As conversas do Zoho Cliq podem ultrapassar os limites de uma empresa. Você pode trabalhar na organização do seu empregador, colaborar com um fornecedor e usar uma conta separada fornecida por um cliente para outro projeto. Cada relação pode exigir um tipo diferente de acesso.
O primeiro passo para gerenciar várias contas do Zoho Cliq é mapear essas relações. Logins separados precisam de sessões separadas. Um canal externo, um convite de convidado ou uma Network pode permitir que você colabore por meio da conta que já usa. Criar outro perfil de desktop não determina qual configuração sua organização permite.
Depois de definir o modelo de acesso, você pode escolher os controles de conta nativos do Cliq ou organizar essas contas junto com os demais aplicativos de trabalho no WebCatalog.
Separe a questão do login da questão da organização
“Várias organizações” pode descrever diversas situações. Um funcionário com outro login fornecido por uma empresa tem um problema diferente do de um parceiro convidado para uma conversa compartilhada.
A documentação do Cliq com CRM Plus da Zoho deixa essa distinção explícita: um usuário pertence a uma organização principal e pode ingressar em outras organizações como usuário externo. Ela documenta a alternância entre esses contextos, com um acesso diferente daquele concedido aos membros internos.
Mais recentemente, os controles de usuários convidados do Cliq introduziram acesso a canais e contatos mapeados em outra organização. A participação depende do convite e das políticas organizacionais pertinentes.
Isso significa que o mesmo e-mail aparecer no trabalho de mais de uma empresa não representa necessariamente duas contas independentes do Cliq. Verifique se você está usando um login separado, uma participação externa ou um convite específico de colaboração. Não presuma que as regras para várias organizações em outros produtos Zoho se aplicam sem alterações ao Cliq.
Crie um mapa de acesso antes de adicionar contas ao desktop
Crie um pequeno registro do trabalho que você precisa realizar. Para cada destino, identifique o login, o tipo de acesso, o administrador responsável e os materiais de apoio.
| Relação de trabalho | Acesso a confirmar | Organização sugerida no desktop |
|---|---|---|
| Funcionário na sua empresa principal | Sua conta interna e os canais atribuídos | Um perfil e um espaço de trabalho da empresa |
| Cliente fornece um login autorizado separado | A organização e o acesso aos canais dessa conta | Um perfil separado com o nome do cliente |
| Fornecedor já usa o Cliq | Um canal externo ou outra forma de colaboração permitida | Sua conta existente ao lado das ferramentas do projeto do fornecedor |
| Prestador de serviços participa de um trabalho limitado | Acesso de convidado às conversas necessárias, quando houver suporte | O contexto de convidado autorizado e o briefing do projeto |
| Comunidade de parceiros de longo prazo | Participação em uma Cliq Network | A Network pertinente ao lado dos recursos dos parceiros |
Trate o mapa como uma descrição do acesso real. Um espaço chamado “Cliente Norte” só é útil se a conta dentro dele puder acessar as conversas pretendidas.
Por exemplo, registre “login da empresa, canal externo do fornecedor, responsável por compras” em vez de “conta do fornecedor” quando não houver um login separado do fornecedor. Rótulos claros evitam que você crie perfis duplicados para resolver um problema que pertence à configuração de acesso.
Entenda as opções nativas já disponíveis
O aplicativo de desktop do Cliq permite fazer login em várias contas
O aplicativo de desktop nativo do Zoho Cliq já oferece suporte a várias contas. A Zoho documenta o caminho Contas → Adicionar conta para adicionar um login, com um máximo de dez contas. Selecionar uma conta no menu Contas abre uma nova janela do Cliq para ela.
Se seu trabalho acontece principalmente dentro do Cliq, essa é uma opção direta. Você pode usar o menu de contas do aplicativo para acessar os logins separados de empresas que já possui. O WebCatalog se torna mais útil quando cada conta é parte de um fluxo de trabalho mais amplo que envolve registros de projetos, documentos, calendários e outros aplicativos web.
Canais externos conectam organizações em torno de uma conversa
Um canal externo permite que pessoas de diferentes organizações colaborem entre si. As políticas exigidas e o convite determinam o acesso. A Zoho também oferece suporte à colaboração em canais externos entre determinados data centers, enquanto as mensagens diretas entre data centers têm limitações diferentes.
A criação de canais externos depende do plano: o plano gratuito não permite criá-los e, nos planos pagos, quem pode criá-los depende da edição e das permissões do administrador. Verifique a configuração da organização anfitriã antes de escolher esse caminho para uma relação com um fornecedor.
O acesso de convidados e as Networks atendem a relações diferentes
O recurso atualizado de convidados da Zoho permite que colaboradores convidados ingressem em canais existentes. Isso pode ser adequado para um prestador de serviços que ajuda em uma campanha específica. Uma Cliq Network oferece um ambiente dedicado para uma colaboração externa mais ampla, como uma comunidade contínua de parceiros.
Consulte a documentação atual de convidados antes de propor o fluxo de trabalho mais recente: atualmente, a Zoho informa que o Guest Users 2.0 não é compatível com o Zoho One e não oferece suporte a mensagens diretas entre data centers. O caminho disponível deve ser determinado pela edição e pela configuração reais da organização.
Essas opções nativas podem eliminar a necessidade de outra conta. Use um login separado quando o trabalho realmente exigir um e use o recurso de colaboração apropriado quando a relação for de participação externa.
Organize a configuração aprovada no WebCatalog
Com seu mapa de acesso pronto, configure o desktop de acordo com ele. O WebCatalog Desktop permite abrir o Cliq em uma janela dedicada e organizá-lo junto com outros aplicativos web.
