Când Google Chat cuprinde conversații personale, proiecte ale angajatorului și activități pentru clienți, organizarea începe prin a ști ce identitate trebuie folosită în fiecare conversație. Apoi poți aranja chatul, documentele și calendarul proiectului astfel încât să le poți accesa ușor împreună.
Un proiect nu necesită automat un alt cont Google. Poți folosi un singur cont de serviciu pentru mai multe colaborări cu clienții, în timp ce un alt client îți oferă propria identitate gestionată. Aceste situații necesită configurații desktop diferite.
Google permite deja comutarea între conturile la care ești conectat. WebCatalog adaugă profiluri izolate și spații orientate spre proiecte, care pot facilita gestionarea unei zile de lucru mai complexe. Scopul este să fie clar ce cont, ce conversație și ce instrumente auxiliare trebuie să folosești de fiecare dată când începi lucrul.
Atribuie roluri diferite identităților și proiectelor
„Cont”, „organizație” și „spațiu” descriu componente diferite ale unui flux de lucru în Google Chat. Dacă le păstrezi distincte, atât configurarea, cât și depanarea devin mai ușoare.
| Componenta configurației | Ce controlează sau organizează | Un exemplu practic |
|---|---|---|
| Cont Google | Identitatea pe care o folosești pentru a te conecta și a participa | Contul personal sau contul oferit de angajator |
| Organizație Google Workspace | Accesul gestionat și politicile pentru utilizatorii săi | Setările angajatorului pentru Chat și colaborarea externă |
| Spațiu Google Chat | O zonă de conversație cu propriii participanți | O discuție despre lansarea unui produs cu echipa de proiect |
| Profil WebCatalog | Date izolate de conectare și de sesiune pentru site-uri | Un profil numit „Serviciu — Acme” |
| Spațiu în WebCatalog | O fereastră desktop care grupează aplicații și profiluri | Un spațiu de lucru pentru lansare care conține Chat, Drive și prezentarea proiectului |
Google documentează accesul la Chat prin contul tău Google sau organizația Workspace. Atât conturile Google personale, cât și conturile Workspace cu plată pot crea spații Chat, deși funcțiile disponibile diferă; consultă comparația conturilor realizată de Google.
Asta înseamnă că ar trebui să creezi profiluri desktop în funcție de identitățile reale de conectare, apoi să organizezi spațiile de lucru ale proiectelor în funcție de activitate. Crearea unui spațiu în WebCatalog nu creează un spațiu Google Chat, nu invită colaboratori și nu modifică permisiunile organizației.
Începe cu opțiunile desktop existente de la Google
Nu ai nevoie de o aplicație nouă doar pentru a adăuga un al doilea cont Google. Ghidul Google pentru conectarea la mai multe conturi explică cum să adaugi conturi și să comuți între ele fără să te deconectezi. Într-un serviciu Google compatibil, folosește meniul contului pentru a adăuga sau a selecta contul de care ai nevoie.
Chat este disponibil la chat.google.com și în Gmail. Google oferă și o aplicație Chat de sine stătătoare, instalată prin Chrome ca aplicație web progresivă. Chrome trebuie să fie deschis pentru ca aplicația să funcționeze, iar pe dispozitivele gestionate poate fi necesară permisiunea de instalare.
Aceste opțiuni pot fi suficiente atunci când selectorul de conturi și organizarea existentă din browser se potrivesc modului tău de lucru. Indiferent de varianta folosită, verifică ce cont are acces la conversația pe care vrei să o deschizi.
WebCatalog devine util când vrei contexte de cont explicite și reutilizabile și o organizare desktop pentru restul fiecărui proiect. Poți păstra identitatea personală separată de cea de serviciu, apoi poți reutiliza identitatea de serviciu oriunde este autorizată. Următoarele trei modele de colaborare arată cum să faci aceste alegeri.
Conversații personale: creează un loc stabil și ușor de găsit
Contul tău personal poate include planuri de familie, un grup de voluntariat și câțiva prieteni care preferă Chat. Oferă acestor conversații un loc ușor de recunoscut, astfel încât să le poți găsi fără să parcurgi mai întâi lista de proiecte a angajatorului.
