Google Drive blir vanskeligere å navigere i når filene dine tilhører flere deler av livet ditt. Et tilbud ligger på bedriftskontoen din, en kunde gir deg en egen firmapålogging, og personlige dokumenter ligger på enda en Drive-konto. Utfordringen er å huske hvilken identitet som hører sammen med dokumentet du trenger.
Du har flere gode måter å administrere flere Google Drive-kontoer på. Google støtter kontobytte i nettleseren, og Disk for datamaskiner kan koble til flere kontoer for lokal filtilgang. Nettleserprofiler og WebCatalog gir deg flere måter å organisere kontoene du bruker gjennom dagen på.
Det riktige oppsettet avhenger av hva du gjør etter at du har åpnet Drive. Leser du et delt dokument av og til, jobber du med filer i Finder eller Filutforsker, eller veksler du mellom kundens e-post, dokumenter og møter? Start med det spørsmålet, og lag deretter det enkleste oppsettet som dekker rutinene dine.
Velg oppsett ut fra arbeidet du skal gjøre
Disse alternativene løser ulike deler av problemet, og du kan kombinere flere av dem.
| Ditt viktigste behov | Et nyttig utgangspunkt | Dette bør du huske på |
|---|---|---|
| Åpne en annen kontos Drive av og til | Googles kontobytter | Kontroller hvilken Google-konto som er aktiv, før du redigerer eller laster opp. |
| Få tilgang til skyfiler via Finder eller Filutforsker | Google Disk for datamaskiner | Google støtter opptil fire kontoer. Velg synkroniseringsinnstillinger for hver av dem. |
| Holde et helt nettlesermiljø organisert etter identitet | Nettleserprofiler | Du administrerer et eget nettlesermiljø for jobb, privat bruk eller en kunde. |
| Ha Drive sammen med de andre appene for hver identitet | WebCatalog Desktop | Profiler holder økter atskilt. Områder organiserer appene og profilene du bruker sammen. |
Skill også mellom flere kontoer og flere mapper. Hvis tre kunder deler mapper med den eksisterende bedriftskontoen din, trenger du kanskje bare den ene kontoen. Opprett et eget kontomiljø først når du faktisk har en annen Google-identitet du skal bruke. For mapper under samme identitet kan en tydelig prosjektstruktur være nok.
Bruk Googles kontobytter for sporadisk tilgang på nettet
Google lar deg logge på flere Google-kontoer og bytte mellom dem uten å logge av. I en Google-tjeneste velger du profilbildet eller forbokstaven din, velger Legg til konto og logger på. Deretter kan du velge kontoen du trenger, fra kontomenyen.
Dette er et fornuftig utgangspunkt for deg som sjekker en annen Drive-konto noen ganger i uken. Det krever lite oppsett, og nettleseren forblir det viktigste arbeidsmiljøet ditt.
Før du laster opp en leveranse eller ber om tilgang til et dokument, bør du sjekke e-postadressen som vises i Google-kontomenyen. Et kjent profilbilde er ikke alltid en pålitelig påminnelse, særlig når begge kontoene bruker samme bilde. Google påpeker også at den første kontoen du logger på, ofte blir standardkontoen. Det kan ha betydning når en tjeneste er usikker på hvilken konto du vil bruke.
Hvis du stadig må stoppe opp for å sjekke kontomenyen, kan du vurdere å gi hver identitet en mer gjenkjennelig plass i det daglige oppsettet ditt.
Bruk Disk for datamaskiner når lokal filtilgang er viktig
For filer du trenger i Finder på en Mac eller Filutforsker i Windows, bør du begynne med Googles egen synkroniseringsklient. Disk for datamaskiner støtter opptil fire kontoer samtidig.
Slik kobler du til en konto til:
- Åpne menyen i Disk for datamaskiner.
- Velg profilbildet ditt øverst til høyre.
- Velg Legg til en ny konto, og logg på via nettleseren.
- Start Disk for datamaskiner på nytt slik Google ber deg om.
