Обсуждения в Zoho Cliq могут выходить за пределы одной компании. Вы можете работать в организации своего работодателя, сотрудничать с поставщиком и использовать отдельную учетную запись, выданную клиентом, для другого проекта. Для каждого такого взаимодействия может требоваться свой тип доступа.
Чтобы управлять несколькими учетными записями Zoho Cliq, сначала разберитесь, как они связаны между собой. Для отдельных учетных записей нужны отдельные сеансы. Внешний канал, приглашение гостя или сеть могут позволить вам сотрудничать через уже используемую учетную запись. Создание другого профиля рабочего стола само по себе не определяет, какой вариант разрешен вашей организацией.
Когда модель доступа станет ясна, можно использовать собственное приложение Cliq для компьютера: в нем поддерживается до десяти отдельных учетных записей, каждая открывается в отдельном окне. Если вы хотите сгруппировать каждую учетную запись с другими веб-приложениями, используемыми в рамках соответствующих отношений, WebCatalog Desktop поможет хранить их в отдельных профилях.
Разделите вопрос учетных записей и вопрос организаций
Фраза «несколько организаций» может описывать разные ситуации. У сотрудника, которому выдали учетную запись другой компании, задача не та же, что у партнера, которого пригласили в общую беседу.
В документации Zoho о работе с Cliq и CRM Plus это различие указано явно: у пользователя есть одна основная организация, а к другим организациям он может присоединяться как внешний пользователь. В документации описано переключение между этими контекстами; доступ в них отличается от доступа внутреннего участника.
Позже в Cliq появились элементы управления доступом для гостей, позволяющие получать доступ к связанным каналам и контактам в другой организации. Возможность участия зависит от приглашения и соответствующих правил организации.
Таким образом, один и тот же адрес электронной почты, встречающийся в рабочих процессах нескольких компаний, не обязательно означает наличие двух независимых учетных записей Cliq. Уточните, используете ли вы отдельную учетную запись, состоите во внешней организации или участвуете в сотрудничестве по специальному приглашению. Не следует автоматически считать, что правила работы с несколькими организациями в других продуктах Zoho без изменений применимы к Cliq.
Составьте карту доступа, прежде чем добавлять учетные записи на компьютер
Кратко запишите, какую работу вам нужно выполнять. Для каждого направления укажите учетную запись, тип доступа, ответственного администратора и необходимые материалы.
| Рабочие отношения | Что нужно уточнить по доступу | Рекомендуемая организация на компьютере |
|---|---|---|
| Сотрудник основной компании | Внутренняя учетная запись и назначенные каналы | Профиль компании и рабочее пространство |
| Клиент выдает отдельную авторизованную учетную запись | Организация этой учетной записи и доступ к каналам | Отдельный профиль с названием клиента |
| Поставщик уже пользуется Cliq | Внешний канал или другой разрешенный способ сотрудничества | Существующая учетная запись рядом с инструментами проекта поставщика |
| Подрядчик подключается к ограниченному проекту | Гостевой доступ к нужным беседам, если он поддерживается | Разрешенный гостевой контекст и описание проекта |
| Постоянное сообщество партнеров | Участие в сети Cliq | Соответствующая сеть рядом с ресурсами для партнеров |
Карта должна отражать фактически предоставленный доступ. Пространство под названием «Клиент Север» полезно лишь в том случае, если находящаяся в нем учетная запись позволяет открыть нужные беседы.
Например, если отдельной учетной записи поставщика нет, укажите «учетная запись компании, внешний канал поставщика, ответственный за закупки», а не «учетная запись поставщика». Точные обозначения помогут не создавать дублирующие профили, чтобы решить проблему, которая связана с настройками доступа.
Разберитесь в доступных встроенных возможностях
Приложение Cliq для компьютера поддерживает несколько учетных записей
Собственное приложение Zoho Cliq для компьютера уже поддерживает несколько учетных записей. Zoho описывает добавление учетной записи через Учетные записи → Добавить учетную запись; всего можно добавить до десяти учетных записей. Если выбрать учетную запись в меню «Учетные записи», для нее откроется новое окно Cliq.
