Поставщик отправляет обновлённое коммерческое предложение через Zalo. Клиент спрашивает, подтверждена ли дата доставки. В семейном чате обсуждают планы на выходные. Когда эти разговоры ведутся в разных аккаунтах, найти нужный чат — лишь часть работы. Вам также нужны правильный документ, последнее принятое решение и чёткий следующий шаг.
Чтобы управлять несколькими аккаунтами Zalo на компьютере, выделите каждому существующему аккаунту отдельный профиль с выполненным входом и понятное рабочее место. WebCatalog позволяет изолировать эти сеансы и объединить рабочий аккаунт с документами, календарём и инструментами отслеживания задач.
Главный результат — воспроизводимый путь от сообщения до выполненной задачи. В этом руководстве разбирается практический пример: координатор проекта работает с вьетнамским поставщиком, а личную переписку ведёт в другом аккаунте.
Выделите каждому аккаунту Zalo постоянное место
Сначала определите, какие разговоры действительно относятся к разным аккаунтам. Для личного и уже используемого рабочего аккаунта могут потребоваться отдельные сеансы. Переписку с несколькими клиентами от имени одного рабочего аккаунта можно оставить в нём же: новый проект не обязательно требует нового аккаунта.
У Zalo уже есть приложения для Windows и Mac, мобильные приложения и веб-версия. Один из возможных вариантов — использовать нативное приложение для одного аккаунта и отдельный сеанс браузера для другого. WebCatalog полезен, если вы хотите использовать именованные профили и держать веб-приложения, необходимые для работы с перепиской, в единой организованной среде на компьютере.
Чтобы работать с двумя аккаунтами Zalo на ПК, начните с тех, которыми вы уже пользуетесь и в которые можете войти. В WebCatalog Desktop:
- Откройте Profiles, выберите Add profile и назовите первый профиль «Zalo Work».
- Откройте Zalo с этим профилем и войдите в нужный рабочий аккаунт.
- Добавьте ещё один профиль с названием «Zalo Personal».
- Откройте Zalo с профилем Personal и войдите в другой аккаунт.
- Прежде чем отвечать, проверьте в каждом окне, что открыт нужный аккаунт и нужные разговоры.
В документации WebCatalog по профилям объясняется, что профили хранят файлы cookie, сеансы и данные браузера раздельно. Если открыть ещё одно окно с тем же профилем, оно будет использовать тот же сеанс; чтобы перейти к другому аккаунту, выберите другой профиль.
Согласно официальной инструкции Zalo по входу, для авторизации по QR-коду нужно вывести код на экран компьютера, отсканировать его с помощью Zalo на телефоне, проверить сведения о входе и подтвердить его. Убедитесь, что на телефоне используется именно тот аккаунт, который предназначен для этого профиля на компьютере. Название профиля «Work» не меняет аккаунт, с которого был подтверждён вход.
Если вы открываете сервис напрямую, используйте Zalo Web — адрес веб-чата, указанный в справке Zalo. Если позднее Zalo попросит снова пройти авторизацию, выполните обычную процедуру входа в соответствующем профиле.
Соберите вокруг переписки всё необходимое для работы
Окно аккаунта — удобная отправная точка. Но для полноценной работы также нужно место, где можно проверять факты и фиксировать решения.
Создайте пространство в WebCatalog под названием «Проекты с поставщиками». Добавьте в него Zalo с профилем Work, приложение для документов, инструмент отслеживания заказов и календарь, в котором фиксируются согласованные сроки доставки. Пространство объединяет приложения и закладки для определённой цели в отдельном окне.
Чётко разграничивайте их назначение: профиль выбирает сеанс с выполненным входом, а пространство объединяет инструменты. Один и тот же рабочий профиль можно использовать в пространствах разных проектов, если для них используется один аккаунт Zalo. Само по себе другое пространство не создаёт отдельный аккаунт и не ограничивает существующий аккаунт перепиской с конкретным клиентом.
