Firmy korzystają z oprogramowania do zarządzania kosztami projektów, aby śledzić rentowność podejmowanych projektów. Oprogramowanie to pomaga firmom szacować koszty różnych projektów, monitorować rzeczywiste wydatki i porównywać je z kosztami przewidywanymi w celu określenia marży zysku. Kierownicy projektów i inspektorzy kontroli projektów korzystają z tego narzędzia, aby mieć pewność, że projekty mieszczą się w budżecie. Księgowi używają go również do monitorowania kosztów zarówno na poziomie projektu, jak i portfela, dzieląc wydatki według rodzaju zasobu (np. robocizny, materiałów). Oprogramowanie do zarządzania kosztami projektu może być oferowane jako część szerszego pakietu do zarządzania projektami lub zarządzania projektami i portfelami. Można go także włączyć do projektowych systemów ERP, które często zawierają zintegrowane narzędzia do zarządzania kosztami. Sprzedawane osobno rozwiązania te można zintegrować z innymi systemami, w tym z oprogramowaniem do zarządzania projektami, portfelem i programami, platformami ERP i systemami księgowymi.