As conversas do Zoho Cliq podem envolver pessoas de empresas diferentes. Você pode trabalhar na organização do seu empregador, colaborar com um fornecedor e usar uma conta separada fornecida por um cliente para outra tarefa. Cada relacionamento pode exigir um tipo de acesso diferente.
O primeiro passo para gerenciar várias contas do Zoho Cliq é mapear esses relacionamentos. Logins separados precisam de sessões separadas. Um canal externo, um convite para visitante ou uma Network pode permitir que você colabore pela conta que já usa. Criar outro perfil de desktop não determina qual configuração sua organização permite.
Depois de definir o modelo de acesso, o próprio aplicativo de desktop do Cliq pode manter até dez logins separados, cada um em sua própria janela. Se quiser agrupar cada login com os outros aplicativos web usados naquele relacionamento, o WebCatalog Desktop pode manter as contas em perfis separados.
Separe a questão do login da questão da organização
“Várias organizações” pode descrever situações bem diferentes. Um funcionário com outro login fornecido por uma empresa tem um problema diferente de um parceiro convidado para uma conversa compartilhada.
A documentação da Zoho sobre o Cliq com o CRM Plus deixa essa distinção explícita: um usuário pertence a uma organização principal e pode participar de outras organizações como usuário externo. A documentação explica como alternar entre esses contextos, com um acesso diferente daquele de um membro interno.
Mais recentemente, os controles de usuários convidados do Cliq passaram a oferecer acesso a canais e contatos mapeados em outra organização. A participação depende do convite e das políticas organizacionais pertinentes.
Isso significa que o mesmo endereço de e-mail aparecer no trabalho de mais de uma empresa não representa necessariamente duas contas independentes do Cliq. Pergunte se você está usando um login separado, uma associação externa ou um convite específico para colaborar. Não presuma que as regras para várias organizações em outros produtos Zoho se aplicam ao Cliq sem alterações.
Crie um mapa de acesso antes de adicionar contas ao desktop
Faça um pequeno registro do trabalho que você precisa realizar. Para cada destino, identifique o login, o tipo de acesso, o administrador responsável e os materiais necessários.
| Relação de trabalho | Acesso a confirmar | Organização sugerida no desktop |
|---|---|---|
| Funcionário da sua empresa principal | Sua conta interna e os canais atribuídos | Um perfil e espaço de trabalho da empresa |
| Cliente fornece um login separado autorizado | A organização dessa conta e o acesso aos canais | Um perfil separado com o nome do cliente |
| Fornecedor já usa o Cliq | Um canal externo ou outra forma de colaboração permitida | Sua conta atual junto das ferramentas do projeto do fornecedor |
| Prestador participa de uma tarefa limitada | Acesso de convidado às conversas necessárias, quando disponível | O contexto de convidado autorizado e o resumo do projeto |
| Comunidade de parceiros de longo prazo | Participação em uma Cliq Network | A Network pertinente junto dos recursos para parceiros |
Trate o mapa como uma descrição do acesso real. Um espaço chamado “Cliente Norte” só é útil se a conta nele puder acessar as conversas pretendidas.
Por exemplo, registre “login da empresa, canal externo do fornecedor, responsável por compras” em vez de “conta do fornecedor” quando não houver um login separado do fornecedor. Rótulos claros evitam que você crie perfis duplicados para resolver um problema que pertence à configuração de acesso.
Entenda as opções nativas já disponíveis
O aplicativo de desktop do Cliq aceita vários logins de conta
O aplicativo nativo do Zoho Cliq para desktop já oferece suporte a várias contas. A Zoho documenta a opção Contas → Adicionar conta para adicionar um login, com o limite máximo de dez contas. Ao selecionar uma conta no menu Contas, uma nova janela do Cliq é aberta para ela.
Se a maior parte do seu trabalho acontece no Cliq, essa é uma opção direta. Você pode usar o menu de contas do aplicativo para acessar os logins separados de empresa que já possui. O WebCatalog Desktop se torna mais útil quando cada conta é apenas uma parte de um fluxo de trabalho maior, que envolve registros de projetos, documentos, calendários e outros aplicativos web.