Начните с одного рабочего пространства и отдельного окна личного Zalo. Выберите тариф WebCatalog, который поддерживает нужное вам количество приложений, профилей и пространств. Добавляйте инструменты, когда они помогают выполнить задачу, например проверить коммерческое предложение или подтвердить встречу.
Пройдите путь от запроса в чате до согласованного следующего шага
Представьте, что вы координируете подготовку печатных материалов для мероприятия клиента. Поставщик отправляет пересмотренное коммерческое предложение в ваш рабочий аккаунт Zalo. Клиенту нужен ответ по тиражу, макету и доставке.
Следующий порядок действий помогает сохранять связь между перепиской и решением, для которого она нужна.
Определите, какой разговор открыт, прежде чем разбираться в запросе
Откройте профиль Work и проверьте отправителя, проект и последнее сообщение. Похожие имена, одинаковые значки групп или старая переписка могут привести к тому, что вы неверно истолкуете знакомый на вид чат.
Прочитайте достаточно сообщений, чтобы понять, что изменилось. Вопрос «Можем продолжать?» может относиться к тиражу, пересмотру цены или окончательному макету. Ответ до выяснения того, какое именно решение требуется, может вызвать новый круг переписки.
В этом примере пересмотренное предложение поставщика предусматривает другую спецификацию бумаги. Первое полезное действие — сравнить это изменение с утверждённым техническим заданием. При этом держите переписку и техническое задание перед глазами.
Личный аккаунт может оставаться доступным в отдельном окне. Вернувшись из него, перед отправкой ответа по проекту снова проверьте рабочий аккаунт и выбранный разговор. Названия профилей помогают ориентироваться, но именно аккаунт и получатель, показанные внутри Zalo, подтверждают, куда будет отправлено сообщение.
Проверьте файл, на котором основывается ваш ответ
Откройте коммерческое предложение и найдите его дату или версию. Сравните важные детали с данными проекта: тираж, спецификацию, утверждённую сумму и запрошенную дату доставки. Более новое сообщение не обязательно содержит окончательный утверждённый документ.
Если пересмотренное предложение существенно что-то меняет, прямо укажите различие. Например: «В пересмотренном предложении используется более плотная бумага. Прежде чем мы его согласуем, подтвердите, пожалуйста, влияет ли это на дату доставки».
Сохраните пересмотренное предложение в папке проекта под именем, которое указывает на проект и версию, и пометьте его как ожидающее рассмотрения до подтверждения согласования. Это отдельное действие по систематизации документов. Когда приложение для хранения файлов находится рядом с Zalo, выполнить его проще, но WebCatalog не копирует вложения из чата в папку проекта автоматически.
Прежде чем отправить файл в ответ, проверьте и получателя, и вложение. Несколько открытых аккаунтов упрощают доступ, но конечное место отправки всё равно заслуживает внимания.
Превратите ответ в обязательство, выполнение которого можно отследить
После того как поставщик подтвердит детали, определите, каких действий теперь требует переписка. У обещания отправить макет завтра должны быть ответственный и срок. Подтверждённая доставка должна быть отражена в графике проекта.
Используйте в своём текущем инструменте отслеживания задач краткую запись, например такую:
| Пункт | Пример записи |
|---|---|
| Запрос | Утвердить пересмотренную спецификацию печати |
| Основание | Пересмотренное коммерческое предложение сохранено в папке проекта |
| Решение | Спецификация утверждена; подтверждение доставки ещё ожидается |
| Следующее действие | Координатору подтвердить дату доставки у поставщика |
| Срок | До следующего обсуждения проекта с клиентом |
Это примеры заметок по проекту, а не поля, которые WebCatalog добавляет в Zalo. Их цель — сохранить понятную картину работы после того, как разговор опустится вниз в списке чатов.
В ответе сообщите, что уже подтверждено, и укажите, что ещё остаётся на согласовании. Сообщение «Макет утверждён; дату доставки подтвержу после ответа поставщика» даст клиенту больше полезной информации, чем неопределённое подтверждение получения сообщения.
