วิธีจัดการหลายบัญชีและหลายเพจบน Facebook

ลูกค้ารายหนึ่งขอให้คุณอัปเดตโพสต์เปิดตัว อีกรายต้องการให้ตอบกลับลูกค้า ส่วนรายที่สามอยากได้ผลลัพธ์ของเดือนนี้ก่อนเข้าประชุม งานทั้งสามอย่างเกิดขึ้นบน Facebook แต่แต่ละงานอาศัยบรีฟ กระบวนการอนุมัติ และชุดทรัพยากรทางธุรกิจที่แตกต่างกัน

หากต้องการจัดการเพจ Facebook หลายเพจอย่างมีประสิทธิภาพ ให้เริ่มจากการรับสิทธิ์เข้าถึงผ่านบัญชีของคุณเอง แล้วสร้างขั้นตอนการทำงานที่ทำซ้ำได้สำหรับลูกค้าแต่ละราย ใช้เครื่องมือของ Meta สำหรับเผยแพร่เนื้อหาและจัดการเพจ พร้อมจัดเอกสารและแอปที่เกี่ยวข้องให้อยู่ในตำแหน่งที่แน่นอนบนเดสก์ท็อป

WebCatalog Desktop ช่วยจัดระเบียบสิ่งเหล่านี้ได้ คุณสามารถเปิด Facebook ในหน้าต่างเดสก์ท็อปแยกต่างหาก และใช้สเปซเพื่อรวมงานของลูกค้าแต่ละรายไว้ด้วยกัน การจัดพื้นที่ทำงานแบบนี้จะได้ผลดีที่สุดเมื่อสอดคล้องกับวิธีที่เอเจนซีของคุณให้บริการลูกค้าจริง ตั้งแต่เริ่มรับงานไปจนถึงส่งมอบงาน

เริ่มต้นด้วยโครงสร้างบัญชีและเพจที่ถูกต้อง

ผู้คนมักค้นหาคำว่า “จัดการบัญชี Facebook หลายบัญชี” ทั้งที่จริงแล้วต้องการจัดการเพจของลูกค้าหลายราย ก่อนตั้งค่าการเข้าสู่ระบบเพิ่มเติม ให้ตรวจสอบก่อนว่าคุณมีสิทธิ์เข้าถึงอะไรอยู่แล้วบ้าง

สิ่งที่คุณกำลังจัดการ	ความหมายสำหรับงานลูกค้า
บัญชี Facebook ของคุณ	ตัวตนที่คุณใช้เข้าสู่ระบบและรับสิทธิ์เข้าถึงเพจ
เพจ Facebook	พื้นที่สาธารณะของลูกค้า ซึ่งมีเนื้อหา ข้อความ และกลุ่มผู้ชมของตนเอง
พอร์ตโฟลิโอธุรกิจ	พื้นที่ในเครื่องมือธุรกิจของ Meta สำหรับจัดระเบียบสินทรัพย์ทางธุรกิจและสิทธิ์เข้าถึงสินทรัพย์เหล่านั้น
บัญชีโฆษณา	สินทรัพย์ด้านการโฆษณาที่ควรระบุแยกต่างหาก เมื่อแคมเปญแบบชำระเงินเป็นส่วนหนึ่งของสัญญา

หากบัญชี Facebook ของคุณได้รับอนุมัติให้เข้าถึงเพจของลูกค้าหลายรายอยู่แล้ว ให้ใช้สิทธิ์นั้นต่อไป คุณไม่จำเป็นต้องมีบัญชีส่วนตัวแยกอีกบัญชีเพียงเพราะรับลูกค้าเพิ่มเข้ามา

