Cara Mengurus Berbilang Akaun Google Drive

Google Drive menjadi lebih sukar dinavigasi apabila fail anda berkaitan dengan pelbagai aspek kehidupan anda. Kertas cadangan berada dalam akaun perniagaan anda, pelanggan menyediakan log masuk syarikat yang berasingan, dan dokumen peribadi pula berada dalam Drive yang lain. Cabarannya ialah mengingati identiti yang digunakan untuk dokumen yang anda perlukan.

Terdapat beberapa cara yang baik untuk mengurus berbilang akaun Google Drive. Google menyokong pertukaran akaun dalam pelayar, manakala Drive untuk desktop boleh menyambungkan berbilang akaun bagi akses fail setempat. Profil pelayar dan WebCatalog menyediakan cara tambahan untuk menyusun akaun yang anda gunakan sepanjang hari.

Persediaan yang sesuai bergantung pada perkara yang anda lakukan selepas membuka Drive. Adakah anda sesekali membaca dokumen yang dikongsi, bekerja dengan fail dalam Finder atau File Explorer, atau beralih antara e-mel, dokumen dan mesyuarat pelanggan? Mulakan dengan soalan itu, kemudian bina persediaan paling ringkas yang memenuhi rutin anda.

Pilih persediaan berdasarkan kerja yang perlu anda lakukan

Pilihan ini menyelesaikan bahagian masalah yang berbeza, dan anda boleh menggunakan lebih daripada satu pilihan serentak.

Keperluan utama anda	Titik permulaan yang berguna	Perkara yang perlu diingat
Membuka Drive akaun lain sekali-sekala	Penukar akaun Google	Sahkan akaun Google yang aktif sebelum mengedit atau memuat naik.
Mengakses fail awan melalui Finder atau File Explorer	Google Drive untuk desktop	Google menyokong sehingga empat akaun; pilih tetapan penyegerakan bagi setiap akaun.
Menyusun keseluruhan persekitaran pelayaran mengikut identiti	Profil pelayar	Anda mengurus konteks pelayar yang berasingan untuk kerja, kegunaan peribadi atau pelanggan.
Meletakkan Drive bersama aplikasi lain bagi setiap identiti	WebCatalog Desktop	Profil mengasingkan sesi; ruang menyusun aplikasi dan profil yang anda gunakan bersama.

Bezakan juga berbilang akaun daripada berbilang folder. Jika tiga pelanggan berkongsi folder dengan akaun perniagaan sedia ada anda, anda mungkin hanya memerlukan satu akaun itu. Cipta konteks akaun lain apabila anda benar-benar mempunyai identiti Google lain untuk digunakan. Bagi folder di bawah identiti yang sama, struktur projek yang jelas mungkin sudah memadai.

Gunakan penukar akaun Google untuk akses web sekali-sekala

Google membolehkan anda log masuk ke berbilang Akaun Google dan bertukar antaranya tanpa log keluar. Dalam perkhidmatan Google, pilih gambar profil atau huruf awal nama anda, pilih Tambah akaun, kemudian log masuk. Selepas itu, anda boleh memilih akaun yang diperlukan daripada menu akaun.

Ini ialah titik permulaan yang munasabah bagi seseorang yang menyemak Drive kedua beberapa kali seminggu. Persediaannya ringkas dan pelayar kekal sebagai persekitaran kerja utama anda.

Sebelum memuat naik hasil kerja atau meminta akses kepada dokumen, semak alamat e-mel yang dipaparkan dalam menu akaun Google. Avatar yang biasa dilihat bukanlah penanda yang benar-benar boleh diandalkan, terutamanya apabila kedua-dua akaun menggunakan foto yang sama. Google juga menyatakan bahawa akaun pertama yang anda log masuk selalunya menjadi akaun lalai. Ini boleh menjadi penting apabila sesuatu perkhidmatan tidak pasti akaun yang ingin anda gunakan.

Jika anda kerap berhenti untuk memeriksa menu akaun, pertimbangkan untuk memberikan setiap identiti tempat yang lebih mudah dikenal pasti dalam persediaan harian anda.

Gunakan Drive untuk desktop apabila akses fail setempat penting

Bagi fail yang anda perlukan dalam Finder pada Mac atau File Explorer pada Windows, mulakan dengan klien penyegerakan Google sendiri. Drive untuk desktop menyokong sehingga empat akaun pada masa yang sama.

Untuk menyambungkan akaun lain:

1. Buka menu Drive untuk desktop.
2. Pilih gambar profil anda di bahagian atas sebelah kanan.
3. Pilih Tambah akaun lain dan log masuk melalui pelayar.
4. Mulakan semula Drive untuk desktop seperti yang diarahkan oleh Google.

