Когда Google Chat объединяет личные разговоры, рабочие проекты и общение с клиентами, есть два практичных способа разделить учетные записи. Встроенный переключатель аккаунтов Google позволяет переходить между учетными записями, в которые вы вошли в Chat, Gmail или отдельном приложении Chat. WebCatalog Desktop создает для каждой учетной записи Google отдельный профиль, чтобы несколько аккаунтов оставались открытыми одновременно. В любом случае сначала определите, какая учетная запись предназначена для каждого разговора.
Для проекта не обязательно заводить отдельный аккаунт Google. Например, вы можете использовать одну рабочую учетную запись для нескольких проектов с клиентами, а другой клиент может предоставить вам отдельную управляемую учетную запись. Для таких ситуаций подходят разные варианты настройки рабочего стола.
WebCatalog Desktop добавляет изолированные профили и ориентированные на проекты пространства, которые упрощают навигацию в насыщенный рабочий день. Цель — всегда четко понимать, какая учетная запись, беседа и сопутствующие инструменты нужны для начала работы.
Разделите роли учетных записей и проектов
«Учетная запись», «организация» и «пространство» обозначают разные составляющие рабочего процесса в Google Chat. Если различать их, настройка и устранение неполадок станут проще.
| Элемент настройки | Что он контролирует или организует | Практический пример |
|---|---|---|
| Аккаунт Google | Учетную запись, с помощью которой вы входите в систему и участвуете в общении | Личный аккаунт или учетная запись, предоставленная работодателем |
| Организация Google Workspace | Управляемый доступ и правила для ее пользователей | Настройки Chat и внешнего сотрудничества у вашего работодателя |
| Пространство Google Chat | Область для общения со своим списком участников | Обсуждение запуска продукта с проектной командой |
| Профиль WebCatalog Desktop | Изолированные данные для входа на сайты и сеансов | Профиль с названием «Работа — Acme» |
| Пространство в WebCatalog Desktop | Окно рабочего стола, объединяющее приложения и профили | Рабочее пространство запуска с Chat, Drive и описанием проекта |
Google описывает доступ к Chat через аккаунт Google или организацию Workspace. Создавать пространства в Chat могут как пользователи личных аккаунтов Google, так и пользователи платных аккаунтов Workspace, хотя доступные функции различаются; см. сравнение аккаунтов от Google.
Поэтому создавайте профили на компьютере для реально используемых учетных записей, а проектные рабочие пространства формируйте с учетом выполняемой работы. Создание пространства в WebCatalog Desktop не создает пространство Google Chat, не приглашает соавторов и не меняет разрешения организации.
Начните с уже доступных вариантов Google для компьютера
Чтобы добавить второй аккаунт Google, устанавливать новое приложение не нужно. В инструкции Google по одновременному входу в несколько аккаунтов описано, как добавить учетные записи и переключаться между ними, не выходя из системы. В поддерживаемом сервисе Google откройте меню аккаунтов и добавьте нужную учетную запись или выберите ее.
Chat доступен на сайте chat.google.com и в Gmail. Google также предлагает отдельное приложение Chat, которое устанавливается как прогрессивное веб-приложение через Chrome. Для работы этого приложения Chrome должен быть открыт. Если вы используете рабочую или учебную учетную запись, для установки может понадобиться помощь администратора.
Этих возможностей может быть достаточно, если переключатель аккаунтов и текущая организация браузера подходят вашему рабочему процессу. Какой бы способ вы ни выбрали, проверьте, у какой учетной записи есть доступ к нужному разговору.
WebCatalog Desktop пригодится, если вы хотите явно задавать и повторно использовать контексты учетных записей, а также организовать на рабочем столе остальные инструменты для каждого проекта. Вы можете отделить личную учетную запись от рабочей, а затем использовать рабочую везде, где это разрешено. Ниже описаны три типичных варианта сотрудничества, которые помогут определиться с настройкой.
Личные разговоры: создайте привычное пространство
Назовите профиль личного аккаунта Google Личный или выберите другое название, указывающее на учетную запись, а не на временное занятие вроде «Поездка на выходные». Откройте Chat в этом профиле и войдите в личный аккаунт.
В Chat закрепите пространства и беседы, к которым чаще всего возвращаетесь. Google указывает закрепление среди функций, доступных пользователям как личных, так и платных аккаунтов Workspace. Профиль позволяет отдельно хранить данные для входа, а доступ к сообщениям по-прежнему определяется настройками участия в самом Chat.
Рабочие проекты: используйте нужную учетную запись для работы команды
Учетной записи, предоставленной работодателем, обычно подходит четко обозначенный рабочий профиль, например Работа — Acme. Используйте эту учетную запись для бесед в Chat, которые разрешены вашей организацией и к которым вас пригласили.
Если Chat недоступен для этой учетной записи, обратитесь к администратору Workspace. В инструкции Google по входу отмечено, что организациям, предоставляющим рабочие или учебные аккаунты, необходимо настроить Chat для своих пользователей. Открытие той же учетной записи в другом приложении для компьютера не включит недоступный организационный сервис.
Когда доступ заработает, организуйте повторяющиеся проекты так, чтобы под рукой была нужная информация. Для запуска продукта это могут быть:
- Пространство Google Chat, где команда запуска принимает решения.
- Папка Drive с утвержденными материалами для продвижения.
- Документ с контрольным списком подготовки к выпуску.
