Google Voice poate fi folosit pentru apeluri foarte diferite: o programare personală, o discuție cu un client sau o conversație purtată în numele unui coleg. Înainte de a adăuga încă o autentificare, decideți ce diferență trebuie să reflectați de fapt.
Pentru a gestiona mai multe conturi Google Voice, folosiți o sesiune desktop separată pentru fiecare cont pe care îl aveți deja, confirmați numărul Voice asociat și organizați activitatea în jurul acelui cont. Când mai multe persoane trebuie să răspundă la același număr, funcțiile de telefonie pentru companii din Google Voice pot fi mai potrivite decât încă o fereastră de cont.
WebCatalog vă ajută să păstrați la îndemână pe desktop contextele asociate conturilor. Alocarea numerelor, abonamentul, redirecționarea și modul de rutare a apelurilor rămân în sarcina Google Voice.
Alegeți mai întâi configurația conturilor și a numerelor
Un Cont Google identifică utilizatorul autentificat. Un număr Voice este un număr furnizat sau alocat prin intermediul serviciului. Un număr de telefon asociat este un număr de telefon existent care poate primi apeluri redirecționate.
Instrucțiunile Google pentru numerele asociate explică faptul că redirecționarea trimite mai departe, către telefoanele asociate, apelurile primite la numărul Voice. Asocierea telefonului mobil nu creează o a doua identitate Google Voice și nici o căsuță de mesaje separată.
Începeți cu configurația care corespunde activității:
| De ce aveți nevoie | Punct de plecare potrivit | Ce aduce un spațiu de lucru desktop |
|---|---|---|
| Să aveți la îndemână contul Voice personal și pe cel furnizat de angajator | Conturi separate, cu serviciul activat | Sesiuni distincte și contexte de lucru ușor de recunoscut |
| Să răspundeți pe alt telefon la apelurile către numărul Voice existent | Redirecționare către un număr asociat, acolo unde este disponibilă | Acces la setările și istoricul contului |
| Să permiteți unei echipe să preia apelurile către un număr comun al companiei | Un grup de apel Workspace eligibil | Instrumentele și evidențele folosite de echipă |
| Să ajutați un director să își gestioneze apelurile | Delegarea autorizată a apelurilor, într-un abonament eligibil | Propria sesiune de lucru, alături de instrumentele convenite pentru acțiunile ulterioare |
Acestea sunt configurații diferite. Adăugarea mai multor ferestre de cont nu creează un grup de apel, iar redirecționarea unui număr nu atribuie altei persoane responsabilitatea pentru conversație. Decideți cum ar trebui să funcționeze apelurile înainte de a alege unde să le afișați.
Adaptați configurația la abonamentul Voice folosit efectiv
Conturile Google Voice personale și cele pentru companii nu oferă toate aceleași funcții. Comparația abonamentelor realizată de Google face distincția între abonamentele pentru un singur utilizator și cele adăugate la Google Workspace.
Serviciul gratuit pentru consumatori este una dintre opțiunile pentru un singur utilizator. Google oferă și abonamentele Starter standalone și Standard standalone pentru conturile Gmail personale eligibile din SUA. Prin urmare, autentificarea cu un cont Gmail personal nu vă spune dacă acel cont folosește serviciul gratuit sau un abonament plătit.
Documentația abonamentelor independente este importantă când comparați funcțiile pentru companii: Standard standalone include operatori automați, dar nu include grupuri de apel sau delegarea apelurilor. Aceste funcții de colaborare sunt disponibile în Voice Standard și Premier, ca suplimente pentru Workspace.
Pentru un cont administrat de companie, confirmați că serviciul Voice a fost activat pentru utilizator. Simpla existență a unei adrese de e-mail de serviciu nu înseamnă că există un serviciu Voice funcțional sau funcția de apelare necesară.
Și locația influențează alegerea. Abonamentele pentru un singur utilizator sunt disponibile doar în SUA. Pentru organizații, disponibilitatea depinde de țară și de modul în care este furnizat serviciul de telefonie: prin planul de apelare Google, Carrier Link sau SIP Link. Consultați ghidul Google privind țările și furnizorii înainte de a planifica implementarea în mai multe locații.
Nu aveți nevoie de o reproiectare completă a sistemului de telefonie pentru a organiza două conturi existente. Trebuie însă să știți ce serviciu are fiecare cont înainte de a vă aștepta la aceleași funcții de la ambele.
