Есть несколько хороших способов управлять несколькими аккаунтами Google Диска. Google позволяет переключаться между аккаунтами в браузере, а приложение «Google Диск для компьютеров» может подключать несколько аккаунтов для доступа к файлам на устройстве. Профили браузера и WebCatalog Desktop помогают организовать аккаунты, которыми вы пользуетесь в течение дня: WebCatalog Desktop держит Google Диск для каждой учётной записи в отдельном сеансе и рядом с другими приложениями, которыми вы пользуетесь от её имени.
Навигация по Диску усложняется, когда файлы относятся к разным сферам вашей жизни. Коммерческое предложение хранится в рабочем аккаунте, клиент предоставляет отдельную учётную запись компании, а личные документы находятся на другом Диске. Главная сложность — помнить, какая учётная запись нужна для нужного документа.
Оптимальная настройка зависит от того, что вы делаете после открытия Диска. Вы время от времени читаете общий документ, работаете с файлами в Finder или Проводнике либо переключаетесь между почтой клиента, документами и встречами? Начните с этого вопроса, а затем соберите минимальную конфигурацию, которая подходит для вашей повседневной работы.
Выберите конфигурацию с учётом задач
Эти варианты решают разные части проблемы, и их можно сочетать.
| Основная потребность | С чего удобно начать | Что следует учитывать |
|---|---|---|
| Время от времени открывать Диск другого аккаунта | Переключение между аккаунтами Google | Перед редактированием или загрузкой проверьте, какой аккаунт Google активен. |
| Работать с облачными файлами в Finder или Проводнике | Google Диск для компьютеров | Google поддерживает до четырёх аккаунтов; настройте синхронизацию для каждого из них. |
| Организовать всю среду браузера по учётным записям | Профили браузера | Используйте отдельный контекст браузера для работы, личных дел или клиента. |
| Держать Диск рядом с другими приложениями для каждой учётной записи | WebCatalog Desktop | Профили разделяют сеансы, а пространства объединяют приложения и профили, которыми вы пользуетесь вместе. |
Также различайте несколько аккаунтов и несколько папок. Если три клиента предоставили доступ к папкам в уже существующем рабочем аккаунте, возможно, вам достаточно этого аккаунта. Создавайте отдельный контекст аккаунта, только если вам действительно нужно использовать другую учётную запись Google. Для папок в рамках одного аккаунта может хватить понятной структуры проектов.
Используйте переключение между аккаунтами Google для редкого доступа через браузер
Google позволяет войти в несколько аккаунтов Google и переключаться между ними, не выходя из системы. В сервисе Google нажмите на фото профиля или инициалы, выберите Добавить аккаунт и войдите в него. После этого нужную учётную запись можно выбрать в меню аккаунтов.
Это удобный вариант для тех, кто проверяет второй Диск несколько раз в неделю. Настраивать почти ничего не нужно, а браузер остаётся основной рабочей средой.
Прежде чем загружать готовый файл или запрашивать доступ к документу, проверьте адрес электронной почты в меню аккаунта Google. Знакомая аватарка — не самый надёжный ориентир, особенно если в обоих аккаунтах используется одно и то же фото. Google также отмечает, что первый аккаунт, в который вы вошли, часто становится аккаунтом по умолчанию. Это важно, если сервису неясно, какую учётную запись вы хотите использовать.
Если вам постоянно приходится проверять меню аккаунта, подумайте, как выделить каждую учётную запись в своей повседневной среде.
Используйте приложение «Google Диск для компьютеров» для доступа к локальным файлам
Если вам нужны файлы в Finder на Mac или Проводнике в Windows, начните с собственного приложения Google для синхронизации. Приложение «Google Диск для компьютеров» поддерживает до четырёх аккаунтов одновременно.
Чтобы подключить ещё один аккаунт:
- Откройте меню приложения «Google Диск для компьютеров».