- Календарь для согласования дат проверки.
В WebCatalog Desktop можно объединить нужные приложения и профили в пространство Запуск продукта. В другом пространстве, Работа команды, можно собрать инструменты для текущих внутренних задач.
В обоих случаях можно использовать один и тот же рабочий профиль, если одна учетная запись Google имеет доступ к обоим проектам. Для каждого окна проекта не нужно создавать новый аккаунт Google или отдельный изолированный вход. При повторном использовании профиля повторно используются и данные сеанса, поэтому окна не представляют собой разные учетные записи.
Пространство в WebCatalog Desktop также не привязывает Chat к определенной беседе по проекту. Прежде чем отправить новость о запуске, выберите нужное пространство Google Chat и проверьте список участников. Рабочее пространство на компьютере помогает быстро перейти к нужной работе; получателей сообщения определяет беседа в Google Chat.
Обсуждайте решения по проекту в той беседе, где команда ожидает их найти. Если в личном сообщении решили вопрос, важный для всей группы, добавьте соответствующее краткое изложение в обсуждение проекта. Тогда рабочее пространство будет полезно и следующему человеку, которому понадобится узнать о принятом решении, а не только тому, кто сейчас пишет сообщения.
Сотрудничество с клиентами: организуйте учетную запись, которую клиент действительно пригласил
Прежде чем создавать еще один профиль для доступа клиента, заранее определите, какой адрес электронной почты или управляемую учетную запись клиент ожидает от вас.
Возможны разные варианты. Клиент может пригласить вашу существующую рабочую или личную учетную запись Google как внешнего участника. Он может предоставить вам учетную запись в собственной организации Workspace. Google также описывает вариант для гостей без аккаунта Workspace: приглашение создает гостевую учетную запись, которой управляет приглашающая организация. Доступные способы и ограничения описаны в руководстве Google для внешних пользователей и гостей.
Подберите настройку рабочего стола под выбранный вариант:
| Вариант доступа клиента | Подходящий профиль |
|---|---|
| Клиент приглашает вашу существующую рабочую учетную запись | Используйте профиль этой учетной записи |
| Клиент предоставляет отдельную учетную запись Workspace | Создайте профиль с названием клиента и указанием учетной записи |
| Клиент использует одобренное приглашение гостя | Примите приглашение, проверьте доступ к Chat и четко обозначьте созданную учетную запись |
Если ваша рабочая учетная запись участвует в трех проектах с клиентами, может быть удобно создать три проектных пространства. Но автоматически заводить три новых аккаунта Google не требуется. И наоборот, помещение учетной записи, предоставленной клиентом, в то же окно проекта, где открыта учетная запись работодателя, не делает эти учетные записи взаимозаменяемыми.
Возможность внешнего сотрудничества также зависит от участвующих организаций. В описании внешних настроек Chat от Google рассказывается о настройках администратора, ограничениях для доверенных доменов и зависящих от версии Workspace параметрах внешних пространств. Если приглашение не срабатывает, проверьте, какую учетную запись пригласили, и попросите клиента проверить соответствующие настройки доступа.
Для совместного проекта используйте способ взаимодействия, одобренный клиентом. Если это пространство Google Chat с разрешенным внешним доступом, обсуждайте проект в нем. Профиль WebCatalog Desktop может сохранить контекст входа, но не может предоставить членство в пространстве или обойти правила организации для внешних чатов.
Отдельно проверьте ссылки на документы. Внешние настройки Chat от Google рассматривают доступ к Chat и доступ к общим файлам или задачам Drive по отдельности. Перед проверкой откройте нужный документ в соответствующей учетной записи и убедитесь, что он доступен. Если беседа работает, это еще не означает, что все вопросы с разрешениями на файлы решены.
Перенесите схему совместной работы в WebCatalog Desktop
Сначала настройте учетные записи. В инструкции WebCatalog по профилям описано, как создать профиль и открыть в нем приложение:
- Добавьте Google Chat в WebCatalog Desktop.
- Откройте Профили, выберите Добавить профиль и укажите понятное название учетной записи.
- Откройте Chat в этом профиле и войдите в соответствующий аккаунт.
- Убедитесь, что доступна беседа или пространство, к которым у этой учетной записи должен быть доступ.
Повторите эти действия для отдельных учетных записей, которыми вы действительно пользуетесь. Каждый профиль открывает Chat как отдельное приложение для компьютера со своим окном и значком в Dock или на панели задач. Если открыть другое окно с тем же профилем, отдельная учетная запись не изолируется: используется тот же контекст сеанса.
Затем организуйте пространства в соответствии с текущей работой. В пространстве для клиента могут находиться Chat, инструменты клиента для работы с документами и трекер проекта. Если учетная запись для входа остается той же, используйте существующий профиль. Если несколько приложений Google работают с одной учетной записью, соответствующий профиль может хранить общий контекст входа; при открытии каждого приложения проверяйте, какая учетная запись используется.
Перед отправкой сообщения быстро проверьте: Какую учетную запись я использую, кто участвует в этой беседе и смогут ли эти люди открыть приложенные материалы? Такая проверка помогает выявить несоответствия учетных записей и доступа, которые не исправить одной лишь аккуратной организацией рабочего стола.
Скачайте WebCatalog Desktop, чтобы одновременно держать открытыми личный, рабочий аккаунты Google Chat и учетные записи для общения с клиентами.