Folosiți opțiunile native Google pentru conturi atunci când sunt potrivite
Google oferă deja autentificarea în mai multe conturi și comutarea între ele. Pe desktop, folosiți imaginea de profil sau inițiala pentru a adăuga ori selecta un cont, apoi verificați ce cont este activ în serviciul pe care îl deschideți.
Aplicația mobilă Voice documentează și comutarea între conturi pe Android și pe iPhone sau iPad. Selectorul de conturi este o opțiune utilă atunci când trebuie să schimbați contextul doar ocazional.
Pe desktop, Google Voice funcționează prin interfața sa web. Ghidul Google privind apelarea enumeră browserele compatibile, inclusiv Chrome, Edge, Firefox și Safari. Pentru o configurație simplă, poate fi suficient să păstrați Voice disponibil într-un browser.
Profilurile WebCatalog separate devin utile când contul personal și cel de serviciu au nevoie de locuri stabile, cu denumiri clare, mai ales atunci când apelurile duc la lucrul cu documente, programări sau evidențe de proiect. Puteți reveni la sesiunea dorită fără să depindeți exclusiv de contul Google care se întâmplă să fie selectat într-o fereastră de browser obișnuită.
Oferiți fiecărui cont un loc ușor de recunoscut pe desktop
Adăugați Google Voice în WebCatalog Desktop. În Profiles, alegeți Add profile, denumiți profilul în funcție de scopul contului și deschideți Voice cu acel profil. Autentificați-vă folosind Contul Google dorit. Repetați operațiunea cu un al doilea profil pentru celălalt cont.
Documentația WebCatalog despre profiluri explică faptul că modulele cookie, sesiunile și datele de navigare rămân separate între profiluri. Denumiri utile ar putea fi „Voice personal” și „Activitate de consultanță”.
Înainte de a continua, verificați adresa de e-mail a contului și numărul Voice în fiecare sesiune. Un istoric al apelurilor gol sau un ecran de înscriere poate însemna că ați selectat un alt Cont Google decât cel care are serviciul. Clarificați această problemă de identitate înainte de a crea sau modifica numere.
Creați un spațiu de lucru care să conțină Voice, calendarul și evidențele pe care le folosiți după apeluri. Fiecare spațiu se deschide în propria fereastră. Profilurile separă sesiunile conturilor; spațiile organizează aplicațiile în jurul unui scop.
Dacă același număr de serviciu deservește mai multe proiecte ale clienților, puteți reutiliza profilul acestuia în spații de proiect diferite. Acesta reprezintă în continuare același cont Voice, cu același istoric de bază. Alegeți un abonament WebCatalog care să permită profilurile, aplicațiile și spațiile din configurația dorită.
Fluxul de lucru 1: Apeluri personale și profesionale pe parcursul unei zile de lucru
Imaginați-vă un consultant care folosește un cont Voice personal existent și un cont de serviciu activat separat. Scopul este să recunoască contextul fiecărei conversații și să păstreze activitățile rezultate în locul potrivit.
La începutul zilei, deschideți sesiunea de serviciu alături de calendarul programărilor și de notițele curente despre clienți. Păstrați sesiunea personală în propria fereastră atunci când aveți nevoie de ea. Evitați să tratați cele două istorice ale apelurilor ca pe o singură listă de sarcini: un apel pierdut privind o programare personală și o solicitare a unui client necesită acțiuni ulterioare diferite.
Pentru a primi apeluri pe desktop, sesiunea trebuie să fie efectiv disponibilă. Google precizează că Voice trebuie să rămână deschis pentru a primi apeluri pe computer. Verificați microfonul și difuzoarele selectate, precum și permisiunile relevante pentru notificări, apoi efectuați un apel de test înainte de a vă baza pe o configurație nouă pentru programări.
Dacă folosiți și telefoane asociate, verificați setările de redirecționare ale acestora în contul corect. Google precizează în documentație că un număr de telefon nu poate fi asociat cu un alt număr Voice dacă este deja asociat în altă parte. Nu ar trebui să planificați două sesiuni desktop bazându-vă pe redirecționarea ambelor conturi către același număr asociat fără să verificați ce permite serviciul.
Când răspundeți unui apel pierdut, deschideți mai întâi istoricul contului potrivit. Confirmați contextul apelului, apoi sunați înapoi și înregistrați următoarea acțiune în evidențele programării sau ale activității pentru clientul respectiv.