Selepas menyambungkan akaun anda, tentukan jumlah kandungan setiap Drive yang perlu disimpan pada peranti anda. Panduan penstriman dan pencerminan Google menerangkan perbezaannya: penstriman menyimpan fail terutamanya dalam awan dan menggunakan ruang setempat untuk fail yang anda buka atau sediakan bagi kegunaan luar talian; pencerminan menyimpan salinan penuh Pemacu Saya secara setempat dan dalam awan. Pemacu dikongsi menyokong penstriman.

Sebagai contoh, seorang pereka mungkin memerlukan akses setempat yang kerap kepada aset kerja dalam akaun perniagaannya sendiri, tetapi hanya sesekali mengunjungi folder rujukan pelanggan. Keperluan ini memerlukan keputusan yang berbeza tentang storan setempat. Pertimbangkan ruang cakera yang tersedia, fail yang anda perlukan semasa dalam perjalanan dan sebarang keperluan yang ditetapkan oleh organisasi anda.

Pastikan nama akaun mudah dikenal pasti semasa menavigasi fail setempat. Sebelum memilih destinasi muat naik atau eksport, semak akaun dan folder bersama-sama. Fail yang dinamakan dengan betul tetapi disimpan dalam Drive yang salah tetap menambah kerja bagi semua orang yang cuba mencarinya.

WebCatalog mempunyai tujuan yang berbeza di sini: menyusun akses kepada antara muka web Drive dan aplikasi berkaitan anda. Ia tidak menggantikan klien penyegerakan fail Google atau menggabungkan storan milik akaun Google yang berasingan. Anda boleh menggunakan Drive untuk desktop bagi fail setempat dan WebCatalog bagi bahagian web dalam projek yang sama.

Gunakan profil pelayar untuk pengasingan pelayaran yang lebih menyeluruh

Jika kerja anda memang dilakukan dalam pelayar, profil berasingan mungkin sudah memadai. Profil Chrome mengasingkan maklumat seperti penanda halaman, sejarah, kata laluan dan tetapan.

Dalam Chrome, buka menu profil pelayar, pilih Tambah profil Chrome dan berikan nama yang jelas kepada profil itu. Buka Drive dalam profil tersebut dan log masuk dengan akaun Google yang ingin anda gunakan di situ. Ulangi untuk identiti lain apabila perlu.

Namakan profil berdasarkan peranan yang dapat anda kenal pasti dengan segera: “Peribadi”, “Studio” atau “Akaun kerja Acme”. Nama projek kurang berguna jika akaun yang sama akan terus digunakan selepas projek tamat.

Pendekatan ini sesuai apabila anda mahu tab penyelidikan, penanda halaman dan laman web lain bagi pelanggan itu berada dalam persekitaran pelayar khusus. Apabila bilangan akaun bertambah, perhatikan sama ada pengurusan tetingkap pelayar telah menjadi satu lagi tugas tersendiri.

Susun kerja akaun berulang dalam WebCatalog

WebCatalog berguna apabila Drive ialah salah satu bahagian dalam rutin lebih besar yang melibatkan e-mel, kalendar, sembang dan alat projek. Profilnya mengasingkan sesi akaun dan data pelayaran supaya anda boleh kembali kepada setiap akaun dalam konteksnya sendiri.

Mulakan dengan identiti yang paling kerap anda gunakan. Ikuti arahan persediaan profil WebCatalog:

1. Buka WebCatalog Desktop dan pergi ke Profil.
2. Pilih Tambah profil dan berikan nama yang mudah dikenal pasti.
3. Buka Drive dengan profil itu dan log masuk ke akaun Google yang dimaksudkan.
4. Ulangi untuk akaun anda yang lain.

Profil perniagaan yang anda gunakan untuk Drive juga boleh digunakan bagi Gmail dan Google Calendar di bawah identiti Google tersebut. Penggunaan semula profil itu memberikan konteks akaun yang konsisten apabila anda beralih daripada permintaan melalui e-mel kepada dokumen, kemudian kepada mesyuarat semakan.

Gunakan ruang apabila anda mahu mengumpulkan aplikasi dan profil mengikut pelanggan atau projek. Setiap ruang dibuka dalam tetingkapnya sendiri. Pengasingan akaun dilakukan melalui profil; ruang pula menyediakan susunan bagi profil dan aplikasi tersebut.

Pastikan susunan awal ringkas. Tambah aplikasi yang terlibat dalam satu tugas berulang sebelum mencipta semula keseluruhan persekitaran kerja anda. Pelan Basic WebCatalog merangkumi dua aplikasi desktop, dua profil dan satu ruang. Pro dan Business menyokong aplikasi, profil dan ruang tanpa had, yang penting jika penggunaan anda berkembang kepada beberapa pelanggan atau koleksi aplikasi yang lebih besar.

Aliran kerja praktikal untuk dokumen pelanggan

Bayangkan seorang perunding yang mempunyai akaun Google perniagaan dan akaun berasingan yang disediakan oleh Acme. Acme menghendaki kerja projek dilakukan melalui akaunnya. Perunding itu juga mempunyai pelanggan lain yang berkongsi dokumen terus dengan alamat perniagaannya.

