Google Voice может использоваться для самых разных звонков: личной записи, обсуждения с клиентом или разговора, который вы ведёте от имени коллеги. Прежде чем добавлять ещё один аккаунт, определите, какое именно различие вам нужно отразить.
Чтобы управлять несколькими аккаунтами Google Voice, переключайтесь между ними через меню аккаунтов Google или создайте для каждого отдельный профиль в WebCatalog Desktop, чтобы оставаться в обоих аккаунтах одновременно. Проверьте номер Voice, привязанный к каждому аккаунту, и выстраивайте рабочий процесс с учётом этого аккаунта. Если на один номер должны отвечать несколько человек, бизнес-функции Google Voice для звонков могут подойти лучше, чем ещё одно окно аккаунта.
WebCatalog Desktop обеспечивает быстрый доступ к разным контекстам аккаунтов на компьютере. Назначение номера, подписка, переадресация и маршрутизация звонков по-прежнему настраиваются в Google Voice.
Сначала выберите подходящую схему аккаунтов и номеров
Аккаунт Google идентифицирует пользователя, вошедшего в систему. Номер Voice — это номер, предоставленный или назначенный через сервис. Привязанный номер телефона — уже существующий номер, на который можно переадресовывать звонки.
В личном аккаунте Google может быть один номер Voice; Google даже не позволит перенести второй номер в аккаунт, в котором уже есть номер. Поэтому для второго личного номера нужен второй аккаунт Google — и в этом случае становится необходимо управлять несколькими аккаунтами.
В инструкциях Google по привязке номеров сказано, что переадресация перенаправляет звонки, поступающие на ваш номер Voice, на привязанные телефоны. Привязка мобильного телефона не создаёт вторую личность Google Voice или отдельный почтовый ящик.
Для начала выберите схему, подходящую для вашей работы:
| Что вам нужно | Подходящий вариант | Что даёт рабочее пространство на компьютере |
|---|---|---|
| Иметь доступ к личному аккаунту Voice и аккаунту, предоставленному работодателем | Отдельные предоставленные аккаунты | Раздельные сеансы и понятные рабочие контексты |
| Принимать звонки на уже существующий номер Voice с другого телефона | Переадресация на привязанный номер, если доступна | Доступ к настройкам и истории аккаунта |
| Позволить команде отвечать на звонки по общему рабочему номеру | Группа вызова Workspace при наличии подходящей подписки | Сопутствующие командные инструменты и записи |
| Помогать руководителю обрабатывать звонки | Делегирование звонков с соответствующими правами в рамках подходящего тарифа | Ваш собственный рабочий сеанс рядом с согласованными инструментами для последующих действий |
Это разные схемы. Добавление окон аккаунтов не создаёт группу вызова, а переадресация номера не возлагает на другого человека ответственность за разговор. Прежде чем выбирать, где отображать звонки, решите, как именно они должны обрабатываться.
Уточните, какие функции доступны в подписке Voice
В личных и рабочих аккаунтах Google Voice доступны разные функции. В сравнении подписок Google отдельно рассматриваются тарифы для одного пользователя и подписки, подключаемые к Google Workspace.
Бесплатный потребительский сервис — это один из вариантов для одного пользователя. Google также предлагает тарифы Starter standalone и Standard standalone для подходящих личных аккаунтов Gmail в США. Поэтому по одному лишь факту, что для входа используется личный аккаунт Gmail, нельзя определить, бесплатный это сервис или платный тариф.
Документация по отдельным тарифам важна при сравнении бизнес-функций: в Standard standalone есть автоответчики, но нет групп вызова и делегирования звонков. Эти функции для совместной работы доступны в дополнениях Google Workspace Voice Standard и Premier.
Если аккаунтом управляет компания, убедитесь, что для пользователя предоставлен доступ к Voice. Сам по себе рабочий адрес электронной почты не означает, что сервис Voice настроен и нужная функция звонков доступна.
