Oprogramowanie do zarządzania kolekcjami zostało zaprojektowane tak, aby pomóc muzeom, galeriach sztuki i innych organizacjach w rozległych kolekcjach sztuki, artefaktów lub starożytności skutecznie monitorować i utrzymywać te kolekcje. Zapewnia scentralizowany system do rejestrowania niezbędnych informacji o każdym utworze, w tym jego lokalizacji, szczegółach akwizycji, statusu ochrony lub renowacji i innych. Digitalizując rekordy, oprogramowanie do zarządzania kolekcjami ułatwia szybkie wyszukiwanie określonych elementów i aktualizowanie ich szczegółów w razie potrzeby. To oprogramowanie są używane przez kuratorów, konserwatorów, archiwistów, badaczy i administratorów do zarządzania i zachowania całej kolekcji. Często oprogramowanie do zarządzania kolekcjami jest używane wraz z oprogramowaniem do zarządzania muzeum lub galerii, w zależności od potrzeb instytucji. Muzea mogą również zintegrować dodatkowe narzędzia, takie jak oprogramowanie non-profit oparte na wstępie lub oprogramowanie do zarządzania darczyńcami, aby pomóc w codziennych operacjach, podczas gdy galerie lub domy aukcyjne mogą korzystać z oprogramowania aukcyjnego na aukcje ART lub antyki. W przypadku instytucji zarządzających kolekcjami cyfrowymi oprogramowanie cyfrowe zarządzanie zasobami (DAM) jest powszechnie stosowane do organizowania i utrzymywania zasobów cyfrowych, takich jak obrazy, filmy lub pliki audio.