Google Voice подходит для самых разных звонков: обсуждения личной встречи, разговора с клиентом или беседы от имени коллеги. Прежде чем добавлять еще одну учетную запись, определите, какое именно различие вам нужно отразить.
Чтобы работать с несколькими аккаунтами Google Voice, используйте отдельный сеанс на компьютере для каждого имеющегося аккаунта, проверьте его номер Voice и организуйте работу вокруг этого аккаунта. Если на звонки на один номер должны отвечать несколько человек, корпоративные функции телефонии Google Voice могут подойти лучше, чем еще одно окно аккаунта.
WebCatalog помогает держать рабочие среды разных аккаунтов под рукой на компьютере. Назначение номера, подписка, переадресация и маршрутизация вызовов по-прежнему находятся в ведении Google Voice.
Сначала выберите схему использования аккаунтов и номеров
Аккаунт Google определяет пользователя, вошедшего в систему. Номер Voice — это номер, предоставленный или назначенный через сервис. Связанный номер телефона — это существующий номер, на который можно переадресовывать звонки.
В инструкциях Google по связанным номерам объясняется, что переадресация направляет звонки, поступающие на номер Voice, на связанные телефоны. Привязка мобильного телефона не создает второй аккаунт Google Voice или отдельную папку входящих.
Начните со схемы, соответствующей вашим задачам:
| Что вам нужно | Подходящая отправная точка | Что дает рабочая среда на компьютере |
|---|---|---|
| Держать под рукой личный аккаунт Voice и аккаунт, предоставленный работодателем | Отдельные аккаунты с подключенным сервисом | Раздельные сеансы и легко узнаваемые рабочие контексты |
| Отвечать на звонки на существующий номер Voice с другого телефона | Переадресация на связанный номер, если доступна | Доступ к настройкам и истории аккаунта |
| Дать команде возможность принимать звонки на общий рабочий номер | Группа вызова Workspace в рамках подходящей подписки | Сопутствующие инструменты и записи команды |
| Помогать руководителю обрабатывать звонки | Делегирование вызовов с предоставленными правами на подходящем тарифе | Собственный рабочий сеанс рядом с согласованными инструментами для дальнейших действий |
Это разные схемы. Дополнительные окна аккаунтов не создают группу вызова, а переадресация номера не возлагает на другого человека ответственность за разговор. Прежде чем выбирать, где отображать звонки, решите, как они должны обрабатываться.
Сопоставьте выбранную схему с фактической подпиской Voice
Личные и корпоративные аккаунты Google Voice предлагают разные наборы функций. В сравнении подписок Google различаются тарифы для одного пользователя и подписки, подключаемые к Google Workspace.
Бесплатный потребительский сервис — один из вариантов для одного пользователя. Google также предлагает отдельные подписки Starter standalone и Standard standalone для подходящих личных аккаунтов Gmail в США. Поэтому сам по себе вход через личный Gmail не говорит о том, используется ли в аккаунте бесплатный сервис или платный тариф.
При сравнении корпоративных функций важно учитывать документацию по отдельным тарифам: Standard standalone включает автосекретарей, но не группы вызова и делегирование вызовов. Эти функции совместной работы доступны в Voice Standard и Premier в качестве дополнений к Workspace.
Для аккаунта, управляемого компанией, убедитесь, что пользователю подключен Voice. Наличие рабочей электронной почты само по себе не означает, что сервис Voice работает или что нужная функция телефонии доступна.
Местоположение тоже влияет на выбор. Тарифы для одного пользователя доступны только в США. Для организаций доступность зависит от страны и от того, предоставляется ли телефонная связь через тарифный план Google, Carrier Link или SIP Link. Прежде чем планировать внедрение в разных регионах, изучите руководство Google по странам и операторам.
Чтобы упорядочить работу с двумя существующими аккаунтами, не нужно полностью перестраивать телефонную систему. Но прежде чем ожидать от обоих одинаковых функций, нужно знать, какой сервис подключен к каждому из них.
