Google Drive는 업무와 일상 여러 영역의 파일을 함께 다루다 보면 탐색하기가 어려워집니다. 제안서는 업무용 계정에 있고, 고객사는 별도의 회사 계정을 제공하며, 개인 문서는 또 다른 Drive에 저장되어 있을 수 있습니다. 문제는 필요한 문서가 어느 계정에 있는지 기억하는 것입니다.
여러 Google Drive 계정을 관리하는 데는 몇 가지 유용한 방법이 있습니다. Google은 브라우저에서 계정 전환을 지원하며, 데스크톱용 Drive를 사용하면 여러 계정을 연결해 로컬에서 파일에 접근할 수 있습니다. 브라우저 프로필과 WebCatalog를 활용하면 하루 동안 사용하는 계정을 체계적으로 정리할 수도 있습니다.
적합한 구성은 Drive를 연 다음 어떤 일을 하느냐에 따라 달라집니다. 가끔 공유 문서를 읽기만 하나요? Finder나 파일 탐색기에서 파일을 다루나요? 아니면 고객사의 이메일, 문서, 회의를 오가며 작업하나요? 이 질문부터 시작한 다음, 일상적인 업무를 처리하는 데 필요한 최소한의 구성을 마련하세요.
해야 할 작업에 맞춰 구성 선택하기
각 옵션은 서로 다른 문제를 해결하며, 둘 이상을 함께 사용할 수도 있습니다.
| 주요 요구 사항 | 유용한 시작점 | 유의할 점 |
|---|---|---|
| 가끔 다른 계정의 Drive 열기 | Google 계정 전환 기능 | 수정하거나 업로드하기 전에 현재 활성화된 Google 계정을 확인하세요. |
| Finder나 파일 탐색기에서 클라우드 파일에 접근하기 | 데스크톱용 Google Drive | Google은 최대 4개의 계정을 지원합니다. 계정별로 동기화 설정을 선택하세요. |
| 계정별로 전체 브라우징 환경 정리하기 | 브라우저 프로필 | 업무용, 개인용 또는 고객사용으로 별도의 브라우저 환경을 관리합니다. |
| 각 계정의 Drive와 관련 앱을 함께 모아 두기 | WebCatalog Desktop | 프로필은 세션을 분리하고, 스페이스는 함께 사용하는 앱과 프로필을 정리합니다. |
또한 여러 계정과 여러 폴더를 구분하세요. 고객사 세 곳이 기존 업무용 계정에 폴더를 공유한다면 계정 하나만으로 충분할 수 있습니다. 실제로 다른 Google 계정을 사용해야 할 때 별도의 계정 환경을 만드세요. 같은 계정 안의 폴더라면 명확한 프로젝트 구조만으로도 충분할 수 있습니다.
가끔 웹에서 접근할 때는 Google 계정 전환 기능 사용하기
Google에서는 로그아웃하지 않고도 여러 Google 계정에 로그인한 뒤 계정 간에 전환할 수 있습니다. Google 서비스에서 프로필 사진이나 이니셜을 선택하고 계정 추가를 누른 다음 로그인하세요. 이후 계정 메뉴에서 필요한 계정을 선택할 수 있습니다.
일주일에 몇 번 정도 두 번째 Drive를 확인하는 사람에게 합리적인 시작 방법입니다. 설정이 거의 필요 없고, 브라우저를 계속 주 작업 환경으로 사용할 수 있습니다.
결과물을 업로드하거나 문서 접근 권한을 요청하기 전에 Google 계정 메뉴에 표시된 이메일 주소를 확인하세요. 익숙한 아바타만으로는 계정을 확실히 구별하기 어렵습니다. 특히 두 계정이 같은 사진을 사용하는 경우에는 더욱 그렇습니다. Google에 따르면 처음 로그인한 계정이 기본 계정이 되는 경우가 많으며, 서비스가 어떤 계정을 사용하려는지 판단하지 못할 때 이 점이 영향을 줄 수 있습니다.
계정 메뉴를 확인하느라 자꾸 작업을 멈추게 된다면, 일상적인 작업 환경에서 각 계정을 더 쉽게 구별할 수 있는 자리를 마련해 보세요.
로컬 파일 접근이 중요하다면 데스크톱용 Drive 사용하기
Mac의 Finder나 Windows의 파일 탐색기에서 파일을 사용해야 한다면 Google의 동기화 클라이언트부터 살펴보세요. 데스크톱용 Drive는 동시에 최대 4개의 계정을 지원합니다.
다른 계정을 연결하려면 다음 단계를 따르세요.
- 데스크톱용 Drive 메뉴를 엽니다.
- 오른쪽 상단의 프로필 사진을 선택합니다.
- 다른 계정 추가를 선택하고 브라우저에서 로그인합니다.
- Google의 안내에 따라 데스크톱용 Drive를 다시 시작합니다.