Fluxul de lucru 2: Mai multe proiecte ale clienților folosesc un singur număr de serviciu
Un al doilea client nu necesită automat un al doilea cont Voice. Dacă activitatea dumneavoastră de consultanță folosește deja un singur număr de serviciu, organizarea apelurilor pe proiecte poate fi îmbunătățirea mai utilă.
Creați un spațiu pentru un proiect care generează discuții telefonice frecvente. Adăugați Voice cu profilul de serviciu existent, împreună cu descrierea proiectului, calendarul și registrul deciziilor. Un alt spațiu de proiect poate reutiliza acel profil, afișând în același timp propriile instrumente de lucru.
Când sună un client, deschideți contextul proiectului relevant și lucrați pornind de la descrierea actualizată. La final, consemnați decizia, persoana responsabilă și următorul pas. De exemplu: „Confirmați data de livrare revizuită cu sponsorul proiectului, apoi trimiteți calendarul actualizat.” Aceasta este o acțiune clară, fără să fie nevoie să copiați fiecare parte a conversației.
Reutilizarea unui profil nu împarte istoricul Voice pe proiecte, nu creează căsuțe vocale specifice proiectelor și nu schimbă numărul folosit pentru apeluri. Păstrați această distincție între proiecte în evidențele pe care le folosiți deja. WebCatalog oferă o organizare comodă a instrumentelor; nu clasifică automat apelanții.
Înainte de a încheia ziua de lucru, verificați apelurile pierdute și mesajele vocale din contul de serviciu în raport cu evidențele proiectelor respective. Notați acțiunile ulterioare în locul în care gestionați activitatea, astfel încât, atunci când redeschideți mâine un proiect, să vedeți ce mai necesită atenție.
Fluxul de lucru 3: Gestionați apelurile în numele unui coleg
Un asistent de conducere are o nevoie diferită față de cineva care gestionează două autentificări personale. Asistentul are nevoie de permisiunea de a gestiona apelurile altei persoane, continuând să își folosească propria identitate de serviciu.
În abonamentele Workspace Voice eligibile, folosiți delegarea apelurilor. Un administrator poate atribui unei persoane delegate permisiuni pentru a efectua apeluri, a primi apeluri și a accesa mesageria vocală în numele persoanei care deleagă. Permisiunile atribuite stabilesc responsabilitățile disponibile.
Stabiliți detaliile practice ale preluării înainte de începerea perioadei de înlocuire: ce apeluri trebuie transferate, care pot fi gestionate direct și cum se înregistrează o solicitare de a suna înapoi. Păstrați propria sesiune Voice alături de calendarul autorizat și de evidența acțiunilor ulterioare, într-un spațiu „Asistență pentru conducere”.
Când un apel primit necesită acțiuni suplimentare, consemnați cine trebuie să răspundă și de ce informații de context are nevoie. Spațiul de lucru susține acest proces fără a necesita un al doilea profil autentificat în contul directorului. Delegarea este acordată de Google Voice, nu de WebCatalog.
Pentru preluarea apelurilor de către o echipă, evaluați în schimb un grup de apel. Google oferă opțiuni de rutare, program de lucru și gestionarea apelurilor fără răspuns în abonamentele eligibile. Documentația sa precizează și că apelurile către grupurile de apel nu sunt redirecționate către numerele mobile asociate ale membrilor, așa că verificați dispozitivele folosite efectiv pentru preluarea apelurilor atunci când planificați acoperirea.
O colecție de ferestre de cont deschise nu poate înlocui aceste reguli de rutare. Folosiți funcția Voice potrivită, apoi organizați în jurul ei instrumentele și evidențele necesare activității fiecărei persoane.
Construiți spațiul de lucru în jurul următorului apel
Începeți cu conturile și numerele care v-au fost deja atribuite. Stabiliți dacă următoarea îmbunătățire înseamnă o sesiune separată pentru activitatea personală și cea profesională, un context mai bun pentru proiecte sau o configurație de delegare ori de grup de apel acceptată de serviciu.
Apoi deschideți Google Voice în WebCatalog. Atribuiți profiluri separate conturilor distincte, așezați contul de lucru alături de instrumentele care transformă apelurile în decizii și verificați configurația pentru apelurile primite înainte de următoarea conversație programată. Rezultatul este un loc mai clar pentru gestionarea apelurilor și a acțiunilor ulterioare, fără a confunda organizarea conturilor cu configurarea sistemului de telefonie.
