Управлять несколькими аккаунтами Gmail можно с помощью переключателя аккаунтов Google, отдельных профилей браузера или настольного приложения, например WebCatalog Desktop. Google уже позволяет переключаться между аккаунтами, не выходя из них. WebCatalog Desktop предлагает другой способ организовать эту работу: Gmail в отдельном окне и отдельный профиль для каждого аккаунта, чтобы вход во все почтовые ящики оставался активным.
На одном компьютере могут одновременно быть личный почтовый ящик, рабочий адрес и аккаунт для стороннего проекта. Важно, чтобы вы легко различали их, когда отвечаете на письмо, открываете документ или проверяете приглашение на встречу. Вот как выбрать подходящий вариант и сделать его удобным для повседневной работы.
Выберите способ организации аккаунтов Gmail
Начните с задачи, которая доставляет больше всего неудобств.
| Основная потребность | С чего удобно начать |
|---|---|
| Время от времени проверять второй почтовый ящик | Переключатель аккаунтов Google |
| Разделить рабочий и личный просмотр сайтов | Профили браузера |
| Открывать аккаунты Gmail вместе с приложениями для каждого проекта | WebCatalog Desktop |
| Объединить входящие письма в одном почтовом ящике | Пересылка Gmail или отдельный почтовый клиент |
Сделать аккаунты доступными и объединить их письма — разные задачи. Если вам нужен один почтовый ящик, Gmail позволяет автоматически пересылать входящие письма на другой адрес. Описанная ниже настройка сохраняет каждый почтовый ящик Gmail в отдельном аккаунте. Это удобно, когда важно разделять личности, переписку с клиентами и повседневные рабочие процессы.
Используйте переключатель аккаунтов Google для простой настройки
Если переключаться нужно лишь время от времени, начните со встроенного меню аккаунтов Gmail:
- Войдите в Gmail на компьютере.
- Нажмите на изображение профиля или инициалы в правом верхнем углу.
- Выберите Добавить аккаунт и войдите во второй аккаунт.
- Чтобы выбрать другой аккаунт, в любой момент откройте то же меню.
Эти шаги соответствуют инструкциям Google по использованию нескольких аккаунтов.
Этот вариант хорошо подходит, если у вас несколько почтовых ящиков и вы быстро различаете адреса. Перед написанием нового письма включите проверку активного адреса в свою привычную последовательность действий.
Google также поясняет, что аккаунт, в который вы вошли первым, часто становится аккаунтом по умолчанию. Некоторые сервисы Google могут применять настройки этого аккаунта, если неясно, какой именно аккаунт нужен. Если ссылка открывает не тот аккаунт Google, перед тем как что-либо менять, проверьте, какой аккаунт активен.
Используйте профили браузера для более полного разделения
Профиль браузера пригодится, если почтовый аккаунт связан со всей средой просмотра сайтов. Возможно, вы хотите хранить рабочие закладки, сохранённые пароли и историю просмотров отдельно от личных.
В Chrome откройте меню профилей браузера, выберите Добавить профиль Chrome и укажите понятное название и оформление. Войдите в нужный аккаунт Gmail в этом профиле. Повторите действия для другого аккаунта. Google рассказывает, как создавать профили Chrome и переключаться между ними.
Выбирайте названия, которые описывают назначение профиля, например «Личный» и «Студия». Название «Профиль 2» мало поможет, если открыто несколько окон.
Профили браузера — разумный выбор, если вам нужны отдельные среды для просмотра сайтов. Если в течение дня вы часто открываете одни и те же приложения и аккаунты, WebCatalog Desktop предлагает более прямой способ организации.
Управляйте несколькими аккаунтами Gmail с помощью WebCatalog Desktop
Приложение Gmail в WebCatalog Desktop открывает Gmail в отдельном окне и размещает его в Dock или на панели задач. Вы продолжаете пользоваться веб-интерфейсом Gmail, сами выбирая, как его аккаунты будут вписаны в рабочий процесс на компьютере.
Удобнее всего начать с профилей с понятными названиями и добавлять новые уровни структуры только при необходимости.
1. Добавьте Gmail на компьютер
Скачайте WebCatalog Desktop и установите его. Найдите Gmail в каталоге и добавьте его как настольное приложение.
2. Создайте профиль для каждого аккаунта Google
В WebCatalog Desktop откройте раздел Профили, выберите Добавить профиль и укажите понятное название. Откройте Gmail в этом профиле и следуйте инструкциям Google для входа.
Повторите действия для остальных аккаунтов. Например, создайте профили «Личный», «Работа» и «Клиент А». В инструкциях WebCatalog по профилям также объясняется, как повторно использовать профиль в настольных приложениях.