Asas pengasingan yang berguna ialah identiti Google yang diperlukan untuk kerja tersebut. Acme mendapat profilnya sendiri. Pelanggan lain boleh kekal di bawah profil perniagaan jika itulah akaun yang telah mereka benarkan.

Mulakan dengan akaun yang betul

Buka profil Drive Acme sebelum memulakan tugas. Semak alamat e-mel akaun, kemudian navigasi ke folder projek. Jika tugas diterima melalui e-mel, sahkan bahawa mesej itu merujuk kepada projek dan akaun yang sama seperti yang sedang anda buka.

Jadikan ini kebiasaan pada permulaan sesi kerja. Menyemak sekali sebelum tempoh kerja berfokus lebih mudah dijadikan amalan berbanding membetulkan muat naik yang dilakukan menggunakan identiti yang salah.

Bekerja menggunakan dokumen yang dikongsi

Buka dokumen yang dikenal pasti oleh pelanggan sebagai versi semasa. Sebelum membuat salinan berasingan, tanya sama ada salinan benar-benar diperlukan dalam tugasan itu. Fail baharu boleh menyebabkan penyemak membincangkan satu versi sedangkan anda menyunting versi yang lain.

Kawalan perkongsian Google menentukan sama ada akaun anda boleh melihat, mengulas atau mengedit. Profil tambahan menyediakan satu lagi konteks log masuk; ia tidak mengubah kebenaran tersebut.

Jika anda hanya mempunyai akses melihat tetapi perlu mengedit, selesaikan perkara itu dengan pemilik dokumen menggunakan akaun yang dimaksudkan. Mencipta beberapa salinan tidak akan menyelesaikan masalah asas dalam aturan kerjasama tersebut.

Pilih destinasi sebelum memuat naik

Bagi hasil kerja baharu, navigasi ke folder projek yang dipersetujui sebelum memilih fail untuk dimuat naik. Gunakan nama yang mengenal pasti projek dan tujuannya, seperti “Cadangan orientasi Acme”. Ikuti kaedah penamaan sedia ada pelanggan jika ada.

Semasa penyerahan, kongsi pautan ke fail yang dipersetujui dan nyatakan perkara yang sedia untuk disemak. Kemudian beralih ke konteks pelanggan anda yang seterusnya. Matlamatnya ialah laluan yang boleh diulang daripada akaun kepada projek kepada dokumen, dengan lebih sedikit keputusan yang bergantung pada ingatan.

Kenal pasti masalah sebelum mengubah persediaan

Apabila ada sesuatu yang kelihatan tidak betul, bezakan tiga keadaan ini:

Fail dibuka menggunakan akaun yang salah. Semak alamat e-mel Google dalam tetingkap aktif. Buka pautan dalam konteks akaun yang dimaksudkan, kemudian cuba lagi. Pautan yang disimpan mengenal pasti lokasi; ia tidak memastikan bahawa anda sedang menggunakan identiti yang betul.

Akaun yang betul tidak dapat mengakses fail. Semak jemputan perkongsian asal dan alamat yang dinyatakan di dalamnya. Minta pemilik mengesahkan akses untuk alamat itu. Organisasi tempat kerja dan sekolah juga boleh mengehadkan perkongsian luaran, jadi profil yang berbeza mungkin tidak dapat mengatasi sekatan tersebut.

Fail tiada dalam storan setempat. Semak akaun yang berkaitan dalam Drive untuk desktop dan semak tetapan penyegerakan serta luar taliannya. Ini ialah isu ketersediaan fail setempat, walaupun dokumen yang sama dapat dibuka dengan betul dalam aplikasi web.

Perbezaan itu membantu anda mengambil tindakan pada lapisan yang betul, bukannya berulang kali log keluar, mencipta semula profil atau memindahkan dokumen.

Jadikan penyerahan kepada pelanggan seterusnya lebih mudah diulang

Pilih dokumen yang memang perlu anda serahkan dan susun aliran kerjanya dalam WebCatalog Desktop. Berikan profil dengan nama yang jelas kepada identiti Google yang dibenarkan, buka folder projek yang dipersetujui dan pastikan komunikasi berkaitan mudah dicapai. Ikuti perjalanan fail daripada permintaan awal melalui penyuntingan hingga semakan akhir.

Semasa penyerahan, anda sepatutnya dapat menjawab tiga soalan tanpa tercari-cari dalam tab: akaun manakah yang saya gunakan, di manakah fail semasa disimpan dan pautan manakah yang perlu disemak oleh pelanggan? Kekalkan persediaan yang memudahkan anda mencari jawapan tersebut, dengan Drive untuk desktop mengendalikan penyegerakan setempat apabila diperlukan.