Quando o Google Chat abrange conversas pessoais, projetos do empregador e trabalhos para clientes, a organização começa por saber qual identidade usar em cada conversa. Depois, você pode organizar o chat, os documentos e o calendário do projeto para que seja fácil acessá-los em conjunto.
Um projeto não precisa automaticamente de outra Conta do Google. Você pode usar uma conta de trabalho para colaborar com vários clientes, enquanto outro cliente fornece uma identidade gerenciada própria. Essas situações exigem configurações diferentes no desktop.
O Google já permite alternar entre contas conectadas. O WebCatalog acrescenta perfis isolados e espaços voltados a projetos, o que pode facilitar a navegação em um dia de trabalho mais complexo. O objetivo é deixar claros a conta pretendida, a conversa e as ferramentas de apoio sempre que você começar a trabalhar.
Dê funções diferentes às identidades e aos projetos
“Conta”, “organização” e “espaço” descrevem partes diferentes de um fluxo de trabalho do Google Chat. Manter essa distinção facilita tanto a configuração quanto a solução de problemas.
| Parte da configuração | O que controla ou organiza | Um exemplo prático |
|---|---|---|
| Conta do Google | A identidade que você usa para fazer login e participar | Sua conta pessoal ou a conta fornecida pelo empregador |
| Organização do Google Workspace | Acesso gerenciado e políticas para seus usuários | As configurações de Chat e de colaboração externa do seu empregador |
| Espaço do Google Chat | Uma área de conversa com seus próprios participantes | Uma discussão sobre o lançamento de um produto com a equipe do projeto |
| Perfil do WebCatalog | Dados isolados de login e de sessão dos sites | Um perfil chamado “Trabalho — Acme” |
| Espaço no WebCatalog | Uma janela de desktop que agrupa aplicativos e perfis | Um espaço de trabalho de lançamento contendo o Chat, o Drive e o briefing do projeto |
O Google documenta o acesso ao Chat por meio da sua Conta do Google ou organização do Workspace. Tanto as Contas do Google pessoais quanto as contas pagas do Workspace podem criar espaços do Chat, embora os recursos disponíveis sejam diferentes; consulte a comparação de contas do Google.
Isso significa que você deve criar perfis de desktop com base nas identidades de login reais e, depois, organizar os espaços de trabalho dos projetos em torno das atividades. Criar um espaço no WebCatalog não cria um espaço do Google Chat, não convida colaboradores nem altera as permissões da organização.
Comece pelas opções de desktop que o Google já oferece
Você não precisa de um novo aplicativo apenas para adicionar um segundo login do Google. O guia de login em várias contas do Google explica como adicionar contas e alternar entre elas sem sair. Em um serviço do Google compatível, use o menu de contas para adicionar ou selecionar a conta de que precisa.
O Chat está disponível em chat.google.com e dentro do Gmail. O Google também oferece um aplicativo independente do Chat, instalado como um aplicativo da Web progressivo pelo Chrome. O Chrome precisa estar aberto para que esse aplicativo funcione, e dispositivos gerenciados podem exigir permissão para instalá-lo.
Essas opções podem ser suficientes quando o seletor de contas e a organização atual do navegador se adaptam à sua maneira de trabalhar. Seja qual for o caminho escolhido, confira qual conta tem acesso à conversa que você quer abrir.
O WebCatalog se torna útil quando você quer contextos de conta explícitos e reutilizáveis, além de uma organização no desktop para os demais elementos de cada projeto. Você pode manter a identidade pessoal separada da profissional e reutilizar a identidade profissional onde ela estiver autorizada. Os três padrões de colaboração a seguir mostram como fazer essas escolhas.
Conversas pessoais: crie um lugar fácil de encontrar
Sua conta pessoal pode abranger planos de família, um grupo de voluntariado e alguns amigos que preferem o Chat. Dê a essas conversas um lugar reconhecível para encontrá-las sem precisar primeiro navegar pela lista de projetos do empregador.
