วิธีจัดการบัญชี Gmail หลายบัญชี

กล่องจดหมายส่วนตัว ที่อยู่อีเมลสำหรับงาน และบัญชีสำหรับโปรเจกต์เสริม ล้วนใช้งานบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันได้ ความท้าทายคือการทำให้แต่ละบัญชีแยกแยะได้ง่ายเมื่อคุณตอบข้อความ เปิดเอกสาร หรือตรวจสอบคำเชิญเข้าร่วมประชุม

คุณสามารถจัดการบัญชี Gmail หลายบัญชีผ่านตัวสลับบัญชีของ Google โปรไฟล์เบราว์เซอร์ที่แยกจากกัน หรือพื้นที่ทำงานบนเดสก์ท็อปอย่าง WebCatalog ได้ Google รองรับการสลับระหว่างบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้ไว้โดยไม่ต้องออกจากระบบอยู่แล้ว ส่วน WebCatalog เพิ่มอีกวิธีในการจัดระเบียบการทำงานนี้ ด้วยการเข้าถึงผ่านแอปเฉพาะ โปรไฟล์ที่แยกจากกัน และพื้นที่สำหรับรวมเครื่องมือที่เกี่ยวข้อง

ต่อไปนี้คือวิธีเลือกรูปแบบการใช้งานและปรับให้เป็นประโยชน์ตลอดวันของคุณ

เลือกวิธีจัดระเบียบบัญชี Gmail ของคุณ

เริ่มจากงานที่ทำให้คุณติดขัดมากที่สุด

ความต้องการหลักของคุณ	ทางเลือกเริ่มต้นที่เหมาะสม
ตรวจสอบกล่องจดหมายที่สองเป็นครั้งคราว	ตัวสลับบัญชีของ Google
แยกการท่องเว็บสำหรับงานและเรื่องส่วนตัวในหลายเว็บไซต์	โปรไฟล์เบราว์เซอร์
เข้าถึงบัญชี Gmail ควบคู่กับแอปที่ใช้ในแต่ละโปรเจกต์	WebCatalog Desktop
รวมข้อความขาเข้าไว้ในกล่องจดหมายเดียว	ตั้งค่าการรวมอีเมลแยกต่างหาก

การทำให้เข้าถึงบัญชีต่าง ๆ ได้สะดวก กับการรวมข้อความจากบัญชีเหล่านั้น เป็นความต้องการคนละอย่างกัน การตั้งค่าด้านล่างจะเก็บกล่องจดหมาย Gmail แต่ละกล่องไว้ในบัญชีของตัวเอง ซึ่งเหมาะเมื่อคุณต้องการแยกตัวตน การสนทนากับลูกค้า และกิจวัตรประจำวันออกจากกัน

ใช้ตัวสลับบัญชีของ Google เพื่อการตั้งค่าที่เรียบง่าย

หากสลับบัญชีเพียงเป็นครั้งคราว ให้เริ่มจากเมนูบัญชีที่มีอยู่ใน Gmail:

1. ลงชื่อเข้าใช้ Gmail บนคอมพิวเตอร์
2. เลือกรูปโปรไฟล์หรืออักษรย่อของคุณที่มุมขวาบน
3. เลือก เพิ่มบัญชี แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่สองให้เรียบร้อย
4. เปิดเมนูเดิมเมื่อต้องการเลือกบัญชีอื่น

ขั้นตอนเหล่านี้เป็นไปตามคำแนะนำของ Google สำหรับการใช้หลายบัญชี

วิธีนี้เหมาะเมื่อคุณมีกล่องจดหมายไม่กี่กล่องและแยกแยะที่อยู่อีเมลแต่ละรายการได้อย่างรวดเร็ว ควรฝึกตรวจสอบที่อยู่อีเมลที่กำลังใช้งานให้เป็นนิสัยก่อนเขียนข้อความใหม่

Google ยังอธิบายด้วยว่า บัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้เป็นบัญชีแรกมักเป็นบัญชีเริ่มต้น บริการบางอย่างของ Google อาจใช้การตั้งค่าของบัญชีนั้นเมื่อไม่ชัดเจนว่าคุณต้องการใช้บัญชีใด หากลิงก์พาคุณไปยังบัญชี Google ที่ไม่คาดคิด ให้ตรวจสอบตัวตนที่กำลังใช้งานก่อนเปลี่ยนแปลงสิ่งใด