계정을 연결한 후에는 각 Drive의 파일을 기기에 얼마나 저장할지 결정하세요. Google의 스트리밍 및 미러링 가이드에서는 두 방식의 차이를 설명합니다. 스트리밍은 파일을 주로 클라우드에 보관하고, 열거나 오프라인에서 사용할 수 있도록 설정한 파일에 로컬 저장 공간을 사용합니다. 미러링은 내 드라이브의 전체 사본을 로컬과 클라우드에 모두 보관합니다. 공유 드라이브는 스트리밍을 지원합니다.
예를 들어 디자이너는 자신의 업무용 계정에 있는 작업 자료에는 로컬에서 자주 접근해야 하지만, 고객사의 참고 자료 폴더는 가끔만 확인할 수 있습니다. 이런 경우 각각의 필요에 맞춰 로컬 저장 방식을 다르게 결정해야 합니다. 사용 가능한 디스크 공간, 이동 중에 필요한 파일, 조직에서 정한 요구 사항을 고려하세요.
로컬 파일을 탐색할 때도 계정 이름을 쉽게 알아볼 수 있도록 유지하세요. 업로드하거나 내보낼 위치를 선택하기 전에 계정과 폴더를 함께 확인하세요. 파일 이름이 정확하더라도 잘못된 Drive에 저장하면 그 파일을 찾는 모든 사람에게 불필요한 일이 생깁니다.
여기서 WebCatalog의 역할은 다릅니다. Drive의 웹 인터페이스와 관련 앱에 대한 접근을 체계적으로 정리하는 도구입니다. Google의 파일 동기화 클라이언트를 대체하거나 서로 다른 Google 계정의 저장 공간을 합치지는 않습니다. 같은 프로젝트에서도 로컬 파일에는 데스크톱용 Drive를, 웹 작업에는 WebCatalog를 사용할 수 있습니다.
브라우징 환경을 폭넓게 분리하려면 브라우저 프로필 사용하기
이미 브라우저에서 대부분의 업무를 처리한다면 별도의 프로필만으로 충분할 수 있습니다. Chrome 프로필은 북마크, 방문 기록, 비밀번호, 설정 등의 정보를 분리해 관리합니다.
Chrome에서 브라우저의 프로필 메뉴를 열고 Chrome 프로필 추가를 선택한 다음 명확한 이름을 지정하세요. 해당 프로필에서 Drive를 열고 그 환경에서 사용할 Google 계정으로 로그인하세요. 필요하면 다른 계정에 대해서도 같은 과정을 반복하세요.
프로필 이름은 “개인용”, “스튜디오”, “Acme 업무 계정”처럼 역할을 즉시 알아볼 수 있도록 정하세요. 프로젝트가 끝난 뒤에도 같은 계정을 계속 사용할 예정이라면 프로젝트 이름은 덜 유용합니다.
이 방식은 특정 고객사와 관련된 조사용 탭, 북마크, 기타 웹사이트를 전용 브라우저 환경에 모아 두고 싶을 때 편리합니다. 계정 수가 늘어나면 브라우저 창을 관리하는 일 자체가 또 하나의 업무가 되고 있지는 않은지 살펴보세요.
WebCatalog에서 반복적인 계정별 업무 정리하기
Drive가 이메일, 캘린더, 채팅, 프로젝트 도구를 아우르는 업무 흐름의 일부라면 WebCatalog가 유용합니다. WebCatalog의 프로필은 계정 세션과 브라우징 데이터를 분리하므로 각 계정을 고유한 환경에서 다시 사용할 수 있습니다.
가장 자주 사용하는 계정부터 시작하세요. WebCatalog의 프로필 설정 안내에 따라 진행하세요.
- WebCatalog Desktop을 열고 프로필로 이동합니다.
- 프로필 추가를 선택하고 쉽게 알아볼 수 있는 이름을 지정합니다.
- 해당 프로필로 Drive를 열고 사용할 Google 계정에 로그인합니다.
- 다른 계정에 대해서도 같은 과정을 반복합니다.
Drive에 사용하는 업무용 프로필은 같은 Google 계정의 Gmail과 Google Calendar에도 사용할 수 있습니다. 이 프로필을 재사용하면 이메일 요청에서 문서로, 이어서 검토 회의로 이동할 때도 일관된 계정 환경을 유지할 수 있습니다.
고객사나 프로젝트를 중심으로 앱과 프로필을 모아 두고 싶다면 스페이스를 사용하세요. 각 스페이스는 별도의 창에서 열립니다. 계정을 분리하는 것은 프로필이며, 스페이스는 그 주변의 작업 환경을 정리하는 역할을 합니다.
처음에는 구성을 작게 유지하세요. 전체 작업 환경을 재현하기 전에, 반복적으로 수행하는 작업 하나에 필요한 앱부터 추가하세요. WebCatalog의 Basic 요금제에는 데스크톱 앱 2개, 프로필 2개, 스페이스 1개가 포함됩니다. Pro와 Business는 앱, 프로필, 스페이스를 무제한으로 지원하므로 여러 고객사나 더 많은 앱으로 구성을 확장할 때 유용합니다.
