Há várias boas maneiras de gerenciar várias contas do Google Drive. O Google oferece a troca de contas no navegador, e o Drive para computador pode conectar várias contas para dar acesso local aos arquivos. Os perfis do navegador e o WebCatalog Desktop oferecem outras formas de organizar as contas que você usa ao longo do dia. Com o WebCatalog Desktop, você mantém o Google Drive de cada identidade conectado ao lado dos outros aplicativos que usa com ela.
Fica mais difícil navegar pelo Drive quando seus arquivos pertencem a diferentes áreas da sua vida. Uma proposta está na sua conta profissional, um cliente fornece um login corporativo separado e os documentos pessoais ficam em outro Drive. O desafio é lembrar qual identidade corresponde ao documento de que você precisa.
A configuração ideal depende do que você faz depois de abrir o Drive. Você lê um documento compartilhado de vez em quando, trabalha com arquivos no Finder ou no Explorador de Arquivos, ou alterna entre o e-mail, os documentos e as reuniões de clientes? Comece por essa pergunta e, em seguida, monte a configuração mais simples que atenda à sua rotina.
Escolha a configuração de acordo com o trabalho que você precisa fazer
Estas opções resolvem partes diferentes do problema, e você pode combinar mais de uma.
| Sua principal necessidade | Um bom ponto de partida | O que levar em conta |
|---|---|---|
| Abrir ocasionalmente o Drive de outra conta | Seletor de contas do Google | Confirme qual conta do Google está ativa antes de editar ou fazer upload. |
| Acessar arquivos na nuvem pelo Finder ou pelo Explorador de Arquivos | Google Drive para computador | O Google oferece suporte a até quatro contas; escolha as configurações de sincronização de cada uma. |
| Manter organizado todo um ambiente de navegação para cada identidade | Perfis do navegador | Você gerencia um contexto separado no navegador para trabalho, uso pessoal ou um cliente. |
| Manter o Drive ao lado dos outros aplicativos de cada identidade | WebCatalog Desktop | Os perfis separam as sessões; os espaços organizam os aplicativos e perfis que você usa em conjunto. |
Diferencie também várias contas de várias pastas. Se três clientes compartilham pastas com sua conta profissional atual, talvez você só precise dessa conta. Crie outro contexto de conta quando realmente precisar usar outra identidade do Google. Para pastas associadas à mesma identidade, uma estrutura de projetos bem organizada pode ser suficiente.
Use o seletor de contas do Google para acessar a Web ocasionalmente
O Google permite fazer login em várias Contas do Google e alternar entre elas sem sair da sessão. Em um serviço do Google, selecione sua foto ou inicial do perfil, escolha Adicionar conta e faça login. Depois, você poderá selecionar a conta desejada no menu de contas.
É um bom ponto de partida para quem consulta um segundo Drive algumas vezes por semana. A configuração é mínima, e o navegador continua sendo seu principal ambiente de trabalho.
Antes de enviar um arquivo final ou solicitar acesso a um documento, confira o endereço de e-mail exibido no menu da conta do Google. Um avatar conhecido não é um lembrete confiável, especialmente quando as duas contas usam a mesma foto. O Google também observa que a primeira conta em que você faz login costuma ser a padrão, o que pode ser importante quando um serviço não sabe qual conta você pretende usar.
Se você para repetidamente para conferir o menu de contas, considere dar a cada identidade um espaço mais fácil de reconhecer na sua rotina.
Use o Drive para computador quando o acesso local aos arquivos for importante
Para acessar arquivos no Finder em um Mac ou no Explorador de Arquivos no Windows, comece pelo próprio cliente de sincronização do Google. O Drive para computador oferece suporte a até quatro contas simultaneamente.
Para conectar outra conta:
- Abra o menu do Drive para computador.
- Selecione sua foto de perfil, no canto superior direito.
- Escolha Adicionar outra conta e faça login pelo navegador.
