Когда Google Chat используется и для личных разговоров, и для проектов работодателя, и для работы с клиентами, наведение порядка начинается с понимания того, какая учетная запись нужна в каждом разговоре. Затем можно расположить чат проекта, документы и календарь так, чтобы к ним было удобно обращаться вместе.
Для проекта не всегда нужна отдельная учетная запись Google. Вы можете использовать один рабочий аккаунт для сотрудничества с несколькими клиентами, тогда как другой клиент предоставит вам собственную управляемую учетную запись. Для этих ситуаций нужны разные варианты организации рабочего стола.
Google уже поддерживает переключение между аккаунтами, в которые выполнен вход. WebCatalog добавляет изолированные профили и пространства для проектов, которые помогают проще ориентироваться в течение насыщенного рабочего дня. Цель — каждый раз, приступая к работе, четко понимать, какой аккаунт, разговор и вспомогательные инструменты вам нужны.
Разделяйте роли учетных записей и проектов
«Аккаунт», «организация» и «пространство» обозначают разные составляющие рабочего процесса в Google Chat. Если различать их, будет проще и настроить работу, и устранять неполадки.
| Элемент настройки | Чем управляет или что организует | Практический пример |
|---|---|---|
| Аккаунт Google | Учетная запись, с которой вы входите в систему и участвуете в общении | Ваш личный аккаунт или аккаунт, выданный работодателем |
| Организация Google Workspace | Управляемый доступ и правила для своих пользователей | Настройки Chat и внешнего сотрудничества у вашего работодателя |
| Пространство Google Chat | Область общения со своим составом участников | Обсуждение запуска продукта с командой проекта |
| Профиль WebCatalog | Изолированные данные входа на сайты и сеансов | Профиль под названием «Работа — Acme» |
| Пространство в WebCatalog | Окно на рабочем столе, объединяющее приложения и профили | Рабочее пространство для запуска продукта, содержащее Chat, Диск и описание проекта |
В документации Google описан доступ к Chat через аккаунт Google или организацию Workspace. Создавать пространства Chat могут как пользователи личных аккаунтов Google, так и пользователи платных аккаунтов Workspace, хотя наборы функций различаются; см. сравнение аккаунтов от Google.
Поэтому профили для работы на компьютере стоит создавать под реальные учетные записи для входа, а рабочие пространства проектов — организовывать вокруг самих задач. Создание пространства в WebCatalog не создает пространство Google Chat, не приглашает коллег и не меняет разрешения организации.
Начните с уже доступных возможностей Google для компьютера
Чтобы просто добавить второй аккаунт Google, новое приложение не нужно. В руководстве Google по входу в несколько аккаунтов объясняется, как добавлять аккаунты и переключаться между ними, не выходя из системы. В сервисе Google, поддерживающем эту функцию, используйте меню аккаунта, чтобы добавить или выбрать нужную учетную запись.
Chat доступен на сайте chat.google.com и внутри Gmail. Google также предлагает отдельное приложение Chat, которое устанавливается через Chrome как прогрессивное веб-приложение. Для его работы Chrome должен быть открыт, а на управляемых устройствах для установки может потребоваться разрешение.
Этих вариантов может быть достаточно, если переключение аккаунтов и существующая организация браузера соответствуют вашему стилю работы. Какой бы способ вы ни выбрали, проверяйте, у какого аккаунта есть доступ к нужному разговору.
WebCatalog пригодится, когда вам нужны явно обозначенные, многократно используемые контексты учетных записей и удобная организация остальных инструментов каждого проекта на компьютере. Личный аккаунт можно держать отдельно от рабочего, а рабочий — использовать везде, где у него есть доступ. Следующие три сценария сотрудничества показывают, как сделать этот выбор.
Личные разговоры: выделите для них постоянное место
Вы можете использовать личный аккаунт для семейных планов, волонтерской группы и общения с несколькими друзьями, которым удобен Chat. Выделите этим разговорам узнаваемое место, чтобы находить их без предварительного перехода по списку проектов работодателя.
