V službe Google Drive sa orientuje ťažšie, keď vaše súbory patria do viacerých oblastí vášho života. Ponuka je uložená vo firemnom účte, klient vám poskytne samostatné firemné prihlasovacie údaje a osobné dokumenty máte na ďalšom Disku. Náročné je zapamätať si, ktorá identita patrí k dokumentu, ktorý práve potrebujete.
Na správu viacerých účtov Google Drive máte niekoľko dobrých možností. Google podporuje prepínanie účtov v prehliadači a Disk pre počítače dokáže pripojiť viacero účtov na lokálny prístup k súborom. Profily prehliadača a WebCatalog ponúkajú ďalšie spôsoby, ako si usporiadať účty, ktoré používate počas dňa.
Správne nastavenie závisí od toho, čo robíte po otvorení Disku. Čítate si občas zdieľaný dokument, pracujete so súbormi vo Finderi alebo Prieskumníkovi, či prechádzate medzi klientskymi e-mailmi, dokumentmi a stretnutiami? Začnite touto otázkou a potom si vytvorte čo najjednoduchšie nastavenie, ktoré pokryje vaše bežné činnosti.
Vyberte si nastavenie podľa práce, ktorú potrebujete vykonávať
Tieto možnosti riešia rôzne časti problému a môžete ich aj kombinovať.
| Vaša hlavná potreba | Užitočný východiskový bod | Na čo pamätať |
|---|---|---|
| Občas otvoriť Disk iného účtu | Prepínač účtov Google | Pred úpravami alebo nahrávaním overte aktívny účet Google. |
| Pristupovať ku cloudovým súborom cez Finder alebo Prieskumníka | Disk Google pre počítače | Google podporuje až štyri účty; pre každý vyberte nastavenia synchronizácie. |
| Usporiadať celé prostredie prehliadania podľa identity | Profily prehliadača | Spravujete samostatné prostredie prehliadača na prácu, osobné použitie alebo pre klienta. |
| Mať Disk spolu s ostatnými aplikáciami pre každú identitu | WebCatalog Desktop | Profily oddeľujú relácie; priestory usporadúvajú aplikácie a profily, ktoré používate spoločne. |
Rozlišujte tiež medzi viacerými účtami a viacerými priečinkami. Ak traja klienti zdieľajú priečinky s vaším existujúcim firemným účtom, možno vám stačí iba tento jeden účet. Ďalšie prostredie účtu vytvorte vtedy, keď skutočne potrebujete používať inú identitu Google. Pre priečinky pod tou istou identitou môže stačiť prehľadná štruktúra projektov.
Na príležitostný prístup cez web použite prepínač účtov Google
Google vám umožňuje prihlásiť sa do viacerých účtov Google a prepínať medzi nimi bez odhlasovania. V službe Google vyberte svoju profilovú fotku alebo iniciálu, zvoľte Pridať účet a prihláste sa. Potom si z ponuky účtov môžete vybrať ten, ktorý potrebujete.
Je to rozumný východiskový bod pre niekoho, kto kontroluje druhý Disk niekoľkokrát týždenne. Nastavenie je minimálne a prehliadač zostáva vaším hlavným pracovným prostredím.
Pred nahraním výstupu alebo požiadaním o prístup k dokumentu skontrolujte e-mailovú adresu zobrazenú v ponuke účtu Google. Známy avatar nie je úplne spoľahlivou pomôckou, najmä ak oba účty používajú rovnakú fotku. Google tiež uvádza, že prvý účet, do ktorého sa prihlásite, býva často predvolený. To môže byť dôležité, keď služba nevie, ktorý účet chcete použiť.
Ak sa opakovane zastavujete pri kontrole ponuky účtov, zvážte, či by každá identita nemala mať vo vašom každodennom prostredí zreteľnejšie miesto.
Keď je dôležitý lokálny prístup k súborom, použite Disk pre počítače
Ak potrebujete súbory vo Finderi na Macu alebo v Prieskumníkovi vo Windowse, začnite synchronizačným klientom priamo od Googlu. Disk pre počítače podporuje až štyri účty súčasne.
Ak chcete pripojiť ďalší účet:
- Otvorte ponuku Disku pre počítače.
- Vpravo hore vyberte svoju profilovú fotku.
- Zvoľte Pridať ďalší účet a prihláste sa cez prehliadač.
- Reštartujte Disk pre počítače podľa pokynov Googlu.