- Reinicie o Drive para computador conforme as instruções do Google.
Depois de conectar suas contas, decida quanto do conteúdo de cada Drive deve ficar no seu dispositivo. O guia do Google sobre streaming e espelhamento explica a diferença: o streaming mantém os arquivos principalmente na nuvem, usando espaço local para os arquivos que você abre ou disponibiliza off-line; o espelhamento mantém uma cópia completa do Meu Drive tanto localmente quanto na nuvem. Os drives compartilhados são compatíveis com streaming.
Por exemplo, um designer talvez precise acessar regularmente os materiais de trabalho da própria conta profissional, mas consulte apenas ocasionalmente a pasta de referências de um cliente. Essas necessidades exigem decisões diferentes sobre o armazenamento local. Leve em conta o espaço disponível em disco, os arquivos de que você precisa durante viagens e quaisquer requisitos definidos pela sua organização.
Mantenha nomes de contas fáceis de reconhecer ao navegar pelos arquivos locais. Antes de escolher o destino de um upload ou de uma exportação, confira a conta e a pasta. Um arquivo com o nome correto no Drive errado ainda dá trabalho extra a todos que tentarem encontrá-lo.
O WebCatalog Desktop tem outra finalidade nesse contexto: organizar o acesso à interface Web do Drive e aos aplicativos relacionados. Ele não substitui o cliente de sincronização de arquivos do Google nem combina o armazenamento de contas distintas do Google. Você pode usar o Drive para computador para os arquivos locais e o WebCatalog Desktop para a parte Web do mesmo projeto.
Use perfis do navegador para separar melhor a navegação
Se seu trabalho já acontece no navegador, perfis separados podem ser suficientes. Os perfis do Chrome mantêm separados itens como favoritos, histórico, senhas e configurações.
No Chrome, abra o menu de perfis do navegador, escolha Adicionar perfil do Chrome e dê um nome claro ao perfil. Abra o Drive nesse perfil e faça login com a Conta do Google que pretende usar ali. Quando necessário, repita o processo para outra identidade.
Dê aos perfis nomes associados a uma função que você reconheça de imediato, como “Pessoal”, “Estúdio” ou “Conta de trabalho da Acme”. O nome de um projeto é menos útil se a mesma conta continuar em uso depois que o projeto terminar.
Essa abordagem é prática quando você quer manter as guias de pesquisa, os favoritos e outros sites de um cliente em um ambiente de navegação dedicado. À medida que o número de contas aumenta, observe se gerenciar as janelas do navegador não virou uma tarefa à parte.
Organize no WebCatalog Desktop o trabalho recorrente com contas
O WebCatalog Desktop é útil quando o Drive é apenas uma etapa de uma rotina mais ampla que envolve e-mail, calendários, bate-papo e ferramentas de projeto. Os perfis mantêm separadas as sessões das contas e os dados de navegação, para que você possa voltar a cada conta em seu próprio contexto.
Comece pelas identidades que você mais usa. Siga as instruções de configuração de perfis do WebCatalog:
- Abra o WebCatalog Desktop e acesse Perfis.
- Selecione Adicionar perfil e dê a ele um nome fácil de reconhecer.
- Abra o Drive com esse perfil e faça login na Conta do Google desejada.
- Repita o processo para sua outra conta.
O perfil profissional que você usa para o Drive também pode servir para o Gmail e o Google Agenda nessa identidade do Google. Reutilizá-lo oferece um contexto de conta consistente ao passar de uma solicitação por e-mail para um documento e, depois, para a reunião de revisão.
Use espaços quando quiser reunir aplicativos e perfis relacionados a um cliente ou projeto. Cada espaço é aberto em uma janela própria. A separação das contas é feita pelos perfis; o espaço organiza os elementos em torno deles.
Mantenha a configuração inicial enxuta. Adicione os aplicativos envolvidos em uma tarefa recorrente antes de recriar todo o seu ambiente de trabalho.
