Narzędzia do zapewniania i zarządzania użytkownikami stanowią scentralizowaną platformę do zarządzania dostępem użytkowników do aplikacji IT. Narzędzia te są niezbędne dla organizacji wdrażających programy zarządzania i administrowania tożsamością (IGA), które pomagają w prowadzeniu dokładnych rejestrów informacji o użytkownikach, takich jak dane osobowe, historia kont i dane uwierzytelniające aplikacji. Te poufne zapisy pomagają zarówno pracownikom, jak i administratorom w zapewnieniu zgodności z przepisami dostępu i utrzymywaniu uporządkowanych danych użytkowników. Menedżerowie i administratorzy IT polegają na tych systemach, aby automatyzować zadania, takie jak tworzenie, modyfikacja i usuwanie kont, usprawniając procesy związane ze zdarzeniami w cyklu życia pracowników, takimi jak wdrażanie, awanse lub rozwiązania umowy o pracę. Zespoły ds. zasobów ludzkich korzystają również z tych narzędzi do agregowania danych pracowników i monitorowania żądań dostępu. Chociaż oprogramowanie do obsługi użytkowników w znacznym stopniu pokrywa się z rozwiązaniami do zarządzania tożsamością i dostępem (IAM) w chmurze, nie zawsze może obsługiwać dostęp zdalny. Wiele narzędzi do zapewniania i zarządzania użytkownikami działa w środowiskach hybrydowych — łączących infrastrukturę lokalną i chmurową — ale często integrują się one z dodatkowymi funkcjami, takimi jak jednokrotne logowanie (SSO), federacja i funkcje zarządzania hasłami, aby jeszcze bardziej usprawnić procesy zarządzania użytkownikami.