าที่เหมาะกับคุณและนำไปใช้ให้เป็นประโยชน์ตลอดวัน

เลือกวิธีจัดระเบียบบัญชี Gmail

เริ่มจากงานที่ทำให้คุณติดขัดมากที่สุด

ความต้องการหลัก	จุดเริ่มต้นที่ใช้งานได้จริง
เช็กกล่องจดหมายอีกบัญชีเป็นครั้งคราว	ตัวสลับบัญชีของ Google
แยกการใช้งานเว็บเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวในหลายเว็บไซต์	โปรไฟล์เบราว์เซอร์
เปิดบัญชี Gmail ควบคู่กับแอปที่ใช้ในแต่ละโปรเจกต์	WebCatalog Desktop
รวมข้อความขาเข้าไว้ในกล่องจดหมายเดียว	การส่งต่ออีเมลของ Gmail หรือโปรแกรมอีเมลแยกต่างหาก

การทำให้เข้าถึงบัญชีต่าง ๆ ได้สะดวกกับการรวมข้อความจากหลายบัญชีเป็นข้อกำหนดคนละอย่างกัน หากต้องการกล่องจดหมายเดียว Gmail สามารถ ส่งต่ออีเมลขาเข้าไปยังอีกที่อยู่อัตโนมัติ การตั้งค่าด้านล่างจะคงกล่องจดหมาย Gmail แต่ละบัญชีไว้ในบัญชีของตัวเอง ซึ่งเหมาะเมื่อคุณต้องการแยกตัวตน บทสนทนากับลูกค้า และกิจวัตรประจำวันออกจากกัน

ใช้ตัวสลับบัญชีของ Google สำหรับการตั้งค่าแบบง่าย

หากสลับบัญชีเป็นครั้งคราว ให้เริ่มจากเมนูบัญชีที่มีอยู่แล้วใน Gmail:

1. ลงชื่อเข้าใช้ Gmail บนคอมพิวเตอร์
2. เลือกรูปโปรไฟล์หรืออักษรย่อที่มุมขวาบน
3. เลือก เพิ่มบัญชี แล้วทำตามขั้นตอนลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่สอง
4. เปิดเมนูเดิมเมื่อต้องการเลือกบัญชีอื่น

ขั้นตอนเหล่านี้เป็นไปตาม คำแนะนำของ Google สำหรับการใช้หลายบัญชี

วิธีนี้เหมาะเมื่อคุณมีกล่องจดหมายไม่กี่บัญชีและแยกที่อยู่อีเมลแต่ละบัญชีได้อย่างรวดเร็ว ควรตรวจสอบที่อยู่อีเมลที่กำลังใช้งานทุกครั้งก่อนเขียนข้อความใหม่ให้เป็นกิจวัตร

Google ยังอธิบายด้วยว่า โดยทั่วไปบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้เป็นบัญชีแรกมักจะเป็นบัญชีเริ่มต้น บริการบางอย่างของ Google อาจใช้การตั้งค่าของบัญชีนั้นเมื่อไม่ชัดเจนว่าควรใช้บัญชีใด หากลิงก์พาคุณไปยังบัญชี Google ที่ไม่คาดคิด ให้ตรวจสอบว่ากำลังใช้บัญชีใดอยู่ก่อนเปลี่ยนแปลงอะไร

ใช้โปรไฟล์เบราว์เซอร์เพื่อแยกการใช้งานให้ครอบคลุมยิ่งขึ้น

โปรไฟล์เบราว์เซอร์มีประโยชน์เมื่อบัญชีอีเมลนั้นเป็นส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อมการท่องเว็บทั้งหมด คุณอาจต้องการแยกบุ๊กมาร์ก รหัสผ่านที่บันทึกไว้ และประวัติการท่องเว็บเรื่องงานออกจากการตั้งค่าส่วนตัว

ใน Chrome ให้เปิดเมนูโปรไฟล์ของเบราว์เซอร์ เลือก เพิ่มโปรไฟล์ Chrome แล้วตั้งชื่อและเลือกรูปลักษณ์ที่จำง่าย ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ที่เหมาะสมในโปรไฟล์นั้น ทำซ้ำสำหรับบัญชีอื่น Google มีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธี สร้างและสลับโปรไฟล์ Chrome

ตั้งชื่อให้สื่อถึงงาน เช่น “ส่วนตัว” และ “สตูดิโอ” ชื่ออย่าง “โปรไฟล์ 2” ช่วยได้น้อยมากเมื่อเปิดหลายหน้าต่างพร้อมกัน

โปรไฟล์เบราว์เซอร์เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมเมื่อต้องการแยกสภาพแวดล้อมการท่องเว็บ แต่หากงานประจำวันของคุณคือเปิดแอปและบัญชีเดิมซ้ำ ๆ WebCatalog Desktop จะช่วยจัดวางให้ใช้งานได้ตรงไปตรงมามากกว่า

