O Google Drive fica mais difícil de navegar quando seus arquivos pertencem a várias áreas da sua vida. Uma proposta está na sua conta profissional, um cliente fornece um login separado da empresa e os documentos pessoais ficam em outro Drive. O desafio é lembrar qual identidade está associada ao documento de que você precisa.
Há várias boas maneiras de gerenciar várias contas do Google Drive. O Google permite alternar entre contas no navegador, e o Drive para computador pode conectar várias contas para acesso local aos arquivos. Os perfis do navegador e o WebCatalog oferecem outras formas de organizar as contas que você usa ao longo do dia.
A configuração ideal depende do que você faz depois de abrir o Drive. Você lê um documento compartilhado de vez em quando, trabalha com arquivos no Finder ou no Explorador de Arquivos, ou alterna entre e-mails de clientes, documentos e reuniões? Comece com essa pergunta e monte a configuração mais simples que atenda à sua rotina.
Escolha sua configuração de acordo com o trabalho que precisa fazer
Estas opções resolvem diferentes partes do problema, e você pode combinar mais de uma.
| Sua principal necessidade | Um bom ponto de partida | O que considerar |
|---|---|---|
| Abrir ocasionalmente o Drive de outra conta | Seletor de contas do Google | Confirme a conta do Google ativa antes de editar ou enviar arquivos. |
| Acessar arquivos na nuvem pelo Finder ou pelo Explorador de Arquivos | Google Drive para computador | O Google permite até quatro contas; escolha as configurações de sincronização de cada uma. |
| Manter todo um ambiente de navegação organizado por identidade | Perfis do navegador | Você gerencia um contexto de navegação separado para trabalho, uso pessoal ou um cliente. |
| Manter o Drive junto dos outros aplicativos de cada identidade | WebCatalog Desktop | Os perfis separam as sessões; os espaços organizam os aplicativos e perfis que você usa em conjunto. |
Também é importante distinguir várias contas de várias pastas. Se três clientes compartilham pastas com sua conta profissional existente, talvez você só precise dessa conta. Crie outro contexto de conta quando realmente tiver outra identidade do Google para usar. Para pastas vinculadas à mesma identidade, uma estrutura clara de projetos pode ser suficiente.
Use o seletor de contas do Google para acesso ocasional pela web
O Google permite fazer login em várias Contas do Google e alternar entre elas sem sair. Em um serviço do Google, selecione sua foto de perfil ou inicial, escolha Adicionar conta e faça login. Depois, você poderá selecionar a conta desejada no menu de contas.
Esse é um bom ponto de partida para quem consulta um segundo Drive algumas vezes por semana. A configuração é mínima, e o navegador continua sendo seu principal ambiente de trabalho.
Antes de enviar uma entrega ou solicitar acesso a um documento, confira o endereço de e-mail exibido no menu de contas do Google. Um avatar familiar não é um lembrete infalível, especialmente quando ambas as contas usam a mesma foto. O Google também observa que a primeira conta em que você faz login costuma ser a padrão, o que pode ser importante quando um serviço não sabe ao certo qual conta você pretende usar.
Se você precisa parar repetidamente para conferir o menu de contas, considere dar a cada identidade um lugar mais reconhecível na sua configuração diária.
Use o Drive para computador quando o acesso local aos arquivos for importante
Para arquivos de que você precisa no Finder do Mac ou no Explorador de Arquivos do Windows, comece pelo próprio cliente de sincronização do Google. O Drive para computador permite usar até quatro contas ao mesmo tempo.
Para conectar outra conta:
- Abra o menu do Drive para computador.
- Selecione sua foto de perfil no canto superior direito.
- Escolha Adicionar outra conta e faça login pelo navegador.
- Reinicie o Drive para computador conforme as instruções do Google.