Um fluxo de trabalho prático para documentos de clientes
Imagine uma consultora com uma Conta do Google profissional e outra conta fornecida pela Acme. A Acme espera que o trabalho do projeto seja feito por meio da conta dela. A consultora também tem outros clientes que compartilham documentos diretamente com o endereço profissional dela.
O critério útil para separar as contas é a identidade do Google exigida pelo trabalho. A Acme tem seu próprio perfil. Os outros clientes podem continuar no perfil profissional, se essa for a conta que autorizaram.
Comece pela conta correta
Abra o perfil do Drive da Acme antes de iniciar a tarefa. Confira o e-mail da conta e, em seguida, acesse a pasta do projeto. Se a tarefa chegou por e-mail, confirme que a mensagem se refere ao mesmo projeto e à mesma conta que estão abertos.
Crie o hábito de fazer isso no início de cada sessão de trabalho. Conferir uma vez antes de se concentrar em uma tarefa é mais fácil de manter do que corrigir um upload feito com a identidade errada.
Trabalhe no documento compartilhado
Abra o documento que o cliente identificou como a versão atual. Antes de criar uma cópia separada, confirme se uma cópia realmente faz parte da tarefa. Um novo arquivo pode fazer com que os revisores discutam uma versão enquanto você altera outra.
As configurações de compartilhamento do Google determinam se sua conta pode visualizar, comentar ou editar. Um perfil adicional oferece outro contexto de login; ele não altera essas permissões.
Se você só tem acesso para visualização, mas precisa editar, resolva isso com o proprietário do documento usando a conta pretendida. Criar várias cópias não resolverá o problema de colaboração subjacente.
Escolha o destino antes de fazer o upload
Para entregar um novo arquivo, acesse a pasta do projeto acordada antes de selecionar o arquivo para upload. Use um nome que identifique o projeto e a finalidade, como “Proposta de integração da Acme”. Siga a convenção de nomenclatura existente do cliente, se houver.
Ao entregar o trabalho, compartilhe o link do arquivo acordado e informe o que está pronto para revisão. Em seguida, passe ao contexto do próximo cliente. O objetivo é ter um caminho repetível da conta ao projeto e ao documento, com menos decisões dependendo da memória.
Identifique o problema antes de mudar a configuração
Quando algo parecer errado, diferencie estes três casos:
O arquivo abre na conta errada. Confira o endereço de e-mail do Google na janela ativa. Abra o link no contexto da conta pretendida e tente novamente. Um link salvo indica um local; não garante que você esteja usando a identidade correta.
A conta correta não consegue acessar o arquivo. Confira o convite de compartilhamento original e o endereço indicado nele. Peça ao proprietário que confirme o acesso para esse endereço. Organizações de trabalho e instituições de ensino também podem restringir o compartilhamento externo, então um perfil diferente talvez não resolva a restrição.
Um arquivo não aparece no armazenamento local. Confira a conta correspondente no Drive para computador e verifique as configurações de sincronização e acesso off-line. Essa é uma questão de disponibilidade local do arquivo, mesmo que o mesmo documento abra corretamente no aplicativo Web.
Essa distinção ajuda você a agir na camada certa, em vez de sair repetidamente das contas, recriar perfis ou mover documentos.
Facilite a repetição da próxima entrega para um cliente
Escolha um documento que você já precisa entregar e organize o fluxo de trabalho dele no WebCatalog Desktop. Dê à identidade do Google autorizada um perfil com nome claro, abra a pasta do projeto acordada e mantenha as comunicações relacionadas por perto. Acompanhe o arquivo desde a solicitação inicial até a edição e a revisão final.
Na hora da entrega, você deve conseguir responder a três perguntas sem procurar em várias guias: qual conta usei, onde está o arquivo atual e qual link o cliente deve revisar? Mantenha a configuração que facilite encontrar essas respostas e deixe o Drive para computador cuidar da sincronização local sempre que necessário.