На выбор также влияет местоположение. Тарифы для одного пользователя доступны только в США. Для организаций доступность зависит от страны и от того, предоставляется ли телефонная связь через тариф Google, Carrier Link или SIP Link. Прежде чем планировать внедрение в нескольких регионах, ознакомьтесь с руководством Google по странам и провайдерам.
Чтобы упорядочить два уже существующих аккаунта, не нужно полностью перестраивать телефонную систему. Но прежде чем рассчитывать на одинаковые функции в обоих аккаунтах, выясните, какой сервис подключён для каждого из них.
Используйте встроенные средства управления аккаунтами Google, если они подходят
В Google уже есть вход в несколько аккаунтов и переключение между ними. На компьютере нажмите на изображение профиля или инициалы, чтобы добавить или выбрать аккаунт, а затем убедитесь, какой аккаунт активен в открытом сервисе.
В мобильном приложении Voice также можно переключать аккаунты — инструкции доступны для Android и iPhone или iPad. Переключатель аккаунтов удобен, если вам нужно лишь время от времени менять контексты.
На компьютере Google Voice работает через веб-интерфейс. В инструкции Google по звонкам перечислены поддерживаемые браузеры, в том числе Chrome, Edge, Firefox и Safari. Для простой конфигурации может быть достаточно держать Voice открытым в браузере.
Отдельные профили WebCatalog Desktop пригодятся, если личному и рабочему аккаунтам нужны постоянные, легко узнаваемые места для работы — особенно когда звонки связаны с документами, встречами или записями по проектам. Так вы сможете вернуться к нужному сеансу, не полагаясь лишь на то, какой аккаунт Google выбран в обычном окне браузера.
Создайте для каждого аккаунта понятное рабочее пространство в WebCatalog Desktop
Добавьте Google Voice в WebCatalog Desktop. В разделе Profiles выберите Add profile, назовите профиль по назначению аккаунта и откройте Voice с этим профилем. Войдите в нужный аккаунт Google. Повторите процедуру для второго аккаунта, создав ещё один профиль. Каждый профиль открывает Voice в отдельном окне на компьютере со значком в Dock или на панели задач, а не во вкладке браузера, которую можно случайно закрыть.
В документации WebCatalog по профилям объясняется, что файлы cookie, сеансы и данные браузера разных профилей хранятся отдельно. Подходящие названия: «Личный Voice» и «Рабочий Voice — консалтинг».
Прежде чем продолжить, проверьте адрес электронной почты аккаунта и номер Voice в каждом сеансе. Пустая история звонков или экран регистрации могут означать, что выбран другой аккаунт Google, не подключённый к этому сервису. Прежде чем создавать или менять номера, сначала выясните, какой аккаунт используется.
Создайте пространство для работы, добавив в него Voice, календарь и записи, которыми вы пользуетесь после звонков. Каждое пространство открывается в отдельном окне. Профили разделяют сеансы аккаунтов, а пространства группируют приложения по назначению.
Если один и тот же рабочий номер используется для нескольких клиентских проектов, профиль этого номера можно добавить в разные пространства проектов. При этом это всё равно будет один и тот же аккаунт Voice с общей историей.
Сценарий 1: личные и рабочие звонки в течение дня
Представим консультанта, который пользуется существующим личным аккаунтом Voice и отдельно предоставленным рабочим аккаунтом. Его цель — понимать контекст каждого разговора и выполнять связанные с ним задачи в нужном месте.
В начале рабочего дня откройте рабочий сеанс рядом с календарём встреч и актуальными заметками по клиентам. Личный сеанс оставляйте в отдельном окне, когда он нужен. Не рассматривайте две истории звонков как единый список задач: пропущенный звонок о личной встрече и запрос клиента требуют разных дальнейших действий.
Чтобы принимать звонки на компьютере, соответствующий сеанс должен быть доступен. Google указывает, что для приёма звонков на компьютере Voice должен оставаться открытым. Проверьте выбранные микрофон и динамики, а также соответствующие разрешения для уведомлений. Перед тем как полагаться на новую конфигурацию для встреч, совершите тестовый звонок.