Если большая часть вашей работы проходит в Cliq, это простой вариант. Через меню учетных записей приложения можно переключаться между уже имеющимися отдельными учетными записями компаний. WebCatalog Desktop полезнее, когда каждая учетная запись — часть более крупного рабочего процесса с записями проектов, документами, календарями и другими веб-приложениями.
Внешние каналы объединяют организации вокруг беседы
Внешний канал позволяет людям из разных организаций сотрудничать в одном пространстве. Доступ определяется необходимыми правилами и приглашением. Zoho также поддерживает совместную работу во внешних каналах между указанными центрами обработки данных, тогда как для прямых сообщений между центрами действуют другие ограничения.
Создание внешних каналов зависит от тарифного плана: в бесплатном плане их создавать нельзя, а на платных планах это зависит от редакции и прав администратора. Прежде чем выбирать этот вариант для взаимодействия с поставщиком, проверьте настройки организации, в которой будет создан канал.
Гостевой доступ и сети предназначены для разных типов взаимодействия
Обновленная функция гостевого доступа Zoho позволяет приглашенным участникам присоединяться к существующим каналам. Это может подойти подрядчику, который помогает с конкретной кампанией. Сеть Cliq — это отдельная среда для более масштабного внешнего сотрудничества, например для постоянного сообщества партнеров.
Перед тем как предлагать новый сценарий работы, проверьте актуальную документацию для гостей: Zoho сообщает, что Guest Users 2.0 не поддерживается в Zoho One, а прямые сообщения между центрами обработки данных недоступны. Выбирать способ взаимодействия нужно с учетом редакции и конфигурации конкретной организации.
Эти встроенные возможности могут избавить от необходимости создавать еще одну учетную запись. Используйте отдельную учетную запись, только если работа действительно требует ее; для внешнего участия выбирайте подходящую функцию совместной работы.
Организуйте разрешенную конфигурацию в WebCatalog Desktop
Составив карту доступа, настройте рабочий стол в соответствии с ней. WebCatalog Desktop позволяет открывать Cliq в отдельном окне и организовывать его вместе с другими веб-приложениями.
Чтобы настроить два отдельных входа в систему, воспользуйтесь инструкцией по созданию профиля:
- Откройте WebCatalog Desktop, перейдите в раздел Профили и выберите Добавить профиль.
- Назовите первый профиль по учетной записи, которую в нем будете использовать, например «Операции компании».
- Откройте Cliq в этом профиле и войдите обычным способом, предусмотренным вашей организацией.
- Создайте второй профиль, например «Клиент Север», и войдите в нем в отдельную учетную запись, выданную клиентом.
- Прежде чем добавлять другие ресурсы, проверьте учетную запись и организацию в обоих сеансах.
Профили хранят файлы cookie, сеансы и данные просмотра отдельно друг от друга. Они не заменяют приглашение, не назначают лицензию и не меняют права доступа, предоставленные в Cliq.
Затем создайте пространство для каждого рабочего контекста. Например, в пространстве компании могут быть Cliq, система отслеживания операций и внутренняя база знаний. В пространстве клиента могут находиться сеанс Cliq клиента, план проекта и документы для согласования.
Каждое пространство открывается в отдельном окне. Если использовать один профиль в нескольких пространствах, будет использоваться одна и та же учетная запись; другое название пространства не создает отдельную учетную запись. Такой способ подходит, когда одна учетная запись действительно участвует в нескольких проектных беседах.
Поддерживайте карту доступа в актуальном состоянии
Обновляйте карту, когда начинается работа с клиентом, подрядчик завершает проект или обязанности переходят к другому коллеге. Организационный или гостевой доступ пользователя удаляется в Cliq организацией, которая управляет членством; удаление профиля лишь завершает локальный сеанс.
По завершении проекта удалите его приложения и пространство с рабочего стола, чтобы на нем отображалась только актуальная работа.
Подготовьте на рабочем столе место для следующей организации
Начните с одной учетной записи компании и одних внешних отношений. Решите, нужна ли для них отдельная учетная запись, гостевое приглашение, внешний канал или сеть. Зафиксируйте решение до настройки рабочего стола.
Затем скачайте WebCatalog Desktop, создайте профили для отдельных учетных записей и соберите пространства вокруг задач, связанных с каждым взаимодействием. Структура учетных записей будет соответствовать доступу, предоставленному вашими организациями, а беседы и инструменты будет проще находить в одном месте.