Po pripojení účtov sa rozhodnite, aká časť každého Disku má byť uložená vo vašom zariadení. Sprievodca streamovaním a zrkadlením od Googlu vysvetľuje rozdiel: streamovanie uchováva súbory predovšetkým v cloude a lokálne miesto využíva na súbory, ktoré otvoríte alebo sprístupníte offline; zrkadlenie uchováva úplnú kópiu sekcie Môj disk lokálne aj v cloude. Zdieľané disky podporujú streamovanie.
Napríklad dizajnér môže potrebovať pravidelný lokálny prístup k pracovným podkladom vo vlastnom firemnom účte, zatiaľ čo priečinok s referenčnými materiálmi klienta navštevuje iba príležitostne. Tieto potreby si vyžadujú odlišné rozhodnutia o lokálnom úložisku. Zvážte dostupné miesto na disku, súbory, ktoré potrebujete na cestách, a všetky požiadavky vašej organizácie.
Pri prechádzaní lokálnych súborov dbajte na to, aby sa názvy účtov dali ľahko rozpoznať. Pred výberom cieľa nahrávania alebo exportu skontrolujte účet aj priečinok spoločne. Správne pomenovaný súbor na nesprávnom Disku aj tak pridáva prácu každému, kto sa ho snaží nájsť.
WebCatalog tu slúži na iný účel: na usporiadanie prístupu k webovému rozhraniu Disku a súvisiacim aplikáciám. Nenahrádza synchronizačného klienta Googlu ani nespája úložiská samostatných účtov Google. Disk pre počítače môžete používať na lokálne súbory a WebCatalog na webovú časť toho istého projektu.
Na širšie oddelenie prehliadania použite profily prehliadača
Ak už pracujete prevažne v prehliadači, samostatné profily vám môžu stačiť. Profily Chromu uchovávajú informácie, ako sú záložky, história, heslá a nastavenia, oddelene.
V Chrome otvorte ponuku profilov prehliadača, zvoľte Pridať profil Chromu a profil výstižne pomenujte. V tomto profile otvorte Disk a prihláste sa účtom Google, ktorý v ňom chcete používať. V prípade potreby postup zopakujte pre ďalšiu identitu.
Profily pomenujte podľa roly, ktorú okamžite rozpoznáte: „Osobný“, „Štúdio“ alebo „Pracovný účet Acme“. Názov projektu je menej užitočný, ak ten istý účet budete používať aj po skončení projektu.
Tento prístup je pohodlný, ak chcete mať karty s rešeršami pre daného klienta, záložky a ďalšie webové stránky vo vyhradenom prostredí prehliadača. S rastúcim počtom účtov si všímajte, či sa zo správy okien prehliadača nestala ďalšia samostatná úloha.
Usporiadajte si opakovanú prácu s účtami vo WebCatalogu
WebCatalog je užitočný vtedy, keď je Disk jednou zo zastávok v širšom pracovnom postupe zahŕňajúcom e-mail, kalendáre, čet a projektové nástroje. Jeho profily uchovávajú relácie účtov a údaje prehliadania oddelene, takže sa ku každému účtu môžete vrátiť v jeho vlastnom prostredí.
Začnite identitami, ktoré používate najčastejšie. Postupujte podľa pokynov WebCatalogu na nastavenie profilov:
- Otvorte WebCatalog Desktop a prejdite do časti Profily.
- Vyberte Pridať profil a zadajte ľahko rozpoznateľný názov.
- V tomto profile otvorte Disk a prihláste sa do požadovaného účtu Google.
- Postup zopakujte pre ďalší účet.
Firemný profil, ktorý používate pre Disk, môže slúžiť aj pre Gmail a Kalendár Google pod tou istou identitou Google. Jeho opakované používanie vám poskytne jednotné prostredie účtu pri prechode od e-mailovej požiadavky k dokumentu a následne k hodnotiacemu stretnutiu.
Ak chcete zoskupiť aplikácie a profily podľa klienta alebo projektu, použite priestory. Každý priestor sa otvára vo vlastnom okne. Oddelenie účtov zabezpečujú profily; priestor slúži na ich usporiadanie.
Úvodné nastavenie udržujte jednoduché. Skôr než si znovu vytvoríte celé pracovné prostredie, pridajte aplikácie zapojené do jednej opakovanej úlohy. Plán Basic služby WebCatalog zahŕňa dve počítačové aplikácie, dva profily a jeden priestor. Plány Pro a Business podporujú neobmedzený počet aplikácií, profilov a priestorov, čo je dôležité, ak rozšírite prácu na viacerých klientov alebo väčšie súbory aplikácií.
