Quando o Google Chat abrange conversas pessoais, projetos profissionais e trabalho com clientes, há duas formas práticas de manter as contas separadas. O seletor de contas do Google permite alternar entre contas com sessão iniciada no Chat, no Gmail ou na aplicação autónoma do Chat. O WebCatalog Desktop atribui um perfil próprio a cada identidade Google, para que várias contas permaneçam com sessão iniciada lado a lado. Em qualquer dos casos, comece por identificar qual identidade deve usar em cada conversa.
Um projeto não precisa automaticamente de outra conta Google. Pode usar uma única conta profissional em várias colaborações com clientes, enquanto outro cliente pode fornecer uma identidade gerida própria. Estas situações pedem configurações de ambiente de trabalho diferentes.
O WebCatalog Desktop acrescenta perfis isolados e espaços orientados para projetos, o que pode facilitar a navegação num dia de trabalho mais complexo. O objetivo é manter claras a conta, a conversa e as ferramentas de apoio pretendidas sempre que começa a trabalhar.
Dê funções diferentes às identidades e aos projetos
«Conta», «organização» e «espaço» descrevem partes diferentes de um fluxo de trabalho no Google Chat. Mantê-las distintas facilita tanto a configuração como a resolução de problemas.
| Parte da configuração | O que controla ou organiza | Exemplo prático |
|---|---|---|
| Conta Google | A identidade que usa para iniciar sessão e participar | A sua conta pessoal ou uma conta fornecida pela entidade patronal |
| Organização Google Workspace | O acesso gerido e as políticas dos respetivos utilizadores | As definições de Chat e de colaboração externa da entidade patronal |
| Espaço do Google Chat | Uma área de conversa com os seus próprios participantes | Uma discussão sobre o lançamento de um produto com a equipa do projeto |
| Perfil do WebCatalog Desktop | Os dados isolados de início de sessão e de sessão no site | Um perfil chamado «Trabalho — Acme» |
| Espaço no WebCatalog Desktop | Uma janela de ambiente de trabalho que agrupa aplicações e perfis | Um espaço de trabalho para o lançamento com Chat, Drive e o documento do projeto |
O Google documenta o acesso ao Chat através da sua conta Google ou organização Workspace. Tanto as contas Google pessoais como as contas Workspace pagas podem criar espaços do Chat, embora as funcionalidades disponíveis sejam diferentes; consulte a comparação de contas do Google.
Isto significa que deve criar perfis de ambiente de trabalho com base nas identidades de início de sessão efetivamente usadas e, em seguida, organizar espaços de trabalho de projeto em função do trabalho. Criar um espaço no WebCatalog Desktop não cria um espaço do Google Chat, não convida colaboradores nem altera as permissões da organização.
Comece pelas opções de ambiente de trabalho já existentes do Google
Não precisa de uma nova aplicação apenas para adicionar um segundo início de sessão Google. O guia do Google para iniciar sessão em várias contas explica como adicionar contas e alternar entre elas sem terminar sessão. Num serviço Google compatível, use o menu da conta para adicionar ou selecionar a conta de que precisa.
O Chat está disponível em chat.google.com e no Gmail. O Google também disponibiliza uma aplicação autónoma do Chat, instalada como aplicação Web progressiva através do Chrome. O Chrome tem de estar aberto para a aplicação funcionar e, numa conta profissional ou escolar, poderá precisar da ajuda do administrador para a instalar.
Estas opções podem ser suficientes se o seletor de contas e a organização atual do seu navegador corresponderem à sua forma de trabalhar. Seja qual for a opção escolhida, confirme que conta tem acesso à conversa que pretende abrir.
O WebCatalog Desktop torna-se útil quando pretende contextos de conta explícitos e reutilizáveis, bem como uma organização no ambiente de trabalho para o restante trabalho de cada projeto. Pode manter a identidade pessoal separada da profissional e reutilizar a identidade profissional sempre que estiver autorizada. Os três exemplos de colaboração seguintes mostram como fazer essas escolhas.
Conversas pessoais: crie um espaço previsível
Atribua à sua conta Google pessoal um perfil chamado Pessoal ou outro nome que identifique o início de sessão, em vez de uma atividade temporária, como «Viagem de fim de semana». Abra o Chat com esse perfil e inicie sessão na conta pessoal.
No Chat, fixe os espaços e as conversas a que volta com mais frequência; o Google inclui a fixação entre as funcionalidades disponíveis tanto para contas pessoais como para contas Workspace pagas. O perfil mantém o início de sessão separado, enquanto as próprias definições de participação do Chat continuam a determinar quem vê cada mensagem.
Projetos profissionais: reutilize a identidade certa no trabalho da equipa
Uma conta fornecida pela entidade patronal deve, em geral, estar num perfil profissional com um nome claro, como Trabalho — Acme. Use essa identidade nas conversas do Chat que a sua organização disponibilizou e para as quais recebeu um convite.
Se o Chat não estiver disponível para a conta, fale com o administrador do Workspace. As instruções de início de sessão do Google indicam que as organizações profissionais e escolares têm de configurar o Chat para os respetivos utilizadores. Abrir a mesma identidade noutra aplicação de ambiente de trabalho não irá ativar um serviço organizacional que não esteja disponível.
Quando o acesso estiver a funcionar, organize os projetos recorrentes em torno das informações de que cada um precisa. Para o lançamento de um produto, isso pode incluir:
- O espaço do Google Chat onde a equipa do lançamento toma decisões.
- A pasta do Drive com os recursos criativos aprovados.
- O documento com a lista de verificação do lançamento.