No WebCatalog, dê ao perfil o nome Pessoal ou use outro rótulo que identifique claramente o login do Google. Abra o Chat com esse perfil e faça login na conta pessoal pretendida. Mantenha o rótulo relacionado à identidade, e não a uma atividade temporária como “Viagem de fim de semana”. A atividade vai mudar; a conta pode continuar útil por anos.
Dentro do Google Chat, use os recursos próprios de organização de conversas para as pessoas e os grupos com quem você interage com mais frequência. O Google lista a opção de fixar e desafixar espaços ou conversas entre os recursos disponíveis para usuários de contas pessoais e do Workspace pago.
Suponha que seu grupo de voluntariado tenha uma conversa sobre um evento e um documento de planejamento. Você pode manter a conversa fixada no Chat e colocar o aplicativo de documentos ao lado dela em um espaço relevante no WebCatalog. Antes de abrir ou compartilhar o documento, verifique se a conta pessoal tem o acesso pretendido.
Agora, a separação entre contas e a separação entre projetos atendem a propósitos diferentes. O perfil mantém o contexto de login separado. O espaço reúne o que você precisa para o evento. Nenhum dos dois substitui as configurações de participação da conversa nem os controles de compartilhamento do documento.
Projetos de trabalho: reutilize a identidade certa nas atividades da equipe
Uma conta fornecida pelo empregador geralmente deve ficar em um perfil de trabalho com um nome claro, como Trabalho — Acme. Use essa identidade para as conversas do Chat que sua organização habilitou e das quais convidou você a participar.
Se o Chat não estiver disponível para a conta, consulte o administrador do Workspace. As orientações de login do Google observam que organizações empresariais e de ensino precisam configurar o Chat para seus usuários. Abrir a mesma identidade em outro aplicativo de desktop não habilitará um serviço indisponível na organização.
Quando o acesso estiver funcionando, organize os projetos recorrentes em torno das informações de que cada um precisa. Para o lançamento de um produto, isso pode incluir:
- O espaço do Google Chat onde a equipe de lançamento toma decisões.
- A pasta do Drive que contém os materiais criativos aprovados.
- O documento que contém a lista de verificação do lançamento.
- O calendário usado para confirmar as datas de revisão.
Você pode agrupar os aplicativos e perfis relevantes em um espaço chamado Lançamento de produto no WebCatalog. Outro espaço, Operações da equipe, pode conter as ferramentas para o trabalho interno de rotina.
Ambos podem usar o mesmo perfil de trabalho quando a mesma Conta do Google estiver autorizada nos dois projetos. Você não precisa de uma nova Conta do Google nem de um login isolado para cada janela de projeto. Reutilizar um perfil significa reutilizar seus dados de sessão, portanto as janelas não representam identidades separadas.
Um espaço no WebCatalog também não restringe o Chat a uma conversa específica do projeto. Antes de publicar uma atualização sobre o lançamento, selecione o espaço pretendido no Google Chat e confira os participantes. O espaço de trabalho no desktop ajuda você a acessar o trabalho; a conversa do Google Chat determina quem recebe a mensagem.
Mantenha as decisões do projeto na conversa em que a equipe espera encontrá-las. Se uma mensagem direta resolver algo que afeta o grupo inteiro, adicione um resumo adequado à discussão do projeto. Isso torna o espaço de trabalho valioso para a próxima pessoa que precisar consultar a decisão, e não apenas para quem está enviando mensagens no momento.
Colaboração com clientes: organize a identidade que o cliente realmente convidou
O acesso de clientes merece uma decisão explícita antes de você criar outro perfil. Pergunte qual endereço de e-mail ou identidade gerenciada o cliente espera que você use.
Há várias configurações possíveis. Um cliente pode convidar sua Conta do Google pessoal ou de trabalho existente como participante externo. Ele pode fornecer uma conta na própria organização do Workspace. O Google também documenta agora um processo aprovado de convite de convidados para pessoas sem uma Conta do Google existente; o convite cria uma conta de convidado gerenciada pela organização que o enviou. As opções disponíveis e suas restrições são explicadas no guia de usuários externos e convidados do Google.
