ซอฟต์แวร์จดบันทึกช่วยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกบันทึกหรือแนวคิดในรูปแบบข้อความได้ เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์สร้างเอกสาร เครื่องมือเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาสำหรับเอกสารรูปแบบสั้น โซลูชันการจดบันทึกจำนวนมากนำเสนอคุณสมบัติต่างๆ เช่น การสร้างรายการ และความสามารถในการขีดฆ่ารายการต่างๆ หรือใช้ช่องทำเครื่องหมาย เครื่องมือบางอย่างจำลองประสบการณ์การเขียนด้วยปากกาและกระดาษจริง ทำให้ผู้ใช้สามารถเขียนบันทึกด้วยลายมือแทนการพิมพ์ได้ แอปพลิเคชันเหล่านี้มีพื้นที่ที่สะดวกสำหรับผู้ใช้ในการจดความคิด แผนงาน หรือข้อมูลอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นส่วนตัวและไม่เป็นทางการ ช่วยให้ผู้ใช้มุ่งเน้นไปที่ข้อมูลสำคัญโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับรูปแบบ แม้ว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันบางอย่าง เช่น ซอฟต์แวร์อินทราเน็ตของพนักงาน จะมีคุณลักษณะการจดบันทึก แต่เครื่องมือการจดบันทึกส่วนใหญ่เป็นแอปพลิเคชันแบบสแตนด์อโลน สิ่งเหล่านี้มักจะผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ เช่น การสื่อสารภายในหรือซอฟต์แวร์ปฏิทิน ทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันบันทึกกับเพื่อนร่วมทีมหรือจัดแนวให้ตรงกับวันที่หรือเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจง