Личная почта, рабочий адрес и аккаунт для стороннего проекта могут сосуществовать на одном компьютере. Задача — сделать так, чтобы каждый из них было легко узнать, когда вы отвечаете на письмо, открываете документ или просматриваете приглашение на встречу.
Управлять несколькими аккаунтами Gmail можно с помощью переключателя аккаунтов Google, отдельных профилей браузера или настольной рабочей среды, такой как WebCatalog. Google уже поддерживает переключение между аккаунтами без выхода из них. WebCatalog предлагает другой способ организации работы: отдельный доступ к приложениям, независимые профили и пространства для связанных инструментов.
Ниже расскажем, как выбрать подходящий вариант и сделать его полезным в течение всего дня.
Выберите способ организации аккаунтов Gmail
Начните с задачи, которая вызывает больше всего затруднений.
| Ваша основная потребность | С чего удобно начать |
|---|---|
| Время от времени проверять второй почтовый ящик | Переключатель аккаунтов Google |
| Разделить рабочую и личную активность на разных сайтах | Профили браузера |
| Открывать аккаунты Gmail вместе с приложениями для каждого проекта | WebCatalog Desktop |
| Собрать входящие письма в одном ящике | Отдельное решение для объединения почты |
Удобный доступ к аккаунтам и объединение писем — разные задачи. Описанная ниже настройка сохраняет каждый почтовый ящик Gmail в отдельном аккаунте. Это удобно, когда важно не смешивать личные и рабочие роли, переписку с клиентами и повседневные процессы.
Используйте переключатель аккаунтов Google для простой настройки
Если вы переключаетесь между аккаунтами лишь изредка, начните со встроенного меню аккаунтов Gmail:
- Войдите в Gmail на компьютере.
- Нажмите на фото профиля или инициал в правом верхнем углу.
- Выберите Добавить аккаунт и войдите во второй аккаунт.
- Открывайте это же меню, когда нужно выбрать другой аккаунт.
Эти шаги соответствуют инструкции Google по работе с несколькими аккаунтами.
Такой вариант хорошо подходит, если у вас немного почтовых ящиков и вы можете быстро определить нужный адрес. Возьмите за правило проверять активный адрес перед созданием нового письма.
Google также поясняет, что аккаунт, в который вы вошли первым, часто становится аккаунтом по умолчанию. Некоторые сервисы Google могут применять его настройки, если неясно, какой аккаунт следует использовать. Если ссылка открылась в неожиданном аккаунте Google, проверьте, какой аккаунт активен, прежде чем что-либо менять.
Используйте профили браузера для более полного разделения
Профиль браузера полезен, когда почтовый аккаунт связан с целой средой для работы в интернете. Например, вы можете захотеть хранить рабочие закладки, сохранённые пароли и историю посещений отдельно от личных.
В Chrome откройте меню профиля браузера, выберите Добавить профиль Chrome, задайте понятное имя и узнаваемое оформление. Войдите в нужный аккаунт Gmail внутри этого профиля. Повторите действия для другого аккаунта. В справке Google описано, как создавать и переключать профили Chrome.
Выбирайте названия, отражающие назначение профиля, например «Личное» и «Студия». Название «Профиль 2» мало чем поможет, когда открыто несколько окон.
Профили браузера — разумный выбор, если вам нужны отдельные среды для работы в интернете. Если же в течение дня вы постоянно открываете одни и те же приложения и аккаунты, WebCatalog предлагает более прямой способ их организации.
Управляйте несколькими аккаунтами Gmail с помощью WebCatalog
Настольное приложение Gmail от WebCatalog предоставляет Gmail отдельное окно и значок в Dock или на панели задач. Вы продолжаете пользоваться веб-интерфейсом Gmail и при этом сами выбираете, как встроить его аккаунты в работу на компьютере.
Начните с профилей с понятными названиями и усложняйте структуру только по мере необходимости.
1. Добавьте Gmail на компьютер
Скачайте WebCatalog Desktop, установите его и войдите в свой аккаунт WebCatalog. Найдите Gmail в каталоге и добавьте его как настольное приложение.
Откройте Gmail, чтобы убедиться, что запускается нужный сервис. Аккаунт WebCatalog используется для управления настройками WebCatalog; в нужный аккаунт Google по-прежнему необходимо входить отдельно.
2. Создайте профиль для каждого аккаунта Google
В WebCatalog перейдите в раздел Профили, выберите Добавить профиль и введите понятное название. Откройте Gmail с этим профилем и выполните вход, следуя подсказкам Google.
Повторите действия для остальных аккаунтов. Например, создайте профили «Личное», «Работа» и «Клиент А». Выберите тариф WebCatalog, который поддерживает нужное вам количество приложений, профилей и пространств. В инструкции по профилям WebCatalog также объясняется, как использовать один профиль в нескольких настольных приложениях.
Для чёткого разделения используйте в каждом профиле только один аккаунт Google. Тогда название профиля будет надёжно подсказывать, какой почтовый ящик вы собираетесь открыть.