Når du har koblet til kontoene dine, må du bestemme hvor mye av innholdet på hver Drive-konto du vil ha på enheten. Googles veiledning om strømming og speiling forklarer forskjellen: Strømming beholder primært filene i skyen og bruker lokal plass til filer du åpner eller gjør tilgjengelige uten nett. Speiling beholder en fullstendig kopi av Min disk både lokalt og i skyen. Delte disker støtter strømming.
En designer kan for eksempel trenge jevnlig lokal tilgang til arbeidsfiler på sin egen bedriftskonto, men bare besøke en kundes referansemappe av og til. Disse behovene krever ulike valg for lokal lagring. Vurder tilgjengelig diskplass, hvilke filer du trenger på reise, og eventuelle krav fra organisasjonen din.
Sørg for at kontonavnene er lette å kjenne igjen når du navigerer i lokale filer. Se på både kontoen og mappen før du velger hvor du skal laste opp eller eksportere. En fil med riktig navn på feil Drive-konto skaper fortsatt ekstraarbeid for alle som prøver å finne den.
WebCatalog har et annet formål her: å organisere tilgangen til Drives nettgrensesnitt og de tilknyttede appene dine. Det erstatter ikke Googles filsynkroniseringsklient og slår ikke sammen lagringsplassen som tilhører separate Google-kontoer. Du kan bruke Disk for datamaskiner til lokale filer og WebCatalog til den nettbaserte delen av det samme prosjektet.
Bruk nettleserprofiler for et mer omfattende skille i nettleseren
Hvis du allerede gjør arbeidet ditt i en nettleser, kan separate profiler være nok. Chrome-profiler holder informasjon som bokmerker, historikk, passord og innstillinger atskilt.
Åpne profilmenyen i Chrome, velg Legg til Chrome-profil, og gi profilen et tydelig navn. Åpne Drive i den profilen, og logg på med Google-kontoen du vil bruke der. Gjenta for en annen identitet ved behov.
Gi profilene navn etter en rolle du kjenner igjen med en gang: «Privat», «Studio» eller «Acme-jobbkonto». Et prosjektnavn er mindre nyttig hvis kontoen skal brukes også etter at prosjektet er avsluttet.
Denne fremgangsmåten fungerer godt når du vil ha kundens researchfaner, bokmerker og andre nettsteder i et eget nettlesermiljø. Etter hvert som antallet kontoer øker, bør du følge med på om håndteringen av nettleservinduene har blitt en egen arbeidsoppgave.
Organiser regelmessig arbeid på tvers av kontoer i WebCatalog
WebCatalog er nyttig når Drive er ett stopp i en større arbeidsrutine som omfatter e-post, kalendere, chat og prosjektverktøy. Med profiler holdes kontoøkter og nettleserdata atskilt, slik at du kan gå tilbake til hver konto i sitt eget miljø.
Begynn med identitetene du bruker oftest. Følg WebCatalogs instruksjoner for å sette opp profiler:
- Åpne WebCatalog Desktop, og gå til Profiler.
- Velg Legg til profil, og gi den et gjenkjennelig navn.
- Åpne Drive med den profilen, og logg på den tiltenkte Google-kontoen.
- Gjenta for den andre kontoen din.
Bedriftsprofilen du bruker til Drive, kan også brukes til Gmail og Google Kalender med den samme Google-identiteten. Ved å gjenbruke profilen beholder du den samme kontokonteksten når du går fra en forespørsel på e-post til et dokument og deretter til gjennomgangsmøtet.
Bruk områder når du vil samle apper og profiler rundt en kunde eller et prosjekt. Hvert område åpnes i sitt eget vindu. Profilene sørger for at kontoene holdes atskilt, mens området organiserer dem.
Hold oppsettet enkelt i starten. Legg til appene som inngår i én tilbakevendende oppgave, før du gjenskaper hele arbeidsmiljøet ditt. WebCatalogs Basic-abonnement inkluderer to skrivebordsapper, to profiler og ett område. Pro og Business støtter et ubegrenset antall apper, profiler og områder, noe som er nyttig hvis du utvider til flere kunder eller større appsamlinger.
En praktisk arbeidsflyt for kundedokumenter
Tenk deg en konsulent med en Google-bedriftskonto og en separat konto fra Acme. Acme forventer at prosjektarbeidet utføres via deres konto. Konsulenten har også andre kunder som deler dokumenter direkte med konsulentens bedriftsadresse.