Depois de conectar suas contas, decida quanto do conteúdo de cada Drive deve ficar no seu dispositivo. O guia de streaming e espelhamento do Google explica a diferença: o streaming mantém os arquivos principalmente na nuvem, usando espaço local para os arquivos que você abre ou disponibiliza off-line; o espelhamento mantém uma cópia completa de Meu Drive tanto localmente quanto na nuvem. Os drives compartilhados permitem streaming.
Por exemplo, um designer pode precisar de acesso local frequente aos arquivos de trabalho da sua própria conta profissional, mas consultar a pasta de referências de um cliente apenas ocasionalmente. Essas necessidades exigem decisões diferentes sobre o armazenamento local. Considere o espaço disponível em disco, os arquivos de que você precisa durante viagens e quaisquer exigências da sua organização.
Mantenha os nomes das contas fáceis de reconhecer ao navegar pelos arquivos locais. Antes de escolher um destino para upload ou exportação, confira a conta e a pasta em conjunto. Um arquivo com o nome correto no Drive errado ainda gera trabalho extra para todos que tentam encontrá-lo.
O WebCatalog tem outra finalidade nesse contexto: organizar o acesso à interface web do Drive e aos aplicativos relacionados. Ele não substitui o cliente de sincronização de arquivos do Google nem combina o armazenamento de contas do Google separadas. Você pode usar o Drive para computador para os arquivos locais e o WebCatalog para a parte web do mesmo projeto.
Use perfis do navegador para uma separação mais ampla da navegação
Se seu trabalho já acontece no navegador, perfis separados podem ser suficientes. Os perfis do Chrome mantêm separadas informações como favoritos, histórico, senhas e configurações.
No Chrome, abra o menu de perfis do navegador, escolha Adicionar perfil do Chrome e dê ao perfil um nome claro. Abra o Drive nesse perfil e faça login com a conta do Google que pretende usar ali. Repita o processo para outra identidade quando necessário.
Dê aos perfis nomes baseados em uma função que você reconheça imediatamente: “Pessoal”, “Estúdio” ou “Conta de trabalho da Acme”. Um nome de projeto é menos útil se a mesma conta continuar sendo usada após o fim do projeto.
Essa abordagem é conveniente quando você quer manter as abas de pesquisa, os favoritos e os outros sites daquele cliente em um ambiente de navegação dedicado. À medida que o número de contas aumenta, observe se gerenciar as janelas do navegador não se tornou mais uma tarefa por si só.
Organize o trabalho recorrente com contas no WebCatalog
O WebCatalog é útil quando o Drive é uma etapa de uma rotina mais ampla que envolve e-mail, calendários, chat e ferramentas de projetos. Seus perfis mantêm separadas as sessões das contas e os dados de navegação, para que você possa voltar a cada conta em seu próprio contexto.
Comece pelas identidades que você usa com mais frequência. Siga as instruções de configuração de perfis do WebCatalog:
- Abra o WebCatalog Desktop e vá para Perfis.
- Selecione Adicionar perfil e dê a ele um nome fácil de reconhecer.
- Abra o Drive com esse perfil e faça login na conta do Google desejada.
- Repita o processo para sua outra conta.
O perfil profissional que você usa para o Drive também pode ser usado com o Gmail e o Google Agenda dessa mesma identidade do Google. Reutilizá-lo mantém um contexto de conta consistente quando você passa de uma solicitação por e-mail para um documento e, depois, para a reunião de revisão.
Use espaços quando quiser reunir aplicativos e perfis em torno de um cliente ou projeto. Cada espaço é aberto em sua própria janela. A separação das contas é feita pelos perfis; o espaço organiza os elementos ao redor deles.
Comece com uma estrutura pequena. Adicione os aplicativos envolvidos em uma tarefa recorrente antes de recriar todo o seu ambiente de trabalho. O plano Basic do WebCatalog inclui dois aplicativos para computador, dois perfis e um espaço. Os planos Pro e Business permitem aplicativos, perfis e espaços ilimitados, o que é importante se você passar a trabalhar com vários clientes ou conjuntos maiores de aplicativos.