- O calendário usado para confirmar as datas das revisões.
Pode agrupar as aplicações e os perfis relevantes num espaço chamado Lançamento de produto no WebCatalog Desktop. Outro espaço, Operações da equipa, pode conter as ferramentas para o trabalho interno habitual.
Ambos podem usar o mesmo perfil profissional quando a mesma conta Google estiver autorizada para os dois projetos. Não precisa de uma nova conta Google nem de um início de sessão isolado para cada janela de projeto. A reutilização de um perfil também reutiliza os dados da sessão, pelo que as janelas não correspondem a identidades separadas.
Um espaço no WebCatalog Desktop também não fixa o Chat a uma conversa de projeto específica. Antes de publicar uma atualização sobre o lançamento, selecione o espaço pretendido do Google Chat e confirme quem são os participantes. O espaço de trabalho do ambiente de trabalho ajuda-o a aceder ao trabalho; é a conversa do Google Chat que determina quem recebe a mensagem.
Mantenha as decisões do projeto na conversa onde a equipa espera encontrá-las. Se uma mensagem direta resolver algo que afete todo o grupo, acrescente o resumo adequado à discussão do projeto. Assim, o espaço de trabalho será útil para a próxima pessoa que precisar de conhecer a decisão, e não apenas para quem está a enviar mensagens nesse momento.
Colaboração com clientes: organize a identidade para a qual o cliente enviou o convite
Antes de criar outro perfil, decida explicitamente como pretende aceder ao cliente. Pergunte que endereço de e-mail ou identidade gerida o cliente espera que utilize.
Há vários cenários possíveis. Um cliente pode convidar a sua conta Google profissional ou pessoal existente como participante externo. Pode também fornecer-lhe uma conta própria da organização Workspace. O Google documenta ainda uma opção de acesso como convidado para pessoas sem uma conta Workspace: o convite cria uma conta de convidado controlada pela organização que o enviou. As opções disponíveis e as respetivas restrições são explicadas no guia do Google sobre utilizadores externos e convidados.
Adapte a configuração do ambiente de trabalho a esse cenário:
| Configuração do cliente | Escolha de perfil adequada |
|---|---|
| O cliente convida a sua conta profissional existente | Reutilize o perfil dessa conta |
| O cliente fornece uma conta Workspace separada | Crie um perfil identificado com o cliente e a identidade |
| O cliente usa um convite de convidado aprovado | Aceite o convite, confirme o acesso ao Chat e organize claramente a identidade resultante |
Se a sua conta profissional existente participar em três projetos de clientes, poderá ser útil criar três espaços de projeto. Isso não significa que sejam necessárias três novas contas Google. Por outro lado, colocar uma identidade fornecida pelo cliente na mesma janela de projeto que a conta da sua entidade patronal não torna as duas identidades intercambiáveis.
A colaboração externa também depende das organizações envolvidas. Os controlos de Chat externo do Google descrevem as definições de administração, as restrições de domínios fidedignos e as opções de espaços externos que dependem da edição. Se um convite não funcionar, confirme a identidade convidada e peça ao cliente que verifique as definições de acesso relevantes.
Num projeto partilhado, use a modalidade de colaboração aprovada pelo cliente. Se for um espaço do Google Chat com colaboração externa ativada, mantenha a conversa do projeto nesse espaço. Um perfil do WebCatalog Desktop pode preservar um contexto de início de sessão; não pode conceder participação num espaço nem contornar a política de Chat externo de uma organização.
Verifique também os documentos associados separadamente. Os controlos de Chat externo do Google tratam o acesso ao Chat e o acesso a ficheiros partilhados do Drive ou a tarefas de forma independente. Antes de uma revisão, abra o documento em questão com a conta pretendida e confirme que está disponível. Uma conversa a funcionar não resolve, por si só, todas as questões de permissões dos ficheiros.
Transforme o mapa de colaboração numa configuração do WebCatalog Desktop
Comece pela camada das contas. As instruções para perfis do WebCatalog explicam como criar um perfil e abrir uma aplicação com esse perfil:
- Adicione o Google Chat ao WebCatalog Desktop.
- Abra Perfis, selecione Adicionar perfil e atribua à identidade um nome fácil de reconhecer.
- Abra o Chat com esse perfil e inicie sessão na conta correspondente.
- Confirme que consegue aceder a uma conversa ou espaço esperado para essa conta.
Repita o processo para as identidades distintas que realmente utiliza. Cada perfil abre o Chat como a sua própria aplicação de ambiente de trabalho, com uma janela e um ícone próprios na Dock ou na barra de tarefas. Abrir outra janela com o mesmo perfil não isola uma segunda conta: usa o mesmo contexto de sessão.
Em seguida, organize espaços em função do trabalho contínuo. Um espaço de cliente pode incluir o Chat, as ferramentas de documentos do cliente e o gestor de projetos. Reutilize um perfil existente quando o início de sessão pretendido for o mesmo. Quando várias aplicações Google usarem a mesma identidade, o perfil correspondente poderá guardar esse contexto de início de sessão partilhado; confirme a conta ao abrir cada aplicação.
Antes de enviar uma atualização, faça uma breve verificação do encaminhamento: Que conta estou a usar, quem participa nesta conversa e consegue abrir o material associado? Isto ajuda a detetar incompatibilidades de conta e de acesso que, por si só, um ambiente de trabalho organizado não consegue resolver.
Transfira o WebCatalog Desktop para manter as suas contas pessoais, profissionais e de clientes do Google Chat com sessão iniciada lado a lado.