În WebCatalog, numește profilul Personal sau folosește o altă etichetă care identifică în mod clar contul Google. Deschide Chat cu acel profil și conectează-te la contul personal dorit. Alege o etichetă legată de identitate, nu de o activitate temporară precum „Excursie de weekend”. Activitatea se va schimba; contul poate rămâne util ani de zile.
În Google Chat, folosește funcțiile proprii de organizare a conversațiilor pentru persoanele și grupurile la care revii cel mai des. Google enumeră fixarea și anularea fixării spațiilor sau conversațiilor printre funcțiile disponibile utilizatorilor de conturi personale și Workspace cu plată.
Să presupunem că grupul tău de voluntariat are o conversație despre un eveniment și un document de planificare. Poți păstra conversația fixată în Chat și poți plasa aplicația pentru documente alături de aceasta, într-un spațiu relevant din WebCatalog. Înainte de a deschide sau de a partaja documentul, verifică dacă acel cont personal are drepturile de acces dorite.
Delimitarea contului și delimitarea proiectului au acum scopuri diferite. Profilul păstrează separat contextul de conectare. Spațiul reunește lucrurile de care ai nevoie pentru eveniment. Niciunul nu înlocuiește setările privind membrii conversației sau controalele de partajare ale documentului.
Proiecte de serviciu: reutilizează identitatea potrivită în activitățile echipei
Un cont oferit de angajator ar trebui, de regulă, să fie folosit într-un profil de serviciu cu un nume clar, precum Serviciu — Acme. Folosește acea identitate pentru conversațiile Chat pe care organizația le-a activat și la care te-a invitat să participi.
Dacă Chat nu este disponibil pentru cont, contactează administratorul Workspace. Instrucțiunile Google pentru conectare precizează că organizațiile de la serviciu și din învățământ trebuie să configureze Chat pentru utilizatorii lor. Deschiderea aceleiași identități într-o altă aplicație desktop nu va activa un serviciu indisponibil în organizație.
După ce accesul funcționează, organizează proiectele recurente în jurul informațiilor de care are nevoie fiecare. Pentru lansarea unui produs, acestea ar putea fi:
- Spațiul Google Chat în care echipa de lansare ia decizii.
- Dosarul Drive care conține materialele creative aprobate.
- Documentul care conține lista de verificare pentru lansare.
- Calendarul folosit pentru confirmarea datelor de revizuire.
Poți grupa aplicațiile și profilurile relevante într-un spațiu numit Lansare de produs în WebCatalog. Un alt spațiu, Operațiunile echipei, poate conține instrumentele pentru activitățile interne de rutină.
Ambele pot folosi același profil de serviciu dacă același cont Google este autorizat pentru ambele proiecte. Nu ai nevoie de un cont Google nou sau de o sesiune de conectare izolată pentru fiecare fereastră de proiect. Reutilizarea unui profil înseamnă reutilizarea datelor sale de sesiune, așa că ferestrele nu reprezintă identități separate.
De asemenea, un spațiu din WebCatalog nu limitează Chat la o anumită conversație de proiect. Înainte de a publica o actualizare despre lansare, selectează spațiul Google Chat dorit și verifică participanții. Spațiul de lucru desktop te ajută să accesezi activitatea; conversația Google Chat stabilește cine primește mesajul.
Păstrează deciziile de proiect în conversația în care echipa se așteaptă să le găsească. Dacă un mesaj direct rezolvă ceva care afectează întregul grup, adaugă un rezumat corespunzător în discuția proiectului. Astfel, spațiul de lucru devine valoros pentru următoarea persoană care are nevoie de acea decizie, nu doar pentru persoana care trimite mesaje în acel moment.
Colaborarea cu clienții: organizează identitatea pe care clientul a invitat-o efectiv
Accesul pentru colaborarea cu un client merită o decizie explicită înainte să creezi un alt profil. Întreabă ce adresă de e-mail sau identitate gestionată se așteaptă clientul să folosești.
Există mai multe variante posibile. Un client poate invita contul tău Google existent, de serviciu sau personal, ca participant extern. Îți poate oferi un cont în propria organizație Workspace. În prezent, Google documentează și o modalitate aprobată de invitare a persoanelor fără un cont Google existent; invitația creează un cont de invitat gestionat de organizația care trimite invitația. Modalitățile disponibile și restricțiile sunt explicate în ghidul Google pentru utilizatori externi și invitați.