Ajuste sua configuração de desktop a essa situação:
| Configuração do cliente | Escolha de perfil adequada |
|---|---|
| O cliente convida sua conta de trabalho existente | Reutilize o perfil dessa conta |
| O cliente fornece uma conta separada do Workspace | Crie um perfil com um rótulo que identifique o cliente e a identidade |
| O cliente usa um convite de convidado aprovado | Conclua o processo do convite, verifique o acesso ao Chat e organize claramente a identidade resultante |
Se sua conta de trabalho existente participa de três projetos de clientes, três espaços de projeto podem ser úteis. Três novas Contas do Google não são automaticamente necessárias. Por outro lado, colocar uma identidade fornecida pelo cliente na mesma janela de projeto que a conta do seu empregador não torna essas identidades intercambiáveis.
A colaboração externa também depende das organizações envolvidas. Os controles de Chat externo do Google descrevem configurações de administrador, restrições de domínios confiáveis e opções para espaços externos que dependem da edição. Se um convite falhar, confirme a identidade convidada e peça ao cliente que verifique as configurações de acesso relevantes.
Para um projeto compartilhado, use a forma de colaboração aprovada pelo cliente. Se for um espaço do Google Chat habilitado para participantes externos, mantenha a conversa do projeto ali. Um perfil do WebCatalog pode preservar um contexto de login; ele não pode conceder participação em um espaço nem substituir a política de chat externo de uma organização.
Verifique também os documentos vinculados separadamente. As orientações do Google sobre acesso externo distinguem o acesso ao Chat do acesso a arquivos e tarefas do Drive. Antes de uma revisão, abra o documento em questão com a conta pretendida e confirme se ele está disponível. Uma conversa funcionando não resolve, por si só, todas as questões de permissão de arquivos.
Transforme o mapa de colaboração em uma configuração do WebCatalog
Configure primeiro a camada de contas. As instruções de perfis do WebCatalog descrevem como criar um perfil e abrir um aplicativo com ele:
- Adicione o Google Chat pelo catálogo de aplicativos do WebCatalog.
- Abra Perfis, selecione Adicionar perfil e dê à identidade um nome reconhecível.
- Abra o Chat com esse perfil e faça login na conta correspondente.
- Confirme o acesso a uma conversa ou espaço que a conta deve poder acessar.
Repita o processo para as identidades distintas que você realmente usa. Abrir outra janela com o mesmo perfil não isola uma segunda conta; ela usa o mesmo contexto de sessão.
Em seguida, organize os espaços no WebCatalog em torno dos trabalhos em andamento. Um espaço de cliente pode conter o Chat, as ferramentas de documentos do cliente e a ferramenta de acompanhamento do projeto. Reutilize um perfil existente quando o login pretendido for o mesmo. Quando vários aplicativos do Google usam uma única identidade, o perfil correspondente pode manter esse contexto de login compartilhado; confira a conta ao abrir cada aplicativo.
Antes de ampliar a configuração, compare os aplicativos, perfis e espaços necessários com os planos atuais do WebCatalog. O número de espaços de trabalho de projetos e o número de identidades de conta são decisões de planejamento separadas.
Facilite a continuidade de cada projeto
Faça uma breve verificação de destinatários e acesso antes de enviar uma atualização: Qual conta estou usando, quem está nesta conversa e essas pessoas conseguem abrir o material vinculado? Isso ajuda a identificar incompatibilidades de conta e acesso que um desktop organizado, por si só, não consegue resolver.
Dê à atualização contexto suficiente para ser útil: identifique a decisão, inclua o link do documento atual e informe os próximos passos. Isso é especialmente útil quando um cliente participa por meio de outra organização ou de uma identidade de convidado.
Para sua próxima revisão de projeto, monte um espaço de trabalho do Google Chat no WebCatalog em torno da conversa real, das ferramentas de documentos e da pauta. Use-o para uma passagem de trabalho completa e, depois, mantenha a organização que facilite reconhecer a identidade e o projeto certos.