ใช้โปรไฟล์เบราว์เซอร์เพื่อแยกการใช้งานให้ครอบคลุมยิ่งขึ้น

โปรไฟล์เบราว์เซอร์มีประโยชน์เมื่อบัญชีอีเมลหนึ่งบัญชีเชื่อมโยงกับสภาพแวดล้อมการท่องเว็บทั้งชุด คุณอาจต้องการแยกบุ๊กมาร์ก รหัสผ่านที่บันทึกไว้ และประวัติการท่องเว็บสำหรับงานออกจากการใช้งานส่วนตัว

ใน Chrome ให้เปิดเมนูโปรไฟล์ของเบราว์เซอร์ เลือก เพิ่มโปรไฟล์ Chrome แล้วตั้งชื่อและเลือกรูปลักษณ์ที่จดจำได้ง่าย ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ที่เหมาะสมภายในโปรไฟล์นั้น จากนั้นทำซ้ำสำหรับอีกตัวตนหนึ่ง Google มีเอกสารอธิบายวิธีสร้างและสลับโปรไฟล์ Chrome

เลือกชื่อที่สื่อถึงลักษณะการใช้งาน เช่น “ส่วนตัว” และ “สตูดิโอ” ชื่ออย่าง “โปรไฟล์ 2” แทบไม่ช่วยให้แยกแยะได้เมื่อเปิดหลายหน้าต่างพร้อมกัน

โปรไฟล์เบราว์เซอร์เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมเมื่อคุณต้องการแยกสภาพแวดล้อมการท่องเว็บ หากในแต่ละวันคุณต้องเปิดแอปและบัญชีเดิม ๆ ซ้ำอยู่เสมอ WebCatalog มีรูปแบบการจัดการที่เข้าถึงได้ตรงจุดกว่า

จัดการบัญชี Gmail หลายบัญชีด้วย WebCatalog

แอป Gmail บนเดสก์ท็อปของ WebCatalog ช่วยให้ Gmail มีหน้าต่างของตัวเองและมีไอคอนอยู่ใน Dock หรือแถบงาน คุณยังคงใช้อินเทอร์เฟซเว็บของ Gmail ได้เหมือนเดิม พร้อมเลือกจัดวางบัญชีต่าง ๆ ให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานบนเดสก์ท็อป

รูปแบบการตั้งค่าที่ได้ประโยชน์มากที่สุดเริ่มจากโปรไฟล์ที่ตั้งชื่อไว้อย่างชัดเจน แล้วค่อยเพิ่มโครงสร้างเมื่อจำเป็นเท่านั้น

1. เพิ่ม Gmail ลงในเดสก์ท็อป

ดาวน์โหลด WebCatalog Desktop ติดตั้ง แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชี WebCatalog ของคุณ ค้นหา Gmail ในแค็ตตาล็อกและเพิ่มเป็นแอปบนเดสก์ท็อป

เปิด Gmail หนึ่งครั้งเพื่อตรวจสอบว่าคุณกำลังเริ่มต้นจากบริการที่ต้องการ บัญชี WebCatalog ใช้จัดการการตั้งค่า WebCatalog ของคุณ ส่วนบัญชี Google ที่ต้องการใช้งานนั้นยังต้องลงชื่อเข้าใช้แยกต่างหาก

2. สร้างโปรไฟล์สำหรับตัวตน Google แต่ละบัญชี

ใน WebCatalog ให้ไปที่ โปรไฟล์ เลือก เพิ่มโปรไฟล์ แล้วป้อนชื่อที่สื่อความหมาย เปิด Gmail ด้วยโปรไฟล์นั้น แล้วทำตามขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้ของ Google ให้เสร็จสิ้น

ทำซ้ำสำหรับบัญชีอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น สร้าง “ส่วนตัว” “งาน” และ “ลูกค้า A” เลือกแพ็กเกจ WebCatalog ที่รองรับแอป โปรไฟล์ และพื้นที่ตามรูปแบบที่คุณต้องการใช้งาน คำแนะนำเกี่ยวกับโปรไฟล์ของ WebCatalog ยังอธิบายวิธีใช้โปรไฟล์เดียวร่วมกันในแอปบนเดสก์ท็อปหลายแอปด้วย

หากต้องการแยกการใช้งานให้ชัดเจน ให้ใช้ตัวตน Google เพียงหนึ่งบัญชีในแต่ละโปรไฟล์ วิธีนี้ทำให้ชื่อโปรไฟล์เป็นตัวบ่งชี้ที่เชื่อถือได้ว่าคุณกำลังจะเปิดกล่องจดหมายใด

