В Google Диске становится сложнее ориентироваться, когда файлы относятся к разным сферам вашей жизни. Коммерческое предложение хранится в рабочем аккаунте, клиент предоставляет отдельный корпоративный аккаунт, а личные документы лежат на другом Диске. Главная трудность — помнить, какой аккаунт нужен для доступа к конкретному документу.
Есть несколько удобных способов управлять несколькими аккаунтами Google Диска. Google поддерживает переключение аккаунтов в браузере, а Google Диск для компьютеров позволяет подключать несколько аккаунтов для локального доступа к файлам. Профили браузера и WebCatalog дают дополнительные возможности для организации аккаунтов, которыми вы пользуетесь в течение дня.
Подходящая конфигурация зависит от того, что вы делаете после открытия Диска. Вы изредка читаете общий документ, работаете с файлами в Finder или Проводнике либо переключаетесь между почтой, документами и встречами разных клиентов? Начните с этого вопроса, а затем создайте минимальную конфигурацию, которая подходит для ваших повседневных задач.
Выбирайте конфигурацию под свои задачи
Эти варианты решают разные части проблемы, и некоторые из них можно использовать вместе.
| Ваша основная задача | С чего удобно начать | Что важно учитывать |
|---|---|---|
| Изредка открывать Диск другого аккаунта | Переключатель аккаунтов Google | Перед редактированием или загрузкой файлов проверяйте, какой аккаунт Google активен. |
| Получать доступ к облачным файлам через Finder или Проводник | Google Диск для компьютеров | Google поддерживает до четырех аккаунтов; настройте синхронизацию для каждого из них. |
| Организовать всю среду браузера по аккаунтам | Профили браузера | Для работы, личных задач или клиента используется отдельная среда браузера. |
| Держать Диск рядом с другими приложениями для каждого аккаунта | WebCatalog Desktop | Профили разделяют сеансы, а пространства упорядочивают приложения и профили, которые вы используете вместе. |
Также важно различать несколько аккаунтов и несколько папок. Если три клиента предоставили вашему существующему рабочему аккаунту доступ к папкам, вам может быть достаточно одного аккаунта. Создавайте отдельную среду для аккаунта только тогда, когда вам действительно нужно пользоваться другим аккаунтом Google. Для папок в рамках одного аккаунта может хватить понятной структуры проектов.
Используйте переключатель аккаунтов Google для нерегулярного доступа через браузер
Google позволяет войти в несколько аккаунтов Google и переключаться между ними без выхода. В любом сервисе Google нажмите на фото профиля или инициал, выберите Добавить аккаунт и войдите. После этого нужный аккаунт можно выбирать в меню аккаунтов.
Это разумная отправная точка для тех, кто заглядывает на второй Диск несколько раз в неделю. Настройка почти не требуется, а браузер остается основной рабочей средой.
Прежде чем загружать результат работы или запрашивать доступ к документу, проверьте адрес электронной почты в меню аккаунтов Google. Знакомый аватар — не самый надежный ориентир, особенно если в обоих аккаунтах используется одна и та же фотография. Google также отмечает, что первый аккаунт, в который вы вошли, часто становится аккаунтом по умолчанию. Это может быть важно, когда сервис не может определить, какой аккаунт вы хотите использовать.
Если вам постоянно приходится останавливаться и проверять меню аккаунтов, подумайте о том, чтобы отвести каждому аккаунту более узнаваемое место в своей повседневной рабочей среде.
Используйте Диск для компьютеров, когда важен локальный доступ к файлам
Если файлы нужны вам в Finder на Mac или в Проводнике на Windows, начните с собственного клиента синхронизации Google. Диск для компьютеров поддерживает до четырех аккаунтов одновременно.
Чтобы подключить еще один аккаунт:
- Откройте меню Диска для компьютеров.
- Нажмите на фото профиля в правом верхнем углу.
- Выберите Добавить другой аккаунт и войдите через браузер.
- Перезапустите Диск для компьютеров согласно указаниям Google.