Um fluxo de trabalho prático para documentos de clientes
Considere um consultor com uma conta profissional do Google e uma conta separada fornecida pela Acme. A Acme exige que o trabalho do projeto seja feito por meio da conta dela. O consultor também tem outros clientes que compartilham documentos diretamente com seu endereço profissional.
O critério útil de separação é a identidade do Google exigida para o trabalho. A Acme recebe seu próprio perfil. Os outros clientes podem continuar no perfil profissional, se essa for a conta que eles autorizaram.
Comece pela conta correta
Abra o perfil do Drive da Acme antes de iniciar a tarefa. Confira o e-mail da conta e navegue até a pasta do projeto. Se a tarefa chegou por e-mail, confirme que a mensagem se refere ao mesmo projeto e à mesma conta que você está usando.
Crie o hábito de fazer isso no início de uma sessão de trabalho. Conferir uma vez antes de um período de concentração é mais fácil de manter do que corrigir um upload feito com a identidade errada.
Trabalhe no documento compartilhado
Abra o documento que o cliente indicou como a versão atual. Antes de criar uma cópia separada, pergunte se uma cópia realmente faz parte da tarefa. Um novo arquivo pode deixar os revisores discutindo uma versão enquanto você altera outra.
Os controles de compartilhamento do Google determinam se sua conta pode visualizar, comentar ou editar. Um perfil adicional oferece outro contexto de login; ele não altera essas permissões.
Se você só tem acesso de visualização, mas precisa editar, resolva isso com o proprietário do documento usando a conta pretendida. Criar várias cópias não corrigirá o problema na configuração da colaboração.
Escolha o destino antes de enviar
Para uma nova entrega, navegue até a pasta de projeto combinada antes de selecionar o arquivo para upload. Use um nome que identifique o projeto e a finalidade, como “Proposta de integração da Acme”. Siga o padrão de nomenclatura já usado pelo cliente, quando houver um.
Na entrega, compartilhe o link do arquivo combinado e informe o que está pronto para revisão. Depois, passe para o contexto do próximo cliente. O objetivo é ter um caminho repetível da conta ao projeto e ao documento, com menos decisões dependendo da memória.
Diagnostique o problema antes de mudar a configuração
Quando algo parecer errado, diferencie estes três casos:
O arquivo abre na conta errada. Confira o endereço de e-mail do Google na janela ativa. Abra o link no contexto da conta pretendida e tente novamente. Um link salvo identifica um local; ele não garante que você esteja usando a identidade correta.
A conta correta não consegue acessar o arquivo. Confira o convite de compartilhamento original e o endereço indicado nele. Peça ao proprietário para confirmar o acesso desse endereço. Organizações de trabalho e ensino também podem restringir o compartilhamento externo, portanto, um perfil diferente talvez não resolva a restrição.
Um arquivo não aparece no armazenamento local. Confira a conta correspondente no Drive para computador e revise as configurações de sincronização e de acesso off-line. Essa é uma questão de disponibilidade local do arquivo, mesmo que o mesmo documento abra corretamente no aplicativo web.
Essa distinção ajuda você a agir na camada certa, em vez de ficar saindo das contas, recriando perfis ou movendo documentos repetidamente.
Facilite a repetição da próxima entrega ao cliente
Escolha um documento que você já precisa entregar e organize seu fluxo de trabalho no WebCatalog Desktop. Crie um perfil com um nome claro para a identidade do Google autorizada, abra a pasta de projeto combinada e mantenha as comunicações relacionadas por perto. Acompanhe o arquivo desde a solicitação inicial, passando pela edição, até a revisão final.
Na entrega, você deve conseguir responder a três perguntas sem vasculhar as abas: qual conta usei, onde está o arquivo atual e qual link o cliente deve revisar? Mantenha a configuração que facilita encontrar essas respostas, com o Drive para computador cuidando da sincronização local sempre que necessário.
