Voordat je nog een Notion-account toevoegt, controleer je eerst of je er een nodig hebt: één account kan bij meerdere werkruimten horen. Als je aparte accounts hebt, meestal omdat ze verschillende e-mailadressen gebruiken, kun je bij Notion bij alle accounts aangemeld blijven en ertussen wisselen via de zijbalk, zowel in de browser als in de desktopapp van Notion. WebCatalog Desktop is handig als je daarnaast elk account tegelijkertijd in een eigen venster wilt openen, samen met de Gmail- en Slack-accounts die erbij horen.
Accounts en werkruimten zijn verschillende dingen
Een Notion-account is een login die aan één e-mailadres is gekoppeld. In een werkruimte staan pagina's en teamruimten. Met één account kun je meerdere werkruimten maken of eraan deelnemen; ze verschijnen allemaal in dezelfde werkruimtekiezer.
Nodigt een klant dus je bestaande e-mailadres uit voor diens werkruimte, dan heb je geen nieuw account nodig: de werkruimte van de klant verschijnt gewoon naast die van jou. Je hebt een tweede account nodig wanneer een werkruimte aan een ander e-mailadres is gekoppeld, bijvoorbeeld als je werkgever vereist dat je inlogt met je zakelijke e-mailadres of via eenmalige aanmelding.
Gebruik de ingebouwde accountkiezer van Notion
Notion ondersteunt gelijktijdig inloggen met meerdere accounts:
- Klik op de naam van je werkruimte in de zijbalk om de werkruimtekiezer te openen.
- Selecteer Nog een account toevoegen en log in met het andere e-mailadres.
- Het nieuwe account en al zijn werkruimten verschijnen nu in de kiezer. Selecteer een werkruimte om ernaartoe te schakelen.
Wil je bij één account afmelden, klik dan in de kiezer op ••• ernaast en kies Afmelden. Notion hanteert geen vaste limiet voor het aantal accounts, maar waarschuwt dat de prestaties kunnen teruglopen als je bij 10 of meer accounts bent aangemeld. Inlogtokens verlopen na 90 dagen; daarna moet je de extra accounts opnieuw toevoegen.
Dit werkt in de browser en in de desktopapp van Notion voor Mac en Windows. Voor de meeste mensen met een persoonlijk en een zakelijk account is dit alles wat je nodig hebt.
Open elk account in een eigen venster met WebCatalog Desktop
In één venster toont de kiezer slechts één werkruimte tegelijk. Wil je je werk- en klantaccounts liever naast elkaar openhouden, of elk account samen met de andere tools voor die klus gebruiken, dan kan WebCatalog Desktop (macOS, Windows en Linux) helpen. Hiermee draait de webversie van Notion als desktopapp, met een eigen venster en Dock- of taakbalkpictogram. De profielen houden cookies, sessies en browsegegevens gescheiden.
- Open WebCatalog Desktop en ga naar Profielen.
- Selecteer Profiel toevoegen en geef het een naam die bij het account past, zoals 'Persoonlijk' of 'Klant: Acme'.
- Open Notion met dat profiel en log in met dat account.
- Voeg voor elk Notion-account dat je in een eigen venster wilt hebben een profiel toe.
Het echte voordeel zit in de combinatie. In een profiel 'Klant: Acme' kun je met je Acme-e-mailadres aangemeld zijn bij Notion, en daarnaast bij de bijbehorende Acme-accounts van Gmail en Slack, allemaal op één plek. In de profielhandleiding lees je hoe je profielen bewerkt en verwijdert.
Met Spaces kun je vervolgens de apps van elke klant groeperen in een eigen venster. Spaces organiseren apps; profielen houden de aanmeldingen gescheiden.
De eigen kiezer van Notion werkt nog steeds binnen elk profiel. Je kunt dus meerdere Notion-accounts in één profiel gebruiken als je dat wilt. WebCatalog Desktop synchroniseert niets tussen accounts; pagina's verplaatsen tussen werkruimten doe je nog steeds in Notion.
Veelgestelde vragen
Kan ik voor een zijproject beter een nieuw account of een nieuwe werkruimte gebruiken?
Meestal is een nieuwe werkruimte binnen je bestaande account de beste keuze. Zo blijft het zijproject gescheiden zonder dat je een extra login nodig hebt. Gebruik alleen een apart account als het project een eigen e-mailadres of facturatie-eigenaar nodig heeft.
Waarom zijn mijn extra Notion-accounts uit de kiezer verdwenen?
De inlogtokens van Notion verlopen na 90 dagen, waardoor de extra accounts verdwijnen. Voeg ze opnieuw toe met Nog een account toevoegen.
Conclusie
Begin met de kiezer van Notion en voeg alleen accounts toe wanneer een werkruimte een ander e-mailadres nodig heeft. Wil je elk account in een eigen venster openen, samen met de bijbehorende apps, download dan WebCatalog Desktop.