Praktický pracovný postup pre klientske dokumenty
Predstavte si konzultanta s firemným účtom Google a samostatným účtom poskytnutým spoločnosťou Acme. Acme očakáva, že práca na projekte bude prebiehať prostredníctvom jej účtu. Konzultant má aj ďalších klientov, ktorí zdieľajú dokumenty priamo s jeho firemnou adresou.
Užitočným deliacim kritériom je identita Google potrebná na danú prácu. Acme dostane vlastný profil. Ostatní klienti môžu zostať pod firemným profilom, ak práve tomuto účtu udelili prístup.
Začnite v správnom účte
Pred začatím úlohy otvorte profil Disku spoločnosti Acme. Skontrolujte e-mailovú adresu účtu a potom prejdite do priečinka projektu. Ak úloha prišla e-mailom, overte, či sa správa týka rovnakého projektu a účtu, ktoré máte otvorené.
Urobte si z toho zvyk na začiatku každej pracovnej relácie. Jednorazová kontrola pred blokom sústredenej práce sa dodržiava ľahšie než náprava nahratia súboru pod nesprávnou identitou.
Pracujte so zdieľaným dokumentom
Otvorte dokument, ktorý klient označil ako aktuálnu verziu. Pred vytvorením samostatnej kópie sa spýtajte, či je kópia skutočne súčasťou zadania. Nový súbor môže viesť k tomu, že pripomienkujúci diskutujú o jednej verzii, zatiaľ čo vy upravujete inú.
Nastavenia zdieľania od Googlu určujú, či váš účet môže dokument zobrazovať, komentovať alebo upravovať. Ďalší profil poskytuje ďalšie prihlásené prostredie; tieto oprávnenia však nemení.
Ak máte iba prístup na zobrazenie, ale potrebujete upravovať, vyriešte to s vlastníkom dokumentu prostredníctvom účtu, ktorý máte používať. Vytvorenie viacerých kópií nevyrieši základné nastavenie spolupráce.
Pred nahrávaním vyberte cieľ
Pri novom výstupe prejdite do dohodnutého priečinka projektu ešte pred výberom súboru na nahratie. Použite názov, ktorý identifikuje projekt a účel, napríklad „Acme – návrh zavedenia do praxe“. Ak má klient zaužívané pravidlá pomenovávania, riaďte sa nimi.
Pri odovzdaní zdieľajte odkaz na dohodnutý súbor a uveďte, čo je pripravené na kontrolu. Potom prejdite do prostredia ďalšieho klienta. Cieľom je opakovateľná cesta od účtu cez projekt až k dokumentu s menším počtom rozhodnutí závislých od pamäti.
Pred zmenou nastavenia určte príčinu problému
Keď niečo nevyzerá správne, rozlišujte tieto tri prípady:
Súbor sa otvára pod nesprávnym účtom. Skontrolujte e-mailovú adresu Google v aktívnom okne. Otvorte odkaz v prostredí požadovaného účtu a skúste to znova. Uložený odkaz označuje umiestnenie; nezaručuje, že používate správnu identitu.
Správny účet nemá k súboru prístup. Skontrolujte pôvodnú pozvánku na zdieľanie a adresu, ktorú uvádza. Požiadajte vlastníka, aby potvrdil prístup pre danú adresu. Pracovné a školské organizácie môžu tiež obmedzovať externé zdieľanie, takže iný profil nemusí toto obmedzenie vyriešiť.
V lokálnom úložisku chýba súbor. Skontrolujte príslušný účet v Disku pre počítače a prezrite jeho nastavenia synchronizácie a dostupnosti offline. Ide o otázku lokálnej dostupnosti súboru, aj keď sa ten istý dokument vo webovej aplikácii otvára správne.
Toto rozlíšenie vám pomôže zasiahnuť na správnej úrovni namiesto opakovaného odhlasovania, opätovného vytvárania profilov alebo presúvania dokumentov.
Uľahčite si opakovanie ďalšieho odovzdania klientovi
Vyberte si dokument, ktorý už potrebujete odovzdať, a usporiadajte jeho pracovný postup vo WebCatalog Desktop. Vytvorte pre oprávnenú identitu Google jasne pomenovaný profil, otvorte dohodnutý priečinok projektu a majte súvisiacu komunikáciu poruke. Sledujte súbor od úvodnej požiadavky cez úpravy až po záverečnú kontrolu.
Pri odovzdaní by ste mali vedieť odpovedať na tri otázky bez hľadania medzi kartami: ktorý účet som použil, kde sa nachádza aktuálny súbor a ktorý odkaz má klient skontrolovať? Ponechajte si nastavenie, v ktorom tieto odpovede ľahko nájdete, a lokálnu synchronizáciu podľa potreby nechajte na Disk pre počítače.