Используйте встроенные средства управления аккаунтами Google, когда их достаточно
Google уже поддерживает вход в несколько аккаунтов и переключение между ними. На компьютере нажмите на фото профиля или инициал, чтобы добавить или выбрать аккаунт, а затем проверьте, какой аккаунт активен в открытом сервисе.
Переключение аккаунтов также описано для мобильного приложения Voice на Android и iPhone или iPad. Меню выбора аккаунта удобно, если менять контекст нужно лишь время от времени.
На компьютере Google Voice работает через веб-интерфейс. В рекомендациях Google по звонкам перечислены поддерживаемые браузеры, включая Chrome, Edge, Firefox и Safari. Для простой схемы использования может быть достаточно держать Voice открытым в браузере.
Отдельные профили WebCatalog полезны, когда личному и рабочему аккаунтам нужны постоянные, подписанные рабочие среды, особенно если за звонками следует работа с документами, встречами или записями по проектам. Вы сможете возвращаться к нужному сеансу, не полагаясь только на то, какой аккаунт Google случайно выбран в обычном окне браузера.
Создайте для каждого аккаунта узнаваемую рабочую среду на компьютере
Добавьте Google Voice в WebCatalog Desktop. В разделе Profiles выберите Add profile, назовите профиль в соответствии с назначением аккаунта и откройте Voice с этим профилем. Войдите в нужный аккаунт Google. Повторите эти действия со вторым профилем для другого аккаунта.
В документации WebCatalog по профилям объясняется, что файлы cookie, сеансы и данные браузера хранятся отдельно для каждого профиля. Подходящие названия — например, «Личный Voice» и «Консалтинговая работа».
Прежде чем продолжить, проверьте адрес электронной почты аккаунта и номер Voice в каждом сеансе. Пустая история звонков или экран регистрации могут означать, что вы выбрали не тот аккаунт Google, к которому подключен сервис. Разберитесь с этим, прежде чем создавать или менять номера.
Создайте рабочее пространство, включающее Voice, календарь и записи, с которыми вы работаете после звонков. Каждое пространство открывается в отдельном окне. Профили разделяют сеансы аккаунтов, а пространства объединяют приложения вокруг определенной задачи.
Если один рабочий номер используется для нескольких клиентских проектов, его профиль можно использовать в разных проектных пространствах. Это по-прежнему будет один и тот же аккаунт Voice с общей историей. Выберите тариф WebCatalog, который поддерживает нужное вам количество профилей, приложений и пространств.
Сценарий 1: личные и рабочие звонки в течение дня
Представьте консультанта, который использует существующий личный аккаунт Voice и отдельный аккаунт с подключенным корпоративным сервисом. Задача — понимать контекст каждого разговора и сохранять результаты работы в нужном месте.
В начале дня откройте рабочий сеанс рядом с календарем встреч и актуальными заметками по клиентам. При необходимости держите личный сеанс в отдельном окне. Не воспринимайте две истории звонков как единый список задач: пропущенный звонок по поводу личной встречи и запрос клиента требуют разных дальнейших действий.
Для приема входящих звонков на компьютере сеанс действительно должен быть открыт. Google указывает, что для приема звонков на компьютере Voice должен оставаться открытым. Проверьте выбранные микрофон и динамики, а также соответствующие разрешения на уведомления, затем сделайте тестовый звонок, прежде чем полагаться на новую конфигурацию при проведении встреч.
Если вы также используете связанные телефоны, проверьте настройки их переадресации в нужном аккаунте. В документации Google указано, что номер телефона нельзя связать с другим номером Voice, если он уже привязан к другому номеру. Не планируйте переадресацию из обоих аккаунтов на один и тот же связанный номер, не проверив ограничения сервиса.
Чтобы перезвонить после пропущенного вызова, сначала откройте историю нужного аккаунта. Уточните контекст звонка, затем перезвоните и зафиксируйте следующий шаг в материалах соответствующей встречи или работы с клиентом.