3. Определите конкретное назначение каждого аккаунта
Прежде чем добавлять ещё один профиль, решите, что к нему относится. Удобная структура может выглядеть так:
| Профиль | Для чего использовать |
|---|---|
| Личное | Бытовая переписка, записи на приём и личные подписки |
| Работа | Внутренняя переписка и основной рабочий почтовый ящик |
| Клиент А | Переписка и ресурсы, связанные с этим клиентом |
Не создавайте новый профиль для каждой временной задачи. Добавляйте его, когда нужен другой аккаунт или устойчивое разделение рабочих процессов.
Профили WebCatalog хранят сеансы и данные браузера раздельно. Это позволяет возвращаться к разным аккаунтам без необходимости выходить из них только ради переключения. При этом Google всё равно может потребовать повторную аутентификацию в соответствии со своими проверками безопасности или правилами вашей организации.
4. Держите связанные приложения Google вместе
Письмо часто ведёт к другой задаче: просмотреть документ на Диске, проверить календарь или обновить доску проекта. Используйте соответствующий профиль Google для Gmail, Google Диска и Google Календаря, чтобы нужный аккаунт был доступен во всех этих приложениях.
Затем объедините инструменты в пространстве WebCatalog. Каждое пространство открывается в отдельном окне и может объединять приложения и профили для клиента или проекта.
Например, пространство клиента может содержать его профиль Gmail, Диск, Календарь и приложение для управления проектами. Когда вы приступаете к работе с этим клиентом, все связанные инструменты находятся в привычном месте.
Начните с одного пространства для работы, которой вы занимаетесь чаще всего. Добавить другие можно позже, когда станет понятно, какие границы помогают вам поддерживать порядок.
Упростите работу с почтовыми ящиками
Продуманная организация рабочего стола решает задачу доступа. А несколько привычек внутри Gmail помогут легче разбирать сами письма.
Используйте единую систему ярлыков
Ярлыки Gmail позволяют распределять письма по категориям. Попробуйте использовать небольшой набор одинаковых ярлыков во всех рабочих ящиках, например «К действию», «Ожидание» и «Справочное».
Единые названия помогают быстрее возвращаться к работе после переключения аккаунтов. Название профиля должно обозначать аккаунт, а ярлык — статус письма. Так у каждого элемента системы будет чёткая задача.
Настройте подходящую подпись в каждом аккаунте
Проверьте настройки подписи Gmail в каждом почтовом ящике. Gmail позволяет задавать подписи по умолчанию для новых писем и ответов.
Укажите контактную информацию и сведения о компании, соответствующие этому адресу. Отличающаяся подпись служит дополнительной визуальной подсказкой при написании письма, но главным шагом по-прежнему остаётся проверка адреса отправителя.
Решите, какие ящики могут вас отвлекать
В настройках уведомлений Gmail на компьютере можно включить уведомления обо всех новых письмах, только о важных письмах или полностью их отключить.
Для начала разумно разрешить уведомления о срочной рабочей почте, а менее срочные аккаунты проверять по расписанию. Если уведомление не появляется, проверьте и настройки Gmail, и разрешения на компьютере.
Проверяйте аккаунты в определённом порядке
Попробуйте простой порядок действий: сначала просматривайте срочные рабочие письма, затем занимайтесь текущей перепиской с клиентами, а личную почту проверяйте в выбранное вами время.
Цель — не позволять последнему открытому ящику определять, чем вы займётесь дальше. Ведите отдельный список задач для обязательств, которые требуют большего, чем быстрый ответ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно оставаться в двух аккаунтах Gmail?
Да. Google поддерживает одновременный вход в несколько аккаунтов. Профили браузера и профили WebCatalog предоставляют дополнительные способы организовать отдельные среды для разных аккаунтов.
Объединяет ли WebCatalog все письма Gmail в один ящик?
Эта настройка предоставляет доступ к отдельным аккаунтам Gmail. Она не объединяет их письма в общий ящик. Если вы хотите читать почту именно так, отдельно выберите способ её объединения.
Нужно ли использовать один профиль WebCatalog для Gmail, Диска и Календаря?
Используйте один профиль, если эти приложения должны работать с одним и тем же аккаунтом Google. Для другого аккаунта, например личного или отдельного клиентского, создайте другой профиль.
Отведите каждому аккаунту Gmail своё место
Если вы проверяете дополнительные ящики лишь время от времени, переключателя аккаунтов Google может быть достаточно. Когда несколько аккаунтов становятся частью ежедневной работы, настольная среда помогает гораздо яснее видеть их назначение и расположение.
Начните работу с WebCatalog Desktop: добавьте Gmail и создайте профили для аккаунтов, которыми пользуетесь чаще всего. Организуйте одно пространство вокруг своего основного рабочего процесса, а затем добавьте календарь, документы и приложения, которые помогают выполнять задачи, стоящие за каждым письмом.