Если вы также используете привязанные телефоны, проверьте настройки переадресации в правильном аккаунте. Google сообщает, что телефонный номер нельзя привязать к другому номеру Voice, если он уже привязан в другом месте. Не планируйте переадресовывать оба аккаунта на один и тот же привязанный номер, не проверив, что это разрешено сервисом.
Перезванивая по пропущенному вызову, сначала откройте историю нужного аккаунта. Убедитесь, что верно определили контекст звонка, затем перезвоните и зафиксируйте следующее действие в записи о соответствующей встрече или работе с клиентом.
Сценарий 2: несколько клиентских проектов используют один рабочий номер
Второй клиент не обязательно требует создания второго аккаунта Voice. Если в вашей консалтинговой практике уже используется один рабочий номер, удобнее может оказаться упорядочить звонки по проектам.
Создайте пространство для проекта, по которому часто обсуждают вопросы по телефону. Добавьте Voice с уже существующим рабочим профилем, а также краткое описание проекта, расписание и журнал решений. Для другого проекта можно использовать тот же профиль, но добавить собственные вспомогательные инструменты.
Повторное использование профиля не разделяет историю Voice по проектам, не создаёт отдельные голосовые ящики для каждого проекта и не меняет номер, используемый для звонков. Разделяйте проекты в уже используемых вами записях. WebCatalog Desktop удобно группирует инструменты, но не классифицирует звонящих автоматически.
Сценарий 3: обработка звонков от имени коллеги
Требования к помощнику руководителя отличаются от требований человека, который ведёт два личных аккаунта. Помощнику нужно разрешение обрабатывать звонки другого человека, продолжая пользоваться собственной рабочей учётной записью.
В подходящих тарифах Workspace Voice используйте делегирование звонков. Администратор может разрешить делегату совершать и принимать звонки, а также получать доступ к голосовой почте от имени пользователя, который делегирует эти права. Доступные обязанности определяются назначенными разрешениями.
До начала работы согласуйте порядок передачи звонков: какие вызовы нужно переадресовывать, какие можно обрабатывать напрямую и как фиксировать просьбу перезвонить. Разместите собственный сеанс Voice рядом с авторизованным календарём и записью для последующих действий в пространстве «Поддержка руководителя».
Если после входящего звонка нужны дальнейшие действия, укажите, кто должен ответить и какой контекст ему потребуется. Рабочее пространство помогает организовать этот процесс без необходимости входить в аккаунт руководителя через второй профиль. Делегирование настраивается в Google Voice, а не в WebCatalog Desktop.
Для ответов команды на звонки рассмотрите вместо этого группу вызова. В подходящих тарифах Google поддерживает параметры маршрутизации, рабочее время и обработку неотвеченных звонков. В документации также отмечается, что звонки через группу вызова не переадресовываются на привязанные мобильные номера участников. Поэтому при настройке дежурств проверьте, с каких именно устройств будут отвечать.
Несколько открытых окон аккаунтов не заменяют эти правила маршрутизации. Используйте подходящую функцию Voice, а затем организуйте вспомогательные рабочие инструменты каждого человека вокруг неё.
Организуйте рабочее пространство с учётом следующего звонка
Начните с уже назначенных вам аккаунтов и номеров. Определите, какое улучшение вам нужно: отдельные сеансы для личных и рабочих задач, более чёткий контекст проектов или поддерживаемая схема делегирования либо группы вызова.
Затем скачайте WebCatalog Desktop. Разместите разные аккаунты в отдельных профилях, откройте рабочий аккаунт рядом с инструментами, которые помогают превращать звонки в конкретные решения, и проверьте настройки входящих звонков до следующего запланированного разговора. Так вы получите более удобное и понятное пространство для обработки звонков и дальнейшей работы — без путаницы между организацией аккаунтов и настройкой телефонной системы.