Canais externos conectam organizações em torno de uma conversa
Um canal externo permite que pessoas de organizações diferentes colaborem. O acesso é definido pelas políticas e pelo convite necessários. A Zoho também oferece suporte à colaboração em canais externos entre determinados centros de dados, enquanto as mensagens diretas entre centros de dados têm limitações diferentes.
A criação de canais externos depende do plano: o plano Free não permite criá-los, e quem pode criá-los nos planos pagos depende da edição e das permissões do administrador. Verifique a configuração da organização anfitriã antes de escolher essa opção para um relacionamento com um fornecedor.
O acesso de convidado e as Networks atendem a relacionamentos diferentes
O recurso atualizado de convidados da Zoho permite que colaboradores convidados participem de canais existentes. Essa opção pode ser adequada para um prestador que ajuda em uma campanha específica. Uma Cliq Network oferece um ambiente dedicado a uma colaboração externa mais ampla, como uma comunidade contínua de parceiros.
Consulte a documentação atual sobre convidados antes de propor o fluxo de trabalho mais recente: a Zoho informa que, atualmente, o Guest Users 2.0 não é compatível com o Zoho One e que ele não oferece suporte a mensagens diretas entre centros de dados. A opção disponível deve corresponder à edição e à configuração da organização em questão.
Essas opções nativas podem eliminar a necessidade de outra conta. Use um login separado quando o trabalho realmente exigir um, e recorra ao recurso de colaboração apropriado quando se tratar de participação externa.
Organize a configuração aprovada no WebCatalog Desktop
Com o mapa de acesso pronto, configure o desktop de acordo com ele. O WebCatalog Desktop permite abrir o Cliq em uma janela dedicada e organizá-lo junto com outros aplicativos web.
Para dois logins distintos, siga estas etapas de configuração de perfil:
- Abra o WebCatalog Desktop, acesse Perfis e selecione Adicionar perfil.
- Dê ao primeiro perfil o nome da conta que ele conterá, como “Operações da empresa”.
- Abra o Cliq nesse perfil e entre usando o processo normal da sua organização.
- Crie um segundo perfil, como “Cliente Norte”, e entre nele com a conta separada fornecida pelo cliente.
- Confirme a conta e a organização nas duas sessões antes de adicionar outros destinos.
Os perfis mantêm cookies, sessões e dados de navegação separados. Eles não fornecem um convite, não atribuem uma licença nem alteram o acesso concedido dentro do Cliq.
Em seguida, crie um espaço para cada contexto de trabalho. O espaço da empresa pode incluir o Cliq, o rastreador de operações e o manual interno. O espaço do cliente pode conter a sessão do Cliq do cliente, o plano do projeto e os documentos de revisão.
Cada espaço é aberto em sua própria janela. Reutilizar o mesmo perfil em vários espaços reutiliza o mesmo login; o nome diferente de um espaço não cria outra identidade de conta. Essa reutilização é adequada quando uma conta participa legitimamente de várias conversas de projetos.
Mantenha o mapa de acesso atualizado conforme o trabalho muda
Atualize o mapa quando começar uma tarefa para um cliente, quando um prestador concluir seu trabalho ou quando a responsabilidade passar para outro colega. A remoção do acesso organizacional ou de convidado de alguém é feita no Cliq, pela organização que controla a associação; excluir um perfil remove apenas a sessão local.
Quando um projeto terminar, remova seus aplicativos e seu espaço do desktop para que o que você vê corresponda ao trabalho que ainda está ativo.
Dê à próxima organização um lugar claro no seu desktop
Comece com um login de empresa e um relacionamento externo. Decida se esse relacionamento exige uma conta separada, um convite para convidado, um canal externo ou uma Network. Registre a resposta antes de configurar o desktop.
Em seguida, baixe o WebCatalog Desktop, crie perfis para os logins distintos e monte espaços em torno do trabalho gerado por cada relacionamento. A estrutura das suas contas continuará alinhada ao acesso concedido pelas organizações, enquanto fica mais fácil encontrar as conversas e ferramentas em um só lugar.