- Нажмите на фото профиля в правом верхнем углу.
- Выберите Добавить другой аккаунт и войдите через браузер.
- Перезапустите приложение «Google Диск для компьютеров», как рекомендует Google.
Подключив аккаунты, решите, какая часть каждого Диска должна храниться на вашем устройстве. В руководстве Google по потоковой передаче и зеркалированию объясняется разница: при потоковой передаче файлы преимущественно хранятся в облаке, а место на устройстве занимают открытые или доступные офлайн-файлы; при зеркалировании полная копия раздела «Мой диск» хранится и на устройстве, и в облаке. Для общих дисков доступна потоковая передача.
Например, дизайнеру может требоваться постоянный локальный доступ к рабочим материалам в собственном рабочем аккаунте, тогда как папку клиента со справочными материалами он открывает лишь время от времени. Для этих задач нужны разные настройки локального хранения. Учитывайте свободное место на диске, файлы, которые понадобятся в поездках, и требования вашей организации.
Для удобства работы с локальными файлами используйте понятные названия аккаунтов. Прежде чем выбирать место для загрузки или экспорта, проверьте и аккаунт, и папку. Даже правильно названный файл создаст лишнюю работу, если окажется не на том Диске.
В этой ситуации WebCatalog Desktop выполняет другую задачу: помогает организовать доступ к веб-интерфейсу Диска и связанным приложениям. Он не заменяет клиент Google для синхронизации файлов и не объединяет хранилища разных аккаунтов Google. Можно использовать приложение «Google Диск для компьютеров» для локальных файлов, а WebCatalog Desktop — для веб-части того же проекта.
Используйте профили браузера для более полного разделения работы в интернете
Если вы и так работаете в браузере, может хватить отдельных профилей. Профили Chrome разделяют такие данные, как закладки, история, пароли и настройки.
В Chrome откройте меню профиля браузера, выберите Добавить профиль Chrome и задайте понятное название. Откройте Диск в этом профиле и войдите в нужный аккаунт Google. При необходимости повторите то же для другой учётной записи.
Назовите профили по ролям, которые легко сразу узнать: «Личный», «Студия» или «Рабочий аккаунт Acme». Название проекта менее удобно, если тот же аккаунт продолжит использоваться после завершения проекта.
Этот подход удобен, когда вам нужны исследования клиента, закладки и другие сайты в отдельной среде браузера. По мере роста числа аккаунтов следите за тем, не превратилось ли управление окнами браузера в отдельную задачу.
Организуйте регулярную работу с аккаунтами в WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop пригодится, если Диск — лишь один из этапов более широкой работы, включающей электронную почту, календари, чаты и инструменты для проектов. Его профили разделяют сеансы аккаунтов и данные браузера, поэтому к каждой учётной записи можно вернуться в её собственном контексте.
Начните с учётных записей, которыми пользуетесь чаще всего. Следуйте инструкциям WebCatalog по настройке профилей:
- Откройте WebCatalog Desktop и перейдите в раздел Профили.
- Нажмите Добавить профиль и задайте ему понятное название.
- Откройте Диск в этом профиле и войдите в нужный аккаунт Google.
- Повторите шаги для другого аккаунта.
Рабочий профиль, который вы используете для Диска, подойдёт также для Gmail и Google Календаря под той же учётной записью Google. Так у вас будет единый контекст аккаунта: можно перейти от запроса по электронной почте к документу, а затем — к встрече для его обсуждения.
Используйте пространства, чтобы собирать приложения и профили для клиента или проекта. Каждое пространство открывается в отдельном окне. Профили разделяют аккаунты, а пространство помогает организовать работу с ними.
Для начала ограничьтесь небольшой конфигурацией. Добавьте приложения для одной регулярно выполняемой задачи, прежде чем переносить туда всю рабочую среду.