고객사 문서를 위한 실용적인 작업 흐름
업무용 Google 계정과 Acme에서 제공한 별도 계정을 가진 컨설턴트를 생각해 보세요. Acme는 자사 계정을 통해 프로젝트 업무를 진행하기를 요구합니다. 한편 다른 고객사들은 컨설턴트의 업무용 이메일 주소로 문서를 직접 공유합니다.
이때 유용한 구분 기준은 업무에 필요한 Google 계정입니다. Acme에는 별도의 프로필을 마련합니다. 다른 고객사들이 업무용 계정에 권한을 부여했다면, 해당 고객사 업무는 업무용 프로필에서 계속 처리할 수 있습니다.
올바른 계정에서 시작하기
작업을 시작하기 전에 Acme의 Drive 프로필을 여세요. 계정의 이메일 주소를 확인한 다음 프로젝트 폴더로 이동하세요. 이메일로 작업 요청을 받았다면, 해당 메시지가 현재 열어 둔 프로젝트 및 계정과 관련된 것인지 확인하세요.
작업 세션을 시작할 때 이 과정을 습관으로 만드세요. 집중해서 작업하기 전에 한 번 확인하는 편이 잘못된 계정으로 업로드한 뒤 수습하는 것보다 꾸준히 실천하기 쉽습니다.
공유 문서에서 작업하기
고객사가 최신 버전으로 지정한 문서를 여세요. 별도 사본을 만들기 전에 사본 생성이 실제로 작업에 포함되는지 확인하세요. 새 파일을 만들면 검토자들은 한 버전에 대해 논의하는 동안 본인은 다른 버전을 수정하는 상황이 생길 수 있습니다.
Google의 공유 설정에 따라 계정의 보기, 댓글 작성, 수정 권한이 결정됩니다. 프로필을 추가하면 별도의 로그인 환경이 생길 뿐, 권한이 달라지지는 않습니다.
보기 권한만 있는데 수정이 필요하다면, 사용할 계정으로 문서 소유자에게 요청해 해결하세요. 사본을 여러 개 만든다고 해서 근본적인 협업 방식의 문제가 해결되지는 않습니다.
업로드하기 전에 저장 위치 정하기
새 결과물을 업로드할 때는 업로드할 파일을 선택하기 전에 합의된 프로젝트 폴더로 이동하세요. “Acme 온보딩 제안서”처럼 프로젝트와 목적을 알 수 있는 이름을 사용하세요. 고객사에 기존 파일 명명 규칙이 있다면 그 규칙을 따르세요.
결과물을 전달할 때는 합의된 파일의 링크를 공유하고 무엇이 검토 준비가 되었는지 알리세요. 그런 다음 다음 고객사의 작업 환경으로 이동하세요. 목표는 계정에서 프로젝트로, 프로젝트에서 문서로 이어지는 반복 가능한 경로를 만들어 기억에 의존해야 하는 판단을 줄이는 것입니다.
구성을 바꾸기 전에 문제 진단하기
무언가 잘못된 것 같다면 다음 세 가지 경우를 구분하세요.
파일이 잘못된 계정으로 열립니다. 현재 창에서 Google 이메일 주소를 확인하세요. 사용하려는 계정 환경에서 링크를 연 다음 다시 시도하세요. 저장된 링크는 위치를 가리킬 뿐, 올바른 계정을 사용하고 있음을 보장하지는 않습니다.
올바른 계정인데 파일에 접근할 수 없습니다. 원래 받은 공유 초대와 거기에 명시된 주소를 확인하세요. 소유자에게 해당 주소의 접근 권한을 확인해 달라고 요청하세요. 직장이나 학교 조직에서는 외부 공유를 제한할 수도 있으므로, 다른 프로필을 사용해도 제한이 해결되지 않을 수 있습니다.
로컬 저장소에 파일이 없습니다. 데스크톱용 Drive에서 해당 계정을 확인하고 동기화 및 오프라인 설정을 검토하세요. 같은 문서가 웹 앱에서 정상적으로 열리더라도, 이는 로컬에서 파일을 사용할 수 있는지에 관한 문제입니다.
이렇게 구분하면 로그아웃을 반복하거나, 프로필을 다시 만들거나, 문서를 옮기는 대신 문제에 맞는 지점에서 조치할 수 있습니다.
다음 고객사 인계도 쉽게 반복할 수 있도록 만들기
이미 전달해야 할 문서 하나를 골라 WebCatalog Desktop에서 작업 흐름을 정리해 보세요. 권한이 있는 Google 계정에 명확한 이름의 프로필을 만들고, 합의된 프로젝트 폴더를 연 다음, 관련 커뮤니케이션 도구를 가까이 배치하세요. 최초 요청부터 편집과 최종 검토까지 파일의 흐름을 따라가 보세요.
결과물을 전달할 때는 탭을 뒤지지 않고도 세 가지 질문에 답할 수 있어야 합니다. 어떤 계정을 사용했는지, 현재 파일은 어디에 있는지, 고객사가 어떤 링크를 검토해야 하는지입니다. 이 답을 쉽게 찾을 수 있는 구성을 유지하고, 로컬 동기화가 필요한 곳에서는 데스크톱용 Drive를 활용하세요.
