Google Drive blir svårare att navigera i när dina filer hör till flera delar av ditt liv. En offert finns på ditt företagskonto, en kund ger dig en separat företagsinloggning och dina privata dokument ligger på ytterligare en Drive. Utmaningen är att komma ihåg vilken identitet som hör ihop med dokumentet du behöver.
Det finns flera bra sätt att hantera flera Google Drive-konton. Google har stöd för att växla mellan konton i webbläsaren, och med Drive för datorn kan du ansluta flera konton för lokal filåtkomst. Webbläsarprofiler och WebCatalog ger fler möjligheter att organisera kontona du använder under dagen.
Vilken lösning som passar beror på vad du gör efter att du har öppnat Drive. Läser du ett delat dokument då och då, arbetar du med filer i Finder eller Utforskaren, eller växlar du mellan kundmejl, dokument och möten? Börja med den frågan och bygg sedan den enklaste lösningen som täcker dina rutiner.
Välj en lösning utifrån arbetet du behöver göra
De här alternativen löser olika delar av problemet, och du kan kombinera flera av dem.
| Ditt huvudsakliga behov | En bra utgångspunkt | Att tänka på |
|---|---|---|
| Öppna Drive för ett annat konto då och då | Googles kontoväxlare | Kontrollera vilket Google-konto som är aktivt innan du redigerar eller laddar upp. |
| Komma åt molnfiler via Finder eller Utforskaren | Google Drive för datorn | Google har stöd för upp till fyra konton. Välj synkroniseringsinställningar för vart och ett. |
| Hålla en hel webbläsarmiljö organiserad efter identitet | Webbläsarprofiler | Du hanterar en separat webbläsarmiljö för arbete, privat bruk eller en kund. |
| Ha Drive tillsammans med övriga appar för varje identitet | WebCatalog Desktop | Profiler håller sessioner åtskilda. Arbetsytor organiserar apparna och profilerna du använder tillsammans. |
Skilj också på flera konton och flera mappar. Om tre kunder delar mappar med ditt befintliga företagskonto kanske du bara behöver det kontot. Skapa en separat kontomiljö först när du faktiskt har en annan Google-identitet att använda. För mappar under samma identitet kan en tydlig projektstruktur räcka.
Använd Googles kontoväxlare för tillfällig åtkomst via webben
Google låter dig logga in på flera Google-konton och växla mellan dem utan att logga ut. Välj din profilbild eller initial i en Google-tjänst, välj Lägg till konto och logga in. Därefter kan du välja det konto du behöver i kontomenyn.
Det här är en rimlig utgångspunkt för den som tittar in på en andra Drive några gånger i veckan. Det kräver få inställningar, och webbläsaren förblir din huvudsakliga arbetsmiljö.
Kontrollera e-postadressen i Googles kontomeny innan du laddar upp en leverans eller begär åtkomst till ett dokument. En välbekant profilbild är ingen säker vägledning, särskilt när båda kontona använder samma bild. Google påpekar också att det första kontot du loggar in på ofta blir standardkontot, vilket kan spela roll när en tjänst är osäker på vilket konto du vill använda.
Om du ständigt behöver stanna upp för att kontrollera kontomenyn kan du överväga att ge varje identitet en tydligare plats i din dagliga arbetsmiljö.
Använd Drive för datorn när lokal filåtkomst är viktig
För filer du behöver i Finder på en Mac eller Utforskaren i Windows kan du börja med Googles egen synkroniseringsklient. Drive för datorn har stöd för upp till fyra konton samtidigt.
Så här ansluter du ytterligare ett konto:
- Öppna menyn för Drive för datorn.
- Välj din profilbild uppe till höger.
- Välj Lägg till ett annat konto och logga in via webbläsaren.
- Starta om Drive för datorn enligt Googles anvisningar.
När du har anslutit dina konton bestämmer du hur mycket av varje Drive som ska finnas på din enhet. Googles guide till streaming och spegling förklarar skillnaden: streaming lagrar i huvudsak filerna i molnet och använder lokalt utrymme för filer du öppnar eller gör tillgängliga offline. Spegling lagrar en fullständig kopia av Min enhet både lokalt och i molnet. Delade enheter har stöd för streaming.
En designer kan till exempel behöva regelbunden lokal åtkomst till arbetsmaterial på sitt eget företagskonto, men bara besöka en kunds referensmapp då och då. De behoven kräver olika beslut om lokal lagring. Ta hänsyn till ledigt diskutrymme, vilka filer du behöver på resande fot och eventuella krav från din organisation.
Se till att kontonamnen är lätta att känna igen när du navigerar bland lokala filer. Kontrollera både konto och mapp innan du väljer var en fil ska laddas upp eller exporteras. En korrekt namngiven fil på fel Drive skapar ändå extraarbete för alla som försöker hitta den.
WebCatalog fyller en annan funktion här: att organisera åtkomsten till Drives webbgränssnitt och dina relaterade appar. Det ersätter inte Googles filsynkroniseringsklient och slår inte ihop lagringsutrymmet för separata Google-konton. Du kan använda Drive för datorn för lokala filer och WebCatalog för webbdelen av samma projekt.
Använd webbläsarprofiler för att hålla webbläsarmiljöer åtskilda
Om du redan arbetar i en webbläsare kan separata profiler räcka. Chrome-profiler håller information som bokmärken, historik, lösenord och inställningar åtskild.
Öppna webbläsarens profilmeny i Chrome, välj Lägg till Chrome-profil och ge profilen ett tydligt namn. Öppna Drive i den profilen och logga in med det Google-konto du vill använda där. Upprepa för en annan identitet vid behov.
Ge profilerna namn efter en roll som du känner igen direkt: ”Privat”, ”Studion” eller ”Acmes arbetskonto”. Ett projektnamn är mindre användbart om samma konto ska finnas kvar efter att projektet har avslutats.
