Gli strumenti di estrazione dei dati sono progettati per recuperare dati strutturati, semistrutturati e non strutturati da varie fonti per l'archiviazione o un'ulteriore trasformazione. Le aziende utilizzano questi strumenti per identificare ed estrarre dati preziosi per scopi di business intelligence, migliorando l'analisi di informazioni altrimenti non strutturate. Questi strumenti consentono alle aziende di sfruttare il potenziale dei dati non strutturati che altrimenti potrebbero rimanere inutilizzati. Il software di estrazione dei dati funziona in modo efficace insieme agli strumenti di qualità e preparazione dei dati, che aiutano a pulire e organizzare i dati dopo l'estrazione. Anche la combinazione di soluzioni di estrazione dati con software di integrazione dei dati può essere molto vantaggiosa, poiché consente alle aziende di aggregare più tipi e fonti di dati in un'unica posizione centralizzata. Sebbene le piattaforme di estrazione dati condividano somiglianze con il software OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), la differenza fondamentale risiede nella loro applicazione. L'OCR viene generalmente utilizzato per estrarre testo da documenti, come la scansione di immagini o l'elaborazione di PDF, mentre gli strumenti di elaborazione intelligente dei documenti (IDP) si concentrano su attività più complesse, come l'estrazione di dati da una varietà di formati di documenti oltre le funzionalità OCR di base.