Meta แยกความแตกต่างระหว่าง สิทธิ์การเข้าถึง Facebook และสิทธิ์การเข้าถึงตามงาน สิทธิ์การเข้าถึง Facebook ช่วยให้บุคคลสลับไปใช้งานในนามเพจได้ ส่วนสิทธิ์การเข้าถึงตามงานรองรับการทำงานที่ได้รับมอบหมายผ่านเครื่องมือ เช่น Meta Business Suite หากเพจเป็นส่วนหนึ่งของพอร์ตโฟลิโอธุรกิจ ให้ตรวจสอบสิทธิ์ที่กำกับสินทรัพย์ทางธุรกิจนั้นด้วย

บันทึกความแตกต่างนี้ไว้ในข้อมูลการเริ่มรับงาน “ฉันเข้าสู่ระบบ Facebook ได้” กับ “ฉันทำงานตามสัญญาบนเพจของลูกค้ารายนี้ได้” เป็นคนละขั้นตอนกัน

การเริ่มรับงาน: จัดเตรียมสิทธิ์เข้าถึงและบรีฟที่ชัดเจน

สำหรับลูกค้าใหม่ทุกราย ให้จัดทำบันทึกสั้น ๆ ที่ระบุ URL ของเพจอย่างถูกต้อง ผู้ติดต่อฝั่งลูกค้าที่ดูแลสิทธิ์เข้าถึง บริการที่คุณให้ และผู้อนุมัติเนื้อหา รวมถึงรหัสพอร์ตโฟลิโอธุรกิจและบัญชีโฆษณาที่เกี่ยวข้อง หากสินทรัพย์เหล่านั้นอยู่ในขอบเขตงาน

บันทึกนี้ช่วยป้องกันสาเหตุความสับสนที่พบได้บ่อย นั่นคือชื่อธุรกิจที่คล้ายกัน กลุ่มธุรกิจร้านอาหารอาจมีทั้งเพจบริษัท เพจสาขาในพื้นที่ และเพจของสาขาเก่า ควรตกลงให้ชัดเจนว่าจะทำงานกับสินทรัพย์ใดก่อนเริ่มเตรียมเนื้อหา

กำหนดสิทธิ์เข้าถึงให้ตรงกับงาน

ขอให้ผู้ดูแลระบบฝั่งลูกค้ามอบสิทธิ์เข้าถึงเพจหรือสินทรัพย์ทางธุรกิจตามที่งานของคุณต้องใช้ งานเผยแพร่เนื้อหา งานดูแลกล่องข้อความ และงานโฆษณาอาจเกี่ยวข้องกับหน้าที่ที่แตกต่างกัน ใช้การควบคุมสิทธิ์ของ Meta ให้สอดคล้องกับขอบเขตงานนั้น

สำหรับเพจที่จัดการผ่าน Facebook โดยตรง ผู้ที่มีสิทธิ์ควบคุมเต็มรูปแบบสามารถให้ แก้ไข หรือลบสิทธิ์การเข้าถึงเพจได้ สำหรับเพจที่อยู่ภายใต้พอร์ตโฟลิโอธุรกิจ ให้ทำงานร่วมกับผู้ดูแลระบบฝั่งลูกค้าผ่านระบบสิทธิ์ของพอร์ตโฟลิโอ หลักสูตรพอร์ตโฟลิโอธุรกิจของ Meta อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างบัญชีกับสิทธิ์ต่าง ๆ

ให้สมาชิกในทีมแต่ละคนใช้สิทธิ์เข้าถึงที่ได้รับอนุมัติของตนเอง ลูกค้าควรระบุได้ว่าใครกำลังทำงานในบัญชี และสามารถเปลี่ยนสิทธิ์นั้นได้เมื่อการมอบหมายงานเปลี่ยนไป

ตรวจสอบว่าสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้จริง

ก่อนถึงกำหนดส่งเนื้อหาครั้งแรก ให้เปิดเพจหรือเครื่องมือธุรกิจของลูกค้าด้วยบัญชีที่คุณจะใช้ทำงาน ตรวจสอบว่าคุณเข้าถึงฟังก์ชันที่อยู่ในบรีฟได้ ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมเนื้อหา ข้อความ ข้อมูลเชิงลึก หรือโฆษณา ตามขอบเขตงาน