จัดการบัญชี Gmail หลายบัญชีด้วย WebCatalog Desktop

แอป Gmail ของ WebCatalog Desktop เปิด Gmail ในหน้าต่างของตัวเองและเพิ่มไว้ใน Dock หรือแถบงานได้ คุณยังคงใช้อินเทอร์เฟซเว็บของ Gmail ได้ พร้อมเลือกได้ว่าจะจัดบัญชีต่าง ๆ ให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานบนเดสก์ท็อปอย่างไร

การตั้งค่าที่มีประโยชน์ที่สุดคือเริ่มจากโปรไฟล์ที่ตั้งชื่อชัดเจน แล้วค่อยเพิ่มโครงสร้างเมื่อจำเป็น

1. เพิ่ม Gmail ลงในเดสก์ท็อป

ดาวน์โหลด WebCatalog Desktop แล้วติดตั้ง ค้นหา Gmail ในแค็ตตาล็อกและเพิ่มเป็นแอปเดสก์ท็อป

2. สร้างโปรไฟล์สำหรับบัญชี Google แต่ละบัญชี

ใน WebCatalog Desktop ไปที่ โปรไฟล์ เลือก เพิ่มโปรไฟล์ แล้วตั้งชื่อที่สื่อความหมาย เปิด Gmail ด้วยโปรไฟล์นั้นและทำตามขั้นตอนลงชื่อเข้าใช้ของ Google

ทำซ้ำกับบัญชีอื่น ตัวอย่างเช่น สร้าง “ส่วนตัว” “งาน” และ “ลูกค้า A” คำแนะนำเรื่อง โปรไฟล์ของ WebCatalog ยังอธิบายวิธีใช้โปรไฟล์เดิมซ้ำกับแอปเดสก์ท็อปต่าง ๆ ด้วย

หากต้องการแยกบัญชีให้ชัดเจน ให้ใช้บัญชี Google หนึ่งบัญชีต่อหนึ่งโปรไฟล์ วิธีนี้ทำให้ชื่อโปรไฟล์เป็นตัวบอกได้อย่างน่าเชื่อถือว่ากล่องจดหมายใดที่คุณตั้งใจจะเปิด

3. กำหนดวัตถุประสงค์เฉพาะให้แต่ละบัญชี

ก่อนเพิ่มโปรไฟล์อีกบัญชี ให้ตัดสินใจก่อนว่าจะใช้โปรไฟล์นั้นทำอะไร การจัดวางที่ใช้งานได้จริงอาจเป็นดังนี้:

โปรไฟล์	ใช้สำหรับ
ส่วนตัว	ข้อความเรื่องครอบครัว นัดหมาย และการสมัครรับข้อมูลส่วนตัว
งาน	การสนทนาภายในและกล่องจดหมายหลักสำหรับงาน
ลูกค้า A	ข้อความและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ารายนั้น

อย่าสร้างโปรไฟล์ใหม่สำหรับงานชั่วคราวทุกอย่าง เพิ่มโปรไฟล์เมื่อคุณต้องใช้บัญชีอื่นหรือต้องการแยกงานอย่างถาวร

โปรไฟล์จะแยกเซสชันและข้อมูลการท่องเว็บออกจากกัน คุณจึงกลับไปใช้บัญชีต่าง ๆ ได้โดยไม่ต้องออกจากระบบเพื่อสลับบัญชีเพียงอย่างเดียว อย่างไรก็ตาม Google อาจกำหนดให้ยืนยันตัวตนเมื่อระบบตรวจสอบความปลอดภัยหรือนโยบายขององค์กรกำหนดไว้

4. ใช้แอป Google ที่เกี่ยวข้องร่วมกัน

อีเมลมักนำไปสู่งานอื่น เช่น ตรวจเอกสารใน Drive ดูปฏิทิน หรืออัปเดตบอร์ดโปรเจกต์ ใช้โปรไฟล์ Google ที่เกี่ยวข้องร่วมกันกับ Gmail, Google Drive และ Google Calendar เพื่อให้มีบัญชีที่ต้องการพร้อมใช้งานในแอปเหล่านั้น

จากนั้นจัดระเบียบเครื่องมือไว้ใน พื้นที่ แต่ละพื้นที่จะเปิดในหน้าต่างของตัวเองและรวบรวมแอปกับโปรไฟล์สำหรับลูกค้าหรือโปรเจกต์หนึ่ง ๆ ไว้ด้วยกันได้

ตัวอย่างเช่น พื้นที่สำหรับลูกค้าอาจมีโปรไฟล์ Gmail ของลูกค้ารายนั้น, Drive, Calendar และแอปจัดการโปรเจกต์ เมื่อคุณเริ่มทำงานกับบัญชีนี้ เครื่องมือที่เกี่ยวข้องก็จะอยู่ในที่ที่คาดเดาได้

เริ่มจากสร้างพื้นที่หนึ่งแห่งสำหรับงานที่คุณทำเป็นประจำที่สุด แล้วค่อยเพิ่มพื้นที่อื่นเมื่อรู้ว่าเส้นแบ่งแบบใดช่วยให้จัดระเบียบได้ดี

