Общение в Zoho Cliq может выходить за пределы одной компании. Вы можете работать в организации своего работодателя, сотрудничать с поставщиком и использовать отдельную учетную запись, выданную клиентом, для другого задания. Для каждого такого взаимодействия может требоваться свой тип доступа.
Первый шаг в управлении несколькими учетными записями Zoho Cliq — составить схему этих взаимодействий. Для отдельных учетных записей нужны отдельные сеансы. Внешний канал, гостевое приглашение или Network могут позволить вам сотрудничать через уже используемую учетную запись. Создание еще одного профиля в настольном приложении не определяет, какой вариант разрешен в вашей организации.
Когда модель доступа станет понятна, вы сможете выбрать встроенные средства управления учетными записями Cliq или упорядочить эти учетные записи вместе с другими рабочими приложениями в WebCatalog.
Разделяйте вопросы учетных записей и организаций
Под «несколькими организациями» могут подразумеваться разные ситуации. Сотрудник с дополнительной учетной записью, выданной другой компанией, решает не ту же задачу, что партнер, приглашенный в общую беседу.
В документации Zoho по Cliq с CRM Plus это различие обозначено прямо: пользователь принадлежит к одной основной организации и может присоединяться к другим организациям в качестве внешнего пользователя. В ней описано переключение между этими контекстами, причем доступ отличается от доступа внутренних участников.
Позднее в Cliq появились средства управления гостевыми пользователями, позволяющие предоставлять доступ к назначенным каналам и контактам в другой организации. Участие зависит от приглашения и соответствующих политик организации.
Это означает, что использование одного адреса электронной почты в работе с несколькими компаниями не обязательно указывает на наличие двух независимых учетных записей Cliq. Уточните, используете ли вы отдельную учетную запись, внешнее участие в организации или конкретное приглашение к совместной работе. Не следует считать, что правила работы с несколькими организациями в других продуктах Zoho без изменений применимы к Cliq.
Составьте схему доступа, прежде чем добавлять учетные записи в настольное приложение
Кратко опишите работу, которую вам необходимо выполнять. Для каждого рабочего контекста укажите учетную запись, тип доступа, ответственного администратора и вспомогательные материалы.
| Рабочее взаимодействие | Какой доступ нужно подтвердить | Рекомендуемая организация рабочего стола |
|---|---|---|
| Сотрудник вашей основной компании | Внутренняя учетная запись и назначенные каналы | Профиль компании и рабочее пространство |
| Клиент предоставляет отдельную разрешенную учетную запись | Организация и доступ к каналам этой учетной записи | Отдельный профиль с названием клиента |
| Поставщик уже использует Cliq | Внешний канал или другой разрешенный способ совместной работы | Существующая учетная запись рядом с проектными инструментами поставщика |
| Подрядчик присоединяется к ограниченному заданию | Гостевой доступ к нужным беседам, если поддерживается | Разрешенный гостевой контекст и описание проекта |
| Долгосрочное партнерское сообщество | Участие в Cliq Network | Соответствующая Network рядом с ресурсами для партнеров |
Рассматривайте эту схему как описание фактического доступа. Пространство под названием «Клиент Север» полезно только в том случае, если используемая в нем учетная запись имеет доступ к нужным беседам.
Например, запишите «учетная запись компании, внешний канал поставщика, ответственный за закупки», а не «учетная запись поставщика», если отдельной учетной записи поставщика не существует. Понятные обозначения помогут избежать создания дублирующих профилей для решения проблемы, которая на самом деле относится к настройке доступа.
Разберитесь в уже доступных встроенных возможностях
Настольное приложение Cliq поддерживает вход в несколько учетных записей
Настольное приложение Zoho Cliq уже поддерживает несколько учетных записей. В документации Zoho для добавления учетной записи указан путь Accounts → Add account («Учетные записи → Добавить учетную запись»); поддерживается не более десяти учетных записей. При выборе учетной записи в меню Accounts для нее открывается новое окно Cliq.
