Conversațiile din Zoho Cliq pot depăși granițele companiilor. Poți lucra în organizația angajatorului tău, poți colabora cu un furnizor și poți folosi un cont separat, oferit de un client, pentru o altă misiune. Fiecare relație poate necesita un tip diferit de acces.
Primul pas pentru gestionarea mai multor conturi Zoho Cliq este să creezi o hartă a acestor relații. Autentificările separate necesită sesiuni separate. Un canal extern, o invitație ca oaspete sau o rețea îți poate permite să colaborezi prin contul pe care îl folosești deja. Crearea unui alt profil desktop nu stabilește ce variantă permite organizația ta.
După ce modelul de acces este clar, poți alege comenzile native de gestionare a conturilor din Cliq sau poți organiza aceste conturi împreună cu celelalte aplicații de lucru în WebCatalog.
Separă problema autentificării de cea a organizației
„Mai multe organizații” poate descrie mai multe situații diferite. Un angajat cu un alt cont oferit de o companie are o problemă diferită de cea a unui partener invitat într-o conversație comună.
Documentația Zoho pentru Cliq cu CRM Plus explică explicit această distincție: un utilizator aparține unei organizații principale și se poate alătura altor organizații ca utilizator extern. Documentația descrie comutarea între aceste contexte, cu un nivel de acces diferit de cel al unui membru intern.
Mai recent, comenzile pentru utilizatorii oaspeți din Cliq au introdus accesul la canale și contacte desemnate dintr-o altă organizație. Participarea depinde de invitație și de politicile organizaționale relevante.
Asta înseamnă că aceeași adresă de e-mail folosită în activitățile mai multor companii nu reprezintă neapărat două conturi Cliq independente. Verifică dacă folosești o autentificare separată, calitatea de membru extern sau o invitație de colaborare specifică. Nu trebuie să presupui că regulile privind organizațiile multiple din alte produse Zoho se aplică neschimbate și în Cliq.
Creează o hartă a accesului înainte de a adăuga conturi pe desktop
Creează o scurtă evidență a activităților pe care trebuie să le desfășori. Pentru fiecare destinație, identifică datele de autentificare, tipul de acces, administratorul responsabil și materialele de lucru necesare.
| Relație de lucru | Acces de confirmat | Organizare desktop sugerată |
|---|---|---|
| Angajat în compania ta principală | Contul tău intern și canalele atribuite | Un profil și un spațiu de lucru pentru companie |
| Clientul îți oferă un cont separat autorizat | Accesul acelui cont la organizație și la canale | Un profil separat, cu numele clientului |
| Furnizorul folosește deja Cliq | Un canal extern sau o altă metodă de colaborare permisă | Contul tău existent, alături de instrumentele proiectului cu furnizorul |
| Un colaborator extern se alătură unei misiuni limitate | Acces ca oaspete la conversațiile necesare, acolo unde este disponibil | Contextul de oaspete autorizat și descrierea proiectului |
| Comunitate de parteneri pe termen lung | Calitatea de membru într-o rețea Cliq | Rețeaua relevantă, alături de resursele pentru parteneri |
Tratează harta ca pe o descriere a accesului real. Un spațiu numit „Client Nord” este util doar dacă din contul aflat în el poți accesa conversațiile vizate.
De exemplu, notează „contul companiei, canal extern cu furnizorul, responsabilul de achiziții”, nu „contul furnizorului”, atunci când nu există un cont separat pentru furnizor. Etichetele clare te împiedică să creezi profiluri duplicate pentru a rezolva o problemă care ține de configurarea accesului.
Înțelege opțiunile native deja disponibile
Aplicația desktop Cliq permite autentificarea în mai multe conturi
Aplicația desktop nativă Zoho Cliq acceptă deja mai multe conturi. Zoho indică opțiunea Accounts → Add account pentru adăugarea unui cont, cu o limită de zece conturi. Selectarea unui cont din meniul Accounts deschide o nouă fereastră Cliq pentru acesta.