3. กำหนดจุดประสงค์ที่ชัดเจนให้แต่ละบัญชี

ก่อนเพิ่มโปรไฟล์ใหม่ ให้ตัดสินใจว่าจะใช้โปรไฟล์นั้นกับเรื่องใด รูปแบบที่เหมาะสมอาจเป็นดังนี้:

โปรไฟล์	ใช้สำหรับ
ส่วนตัว	ข้อความเกี่ยวกับครัวเรือน การนัดหมาย และบริการที่สมัครไว้เป็นการส่วนตัว
งาน	การสนทนาภายในองค์กรและกล่องจดหมายหลักสำหรับงาน
ลูกค้า A	ข้อความและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ารายนั้น

หลีกเลี่ยงการสร้างโปรไฟล์ใหม่สำหรับงานชั่วคราวทุกชิ้น ควรเพิ่มโปรไฟล์เมื่อจำเป็นต้องใช้บัญชีอื่นหรือต้องการแยกส่วนงานในระยะยาว

โปรไฟล์ WebCatalog แยกเซสชันและข้อมูลการท่องเว็บออกจากกัน คุณจึงกลับไปใช้บัญชีต่าง ๆ ได้โดยไม่ต้องออกจากระบบเพียงเพื่อสลับบัญชี อย่างไรก็ตาม Google อาจยังขอให้ยืนยันตัวตนเมื่อการตรวจสอบความปลอดภัยหรือนโยบายขององค์กรกำหนดไว้

4. รวมแอป Google ที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน

อีเมลมักนำไปสู่งานอีกอย่าง เช่น ตรวจทานเอกสารใน Drive ดูปฏิทิน หรืออัปเดตบอร์ดโปรเจกต์ ใช้โปรไฟล์ Google ที่เกี่ยวข้องร่วมกันใน Gmail, Google Drive และ Google Calendar เพื่อให้ตัวตนที่ต้องการพร้อมใช้งานในแอปเหล่านั้น

จากนั้นจัดระเบียบเครื่องมือไว้ในพื้นที่ของ WebCatalog แต่ละพื้นที่จะเปิดในหน้าต่างของตัวเอง และสามารถรวบรวมแอปกับโปรไฟล์สำหรับลูกค้าหรือโปรเจกต์หนึ่ง ๆ ไว้ด้วยกันได้

ตัวอย่างเช่น พื้นที่สำหรับลูกค้ารายหนึ่งอาจมีโปรไฟล์ Gmail ของลูกค้ารายนั้น พร้อม Drive, Calendar และแอปจัดการโปรเจกต์ เมื่อคุณเริ่มทำงานให้ลูกค้ารายนั้น เครื่องมือที่เกี่ยวข้องก็จะอยู่ในตำแหน่งที่หาได้เสมอ

เริ่มจากพื้นที่เดียวสำหรับงานที่คุณทำบ่อยที่สุด แล้วค่อยเพิ่มพื้นที่เมื่อรู้ว่าการแบ่งส่วนแบบใดช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ดีขึ้น

ทำให้กล่องจดหมายของคุณจัดการได้ง่ายขึ้น

การจัดวางบนเดสก์ท็อปที่ดีขึ้นช่วยให้เข้าถึงบัญชีได้สะดวก ส่วนนิสัยการใช้งานบางอย่างภายใน Gmail จะช่วยให้จัดการข้อความต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น

ใช้ระบบป้ายกำกับที่สอดคล้องกัน

ป้ายกำกับ Gmail ช่วยให้คุณจัดข้อความเป็นหมวดหมู่ได้ ลองใช้ป้ายกำกับชุดเล็ก ๆ ที่เหมือนกันในกล่องจดหมายสำหรับงาน เช่น “ต้องดำเนินการ” “รอ” และ “ข้อมูลอ้างอิง”

การใช้คำชุดเดียวกันทำให้กลับมาทำงานต่อได้ง่ายขึ้นหลังสลับบัญชี ให้ชื่อโปรไฟล์บ่งบอกตัวตนของบัญชี และใช้ป้ายกำกับบอกสถานะของข้อความ วิธีนี้ทำให้แต่ละส่วนของระบบมีหน้าที่ชัดเจน