หากเพจไม่ปรากฏในเมนูสลับโปรไฟล์ของ Facebook ให้ตรวจสอบประเภทสิทธิ์ที่คุณได้รับ ผู้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงตามงานอาจต้องทำงานใน Meta Business Suite การเปิดหน้าต่างเดสก์ท็อปเพิ่มไม่ได้ทำให้คุณได้รับสิทธิ์ของ Meta ที่ยังขาดอยู่

ปิดขั้นตอนเริ่มรับงานด้วยการตกลงกระบวนการอนุมัติให้ชัดเจน บันทึกว่าควรส่งข้อเสนอแนะไว้ที่ใด ใครเป็นผู้อนุมัติขั้นสุดท้าย และการแก้ไขเร่งด่วนควรแจ้งถึงคุณทางไหน ข้อตกลงเหล่านี้ช่วยให้การจัดพื้นที่ทำงานบนเดสก์ท็อปมีสิ่งที่เป็นประโยชน์ให้จัดระเบียบ

การจัดพื้นที่ทำงาน: สร้างพื้นที่ที่คุ้นเคยสำหรับลูกค้าแต่ละราย

งาน Facebook ของเอเจนซีไม่ได้มีแค่ตัวเพจเท่านั้น คุณอาจต้องใช้บรีฟแคมเปญใน Google Drive บัญชี Instagram ของลูกค้า เครื่องมือออกแบบ และปฏิทินเนื้อหา การต้องเปิดสิ่งเหล่านี้ใหม่ทุกครั้งที่เริ่มงานทำให้เสียเวลาเตรียมงานโดยไม่จำเป็น

สเปซใน WebCatalog ช่วยให้คุณจัดกลุ่มแอป บัญชี และบุ๊กมาร์กตามลูกค้าได้ เช่น สเปซชื่อ “Northline Studio” อาจมี Facebook, Meta Business Suite, เครื่องมือเอกสารของลูกค้า และบุ๊กมาร์กไปยังบรีฟปัจจุบันกับไฟล์ที่ได้รับอนุมัติแล้ว

จัดสเปซให้สอดคล้องกับงานถัดไปที่คาดว่าจะทำ หากลูกค้ารายนี้จ้างคุณเฉพาะงานดูแลชุมชน ให้จัดกล่องข้อความและแนวทางการตอบไว้ก่อน หากงานเน้นการเปิดตัวประจำเดือน ให้จัดปฏิทินแคมเปญและไฟล์ครีเอทีฟให้เข้าถึงได้ง่าย

วิธีจัดพื้นที่ทำงานพื้นฐาน:

1. ติดตั้ง WebCatalog Desktop แล้วเพิ่ม Facebook จากแค็ตตาล็อกแอป
2. เพิ่มเครื่องมือบนเว็บอื่น ๆ ที่คุณใช้ สำหรับ Meta Business Suite คุณสามารถเพิ่มเว็บไซต์ https://business.facebook.com เป็นแอปเดสก์ท็อปได้
3. สร้างสเปซโดยใช้ชื่อธุรกิจของลูกค้าที่จดจำได้ง่าย
4. เพิ่มแอปและบุ๊กมาร์กที่เกี่ยวข้อง จากนั้นเปิดเพจและบรีฟเพื่อตรวจสอบว่าการจัดพื้นที่ทำงานนี้ใช้งานได้จริง

คู่มือเริ่มต้นใช้งานของ WebCatalog อธิบายวิธีเพิ่มแอปและเว็บไซต์ เลือกแพ็กเกจที่รองรับจำนวนแอปและสเปซที่จำเป็นสำหรับลูกค้าทั้งหมดของคุณ

ใช้โปรไฟล์เมื่อต้องแยกเซสชันการเข้าสู่ระบบ

โปรไฟล์ WebCatalog ช่วยแยกคุกกี้และเซสชันที่ลงชื่อเข้าใช้แล้วออกจากกัน ใช้โปรไฟล์สำหรับบัญชีที่แยกจากกันและคุณได้รับอนุญาตให้ใช้งาน เช่น บัญชี Google ของเอเจนซีและบัญชี Google ที่ลูกค้าออกให้

