O căsuță de e-mail personală, o adresă de serviciu și un cont pentru un proiect secundar pot fi folosite pe același computer. Provocarea este să le poți recunoaște ușor atunci când răspunzi la un mesaj, deschizi un document sau verifici o invitație la o întâlnire.
Poți gestiona mai multe conturi Gmail folosind selectorul de conturi Google, profiluri separate de browser sau un spațiu de lucru desktop precum WebCatalog. Google permite deja comutarea între conturile conectate fără să te deconectezi. WebCatalog adaugă o altă modalitate de a organiza această activitate: acces dedicat la aplicații, profiluri separate și spații pentru instrumentele asociate.
Iată cum să alegi o configurație și să o faci utilă pe parcursul întregii zile.
Alege cum vrei să îți organizezi conturile Gmail
Începe cu activitatea care îți creează cele mai multe dificultăți.
| Nevoia ta principală | Un punct de plecare practic |
|---|---|
| Să verifici ocazional o a doua căsuță de e-mail | Selectorul de conturi Google |
| Să separi navigarea de serviciu de cea personală pe mai multe site-uri | Profiluri de browser |
| Să accesezi conturile Gmail alături de aplicațiile folosite pentru fiecare proiect | WebCatalog Desktop |
| Să reunești mesajele primite într-o singură căsuță de e-mail | O configurație separată pentru centralizarea e-mailurilor |
Accesul facil la conturi și reunirea mesajelor acestora sunt cerințe diferite. Configurația de mai jos păstrează fiecare căsuță Gmail în propriul cont, ceea ce este util atunci când identitățile, conversațiile cu clienții și rutinele zilnice trebuie să rămână distincte.
Folosește selectorul de conturi Google pentru o configurație simplă
Pentru comutări ocazionale, începe cu meniul de conturi existent în Gmail:
- Conectează-te la Gmail pe computer.
- Selectează fotografia de profil sau inițiala din colțul din dreapta sus.
- Alege Adaugă un cont și finalizează conectarea la al doilea cont.
- Deschide același meniu ori de câte ori vrei să selectezi alt cont.
Acești pași urmează instrucțiunile Google pentru mai multe conturi.
Această metodă funcționează bine când ai puține căsuțe de e-mail și poți identifica rapid fiecare adresă. Fă-ți un obicei din a verifica adresa activă înainte de a scrie un mesaj nou.
Google explică, de asemenea, că primul cont la care te conectezi este adesea cel prestabilit. Unele servicii Google pot aplica setările acelui cont atunci când nu este clar ce cont vrei să folosești. Dacă un link te duce la un alt cont Google decât cel așteptat, verifică identitatea activă înainte de a modifica ceva.
Folosește profiluri de browser pentru o separare mai amplă
Un profil de browser este util atunci când un cont de e-mail face parte dintr-un întreg mediu de navigare. Poate vrei ca marcajele, parolele salvate și istoricul de navigare de serviciu să fie separate de cele personale.
În Chrome, deschide meniul de profil al browserului, selectează Adaugă un profil Chrome și alege un nume și un aspect ușor de recunoscut. Conectează-te la contul Gmail corespunzător în acel profil. Repetă procesul pentru cealaltă identitate. Google explică modul în care poți crea profiluri Chrome și comuta între ele.
Alege nume care descriu activitatea, precum „Personal” și „Studio”. Un profil numit „Profilul 2” nu te ajută prea mult când ai mai multe ferestre deschise.
Profilurile de browser sunt o opțiune potrivită când vrei medii de navigare separate. Dacă pe parcursul zilei deschizi în mod repetat aceleași aplicații și conturi, WebCatalog oferă o organizare mai directă.
Gestionează mai multe conturi Gmail cu WebCatalog
Aplicația desktop Gmail de la WebCatalog îi oferă serviciului Gmail propria fereastră și un loc în Dock sau în bara de activități. Continui să folosești interfața web Gmail, alegând în același timp cum se integrează conturile sale în fluxul tău de lucru pe desktop.
Cea mai utilă configurație începe cu profiluri denumite clar și se extinde doar atunci când ai nevoie de o structură suplimentară.
1. Adaugă Gmail pe desktop
Descarcă WebCatalog Desktop, instalează-l și conectează-te la contul tău WebCatalog. Găsește Gmail în catalog și adaugă-l ca aplicație desktop.
Deschide Gmail o dată pentru a confirma că ai accesat serviciul dorit. Contul tău WebCatalog gestionează configurația WebCatalog; trebuie în continuare să te conectezi separat la contul Google pe care vrei să îl folosești.
2. Creează un profil pentru fiecare identitate Google
În WebCatalog, accesează Profiluri, selectează Adaugă un profil și introdu un nume descriptiv. Deschide Gmail cu acel profil și urmează instrucțiunile Google pentru conectare.
Repetă procesul pentru celelalte conturi. De exemplu, creează „Personal”, „Serviciu” și „Client A”. Alege un plan WebCatalog care acoperă aplicațiile, profilurile și spațiile din configurația dorită. Instrucțiunile WebCatalog pentru profiluri explică și cum poți reutiliza un profil în mai multe aplicații desktop.
Pentru o separare clară, folosește o singură identitate Google în fiecare profil. Astfel, numele profilului devine un indiciu de încredere pentru căsuța de e-mail pe care vrei să o deschizi.