Подготовьте передачу дел так, чтобы другой человек мог продолжить работу
Если коллеге нужно продолжить работу над проектом, передайте утверждённый документ и запись о решении через привычные рабочие инструменты. Укажите текущий статус, следующее действие и того, от кого ожидается ответ.
Передача дел должна позволять разобраться в работе без восстановления хода событий по истории вашей личной переписки. Если компании нужно, чтобы на сообщения одного клиента отвечали несколько сотрудников, это отдельная потребность в командной работе с сообщениями, которую стоит решать напрямую.
Если на сообщения клиентов отвечает команда, используйте роли Zalo Official Account
Zalo Official Account, или Zalo OA, предназначен для другой задачи, нежели одновременная работа с двумя личными аккаунтами Zalo. Он обеспечивает присутствие организации для взаимодействия с клиентами и предоставляет сотрудникам доступ к инструментам управления.
Согласно руководству Zalo по началу работы с Official Account, сотрудники входят в OA Manager через личные аккаунты Zalo и выбирают OA, которым им разрешено управлять. Администратор может пригласить сотрудников через Quản lý → Quản lý admin, выбрать соответствующие права доступа и отправить приглашение, которое сотрудник должен принять.
Если вы управляете Zalo Official Account нескольких организаций через один аккаунт с соответствующими правами, выбирайте нужный OA внутри OA Manager. Отдельный личный аккаунт или профиль WebCatalog для каждого OA не требуется. Пространство клиента может объединять нужные ссылки и документы, а выбранный OA определяет, от имени какой организации вы работаете.
Для совместной работы с клиентами у Zalo также есть документация по назначению ответственных за переписку и фильтрации по сотрудникам. Эти функции зависят от тарифа OA и прав сотрудника. Если ваша конфигурация их поддерживает, используйте их, чтобы определить, кто работает с конкретным клиентом.
Назначение ответственных за переписку обеспечивает Zalo OA. WebCatalog организует доступ к сервису рядом с другими рабочими приложениями. Выбирайте функции OA, когда нужно распределять работу с клиентами внутри команды; выбирайте отдельные профили, когда нужны отдельные сеансы входа в разные аккаунты.
Проверьте детали, которые влияют на ежедневную работу
Прежде чем переносить повседневную работу в новую среду на компьютере, пройдите один типичный разговор от начала до конца. Можете ли вы открыть нужное сообщение, изучить приложенный документ, отправить нужный ответ и зафиксировать дальнейшие действия? Если в этот процесс входят звонки, проверьте их в той среде, которую действительно собираетесь использовать. Возможности нативного приложения и веб-версии Zalo могут различаться.
Проверьте уведомления в каждом аккаунте и настройки компьютера. Рабочий аккаунт должен привлекать внимание к разговорам, за которые вы отвечаете, а личные уведомления можно настроить с учётом удобного вам рабочего графика. Прежде чем полагаться на такую конфигурацию для срочных ответов, убедитесь, что ожидаемые уведомления приходят.
Отдельно проверьте важную историю переписки и файлы. Zalo предоставляет инструкции по резервному копированию и восстановлению при смене телефона, а доступность данных после смены устройства или сеанса определяется собственными механизмами сервиса. Профиль WebCatalog не является резервной копией истории сообщений Zalo. Храните важные материалы проекта в месте, которое выбрала для них ваша команда.
Начните со следующего реального разговора
Выберите один рабочий аккаунт, один личный аккаунт и один проект, по которому регулярно поступают сообщения в Zalo. Добавьте Zalo в WebCatalog, выделите каждому аккаунту именованный профиль и разместите рабочий сеанс рядом с документами и инструментом отслеживания задач, необходимыми для этого проекта.
Затем на следующем входящем запросе пройдите всю последовательность: проверьте аккаунт и разговор, изучите информацию, на которой будет основан ответ, отправьте понятный ответ и зафиксируйте следующее действие. Это практичный способ управлять рабочим и личным аккаунтами Zalo, сохраняя порядок в работе, которая стоит за каждым сообщением.
