Google Drive postaje teži za snalaženje kada vaše datoteke pripadaju različitim područjima vašeg života. Ponuda je na poslovnom računu, klijent vam daje zaseban račun svoje tvrtke, a osobni dokumenti nalaze se na drugom Disku. Izazov je zapamtiti koji identitet odgovara dokumentu koji vam treba.
Postoji nekoliko dobrih načina za upravljanje većim brojem računa za Google Drive. Google podržava prebacivanje između računa u pregledniku, a Google Drive za računala može povezati više računa za lokalni pristup datotekama. Profili preglednika i WebCatalog nude dodatne načine organiziranja računa koje upotrebljavate tijekom dana.
Prava postava ovisi o tome što radite nakon što otvorite Drive. Čitate li povremeno dijeljeni dokument, radite s datotekama u Finderu ili Eksploreru za datoteke ili prelazite između klijentove e-pošte, dokumenata i sastanaka? Krenite od tog pitanja, a zatim postavite najjednostavnije okruženje koje pokriva vašu rutinu.
Odaberite postavu prema poslu koji trebate obaviti
Ove opcije rješavaju različite dijelove problema, a možete ih upotrebljavati i zajedno.
| Vaša glavna potreba | Korisna polazna točka | Što treba imati na umu |
|---|---|---|
| Povremeno otvoriti Drive drugog računa | Googleov alat za prebacivanje računa | Prije uređivanja ili prijenosa provjerite aktivni Google račun. |
| Pristupati datotekama u oblaku putem Findera ili Eksplorera za datoteke | Google Drive za računala | Google podržava do četiri računa; odaberite postavke sinkronizacije za svaki od njih. |
| Organizirati cijelo okruženje preglednika prema identitetu | Profili preglednika | Upravljate zasebnim okruženjem preglednika za posao, osobnu upotrebu ili klijenta. |
| Držati Drive uz druge aplikacije za svaki identitet | WebCatalog Desktop | Profili razdvajaju sesije, a prostori organiziraju aplikacije i profile koje upotrebljavate zajedno. |
Također razlikujte više računa od više mapa. Ako tri klijenta dijele mape s vašim postojećim poslovnim računom, možda vam je potreban samo taj jedan račun. Stvorite zasebno okruženje računa tek kada doista trebate upotrebljavati drugi Googleov identitet. Za mape pod istim identitetom može biti dovoljna jasna struktura projekata.
Upotrebljavajte Googleov alat za prebacivanje računa za povremeni pristup na webu
Google vam omogućuje da se prijavite na više Google računa i prebacujete između njih bez odjave. U nekoj Googleovoj usluzi odaberite svoju profilnu sliku ili inicijal, zatim Dodaj račun i prijavite se. Nakon toga u izborniku računa možete odabrati račun koji vam treba.
To je razumna polazna točka za nekoga tko nekoliko puta tjedno provjerava drugi Drive. Potrebno je malo postavljanja, a preglednik ostaje vaše glavno radno okruženje.
Prije prijenosa gotove datoteke ili traženja pristupa dokumentu provjerite adresu e-pošte prikazanu u izborniku Google računa. Poznati avatar nije sasvim pouzdan podsjetnik, osobito kada oba računa imaju istu fotografiju. Google također napominje da je prvi račun na koji se prijavite često zadani račun, što može biti važno kada usluga nije sigurna koji račun namjeravate upotrebljavati.
Ako se stalno zaustavljate kako biste provjerili izbornik računa, razmislite o tome da svakom identitetu dodijelite prepoznatljivije mjesto u svojem svakodnevnom radnom okruženju.
Upotrebljavajte Drive za računala kada je važan lokalni pristup datotekama
Za datoteke koje su vam potrebne u Finderu na Macu ili Eksploreru za datoteke u sustavu Windows krenite od Googleove aplikacije za sinkronizaciju. Drive za računala podržava do četiri računa istodobno.