Adaptează configurația desktop la varianta respectivă:
| Varianta folosită de client | Alegerea potrivită a profilului |
|---|---|
| Clientul invită contul tău de serviciu existent | Reutilizează profilul acelui cont |
| Clientul oferă un cont Workspace separat | Creează un profil etichetat cu numele clientului și identitatea |
| Clientul folosește o invitație de oaspete aprobată | Finalizează procesul de acceptare a invitației, verifică accesul la Chat și organizează clar identitatea rezultată |
Dacă te alături cu contul de serviciu existent la trei proiecte ale clienților, trei spații de proiect pot fi utile. Nu sunt necesare automat trei conturi Google noi. În schimb, plasarea unei identități oferite de client în aceeași fereastră de proiect cu contul angajatorului nu face ca acele identități să fie interschimbabile.
Colaborarea externă depinde și de organizațiile implicate. Controalele Google pentru conversațiile Chat externe descriu setările administratorului, restricțiile privind domeniile de încredere și opțiunile pentru spațiile externe care depind de ediție. Dacă o invitație nu funcționează, confirmă identitatea invitată și roagă clientul să verifice setările de acces relevante.
Pentru un proiect comun, folosește modalitatea de colaborare aprobată de client. Dacă aceasta este un spațiu Google Chat care permite colaborarea externă, păstrează conversația proiectului acolo. Un profil WebCatalog poate păstra un context de conectare; nu poate acorda calitatea de membru al unui spațiu și nici nu poate ocoli politica organizației privind conversațiile externe.
Verifică separat și documentele către care trimiți linkuri. Instrucțiunile Google privind accesul extern fac distincția între accesul la Chat și accesul la fișierele și sarcinile din Drive. Înainte de o revizuire, deschide documentul propriu-zis cu contul dorit și confirmă că este disponibil. O conversație funcțională nu rezolvă, în sine, toate problemele legate de permisiunile fișierelor.
Transformă structura colaborării într-o configurație WebCatalog
Configurează mai întâi conturile. Instrucțiunile WebCatalog pentru profiluri descriu crearea unui profil și deschiderea unei aplicații cu acesta:
- Adaugă Google Chat din catalogul de aplicații WebCatalog.
- Deschide Profiles, selectează Add profile și dă identității un nume ușor de recunoscut.
- Deschide Chat cu acel profil și conectează-te la contul corespunzător.
- Verifică accesul la o conversație sau la un spațiu pe care contul ar trebui să îl poată accesa.
Repetă pentru identitățile distincte pe care le folosești efectiv. Deschiderea unei alte ferestre cu același profil nu izolează un al doilea cont; folosește același context de sesiune.
Apoi organizează spațiile din WebCatalog în jurul activităților în desfășurare. Un spațiu pentru un client poate conține Chat, instrumentele clientului pentru documente și instrumentul de urmărire a proiectului. Reutilizează un profil existent atunci când contul de conectare dorit este același. Când mai multe aplicații Google folosesc aceeași identitate, profilul corespunzător poate păstra acel context comun de conectare; verifică contul când deschizi fiecare aplicație.
Înainte de a extinde configurația, compară aplicațiile, profilurile și spațiile necesare cu planurile WebCatalog actuale. Numărul spațiilor de lucru pentru proiecte și numărul identităților de cont sunt decizii de planificare separate.
Fă ca fiecare predare de proiect să fie ușor de urmărit
Fă o scurtă verificare a destinatarilor și a accesului înainte de a trimite o actualizare: Ce cont folosesc, cine participă la această conversație și pot participanții să deschidă materialele către care trimit linkuri? Această verificare identifică nepotrivirile de cont și de acces pe care un desktop bine organizat nu le poate rezolva singur.
Oferă suficient context în actualizare pentru ca aceasta să fie utilă: precizează decizia, include un link către documentul actual și spune ce urmează. Acest lucru este deosebit de util când un client participă printr-o altă organizație sau printr-o identitate de invitat.
Pentru următoarea revizuire de proiect, creează un spațiu de lucru Google Chat în WebCatalog în jurul conversației efective, al instrumentelor pentru documente și al agendei. Folosește-l pentru o predare completă, apoi păstrează configurația care face cel mai ușor de recunoscut identitatea și proiectul potrivite.