จัดการกล่องจดหมายให้สะดวกขึ้น

การจัดวางบนเดสก์ท็อปที่ดีขึ้นช่วยให้เข้าถึงบัญชีได้สะดวก นิสัยเล็ก ๆ น้อย ๆ ใน Gmail ยังช่วยให้จัดการข้อความได้ง่ายขึ้นด้วย

ใช้ระบบป้ายกำกับที่สม่ำเสมอ

ป้ายกำกับของ Gmail ช่วยจัดข้อความเป็นหมวดหมู่ ลองใช้ป้ายกำกับชุดเล็ก ๆ ร่วมกันในกล่องจดหมายสำหรับงาน เช่น “ต้องดำเนินการ” “รอการตอบกลับ” และ “ข้อมูลอ้างอิง”

การใช้คำเรียกชุดเดียวกันช่วยให้กลับมาทำงานต่อได้ง่ายขึ้นหลังสลับบัญชี ให้ชื่อโปรไฟล์บอกตัวตนของบัญชี และให้ป้ายกำกับบอกสถานะของข้อความ แต่ละส่วนของระบบจึงมีหน้าที่ชัดเจน

ตั้งค่าลายเซ็นให้ถูกต้องในแต่ละบัญชี

ตรวจสอบ การตั้งค่าลายเซ็นของ Gmail ในกล่องจดหมายแต่ละบัญชี Gmail รองรับการตั้งค่าลายเซ็นเริ่มต้นสำหรับข้อความใหม่และข้อความตอบกลับ

ใช้ข้อมูลติดต่อและรายละเอียดบริษัทที่เหมาะกับที่อยู่อีเมลนั้น ลายเซ็นที่แตกต่างกันจะช่วยบอกใบ้ให้เห็นชัดขึ้นขณะเขียนข้อความ แต่สิ่งสำคัญที่สุดยังคงเป็นการตรวจสอบที่อยู่ผู้ส่ง

เลือกว่ากล่องจดหมายใดควรแจ้งเตือนคุณ

ในการตั้งค่า การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของ Gmail คุณเลือกให้แจ้งเตือนเมื่อมีอีเมลใหม่ อีเมลสำคัญ หรือไม่ต้องแจ้งเตือนเลยก็ได้

จุดเริ่มต้นที่เหมาะสมคือเปิดการแจ้งเตือนสำหรับงานที่ต้องจัดการตามเวลา และตรวจบัญชีที่เร่งด่วนน้อยกว่าตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ หากการแจ้งเตือนไม่ปรากฏ ให้ตรวจสอบทั้งการตั้งค่าของ Gmail และสิทธิ์การแจ้งเตือนบนคอมพิวเตอร์

คำถามที่พบบ่อย

ฉันสามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail สองบัญชีพร้อมกันได้ไหม

ได้ Google รองรับการลงชื่อเข้าใช้หลายบัญชี โปรไฟล์เบราว์เซอร์และโปรไฟล์ WebCatalog Desktop เป็นอีกทางเลือกในการจัดระเบียบสภาพแวดล้อมของแต่ละบัญชี

WebCatalog Desktop รวมข้อความ Gmail ทั้งหมดไว้ในกล่องจดหมายเดียวหรือไม่

ไม่ การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณเข้าถึงบัญชี Gmail แยกกันได้ แต่จะไม่รวมอีเมลไว้ในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน หากต้องการอ่านอีเมลในลักษณะนั้น ให้ใช้การส่งต่ออีเมลของ Gmail หรือโปรแกรมอีเมล

Gmail, Drive และ Calendar ควรใช้โปรไฟล์ WebCatalog Desktop เดียวกันหรือไม่

ใช้โปรไฟล์เดียวกันเมื่อแอปเหล่านั้นควรใช้บัญชี Google เดียวกัน สร้างโปรไฟล์แยกสำหรับบัญชีอื่น เช่น บัญชีส่วนตัวหรือบัญชีที่ใช้ลงชื่อเข้าใช้ของลูกค้ารายอื่น

กำหนดพื้นที่ให้บัญชี Gmail แต่ละบัญชีอย่างชัดเจน

หากเช็กกล่องจดหมายเป็นครั้งคราว ตัวสลับบัญชีของ Google อาจเพียงพอกับความต้องการ แต่เมื่อมีหลายบัญชีเข้ามาเกี่ยวข้องกับงานประจำวัน การจัดวางบนเดสก์ท็อปจะช่วยให้เห็นวัตถุประสงค์และตำแหน่งของแต่ละบัญชีได้ชัดเจนขึ้น

เริ่มต้นใช้งาน WebCatalog Desktop ด้วยการเพิ่ม Gmail และสร้างโปรไฟล์สำหรับบัญชีที่คุณใช้บ่อยที่สุด สร้างพื้นที่หนึ่งแห่งสำหรับขั้นตอนการทำงานหลักของคุณ แล้วเพิ่มปฏิทิน เอกสาร และแอปที่ช่วยให้งานเบื้องหลังอีเมลแต่ละฉบับเสร็จสมบูรณ์