После подключения аккаунтов решите, какая часть содержимого каждого Диска должна храниться на устройстве. В руководстве Google по потоковой передаче и зеркалированию объясняется разница: при потоковой передаче файлы в основном хранятся в облаке, а место на устройстве используется для файлов, которые вы открываете или делаете доступными офлайн; при зеркалировании полная копия раздела «Мой диск» хранится и локально, и в облаке. Общие диски поддерживают потоковую передачу.
Например, дизайнеру может быть нужен регулярный локальный доступ к рабочим материалам в собственном рабочем аккаунте, а папку с референсами клиента он открывает лишь изредка. Эти потребности требуют разных решений в отношении локального хранения. Учитывайте свободное место на диске, файлы, которые понадобятся в поездках, и требования вашей организации.
При работе с локальными файлами используйте узнаваемые названия аккаунтов. Прежде чем выбрать место для загрузки или экспорта, проверьте и аккаунт, и папку. Даже правильно названный файл на чужом Диске создает лишнюю работу для всех, кто пытается его найти.
У WebCatalog здесь другая задача: организовать доступ к веб-интерфейсу Диска и связанным приложениям. Он не заменяет клиент синхронизации файлов Google и не объединяет хранилища отдельных аккаунтов Google. Для одного и того же проекта можно использовать Диск для компьютеров для локальных файлов, а WebCatalog — для работы в веб-приложениях.
Используйте профили браузера для более полного разделения работы в интернете
Если вы уже работаете преимущественно в браузере, отдельных профилей может быть достаточно. Профили Chrome позволяют раздельно хранить закладки, историю, пароли, настройки и другие данные.
В Chrome откройте меню профилей браузера, выберите Добавить профиль Chrome и задайте понятное название. Откройте Диск в этом профиле и войдите в тот аккаунт Google, который собираетесь здесь использовать. При необходимости повторите эти действия для другого аккаунта.
Называйте профили по назначению, которое сразу понятно: «Личный», «Студия» или «Рабочий аккаунт Acme». Название проекта менее удобно, если аккаунт будет использоваться и после завершения проекта.
Этот подход удобен, если вы хотите держать вкладки с материалами для клиента, закладки и другие сайты в отдельной среде браузера. По мере роста числа аккаунтов следите за тем, не превращается ли управление окнами браузера в самостоятельную задачу.
Организуйте регулярную работу с аккаунтами в WebCatalog
WebCatalog полезен, когда Диск — лишь один из этапов более широкого рабочего процесса, включающего почту, календари, чаты и инструменты управления проектами. Его профили разделяют сеансы аккаунтов и данные браузера, позволяя возвращаться к каждому аккаунту в его собственной среде.
Начните с аккаунтов, которыми пользуетесь чаще всего. Следуйте инструкции WebCatalog по настройке профилей:
- Откройте WebCatalog Desktop и перейдите в раздел Профили.
- Выберите Добавить профиль и задайте узнаваемое название.
- Откройте Диск с этим профилем и войдите в нужный аккаунт Google.
- Повторите действия для другого аккаунта.
Рабочий профиль, который вы используете для Диска, также подойдет для Gmail и Google Календаря в том же аккаунте Google. Повторное использование профиля позволяет оставаться в одном аккаунте при переходе от запроса по электронной почте к документу, а затем — к встрече для обсуждения результатов.
Используйте пространства, если хотите объединить приложения и профили для конкретного клиента или проекта. Каждое пространство открывается в отдельном окне. Разделение аккаунтов обеспечивают профили, а пространство помогает их упорядочить.
Начните с небольшой конфигурации. Прежде чем воссоздавать всю свою рабочую среду, добавьте приложения, которые участвуют в одной регулярной задаче. Тариф Basic в WebCatalog включает два настольных приложения, два профиля и одно пространство. Тарифы Pro и Business поддерживают неограниченное количество приложений, профилей и пространств, что важно при работе с несколькими клиентами или большим набором приложений.