ตั้งค่าลายเซ็นให้เหมาะกับแต่ละบัญชี

ตรวจสอบการตั้งค่าลายเซ็น Gmail ของแต่ละกล่องจดหมาย Gmail รองรับการกำหนดลายเซ็นเริ่มต้นสำหรับข้อความใหม่และการตอบกลับ

ใช้ข้อมูลติดต่อและรายละเอียดบริษัทที่เหมาะสมกับที่อยู่อีเมลนั้น ลายเซ็นที่แตกต่างกันเป็นอีกจุดสังเกตที่มองเห็นได้ขณะเขียนข้อความ แต่การตรวจสอบที่อยู่อีเมลผู้ส่งยังคงเป็นขั้นตอนสำคัญ

เลือกว่ากล่องจดหมายใดควรแจ้งเตือนคุณ

ในการตั้งค่าการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของ Gmail คุณสามารถเลือกให้แจ้งเตือนอีเมลใหม่ เฉพาะอีเมลสำคัญ หรือไม่แจ้งเตือนอีเมลเลยก็ได้

จุดเริ่มต้นที่เหมาะสมคืออนุญาตการแจ้งเตือนสำหรับงานที่ต้องจัดการทันเวลา และตรวจสอบบัญชีที่เร่งด่วนน้อยกว่าตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ หากการแจ้งเตือนไม่ปรากฏ ให้ตรวจสอบทั้งการตั้งค่าของ Gmail และสิทธิ์อนุญาตบนคอมพิวเตอร์

ตรวจสอบบัญชีตามลำดับที่กำหนดไว้

ลองใช้กิจวัตรสั้น ๆ: ตรวจสอบข้อความงานเร่งด่วนก่อน จากนั้นจัดการการสนทนากับลูกค้าที่กำลังดำเนินอยู่ แล้วค่อยตรวจอีเมลส่วนตัวในเวลาที่คุณเลือกไว้

เป้าหมายคือหยุดปล่อยให้กล่องจดหมายที่เปิดล่าสุดเป็นตัวกำหนดว่าคุณจะทำอะไรต่อไป จัดทำรายการงานแยกไว้สำหรับสิ่งที่ต้องทำซึ่งต้องใช้มากกว่าการตอบกลับสั้น ๆ

คำถามที่พบบ่อย

ฉันสามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail สองบัญชีพร้อมกันได้หรือไม่?

ได้ Google รองรับการลงชื่อเข้าใช้หลายบัญชีพร้อมกัน โปรไฟล์เบราว์เซอร์และโปรไฟล์ WebCatalog เป็นทางเลือกเพิ่มเติมสำหรับจัดระเบียบบริบทการใช้งานของแต่ละบัญชีแยกจากกัน

WebCatalog รวมข้อความ Gmail ทั้งหมดไว้ในกล่องจดหมายเดียวหรือไม่?

การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณเข้าถึงบัญชี Gmail ที่แยกจากกันได้ แต่ไม่ได้รวมอีเมลของแต่ละบัญชีไว้ในกล่องจดหมายร่วม หากคุณต้องการอ่านข้อความในลักษณะนั้น ให้เลือกวิธีรวมอีเมลแยกต่างหาก

Gmail, Drive และ Calendar ควรใช้โปรไฟล์ WebCatalog เดียวกันหรือไม่?

ใช้โปรไฟล์เดียวกันเมื่อแอปเหล่านั้นควรใช้ตัวตน Google เดียวกัน และสร้างโปรไฟล์อื่นสำหรับอีกตัวตนหนึ่ง เช่น บัญชีส่วนตัวหรือบัญชีสำหรับลูกค้าอีกราย

จัดที่ทางให้บัญชี Gmail แต่ละบัญชีอย่างชัดเจน

หากตรวจสอบกล่องจดหมายเป็นครั้งคราว ตัวสลับบัญชีของ Google อาจเพียงพอต่อความต้องการ แต่เมื่อหลายบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวัน การจัดการบนเดสก์ท็อปจะช่วยให้เห็นจุดประสงค์และตำแหน่งของแต่ละบัญชีได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

เริ่มต้นใช้งาน WebCatalog Desktop ด้วยการเพิ่ม Gmail และสร้างโปรไฟล์สำหรับบัญชีที่คุณใช้บ่อยที่สุด สร้างพื้นที่หนึ่งสำหรับขั้นตอนการทำงานหลักของคุณ จากนั้นเพิ่มปฏิทิน เอกสาร และแอปที่ช่วยให้งานเบื้องหลังอีเมลแต่ละฉบับสำเร็จลุล่วง