Практический процесс работы с документами клиента
Представьте консультанта, у которого есть рабочий аккаунт Google и отдельная учётная запись, предоставленная компанией Acme. Acme ожидает, что работа над проектом будет выполняться через её аккаунт. Другие клиенты консультанта делятся документами напрямую с его рабочим адресом.
Ключевое различие — учётная запись Google, необходимая для работы. Для Acme создаётся отдельный профиль. Остальные клиенты могут оставаться в рабочем профиле, если именно этому аккаунту они предоставили доступ.
Начинайте с правильного аккаунта
Перед началом задачи откройте профиль Диска Acme. Проверьте адрес аккаунта, а затем перейдите в папку проекта. Если задача пришла по электронной почте, убедитесь, что в сообщении указан тот же проект и тот же аккаунт, который вы открыли.
Возьмите за правило делать это в начале рабочего сеанса. Проверить аккаунт один раз перед сосредоточенной работой проще, чем потом исправлять последствия загрузки не под той учётной записью.
Работайте с общим документом
Откройте документ, который клиент обозначил как актуальную версию. Прежде чем создавать отдельную копию, выясните, действительно ли это входит в задачу. Иначе рецензенты могут обсуждать одну версию, пока вы вносите изменения в другую.
Настройки доступа к файлам Google определяют, может ли ваш аккаунт просматривать документ, комментировать его или редактировать. Дополнительный профиль создаёт ещё один контекст входа, но не меняет разрешения.
Если у вас есть только права на просмотр, а нужно редактирование, обратитесь к владельцу документа через нужный аккаунт. Создание нескольких копий не решит проблему с настройками совместной работы.
Выберите место назначения перед загрузкой
Чтобы добавить готовый файл, сначала перейдите в согласованную папку проекта, а затем выберите файл для загрузки. Дайте ему название, указывающее на проект и назначение, например «Предложение по адаптации Acme». Если у клиента уже есть правила именования файлов, следуйте им.
При передаче результата отправьте ссылку на согласованный файл и сообщите, что готово к проверке. Затем переключитесь на контекст следующего клиента. Цель — создать повторяемый маршрут от аккаунта к проекту и документу, оставив меньше решений на память.
Определите проблему, прежде чем менять настройки
Если что-то работает не так, разделите ситуацию на три случая:
Файл открывается не в том аккаунте. Проверьте адрес Google в активном окне. Откройте ссылку в нужном контексте аккаунта и попробуйте снова. Сохранённая ссылка указывает на местоположение файла, но не гарантирует, что вы используете нужную учётную запись.
У правильного аккаунта нет доступа к файлу. Проверьте исходное приглашение и указанный в нём адрес. Попросите владельца подтвердить, что доступ предоставлен именно этому адресу. В организациях и учебных заведениях также могут быть ограничения на внешний доступ, поэтому переход на другой профиль может не помочь.
Файл отсутствует в локальном хранилище. Проверьте соответствующий аккаунт в приложении «Google Диск для компьютеров» и настройки синхронизации и доступа офлайн. Это вопрос доступности локального файла, даже если тот же документ без проблем открывается в веб-приложении.
Такое различие помогает исправить проблему на нужном уровне, а не снова и снова выходить из аккаунтов, создавать профили или перемещать документы.
Сделайте следующую передачу материалов клиенту проще
Выберите документ, который уже нужно передать, и организуйте его рабочий процесс в WebCatalog Desktop. Создайте понятный профиль для разрешённой учётной записи Google, откройте согласованную папку проекта и держите рядом связанные с ним каналы связи. Проследите за файлом от первоначального запроса до редактирования и итоговой проверки.
К моменту передачи результата вы должны без поиска по вкладкам ответить на три вопроса: каким аккаунтом я пользовался, где находится актуальный файл и какую ссылку должен проверить клиент? Сохраните конфигурацию, в которой ответы легко найти, а локальную синхронизацию при необходимости поручите приложению «Google Диск для компьютеров».