Det här passar bra när du vill samla kundens researchflikar, bokmärken och andra webbplatser i en särskild webbläsarmiljö. När antalet konton växer bör du vara uppmärksam på om hanteringen av webbläsarfönster har blivit en arbetsuppgift i sig.
Organisera återkommande kontoarbete i WebCatalog
WebCatalog är användbart när Drive är ett steg i ett större arbetsflöde med e-post, kalendrar, chatt och projektverktyg. Dess profiler håller kontosessioner och webbläsardata åtskilda, så att du kan återvända till varje konto i dess egen miljö.
Börja med de identiteter du använder oftast. Följ WebCatalogs anvisningar för att skapa profiler:
- Öppna WebCatalog Desktop och gå till Profiler.
- Välj Lägg till profil och ge den ett namn som är lätt att känna igen.
- Öppna Drive med den profilen och logga in på det avsedda Google-kontot.
- Upprepa för ditt andra konto.
Företagsprofilen du använder för Drive kan också användas för Gmail och Google Kalender med samma Google-identitet. Genom att återanvända den behåller du samma kontomiljö när du går från en förfrågan via e-post till ett dokument och sedan till granskningsmötet.
Använd arbetsytor när du vill samla appar och profiler kring en kund eller ett projekt. Varje arbetsyta öppnas i ett eget fönster. Profilerna håller kontona åtskilda, medan arbetsytan organiserar dem.
Håll den första uppsättningen liten. Lägg till apparna som ingår i en återkommande uppgift innan du återskapar hela din arbetsmiljö. WebCatalogs Basic-abonnemang innehåller två datorappar, två profiler och en arbetsyta. Pro och Business har stöd för obegränsat antal appar, profiler och arbetsytor, vilket blir relevant om du utökar till flera kunder eller större appsamlingar.
Ett praktiskt arbetsflöde för kunddokument
Tänk dig en konsult med ett Google-företagskonto och ett separat konto som tillhandahålls av Acme. Acme förväntar sig att projektarbetet utförs via deras konto. Konsulten har också andra kunder som delar dokument direkt med konsultens företagsadress.
Den användbara skiljelinjen är vilken Google-identitet som krävs för arbetet. Acme får en egen profil. De andra kunderna kan ligga kvar under företagsprofilen om det är det kontot de har gett behörighet.
Börja med rätt konto
Öppna Acmes Drive-profil innan du påbörjar uppgiften. Läs kontots e-postadress och navigera sedan till projektmappen. Om uppgiften kom via e-post kontrollerar du att meddelandet gäller samma projekt och konto som du har öppet.
Gör detta till en vana i början av ett arbetspass. Det är lättare att hålla fast vid en kontroll inför ett fokuserat arbetspass än att reda ut en uppladdning som gjorts med fel identitet.
Arbeta i det delade dokumentet
Öppna det dokument som kunden har angett som den aktuella versionen. Innan du skapar en separat kopia bör du fråga om en kopia faktiskt ingår i uppdraget. En ny fil kan leda till att granskarna diskuterar en version medan du reviderar en annan.
Googles delningsinställningar avgör om ditt konto kan visa, kommentera eller redigera. En extra profil ger en annan inloggad miljö, men ändrar inte de behörigheterna.
Om du bara har visningsåtkomst men behöver redigera tar du upp det med dokumentägaren via det avsedda kontot. Att skapa flera kopior löser inte det underliggande problemet med hur samarbetet är upplagt.
Välj målplats innan du laddar upp
När du ska ladda upp en ny leverans navigerar du till den överenskomna projektmappen innan du väljer filen. Använd ett namn som visar projekt och syfte, till exempel ”Acme offert för introduktion”. Följ kundens befintliga namnstandard om det finns en.
Vid överlämningen delar du länken till den överenskomna filen och anger vad som är klart för granskning. Växla sedan till nästa kundmiljö. Målet är en repeterbar väg från konto till projekt till dokument, med färre beslut som du måste hålla i minnet.
Identifiera problemet innan du ändrar upplägget
När något verkar fel bör du skilja på de här tre fallen:
Filen öppnas med fel konto. Kontrollera Googles e-postadress i det aktiva fönstret. Öppna länken i miljön för det avsedda kontot och försök igen. En sparad länk pekar ut en plats, men säkerställer inte att du använder rätt identitet.
Rätt konto kan inte komma åt filen. Kontrollera den ursprungliga delningsinbjudan och vilken adress som anges där. Be ägaren bekräfta att den adressen har åtkomst. Arbetsplatser och skolor kan också begränsa extern delning, så en annan profil kanske inte löser begränsningen.
En fil saknas i den lokala lagringen. Kontrollera det aktuella kontot i Drive för datorn och granska dess synkroniserings- och offlineinställningar. Det här handlar om lokal filtillgänglighet, även om samma dokument öppnas korrekt i webbappen.
Den här åtskillnaden hjälper dig att åtgärda problemet på rätt nivå i stället för att gång på gång logga ut, återskapa profiler eller flytta dokument.
Gör nästa kundöverlämning enklare att upprepa
Välj ett dokument som du redan behöver leverera och organisera arbetsflödet för det i WebCatalog Desktop. Ge den behöriga Google-identiteten en tydligt namngiven profil, öppna den överenskomna projektmappen och ha relaterad kommunikation nära till hands. Följ filen från den första förfrågan genom redigering och slutlig granskning.
Vid överlämningen ska du kunna besvara tre frågor utan att leta bland flikar: vilket konto använde jag, var finns den aktuella filen och vilken länk ska kunden granska? Behåll det upplägg som gör svaren lätta att hitta, och låt Drive för datorn sköta lokal synkronisering där det behövs.