3. Atribuie fiecărui cont un scop precis
Înainte de a adăuga un alt profil, decide ce își are locul acolo. O organizare utilă ar putea arăta astfel:
| Profil | Folosește-l pentru |
|---|---|
| Personal | Mesaje legate de gospodărie, programări și abonamente personale |
| Serviciu | Conversații interne și căsuța ta principală de e-mail profesional |
| Client A | Mesaje și resurse legate de acel client |
Evită să creezi un profil nou pentru fiecare sarcină temporară. Adaugă unul când ai nevoie de un cont diferit sau de o separare de durată în activitatea ta.
Profilurile WebCatalog păstrează sesiunile și datele de navigare separate. Astfel, poți reveni la conturi diferite fără să te deconectezi doar pentru a comuta între ele. Google poate solicita în continuare autentificarea atunci când verificările sale de securitate sau politicile organizației tale o impun.
4. Păstrează împreună aplicațiile Google asociate
Un e-mail duce adesea la o altă activitate: consultarea unui document din Drive, verificarea unui calendar sau actualizarea unui panou de proiect. Reutilizează profilul Google corespunzător pentru Gmail, Google Drive și Google Calendar, astfel încât identitatea dorită să fie disponibilă în toate aceste aplicații.
Apoi organizează instrumentele într-un spațiu WebCatalog. Fiecare spațiu se deschide în propria fereastră și poate reuni aplicațiile și profilurile pentru un client sau un proiect.
De exemplu, un spațiu pentru un client ar putea conține profilul Gmail al acelui client, Drive, Calendar și aplicația de gestionare a proiectelor. Când începi să lucrezi pentru clientul respectiv, instrumentele asociate se află într-un loc bine stabilit.
Începe cu un singur spațiu pentru activitatea pe care o desfășori cel mai des. Poți adăuga altele după ce afli ce delimitări te ajută să rămâi organizat.
Fă-ți căsuțele de e-mail mai ușor de gestionat
O organizare mai bună pe desktop simplifică accesul. Câteva obiceiuri în Gmail fac mesajele în sine mai ușor de prelucrat.
Folosește un sistem consecvent de etichete
Etichetele Gmail îți permit să organizezi mesajele pe categorii. Ia în considerare folosirea unui set restrâns de etichete în toate căsuțele tale de e-mail profesionale, precum „De rezolvat”, „În așteptare” și „De referință”.
Același vocabular te ajută să reiei mai ușor lucrul după schimbarea contului. Păstrează identitatea contului în numele profilului și starea mesajului în etichetă. Astfel, fiecare parte a sistemului tău are un rol clar.
Configurează semnătura potrivită în fiecare cont
Verifică setările pentru semnătura Gmail din fiecare căsuță de e-mail. Gmail permite stabilirea unor semnături prestabilite pentru mesajele noi și pentru răspunsuri.
Folosește informațiile de contact și detaliile companiei potrivite pentru adresa respectivă. O semnătură distinctă oferă un alt indiciu vizibil în timpul redactării, deși verificarea adresei expeditorului rămâne pasul important.
Decide care căsuțe de e-mail ar trebui să te întrerupă
În setările Gmail pentru notificările pe desktop, poți alege notificări pentru mesaje noi, pentru mesaje importante sau dezactivarea notificărilor.
Un punct de plecare potrivit este să permiți alertele pentru activitățile de serviciu care necesită reacție rapidă și să verifici conturile mai puțin urgente la intervale planificate. Dacă o notificare nu apare, verifică atât setările Gmail, cât și permisiunile de pe computer.
Verifică-ți conturile într-o ordine stabilită
Încearcă o rutină scurtă: verifică mai întâi mesajele urgente de serviciu, ocupă-te apoi de conversațiile active cu clienții și verifică e-mailul personal la o oră aleasă de tine.
Scopul este să nu mai lași ultima căsuță de e-mail deschisă să decidă ce faci în continuare. Păstrează o listă separată de sarcini pentru obligațiile care necesită mai mult decât un răspuns rapid.
Întrebări frecvente
Pot rămâne conectat la două conturi Gmail în același timp?
Da. Google permite conectarea simultană la mai multe conturi. Profilurile de browser și profilurile WebCatalog oferă modalități suplimentare de a organiza medii separate pentru conturi.
WebCatalog reunește toate mesajele Gmail într-o singură căsuță de e-mail?
Această configurație îți oferă acces la conturi Gmail separate. Nu reunește mesajele acestora într-o căsuță de e-mail comună. Alege separat un flux de lucru pentru centralizare dacă așa vrei să îți citești mesajele.
Ar trebui ca Gmail, Drive și Calendar să folosească același profil WebCatalog?
Folosește același profil atunci când aceste aplicații trebuie să utilizeze aceeași identitate Google. Creează un profil diferit pentru o altă identitate, cum ar fi un cont personal sau un cont separat pentru un client.
Oferă fiecărui cont Gmail un loc clar
Pentru verificări ocazionale ale e-mailului, selectorul de conturi Google poate fi suficient. Când mai multe conturi fac parte din activitatea ta zilnică, o configurație desktop poate face mult mai clare scopul și locul fiecăruia.
Începe să folosești WebCatalog Desktop adăugând Gmail și creând profiluri pentru conturile pe care le folosești cel mai des. Creează un spațiu în jurul fluxului tău principal de lucru, apoi adaugă calendarul, documentele și aplicațiile care te ajută să finalizezi activitatea din spatele fiecărui e-mail.