Практический процесс работы с документами клиентов
Представим консультанта с рабочим аккаунтом Google и отдельным аккаунтом, предоставленным компанией Acme. Acme требует, чтобы работа над проектом велась через ее аккаунт. У консультанта также есть другие клиенты, которые предоставляют доступ к документам напрямую на его рабочий адрес.
Разделять работу стоит по аккаунту Google, который для нее требуется. Для Acme создается отдельный профиль. Другие клиенты могут оставаться в рабочем профиле, если именно этому аккаунту они предоставили доступ.
Начинайте с правильного аккаунта
Перед началом задачи откройте Диск в профиле Acme. Проверьте адрес электронной почты аккаунта, затем перейдите в папку проекта. Если задача пришла по электронной почте, убедитесь, что сообщение относится к тому же проекту и аккаунту, которые у вас открыты.
Возьмите за привычку делать это в начале рабочего сеанса. Проще один раз проверить аккаунт перед периодом сосредоточенной работы, чем исправлять последствия загрузки файла не из того аккаунта.
Работайте в общем документе
Откройте документ, который клиент указал как актуальную версию. Прежде чем создавать отдельную копию, уточните, действительно ли это предусмотрено заданием. Иначе проверяющие могут обсуждать одну версию, пока вы редактируете другую.
Настройки доступа Google определяют, может ли ваш аккаунт просматривать, комментировать или редактировать документ. Дополнительный профиль дает отдельную среду со входом в аккаунт, но не меняет эти разрешения.
Если у вас есть только доступ на просмотр, а нужно редактирование, решите этот вопрос с владельцем документа, используя нужный аккаунт. Создание нескольких копий не устранит исходную проблему с организацией совместной работы.
Выберите папку назначения до загрузки
Для нового результата работы сначала перейдите в согласованную папку проекта и только потом выбирайте файл для загрузки. Используйте название, по которому понятны проект и назначение файла, например «Предложение по адаптации сотрудников Acme». Если у клиента уже есть правила именования, следуйте им.
При передаче результата отправьте ссылку на согласованный файл и укажите, что готово к проверке. Затем переходите в рабочую среду следующего клиента. Цель — создать повторяемый путь от аккаунта к проекту и документу, чтобы меньше полагаться на память.
Определите причину проблемы, прежде чем менять конфигурацию
Если что-то выглядит не так, различайте три ситуации:
Файл открывается не в том аккаунте. Проверьте адрес электронной почты Google в активном окне. Откройте ссылку в среде нужного аккаунта и повторите попытку. Сохраненная ссылка указывает на расположение файла, но не гарантирует, что вы используете правильный аккаунт.
Нужный аккаунт не имеет доступа к файлу. Проверьте исходное приглашение к совместному доступу и указанный в нем адрес. Попросите владельца подтвердить доступ для этого адреса. Рабочие и учебные организации также могут ограничивать доступ для внешних пользователей, поэтому другой профиль не обязательно снимет ограничение.
Файл отсутствует в локальном хранилище. Проверьте соответствующий аккаунт в Диске для компьютеров, а также его настройки синхронизации и офлайн-доступа. Это вопрос локальной доступности файла, даже если тот же документ нормально открывается в веб-приложении.
Такое разграничение помогает устранять проблему на нужном уровне, а не постоянно выходить из аккаунтов, пересоздавать профили или перемещать документы.
Сделайте передачу следующего результата клиенту более предсказуемой
Выберите документ, который вам уже нужно передать, и организуйте работу с ним в WebCatalog Desktop. Создайте профиль с понятным названием для аккаунта Google, которому предоставлен доступ, откройте согласованную папку проекта и держите связанную переписку под рукой. Пройдите весь путь работы с файлом: от первоначального запроса через редактирование до финальной проверки.
При передаче результата вы должны уметь ответить на три вопроса, не перебирая вкладки: какой аккаунт я использовал, где находится актуальный файл и какую ссылку клиенту нужно открыть для проверки? Сохраните ту конфигурацию, в которой эти ответы легко найти, а локальную синхронизацию при необходимости поручите Диску для компьютеров.