Det nyttige skillet går ved hvilken Google-identitet arbeidet krever. Acme får sin egen profil. De andre kundene kan fortsatt håndteres via bedriftsprofilen hvis det er den kontoen de har gitt tilgang til.
Start med riktig konto
Åpne Acmes Drive-profil før du begynner på oppgaven. Les kontoens e-postadresse, og gå deretter til prosjektmappen. Hvis oppgaven kom på e-post, må du kontrollere at meldingen gjelder samme prosjekt og konto som du har åpnet.
Gjør dette til en vane i starten av en arbeidsøkt. Det er enklere å opprettholde én kontroll før en fokusert arbeidsperiode enn å rydde opp etter en opplasting gjort med feil identitet.
Jobb i det delte dokumentet
Åpne dokumentet kunden har angitt som gjeldende versjon. Før du lager en separat kopi, bør du spørre om en kopi faktisk er en del av oppgaven. En ny fil kan føre til at de som gjennomgår dokumentet, diskuterer én versjon mens du reviderer en annen.
Googles delingsinnstillinger avgjør om kontoen din kan se, kommentere eller redigere. En ekstra profil gir deg et annet innlogget miljø, men endrer ikke disse tillatelsene.
Hvis du bare har lesetilgang, men trenger å redigere, må du avklare det med dokumenteieren fra kontoen du skal bruke. Å opprette flere kopier løser ikke det underliggende problemet med samarbeidsoppsettet.
Velg målmappe før du laster opp
For en ny leveranse går du til den avtalte prosjektmappen før du velger å laste opp. Bruk et navn som identifiserer prosjektet og formålet, for eksempel «Acme – tilbud på introduksjonsopplegg». Følg kundens eksisterende navnekonvensjon hvis det finnes en.
Ved overlevering deler du lenken til den avtalte filen og oppgir hva som er klart for gjennomgang. Deretter går du videre til miljøet for neste kunde. Målet er en arbeidsflyt som kan gjentas fra konto til prosjekt til dokument, med færre valg du må huske selv.
Finn årsaken til problemet før du endrer oppsettet
Når noe ser feil ut, bør du skille mellom disse tre tilfellene:
Filen åpnes med feil konto. Sjekk Google-e-postadressen i det aktive vinduet. Åpne lenken i miljøet for den tiltenkte kontoen, og prøv på nytt. En lagret lenke peker til et sted, men sikrer ikke at du bruker riktig identitet.
Riktig konto får ikke tilgang til filen. Sjekk den opprinnelige delingsinvitasjonen og adressen som er oppgitt der. Be eieren bekrefte at den adressen har tilgang. Arbeids- og skoleorganisasjoner kan også begrense ekstern deling, så en annen profil løser ikke nødvendigvis begrensningen.
En fil mangler i den lokale lagringen. Sjekk den aktuelle kontoen i Disk for datamaskiner, og gå gjennom innstillingene for synkronisering og tilgang uten nett. Dette handler om lokal filtilgjengelighet, selv om det samme dokumentet åpnes som det skal i nettappen.
Dette skillet hjelper deg å gjøre endringer på riktig nivå i stedet for stadig å logge av, opprette profiler på nytt eller flytte dokumenter.
Gjør neste kundeoverlevering enklere å gjenta
Velg et dokument du allerede skal levere, og organiser arbeidsflyten i WebCatalog Desktop. Gi Google-identiteten som har tilgang, en profil med et tydelig navn, åpne den avtalte prosjektmappen, og ha relevant kommunikasjon lett tilgjengelig. Følg filen fra den første forespørselen gjennom redigering og endelig gjennomgang.
Ved overlevering bør du kunne svare på tre spørsmål uten å lete gjennom faner: Hvilken konto brukte jeg, hvor ligger den gjeldende filen, og hvilken lenke skal kunden bruke til gjennomgangen? Behold oppsettet som gjør disse svarene enkle å finne, og la Disk for datamaskiner håndtere lokal synkronisering der det er nødvendig.