Сценарий 2: несколько клиентских проектов используют один рабочий номер
Появление второго клиента не означает, что автоматически нужен второй аккаунт Voice. Если в вашей консалтинговой практике уже используется один рабочий номер, полезнее может оказаться организация звонков по проектам.
Создайте пространство для проекта, по которому часто проходят телефонные обсуждения. Добавьте Voice с существующим рабочим профилем, а также описание проекта, график и журнал решений. В другом проектном пространстве можно использовать тот же профиль, но с собственным набором вспомогательных инструментов.
Когда звонит клиент, откройте соответствующее проектное пространство и опирайтесь на актуальное описание проекта. В конце зафиксируйте решение, ответственного и следующий шаг. Например: «Согласовать измененную дату поставки с куратором проекта, затем отправить обновленный график». Этого достаточно для дальнейших действий — переписывать весь разговор не нужно.
Повторное использование профиля не разделяет историю Voice по проектам, не создает отдельные ящики голосовой почты для проектов и не меняет номер, используемый для звонков. Поддерживайте это разделение в тех записях, которыми уже пользуетесь. WebCatalog удобно размещает инструменты, но не распределяет звонящих по категориям автоматически.
Перед завершением рабочего дня сверьте пропущенные звонки и сообщения голосовой почты рабочего аккаунта с записями по проектам. Отметьте дальнейшие действия там, где вы управляете работой, чтобы завтра при открытии проекта было видно, что еще требует внимания.
Сценарий 3: обработка звонков от имени коллеги
У помощника руководителя иные задачи, чем у человека, который просто пользуется двумя личными аккаунтами. Помощнику нужны права на обработку звонков другого человека при сохранении собственного рабочего аккаунта.
На подходящих тарифах Workspace Voice используйте делегирование вызовов. Администратор может предоставить делегату права совершать и принимать звонки, а также получать доступ к голосовой почте от имени делегирующего пользователя. Предоставленные права определяют круг доступных обязанностей.
До начала замещения согласуйте практический порядок работы: какие звонки нужно переводить, какие можно обрабатывать самостоятельно и как фиксировать просьбы перезвонить. Разместите собственный сеанс Voice рядом с календарем, к которому вам предоставлен доступ, и записями о дальнейших действиях в пространстве «Поддержка руководителя».
Если входящий звонок требует дальнейших действий, запишите, кто должен ответить и какая информация ему понадобится. Рабочее пространство поддерживает этот процесс без необходимости создавать второй профиль со входом в аккаунт руководителя. Полномочия на делегирование предоставляет Google Voice, а не WebCatalog.
Для приема звонков командой рассмотрите вместо этого группу вызова. На подходящих тарифах Google поддерживает варианты маршрутизации, настройку рабочих часов и обработку вызовов без ответа. В документации также отмечается, что звонки группы вызова не переадресуются на связанные мобильные номера участников, поэтому при планировании доступности проверьте, на каких устройствах действительно можно отвечать.
Набор открытых окон аккаунтов не заменит эти правила маршрутизации. Используйте подходящую функцию Voice, а затем организуйте вокруг нее вспомогательную работу каждого сотрудника.
Организуйте рабочее пространство с учетом следующего звонка
Начните с аккаунтов и номеров, которые уже вам назначены. Определите, что стоит улучшить в первую очередь: разделить личные и рабочие сеансы, сделать удобнее доступ к контексту проектов или настроить поддерживаемое делегирование либо группу вызова.
Затем откройте Google Voice в WebCatalog. Создайте отдельные профили для разных аккаунтов, разместите рабочий аккаунт рядом с инструментами, которые помогают превращать звонки в решения, и проверьте настройки входящих вызовов до следующего запланированного разговора. В результате вы получите более понятную среду для обработки звонков и последующих действий, не путая организацию аккаунтов с настройкой телефонной системы.