В WebCatalog назовите профиль Личный или выберите другое название, которое однозначно указывает на аккаунт Google. Откройте Chat с этим профилем и войдите в нужный личный аккаунт. Название должно отражать учетную запись, а не временное занятие вроде «Поездка на выходные». Занятие изменится, а аккаунт может оставаться полезным годами.
В Google Chat используйте встроенные средства организации разговоров для людей и групп, к которым вы возвращаетесь чаще всего. Google указывает закрепление и открепление пространств и разговоров в числе функций, доступных пользователям личных аккаунтов и платных аккаунтов Workspace.
Предположим, у вашей волонтерской группы есть разговор о мероприятии и документ с планом подготовки. Можно закрепить разговор в Chat, а приложение с документом разместить рядом в соответствующем пространстве WebCatalog. Прежде чем открывать документ или предоставлять к нему доступ, убедитесь, что у личного аккаунта есть нужные права.
Теперь границы аккаунта и проекта выполняют разные задачи. Профиль сохраняет отдельный контекст входа. Пространство собирает все необходимое для мероприятия. Ни то ни другое не заменяет настройки участников разговора или настройки общего доступа к документу.
Рабочие проекты: используйте нужную учетную запись для разных задач команды
Аккаунт, выданный работодателем, обычно стоит поместить в рабочий профиль с понятным названием, например Работа — Acme. Используйте эту учетную запись для разговоров в Chat, которые разрешены вашей организацией и к которым вас пригласили присоединиться.
Если Chat недоступен для аккаунта, обратитесь к администратору Workspace. В инструкциях Google по входу отмечается, что рабочим и учебным организациям необходимо настроить Chat для своих пользователей. Открытие той же учетной записи в другом приложении на компьютере не сделает недоступный сервис организации доступным.
Когда доступ настроен, организуйте постоянные проекты вокруг информации, необходимой для каждого из них. Для запуска продукта это могут быть:
- Пространство Google Chat, где команда запуска принимает решения.
- Папка на Диске с утвержденными креативными материалами.
- Документ с контрольным списком подготовки к выпуску.
- Календарь, в котором уточняются даты проверок.
Соответствующие приложения и профили можно объединить в пространстве WebCatalog под названием Запуск продукта. Другое пространство, Работа команды, может содержать инструменты для повседневных внутренних задач.
Оба пространства могут использовать один рабочий профиль, если у одного и того же аккаунта Google есть доступ к обоим проектам. Для каждого окна проекта не нужен новый аккаунт Google или отдельный изолированный вход. При повторном использовании профиля используются и его данные сеанса, поэтому окна не представляют собой отдельные учетные записи.
Кроме того, пространство в WebCatalog не привязывает Chat к конкретному разговору проекта. Прежде чем публиковать новости о запуске, выберите нужное пространство Google Chat и проверьте его участников. Рабочее пространство на компьютере помогает перейти к работе, а состав разговора в Google Chat определяет, кто получит сообщение.
Сохраняйте решения по проекту в том разговоре, где команда ожидает их найти. Если в личной переписке решился вопрос, затрагивающий всю группу, добавьте соответствующее резюме в обсуждение проекта. Тогда рабочее пространство будет полезно следующему человеку, которому понадобится это решение, а не только тому, кто сейчас отправляет сообщения.
Сотрудничество с клиентами: организуйте работу с той учетной записью, которую клиент действительно пригласил
Прежде чем создавать еще один профиль для работы с клиентом, нужно определиться с доступом. Уточните, какой адрес электронной почты или какую управляемую учетную запись клиент ожидает от вас использовать.
Возможны несколько вариантов. Клиент может пригласить ваш существующий рабочий или личный аккаунт Google как внешнего участника. Он может выдать вам аккаунт в своей организации Workspace. Google также теперь описывает предусмотренный способ приглашения гостей, у которых нет аккаунта Google: такое приглашение создает гостевой аккаунт, управляемый приглашающей организацией. Доступные варианты и ограничения изложены в руководстве Google по внешним пользователям и гостям.