Para dois logins distintos, siga a configuração de perfis do WebCatalog:
- Abra Perfis e escolha Adicionar perfil.
- Dê ao primeiro perfil um nome que corresponda à conta que ele conterá, como “Operações da Empresa”.
- Abra o Cliq com esse perfil e entre pelo processo normal da sua organização.
- Crie um segundo perfil, como “Cliente Norte”, e entre nele com a conta separada fornecida pelo cliente.
- Confirme a conta e a organização em ambas as sessões antes de adicionar mais destinos.
Os perfis mantêm cookies, sessões e dados de navegação separados. Eles não fornecem um convite, não atribuem uma licença nem alteram o acesso concedido dentro do Cliq.
Em seguida, crie um espaço para cada contexto de trabalho. O espaço da empresa pode incluir o Cliq, o sistema de acompanhamento de operações e o manual interno. O espaço do cliente pode conter a sessão do Cliq do cliente, o plano do projeto e os documentos de revisão.
Cada espaço abre em sua própria janela. Reutilizar o mesmo perfil do WebCatalog em vários espaços reutiliza o mesmo login; um nome de espaço diferente não estabelece outra identidade de conta. Essa reutilização é apropriada quando uma conta participa legitimamente de várias conversas de projetos.
Escolha um plano do WebCatalog adequado à quantidade de aplicativos, perfis e espaços de que você precisa. Conte os logins distintos separadamente dos projetos: cinco projetos usando uma conta não exigem automaticamente cinco perfis.
Exemplo: um gerente de entregas trabalhando em três relações
Imagine um gerente de entregas coordenando um lançamento interno de produto, uma implementação para um cliente e uma transferência de responsabilidades com um fornecedor. Os projetos compartilham uma pessoa, mas não compartilham todas as contas ou documentos.
Lançamento interno: mantenha a conversa da equipe ao lado do plano
Use a conta da empresa para o lançamento interno. Coloque essa sessão do Cliq ao lado da lista de verificação de lançamento e do registro de decisões em um espaço chamado “Lançamento do Produto”.
Quando um membro da equipe perguntar se um marco está pronto, o plano estará disponível no mesmo contexto de trabalho. Registre a decisão onde a equipe do projeto espera encontrá-la e depois responda no canal apropriado. O benefício é um caminho mais fácil entre a discussão e o registro que a fundamenta.
Isso não exige uma nova conta do Cliq só porque o lançamento tem seu próprio espaço. O login da empresa também pode ser reutilizado em um espaço de operações se ambos os contextos pertencerem à mesma identidade.
Implementação para o cliente: mantenha separado o login fornecido pelo cliente
Suponha que o cliente forneça uma conta para a organização dele. Atribua esse login ao perfil Cliente Norte e use-o com as ferramentas de projeto do cliente.
Antes da primeira revisão, confirme o acesso ao canal de implementação e ao documento em discussão. Se o chat abrir, mas o arquivo do projeto não, identifique qual conta o serviço de arquivos espera. Uma sessão funcional do Cliq não comprova que todos os aplicativos de apoio usam as mesmas credenciais.
Use o espaço do cliente como um lembrete do trabalho ativo. Ao compartilhar um arquivo, verifique o público a que ele se destina e a conversa de destino. O objetivo é facilitar o cumprimento do processo normal de revisão, com os documentos pertinentes já à mão.
Transferência com o fornecedor: reutilize a identidade da empresa quando apropriado
Para o fornecedor, um canal externo aprovado pode ser suficiente. Mantenha a conta da empresa e adicione os documentos de transferência com o fornecedor a um espaço de projeto separado.
O mapa de acesso deve mostrar que essa conversa ainda usa Operações da Empresa. Essa distinção importa quando você retorna após uma interrupção: você é um funcionário colaborando externamente, não alguém conectado à organização interna do fornecedor.
Se o fornecedor não conseguir ingressar, peça aos administradores responsáveis que verifiquem o convite e as políticas de colaboração. Criar um novo perfil do WebCatalog não alterará a permissão do lado do servidor que controla a participação.
Mantenha o mapa de acesso útil conforme o trabalho muda
Atualize o mapa quando um trabalho para um cliente começar, um prestador de serviços terminar sua participação ou a responsabilidade passar para outro colega. As perguntas úteis são concretas: qual login é usado, quais conversas continuam sendo necessárias e quem pode alterar esse acesso?
Uma saída pode exigir que um administrador remova o acesso organizacional ou de convidado. Remover um atalho do desktop é uma ação separada de organização. Conclua a alteração no serviço por meio da organização que controla a participação e depois organize o espaço de trabalho para refletir a mudança.
Revise também os aplicativos ao redor da conversa. Um projeto pode terminar enquanto um briefing, calendário ou conta de documentos antigo permanece à vista no dia a dia. Remova os destinos que não apoiam mais o trabalho ativo para que o espaço continue refletindo seu propósito.
Se as notificações se tornarem uma distração, decida qual conversa exige uma resposta durante cada bloco de trabalho. Use os controles de notificação disponíveis no ambiente Cliq pertinente e verifique o resultado antes de depender deles. Manter mais contas acessíveis não significa que todas devam receber a mesma atenção durante o dia inteiro.
Dê à próxima organização um lugar claro no seu desktop
Comece com um login da empresa e uma relação externa. Decida se essa relação precisa de uma conta separada, um convite de convidado, um canal externo ou uma Network. Registre a resposta antes de configurar o desktop.
Depois, adicione o Zoho Cliq ao WebCatalog, crie perfis para os logins distintos e monte espaços em torno do trabalho que cada relação gera. Sua estrutura de contas permanece alinhada ao acesso que suas organizações fornecem, enquanto fica mais fácil encontrar as conversas e as ferramentas juntas.