Если ваша работа в основном проходит в Cliq, это простой вариант. Через меню учетных записей приложения можно открывать уже имеющиеся у вас отдельные корпоративные учетные записи. WebCatalog становится полезнее, когда каждая учетная запись — лишь часть более широкого рабочего процесса, включающего проектные записи, документы, календари и другие веб-приложения.
Внешние каналы объединяют организации для совместного общения
Внешний канал позволяет людям из разных организаций работать вместе. Доступ определяется необходимыми политиками и приглашением. Zoho также поддерживает совместную работу во внешних каналах между определенными центрами обработки данных, тогда как для личных сообщений между центрами обработки данных действуют другие ограничения.
Возможность создавать внешние каналы зависит от тарифа: на бесплатном тарифе Free создавать их нельзя, а на платных тарифах право на создание зависит от редакции продукта и разрешений администратора. Прежде чем выбирать этот вариант для работы с поставщиком, проверьте настройки принимающей организации.
Гостевой доступ и Networks предназначены для разных типов взаимодействия
Обновленная функция гостевого доступа Zoho позволяет приглашенным участникам присоединяться к существующим каналам. Это может подойти подрядчику, который помогает с конкретной кампанией. Cliq Network предоставляет отдельную среду для более широкого внешнего сотрудничества, например для постоянного партнерского сообщества.
Прежде чем предлагать новый сценарий работы, проверьте актуальную документацию по гостевому доступу: сейчас Zoho указывает, что Guest Users 2.0 не поддерживается в Zoho One, а также не поддерживает личные сообщения между центрами обработки данных. Доступный способ взаимодействия следует выбирать исходя из фактической редакции продукта и настроек организации.
Эти встроенные возможности могут избавить от необходимости создавать еще одну учетную запись. Используйте отдельную учетную запись, когда работа действительно этого требует, и подходящую функцию совместной работы, когда речь идет об участии внешнего пользователя.
Организуйте разрешенную схему работы в WebCatalog
Когда схема доступа готова, настройте под нее рабочий стол. WebCatalog Desktop позволяет запускать Cliq в отдельном окне и размещать его вместе с другими веб-приложениями.
Для двух разных учетных записей следуйте инструкции по настройке профилей WebCatalog:
- Откройте Profiles («Профили») и выберите Add profile («Добавить профиль»).
- Назовите первый профиль в соответствии с учетной записью, которая будет в нем использоваться, например «Операционная работа компании».
- Откройте Cliq с этим профилем и войдите в систему обычным для вашей организации способом.
- Создайте второй профиль, например «Клиент Север», и войдите в нем в отдельную учетную запись, выданную клиентом.
- Прежде чем добавлять другие рабочие контексты, проверьте учетную запись и организацию в обоих сеансах.
Профили изолируют файлы cookie, сеансы и данные браузера. Они не предоставляют приглашение, не назначают лицензию и не изменяют права доступа внутри Cliq.
Затем создайте пространство для каждого рабочего контекста. Пространство компании может включать Cliq, систему отслеживания операционных задач и внутренний справочник. Пространство клиента может содержать сеанс Cliq клиента, план проекта и документы для рассмотрения.
Каждое пространство открывается в отдельном окне. При использовании одного и того же профиля WebCatalog в нескольких пространствах используется одна и та же учетная запись; другое название пространства не создает отдельную учетную запись. Такое повторное использование уместно, когда одна учетная запись правомерно участвует в беседах по нескольким проектам.
Выберите тариф WebCatalog, соответствующий нужному количеству приложений, профилей и пространств. Считайте отдельные учетные записи отдельно от проектов: пять проектов с одной учетной записью не обязательно требуют пяти профилей.
Пример: менеджер по реализации проектов работает с тремя типами взаимодействия
Представьте менеджера по реализации проектов, который координирует внутренний запуск продукта, внедрение у клиента и передачу работ поставщику. Во всех проектах участвует один человек, но не все учетные записи и документы у них общие.