Чтобы аккаунты не смешивались, используйте в каждом профиле только один аккаунт Google. Тогда название профиля будет надёжно подсказывать, какой почтовый ящик вы собираетесь открыть.
3. Назначьте каждому аккаунту определённую цель
Прежде чем добавлять ещё один профиль, решите, что именно будет в нём находиться. Например, можно организовать всё так:
| Профиль | Для чего использовать |
|---|---|
| Личный | Семейная переписка, встречи и личные подписки |
| Работа | Внутренняя переписка и основной рабочий почтовый ящик |
| Клиент А | Письма и материалы, связанные с этим клиентом |
Не создавайте новый профиль для каждой временной задачи. Добавляйте его, когда нужен другой аккаунт или постоянное разделение рабочих процессов.
Профили разделяют сеансы и данные браузера. Благодаря этому можно возвращаться к разным аккаунтам, не выходя из них каждый раз для переключения. При этом Google всё равно может потребовать повторную аутентификацию, если этого требуют проверки безопасности или правила вашей организации.
4. Объедините связанные приложения Google
Работа с электронной почтой часто ведёт к следующей задаче: проверить документ на Диске, посмотреть календарь или обновить доску проекта. Используйте соответствующий профиль Google для Gmail, Google Диска и Google Календаря, чтобы нужный аккаунт был доступен во всех этих приложениях.
Затем организуйте инструменты в пространстве. Каждое пространство открывается в отдельном окне и может объединять приложения и профили для клиента или проекта.
Например, в пространстве клиента могут быть профиль Gmail этого клиента, Диск, Календарь и приложение для управления проектами. Когда вы садитесь работать над этим аккаунтом, все связанные инструменты находятся в одном предсказуемом месте.
Начните с одного пространства для самой частой работы. Добавляйте новые, когда поймёте, какие границы помогают вам сохранять порядок.
Упростите работу с почтовыми ящиками
Удобная организация рабочего стола упрощает доступ к аккаунтам. Несколько привычек в Gmail помогут лучше справляться с самими письмами.
Используйте единую систему ярлыков
Ярлыки Gmail позволяют распределять письма по категориям. Для рабочих почтовых ящиков можно использовать небольшой набор ярлыков, например «К выполнению», «Ожидаю» и «Справка».
Одинаковые обозначения помогут быстрее вернуться к работе после переключения аккаунтов. Название профиля должно указывать на аккаунт, а ярлык — на статус письма. Так у каждой части системы будет чёткая функция.
Настройте подпись для каждого аккаунта
Проверьте настройки подписи Gmail в каждом почтовом ящике. Gmail позволяет задавать подписи по умолчанию для новых писем и ответов.
Используйте контактные данные и сведения о компании, подходящие для этого адреса. Отличающаяся подпись станет ещё одной визуальной подсказкой при написании письма, хотя важно прежде всего проверять адрес отправителя.
Решите, какие почтовые ящики должны отвлекать вас уведомлениями
В настройках уведомлений Gmail для компьютера можно выбрать уведомления о новых письмах, только о важных письмах или отключить их.
Для начала можно включить уведомления о срочных рабочих письмах, а менее важные аккаунты проверять по расписанию. Если уведомление не появляется, проверьте настройки и Gmail, и разрешения на компьютере.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно оставаться в системе в двух аккаунтах Gmail?
Да. Google поддерживает одновременный вход в несколько аккаунтов. Профили браузера и WebCatalog Desktop дают дополнительные возможности для организации отдельных контекстов аккаунтов.
Объединяет ли WebCatalog Desktop все письма Gmail в один почтовый ящик?
Нет. Эта настройка обеспечивает доступ к отдельным аккаунтам Gmail, но не объединяет их письма в общий почтовый ящик. Если вы хотите читать все письма в одном месте, используйте пересылку Gmail или почтовый клиент.
Следует ли использовать один профиль WebCatalog Desktop для Gmail, Диска и Календаря?
Используйте один профиль, если эти приложения должны работать с одним аккаунтом Google. Для другого аккаунта — например, личного или отдельного клиентского — создайте другой профиль.
Выделите каждому аккаунту Gmail своё место
Если вы лишь время от времени проверяете почту, переключателя аккаунтов Google может быть достаточно. Если же несколько аккаунтов входят в повседневную работу, настольная настройка поможет чётче определить назначение и расположение каждого из них.
Начните работу с WebCatalog Desktop: добавьте Gmail и создайте профили для аккаунтов, которыми пользуетесь чаще всего. Организуйте одно пространство для основного рабочего процесса, а затем добавьте календарь, документы и приложения, которые помогают выполнять задачи, связанные с письмами.
