Firmy korzystają z oprogramowania do automatyzacji rozliczeń z dostawcami (AP), aby usprawnić zarządzanie fakturami i transakcjami finansowymi pomiędzy firmą a jej dostawcami. Chociaż wiele systemów księgowych oferuje funkcje AP, często brakuje im możliwości potrzebnych do obsługi złożonych przepływów pracy AP. Oprogramowanie do automatyzacji AP zostało specjalnie zaprojektowane, aby zmniejszyć wysiłek ręczny, zminimalizować błędy ludzkie i poprawić wydajność operacyjną. Oprogramowanie to jest zwykle używane przez księgowych i innych członków zespołu AP. Dostęp do tego oprogramowania mogą uzyskać także menedżerowie i kadra kierownicza w celu nadzorowania i monitorowania procesów AP. Automatyzując rutynowe zadania, oprogramowanie do automatyzacji AP pomaga zespołom księgowym efektywnie przetwarzać duże wolumeny faktur od dostawców, jednocześnie zwiększając dokładność. Obsługuje także inne kluczowe funkcje księgowe, takie jak zamknięcie finansowe. Rozwiązania do automatyzacji AP mogą być narzędziami samodzielnymi lub zintegrowanymi z szerszymi pakietami księgowymi, które mogą również obejmować funkcje automatyzacji należności (AR), fakturowania, fakturowania i przetwarzania płatności. Systemy te często integrowane są z programami księgowymi lub modułami księgowymi systemów ERP, umożliwiając płynne zarządzanie finansami w całej organizacji.