Dacă lucrezi în principal în Cliq, aceasta este o opțiune directă. Poți folosi meniul de conturi al aplicației pentru a accesa conturile separate de companie pe care le ai deja. WebCatalog devine mai util atunci când fiecare cont face parte dintr-un flux de lucru mai amplu, care implică evidențe de proiect, documente, calendare și alte aplicații web.
Canalele externe conectează organizațiile în jurul unei conversații
Un canal extern permite persoanelor din organizații diferite să colaboreze. Accesul este determinat de politicile necesare și de invitație. Zoho permite și colaborarea prin canale externe între anumite centre de date, în timp ce mesajele directe între centre de date au alte limitări.
Crearea canalelor externe depinde de abonament: abonamentul Free nu permite crearea lor, iar persoanele care le pot crea în cadrul abonamentelor plătite sunt stabilite în funcție de ediție și de permisiunile acordate de administrator. Verifică configurația organizației gazdă înainte de a alege această variantă pentru relația cu un furnizor.
Accesul ca oaspete și rețelele deservesc relații diferite
Funcția actualizată pentru oaspeți de la Zoho le permite colaboratorilor invitați să se alăture canalelor existente. Aceasta poate fi potrivită pentru un colaborator extern care ajută la o anumită campanie. O rețea Cliq oferă un mediu dedicat unei colaborări externe mai ample, cum ar fi o comunitate permanentă de parteneri.
Consultă documentația actuală pentru oaspeți înainte de a propune noul flux de lucru: Zoho precizează în prezent că Guest Users 2.0 nu este acceptat în Zoho One și că nu permite mesaje directe între centre de date. Varianta disponibilă trebuie stabilită în funcție de ediția și configurația organizației respective.
Aceste opțiuni native pot elimina necesitatea unui alt cont. Folosește un cont separat atunci când activitatea chiar o cere și funcția de colaborare adecvată atunci când relația presupune participare externă.
Organizează configurația aprobată în WebCatalog
Cu harta accesului pregătită, configurează desktopul în funcție de aceasta. WebCatalog Desktop îți permite să lansezi Cliq într-o fereastră dedicată și să îl organizezi împreună cu alte aplicații web.
Pentru două conturi distincte, urmează pașii WebCatalog pentru configurarea profilurilor:
- Deschide Profiles și alege Add profile.
- Denumește primul profil după contul pe care îl va conține, de exemplu „Operațiuni companie”.
- Deschide Cliq cu acel profil și autentifică-te prin procedura obișnuită a organizației tale.
- Creează un al doilea profil, de exemplu „Client Nord”, și autentifică-te acolo în contul separat oferit de client.
- Confirmă contul și organizația în ambele sesiuni înainte de a adăuga alte destinații.
Profilurile păstrează separat modulele cookie, sesiunile și datele de navigare. Ele nu oferă o invitație, nu atribuie o licență și nu modifică accesul acordat în Cliq.
Apoi creează un spațiu pentru fiecare context de lucru. Spațiul companiei poate include Cliq, instrumentul de urmărire a operațiunilor și ghidul intern. Spațiul clientului poate conține sesiunea Cliq a clientului, planul de proiect și documentele de revizuit.
Fiecare spațiu se deschide în propria fereastră. Reutilizarea aceluiași profil WebCatalog în mai multe spații înseamnă reutilizarea aceleiași autentificări; un nume diferit al spațiului nu creează o altă identitate de cont. Această reutilizare este potrivită atunci când un cont participă în mod legitim la conversațiile mai multor proiecte.
Alege un abonament WebCatalog potrivit pentru numărul de aplicații, profiluri și spații de care ai nevoie. Numără conturile distincte separat de proiecte: cinci proiecte care folosesc un singur cont nu necesită automat cinci profiluri.
Exemplu: un manager de livrare care lucrează în trei relații diferite
Imaginează-ți un manager de livrare care coordonează o lansare internă de produs, o implementare pentru un client și o predare de la un furnizor. Proiectele au o persoană în comun, dar nu toate conturile sau documentele.
Lansarea internă: păstrează conversația echipei alături de plan
Folosește contul companiei pentru lansarea internă. Plasează acea sesiune Cliq alături de lista de verificare pentru lansare și de registrul deciziilor într-un spațiu „Lansare produs”.