สเปซใช้จัดระเบียบงาน ส่วนโปรไฟล์ที่เลือกจะกำหนดเซสชันการเข้าสู่ระบบ คุณสามารถใช้โปรไฟล์ Facebook ที่ได้รับอนุญาตเดียวกันในสเปซของลูกค้าหลายรายได้ หากบัญชีนั้นมีสิทธิ์เข้าถึงเพจของลูกค้าเหล่านั้นอยู่แล้ว ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องสร้างโปรไฟล์แยกสำหรับทุกเพจ

เมื่อเข้าสู่สเปซ ให้ตรวจสอบเพจที่เลือกอยู่ใน Facebook หรือ Meta Business Suite ด้วย ป้ายชื่อลูกค้าเป็นเพียงตัวช่วยในการนำทาง ไม่ได้ล็อกบริการที่เปิดอยู่ให้ใช้กับเพจใดเพจหนึ่งโดยเฉพาะ โดยเฉพาะเมื่อหลายสเปซใช้เซสชันการเข้าสู่ระบบเดียวกัน

การเผยแพร่: ทำวงจรเนื้อหาของลูกค้าให้เสร็จทีละราย

เมื่อสิทธิ์เข้าถึงและพื้นที่ทำงานพร้อมแล้ว ให้กำหนดวงจรเนื้อหาที่ทุกคนที่ดูแลบัญชีสามารถทำตามได้ ลำดับที่ใช้งานได้จริงคือ รับบรีฟ ร่างเนื้อหา ขออนุมัติ ตั้งเวลาเผยแพร่ และตรวจสอบเนื้อหาหลังเผยแพร่

เริ่มช่วงทำงานด้วยการเปิดสเปซของลูกค้าและตรวจสอบชื่อเพจ อ่านบรีฟปัจจุบันก่อนแก้ไขแคปชันเก่า เพราะแคมเปญอาจเปลี่ยนข้อเสนอ URL ปลายทาง หรือกลุ่มเป้าหมายไปจากโพสต์ครั้งก่อนแล้ว

สำหรับปฏิทินการทำงาน ให้ใช้ช่องข้อมูลสำคัญบางส่วนเหมือนกันในลูกค้าทุกราย:

• เพจและแคมเปญที่โพสต์นั้นเกี่ยวข้อง
• ข้อความที่ได้รับอนุมัติและตำแหน่งจัดเก็บไฟล์ฉบับสุดท้าย
• วันที่ เวลา และเขตเวลาที่ต้องการเผยแพร่
• ผู้ตรวจทานและสถานะการอนุมัติ
• ลิงก์โพสต์จริงเมื่อยืนยันการเผยแพร่แล้ว

ข้อมูลเหล่านี้มีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อลูกค้ามีหลายสาขา คำว่า “เปิดตัววันศุกร์” ยังตีความได้หลายแบบ แต่การระบุเพจ วันที่ และไฟล์ที่ได้รับอนุมัติอย่างชัดเจนช่วยให้ผู้เผยแพร่มีรายละเอียดงานที่แน่นอน

Meta Business Suite มีเครื่องมือสำหรับตั้งเวลาโพสต์และสตอรี่ รวมถึงจัดการข้อความจากลูกค้า ใช้ฟีเจอร์เหล่านี้กับเนื้อหาและบัญชีที่รองรับ และจัดเครื่องมือเฉพาะด้านสำหรับการอนุมัติหรือเผยแพร่ที่ทีมต้องใช้ไว้ควบคู่กันในสเปซของลูกค้า

