บริษัทต่างๆ ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการต้นทุนโครงการเพื่อติดตามความสามารถในการทำกำไรของโครงการที่พวกเขาดำเนินการ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ธุรกิจประมาณต้นทุนของโครงการต่างๆ ติดตามค่าใช้จ่ายจริง และเปรียบเทียบกับต้นทุนที่คาดการณ์ไว้เพื่อกำหนดอัตรากำไร ผู้จัดการโครงการและเจ้าหน้าที่ควบคุมโครงการพึ่งพาเครื่องมือนี้เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการอยู่ในงบประมาณ นักบัญชียังใช้เพื่อติดตามต้นทุนทั้งในระดับโครงการและพอร์ตโฟลิโอ โดยแจกแจงค่าใช้จ่ายตามประเภททรัพยากร (เช่น แรงงาน วัสดุ) ซอฟต์แวร์การจัดการต้นทุนโครงการสามารถนำเสนอเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการที่กว้างขึ้นหรือชุดการจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอ นอกจากนี้ยังอาจรวมอยู่ในระบบ ERP ตามโครงการ ซึ่งมักจะมีเครื่องมือการจัดการต้นทุนแบบรวม เมื่อจำหน่ายแยกต่างหาก โซลูชันเหล่านี้สามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ได้ รวมถึงซอฟต์แวร์โครงการ พอร์ตโฟลิโอ และการจัดการโปรแกรม แพลตฟอร์ม ERP และระบบบัญชี