Programvara för utgiftshantering är utformad för att spåra och kontrollera affärsutgifter som inte är relaterade till löner, såsom kostnaden för råvaror, komponenter, marknadsföringstjänster och prenumerationer. Genom att samla in och analysera utgiftsdata ger denna programvara värdefulla insikter om en organisations totala utgifter, vilket hjälper företag att övervaka och optimera kostnaderna. Det spelar en avgörande roll för att förhindra överutgifter och för att säkerställa att utgifterna redovisas korrekt i finansiella rapporter. Utgiftshanteringsmjukvaran används främst av inköpsteam för att budgetera och övervaka företagsutgifter, och programvaran för utgiftshantering är också värdefull för revisorer i finansiell rapportering. Det är viktigt att skilja utgiftshanteringsprogramvara från utgiftshanteringsprogramvara, som fokuserar på personalinitierade, ofta ad hoc, utgifter som resor, logi och måltider. Programvara för utgiftshantering integreras vanligtvis med inköpssystem och lösningar för försörjningskedjan, såsom planering av försörjningskedjan och verktyg för planering av försäljning och drift.