Внутренний запуск: держите командное обсуждение рядом с планом
Для внутреннего запуска используйте учетную запись компании. Разместите этот сеанс Cliq рядом с контрольным списком выпуска и журналом решений в пространстве «Запуск продукта».
Когда участник команды спрашивает, готов ли очередной этап, план доступен в том же рабочем контексте. Зафиксируйте решение там, где его ожидает увидеть проектная команда, а затем ответьте в соответствующем канале. Преимущество заключается в том, что от обсуждения проще перейти к подтверждающей его записи.
Для этого не нужна новая учетная запись Cliq только потому, что у запуска есть собственное пространство. Учетную запись компании можно также использовать в пространстве операционной работы, если оба контекста относятся к одному пользователю.
Внедрение у клиента: держите выданную клиентом учетную запись отдельно
Предположим, клиент предоставляет учетную запись в своей организации. Назначьте ее профилю «Клиент Север» и используйте вместе с проектными инструментами клиента.
Перед первым обсуждением проверьте доступ к каналу внедрения и рассматриваемому документу. Если чат открывается, а файл проекта — нет, выясните, какую учетную запись ожидает файловый сервис. Работающий сеанс Cliq не доказывает, что все вспомогательные приложения используют те же учетные данные.
Используйте пространство клиента как напоминание о текущем задании. При отправке файла проверяйте, кому он предназначен и в какую беседу вы его отправляете. Цель — упростить соблюдение обычного процесса рассмотрения, держа нужные документы под рукой.
Передача работ поставщику: используйте учетную запись компании там, где это уместно
Для поставщика может быть достаточно разрешенного внешнего канала. Сохраните учетную запись компании и добавьте документы по передаче работ поставщику в отдельное пространство проекта.
В схеме доступа должно быть указано, что для этой беседы по-прежнему используется профиль «Операционная работа компании». Это различие важно, когда вы возвращаетесь к работе после перерыва: вы сотрудник, взаимодействующий с внешними участниками, а не пользователь, вошедший во внутреннюю организацию поставщика.
Если поставщик не может присоединиться, попросите ответственных администраторов проверить приглашение и политики совместной работы. Создание нового профиля WebCatalog не изменит серверное разрешение, определяющее возможность участия.
Поддерживайте актуальность схемы доступа по мере изменения работы
Обновляйте схему, когда начинается работа с клиентом, подрядчик завершает задание или ответственность переходит к другому коллеге. Полезные вопросы вполне конкретны: какая учетная запись используется, какие беседы по-прежнему нужны и кто может изменить этот доступ?
При прекращении сотрудничества администратору может потребоваться отозвать доступ к организации или гостевой доступ. Удаление ярлыка на рабочем столе — отдельное действие по наведению порядка. Сначала выполните изменение на уровне сервиса через организацию, которая управляет участием, а затем приведите рабочее пространство в соответствие.
Также пересматривайте приложения, связанные с беседой. Проект может завершиться, а старое описание задания, календарь или учетная запись сервиса документов — по-прежнему оставаться на виду каждый день. Удаляйте то, что больше не нужно для текущей работы, чтобы пространство продолжало соответствовать своему назначению.
Если уведомления начинают отвлекать, определите, какие беседы требуют ответа в течение каждого рабочего блока. Используйте доступные средства управления уведомлениями в соответствующей среде Cliq и проверьте результат, прежде чем на него полагаться. Доступность большего числа учетных записей не означает, что каждой из них нужно уделять одинаковое внимание весь день.
Выделите следующей организации понятное место на рабочем столе
Начните с одной учетной записи компании и одного внешнего взаимодействия. Определите, требуется ли для него отдельная учетная запись, гостевое приглашение, внешний канал или Network. Зафиксируйте ответ до настройки рабочего стола.
Затем добавьте Zoho Cliq в WebCatalog, создайте профили для разных учетных записей и соберите пространства вокруг задач, возникающих в рамках каждого взаимодействия. Структура ваших учетных записей будет соответствовать доступу, предоставляемому организациями, а нужные беседы и инструменты станет проще находить вместе.