ก่อนตั้งเวลา ให้ตรวจสอบปลายทางการเผยแพร่ที่เลือก ภาพตัวอย่างไฟล์ แคปชัน ลิงก์ และเวลา เมื่อโพสต์เผยแพร่แล้ว ให้ตรวจสอบว่าปรากฏบนเพจที่ต้องการ และเพิ่มลิงก์ลงในปฏิทิน ลิงก์นี้จะเป็นข้อมูลอ้างอิงที่มีประโยชน์เมื่อลูกค้าขอแก้ไขหรือทบทวนผลการดำเนินงาน

WebCatalog ช่วยให้กลับไปใช้เครื่องมือที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น ส่วนการตั้งเวลาและเผยแพร่ยังคงเกิดขึ้นภายใน Meta Business Suite หรือบริการเผยแพร่ที่คุณเลือก

การดูแลชุมชน: รักษาบริบทของลูกค้าไว้ในทุกคำตอบ

ข้อความที่ส่งถึงลูกค้าต่างรายอาจดูคล้ายกันจนทำให้สับสนได้ คำถามว่า “ยังมีไหม” อาจหมายถึงการจองห้องพัก สินค้า หรือการนัดหมายปรึกษา คำตอบที่เป็นประโยชน์ขึ้นอยู่กับธุรกิจ สิ่งที่นำเสนอ และข้อมูลที่ผู้ติดต่อให้ไว้แล้ว

จัดทำแนวทางการตอบสั้น ๆ สำหรับลูกค้าแต่ละรายไว้ข้างเครื่องมือรับส่งข้อความ ระบุข้อเท็จจริงที่คุณยืนยันได้ทันที คำถามที่ต้องขอข้อมูลจากลูกค้า และผู้ติดต่อที่รับผิดชอบเรื่องที่ต้องส่งต่อเหล่านั้น

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าธุรกิจค้าปลีกอาจอนุญาตให้ตอบเรื่องเวลาทำการและตัวเลือกการรับสินค้าได้ แต่ขอให้ส่งคำถามเรื่องสต็อกให้พนักงานตรวจสอบ ส่วนลูกค้าธุรกิจบริการวิชาชีพอาจต้องการให้ส่งคำถามเรื่องราคาทั้งหมดไปยังทีมขาย ใช้ข้อตกลงจริงกับลูกค้าเป็นพื้นฐานในการจัดทำแนวทางนี้

ระหว่างช่วงทำงานดูแลกล่องข้อความ ให้ยืนยันว่าเป็นเพจที่ถูกต้อง อ่านประวัติการสนทนา ตอบสิ่งที่ตอบได้ และบันทึกเรื่องที่ต้องติดตาม กำหนดผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนสำหรับคำถามที่ยังไม่ได้ข้อสรุป หากเพื่อนร่วมทีมรับช่วงต่อ ควรเห็นได้ว่าผู้ติดต่อยังต้องการอะไร และคุณรับปากอะไรไว้แล้วบ้าง

จัดรอบตรวจข้อความทั่วไปแยกตามลูกค้า พร้อมกำหนดช่องทางส่งต่อปัญหาเร่งด่วนให้ชัดเจน วิธีนี้ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงาน โดยไม่ทำให้กระบวนการตอบกลับขึ้นอยู่กับว่าใครเห็นการแจ้งเตือนก่อน

การรายงาน: เชื่อมโยงผลลัพธ์ของแต่ละเพจกับบรีฟ

รายงานประจำเดือนจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อช่วยตอบโจทย์ที่ลูกค้าจ้างคุณมาแก้ไข ผู้จัดกิจกรรมในท้องถิ่นอาจให้ความสำคัญกับข้อความสอบถามเรื่องการเข้าร่วมงาน ผู้ค้าปลีกอาจสนใจความสนใจที่มีต่อคอลเลกชันใหม่ ส่วนธุรกิจที่กำลังสร้างการรับรู้อาจต้องการเข้าใจว่าหัวข้อใดดึงดูดกลุ่มผู้ชมของตน