Настройте работу на компьютере в соответствии с выбранным вариантом:
| Вариант доступа у клиента | Подходящий выбор профиля |
|---|---|
| Клиент приглашает ваш существующий рабочий аккаунт | Используйте уже имеющийся профиль этого аккаунта |
| Клиент предоставляет отдельный аккаунт Workspace | Создайте профиль, в названии которого указаны клиент и учетная запись |
| Клиент использует предусмотренное гостевое приглашение | Примите приглашение, проверьте доступ к Chat и организуйте полученную учетную запись так, чтобы ее было легко узнать |
Если ваш существующий рабочий аккаунт участвует в трех клиентских проектах, три пространства проектов могут оказаться полезными. Но это не означает, что обязательно нужны три новых аккаунта Google. И наоборот: если разместить выданную клиентом учетную запись в одном окне проекта с аккаунтом работодателя, это не сделает их взаимозаменяемыми.
Внешнее сотрудничество также зависит от участвующих организаций. В документации Google по управлению внешним общением в Chat описаны настройки администраторов, ограничения доверенных доменов и возможности внешних пространств, зависящие от редакции Workspace. Если приглашение не срабатывает, уточните, какая учетная запись приглашена, и попросите клиента проверить соответствующие настройки доступа.
Для совместного проекта используйте способ сотрудничества, одобренный клиентом. Если это пространство Google Chat с разрешенным внешним доступом, ведите обсуждение проекта там. Профиль WebCatalog может сохранять контекст входа, но не может предоставить членство в пространстве или обойти правила внешнего общения организации.
Отдельно проверяйте и документы, на которые ведут ссылки. В рекомендациях Google по внешнему доступу доступ к Chat рассматривается отдельно от доступа к файлам на Диске и задачам. Перед проверкой откройте сам документ с нужного аккаунта и убедитесь, что он доступен. Работающий разговор сам по себе не решает все вопросы с разрешениями на файлы.
Перенесите схему сотрудничества в настройки WebCatalog
Сначала настройте уровень учетных записей. В инструкциях WebCatalog по профилям описано, как создать профиль и открыть с ним приложение:
- Добавьте Google Chat из каталога приложений WebCatalog.
- Откройте Профили, выберите Добавить профиль и дайте учетной записи узнаваемое название.
- Откройте Chat с этим профилем и войдите в соответствующий аккаунт.
- Проверьте доступ к разговору или пространству, к которому этот аккаунт должен иметь доступ.
Повторите эти действия для отдельных учетных записей, которыми вы действительно пользуетесь. Открытие еще одного окна с тем же профилем не изолирует второй аккаунт: оно использует тот же контекст сеанса.
Затем организуйте пространства в WebCatalog вокруг текущей работы. Пространство клиента может содержать Chat, инструменты клиента для работы с документами и систему отслеживания проекта. Используйте существующий профиль, если входить нужно в тот же аккаунт. Когда несколько приложений Google используют одну учетную запись, соответствующий профиль может хранить общий контекст входа; проверяйте аккаунт при открытии каждого приложения.
Прежде чем расширять эту структуру, сопоставьте необходимое количество приложений, профилей и пространств с текущими тарифами WebCatalog. Количество рабочих пространств проектов и количество учетных записей — это отдельные вопросы планирования.
Сделайте передачу информации по каждому проекту понятной
Перед отправкой обновления коротко проверьте адресацию: Какой аккаунт я использую, кто участвует в этом разговоре и смогут ли они открыть материалы по ссылкам? Это поможет выявить несоответствия аккаунтов и прав доступа, которые один лишь порядок на рабочем столе устранить не может.
Добавляйте в обновление достаточно контекста, чтобы оно было полезным: укажите принятое решение, дайте ссылку на актуальный документ и обозначьте следующие шаги. Это особенно важно, когда клиент участвует через другую организацию или приглашенную гостевую учетную запись.
К следующему обзору проекта создайте одно рабочее пространство Google Chat в WebCatalog, объединив в нем реальный разговор, инструменты для работы с документами и повестку встречи. Используйте его для полноценной передачи информации, а затем сохраните ту организацию, которая помогает легче всего распознавать нужную учетную запись и проект.