Când un membru al echipei întreabă dacă a fost atins un obiectiv intermediar, planul este disponibil în același context de lucru. Înregistrează decizia acolo unde echipa de proiect se așteaptă să o găsească, apoi răspunde pe canalul corespunzător. Avantajul este trecerea mai ușoară de la discuție la evidența care o susține.
Acest lucru nu necesită un cont Cliq nou doar pentru că lansarea are propriul spațiu. Contul companiei poate fi reutilizat și într-un spațiu pentru operațiuni, dacă ambele contexte aparțin aceleiași identități.
Implementarea pentru client: păstrează separat contul oferit de client
Să presupunem că un client îți oferă un cont pentru organizația sa. Atribuie acel cont profilului Client Nord și folosește-l cu instrumentele de proiect ale clientului.
Înainte de prima revizuire, confirmă accesul la canalul de implementare și la documentul discutat. Dacă chatul se deschide, dar fișierul proiectului nu, identifică ce cont cere serviciul de fișiere. O sesiune Cliq funcțională nu dovedește că toate aplicațiile de suport folosesc aceleași date de autentificare.
Folosește spațiul clientului pentru a-ți aminti de misiunea activă. Când partajezi un fișier, verifică publicul căruia îi este destinat și conversația în care îl trimiți. Scopul este ca procesul obișnuit de revizuire să fie ușor de urmat, cu documentele relevante deja la îndemână.
Predarea de la furnizor: reutilizează identitatea companiei acolo unde este potrivit
Pentru furnizor, un canal extern aprobat poate fi suficient. Păstrează contul companiei și adaugă documentele de predare de la furnizor într-un spațiu de proiect separat.
Harta accesului ar trebui să arate că această conversație folosește în continuare profilul Operațiuni companie. Această distincție contează când revii după o întrerupere: ești un angajat care colaborează extern, nu o persoană autentificată în organizația internă a furnizorului.
Dacă furnizorul nu se poate alătura, cere administratorilor responsabili să verifice invitația și politicile de colaborare. Crearea unui profil WebCatalog nou nu va modifica permisiunea de pe server care controlează participarea.
Menține utilă harta accesului pe măsură ce activitatea se schimbă
Actualizează harta când începe o misiune pentru un client, când un colaborator extern își încheie activitatea sau când responsabilitatea trece la un alt coleg. Întrebările utile sunt concrete: ce cont este folosit, ce conversații rămân necesare și cine poate modifica acel acces?
Plecarea unei persoane poate necesita ca un administrator să îi retragă accesul la organizație sau accesul ca oaspete. Eliminarea unei scurtături de pe desktop este o acțiune separată de întreținere. Efectuează modificarea la nivelul serviciului prin organizația care controlează calitatea de membru, apoi ordonează spațiul de lucru în consecință.
Revizuiește și aplicațiile asociate conversației. Un proiect se poate încheia în timp ce o descriere veche, un calendar sau un cont pentru documente rămâne vizibil zilnic. Elimină destinațiile care nu mai susțin activitatea curentă, astfel încât spațiul să continue să își reflecte scopul.
Dacă notificările devin deranjante, decide ce conversație necesită un răspuns în fiecare interval de lucru. Folosește comenzile pentru notificări disponibile în mediul Cliq relevant și verifică rezultatul înainte de a te baza pe ele. Faptul că păstrezi mai multe conturi accesibile nu înseamnă că fiecare cont trebuie să primească aceeași atenție pe tot parcursul zilei.
Oferă-i următoarei organizații un loc bine definit pe desktop
Începe cu un cont de companie și o relație externă. Stabilește dacă acea relație necesită un cont separat, o invitație ca oaspete, un canal extern sau o rețea. Notează răspunsul înainte de a configura desktopul.
Apoi adaugă Zoho Cliq în WebCatalog, creează profiluri pentru conturile distincte și alcătuiește spații în jurul activității generate de fiecare relație. Structura conturilor tale rămâne aliniată cu accesul oferit de organizațiile tale, iar conversațiile și instrumentele devin mai ușor de găsit împreună.