Meta มีข้อมูลเชิงลึกของเพจและเนื้อหาให้ใช้งานผ่านเครื่องมือธุรกิจ เมื่อทบทวนข้อมูล ให้ใช้ช่วงเวลารายงาน เพจ และบริบทแคมเปญที่สอดคล้องกัน แยกผลลัพธ์แบบชำระเงินกับแบบออร์แกนิกในกรณีที่เครื่องมือรายงานของคุณแยกได้ และอธิบายว่ากิจกรรมใดสร้างผลลัพธ์แต่ละอย่าง

บันทึกลิงก์รายงานไว้ในสเปซของลูกค้าควบคู่กับบรีฟของเดือนถัดไป จากนั้นนำข้อสังเกตไปสู่การตัดสินใจด้านเนื้อหาที่ชัดเจน เช่น ทำหัวข้อที่มีประโยชน์ซ้ำ อธิบายข้อเสนอให้ชัดขึ้น ทดสอบรูปแบบอื่น หรือปรับคำตอบที่ทำให้ผู้ติดต่อสับสน

เป้าหมายคือข้อสรุปที่ลูกค้าเข้าใจได้ และทีมสามารถนำไปใช้ในวงจรเนื้อหาถัดไป

การส่งมอบงาน: ปิดงานด้วยความรอบคอบเช่นเดียวกับตอนเริ่มต้น

เมื่อเพื่อนร่วมทีมเปลี่ยนบทบาทหรือสิ้นสุดการให้บริการลูกค้า ให้ไล่ตรวจตามบันทึกบัญชีที่คุณสร้างไว้ตอนเริ่มรับงาน ยืนยันว่าใครจะรับผิดชอบโพสต์ที่ตั้งเวลาไว้ ข้อความที่ยังค้างอยู่ และกำหนดส่งรายงานครั้งถัดไป

ส่งมอบไฟล์ที่ได้รับอนุมัติและปฏิทินเนื้อหาไว้ในตำแหน่งที่ตกลงกัน ระบุว่าเนื้อหาที่ตั้งเวลาไว้รายการใดควรเผยแพร่ต่อ ต้องแก้ไข หรือควรยกเลิก ขอให้ผู้ดูแลระบบฝั่งลูกค้าอัปเดตสิทธิ์เข้าถึงเพจหรือธุรกิจที่เกี่ยวข้องโดยใช้การควบคุมสิทธิ์ของ Meta

สุดท้าย ให้ลบทางลัดของลูกค้าที่ไม่ต้องใช้แล้ว และตรวจสอบโปรไฟล์ WebCatalog ที่สร้างไว้โดยเฉพาะ การลบโปรไฟล์ภายในเครื่องจะล้างข้อมูลการท่องเว็บและเซสชันของโปรไฟล์นั้นในเครื่อง ส่วนการเปลี่ยนสิทธิ์ยังต้องดำเนินการใน Meta และบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง หากโปรไฟล์นั้นยังใช้กับลูกค้ารายอื่นที่ทำงานอยู่ ให้เก็บไว้และลบเฉพาะรายการในพื้นที่ทำงานที่ไม่ใช้แล้ว

สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับลูกค้ารายถัดไปใน WebCatalog

การจัดการเพจ Facebook ให้ลูกค้าหลายรายจะง่ายขึ้น เมื่อทุกงานมีเพจที่ระบุชัดเจน สิทธิ์เข้าถึงที่ได้รับอนุมัติ บรีฟที่ใช้ทำงานได้ และชุดเครื่องมือที่คุ้นเคย กระบวนการเดียวกันนี้รองรับได้ทั้งลูกค้าสองรายแรกและฐานลูกค้าที่ใหญ่ขึ้น

ดาวน์โหลด WebCatalog Desktop แล้วเริ่มจากลูกค้าหนึ่งรายที่กำลังทำงานอยู่ จัด Facebook เครื่องมือเผยแพร่ บรีฟปัจจุบัน และแนวทางการตอบไว้ในสเปซเดียว ใช้พื้นที่ทำงานนั้นให้ครบหนึ่งวงจรเนื้อหา แล้วค่อยปรับรูปแบบให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้ารายถัดไป