Za povezivanje drugog računa:
- Otvorite izbornik aplikacije Drive za računala.
- Odaberite svoju profilnu sliku u gornjem desnom kutu.
- Odaberite Dodaj drugi račun i prijavite se putem preglednika.
- Ponovno pokrenite Drive za računala prema Googleovim uputama.
Nakon povezivanja računa odlučite koliko sadržaja sa svakog Diska treba biti na vašem uređaju. Googleov vodič za strujanje i zrcaljenje datoteka objašnjava razliku: strujanje uglavnom zadržava datoteke u oblaku, a lokalni prostor upotrebljava za datoteke koje otvarate ili činite dostupnima izvan mreže; zrcaljenje čuva potpunu kopiju sadržaja iz odjeljka Moj disk i lokalno i u oblaku. Dijeljeni diskovi podržavaju strujanje.
Primjerice, dizajneru može trebati redovit lokalni pristup radnim materijalima na vlastitom poslovnom računu, dok klijentovu mapu s referentnim materijalima otvara tek povremeno. Te potrebe zahtijevaju različite odluke o lokalnoj pohrani. Uzmite u obzir raspoloživi prostor na disku, datoteke koje su vam potrebne na putovanju i sve zahtjeve koje postavlja vaša organizacija.
Neka nazivi računa budu prepoznatljivi pri pregledavanju lokalnih datoteka. Prije odabira odredišta za prijenos ili izvoz zajedno provjerite račun i mapu. Ispravno nazvana datoteka na pogrešnom Disku i dalje stvara dodatni posao svima koji je pokušavaju pronaći.
WebCatalog ovdje ima drukčiju svrhu: organiziranje pristupa web-sučelju Drivea i povezanim aplikacijama. Ne zamjenjuje Googleovu aplikaciju za sinkronizaciju datoteka niti objedinjuje pohranu zasebnih Google računa. Drive za računala možete upotrebljavati za lokalne datoteke, a WebCatalog za web-dio istog projekta.
Upotrebljavajte profile preglednika za šire razdvajanje aktivnosti pregledavanja
Ako već radite uglavnom u pregledniku, zasebni profili mogu biti dovoljni. Profili u Chromeu odvojeno čuvaju podatke kao što su oznake, povijest, zaporke i postavke.
U Chromeu otvorite izbornik profila preglednika, odaberite Dodaj profil u Chromeu i dodijelite mu jasan naziv. Otvorite Drive u tom profilu i prijavite se Google računom koji ondje namjeravate upotrebljavati. Po potrebi ponovite postupak za drugi identitet.
Profile nazovite prema ulozi koju odmah prepoznajete: „Osobno”, „Studio” ili „Poslovni račun Acme”. Naziv projekta manje je koristan ako će se isti račun upotrebljavati i nakon završetka projekta.
Ovaj je pristup praktičan kada želite da klijentove kartice za istraživanje, oznake i druge web-stranice budu u zasebnom okruženju preglednika. Kako broj računa raste, obratite pozornost na to je li upravljanje prozorima preglednika postalo zaseban zadatak.
Organizirajte redovit rad s računima u WebCatalogu
WebCatalog je koristan kada je Drive samo jedna postaja u široj rutini koja uključuje e-poštu, kalendare, razgovore i projektne alate. Njegovi profili odvajaju sesije računa i podatke o pregledavanju, pa se svakom računu možete vratiti u njegovu zasebnom okruženju.
Počnite s identitetima koje najčešće upotrebljavate. Slijedite WebCatalogove upute za postavljanje profila:
- Otvorite WebCatalog Desktop i idite na Profili.
- Odaberite Dodaj profil i dodijelite mu prepoznatljiv naziv.
- Otvorite Drive s tim profilom i prijavite se na odgovarajući Google račun.
- Ponovite postupak za drugi račun.
Poslovni profil koji upotrebljavate za Drive može služiti i za Gmail i Google kalendar pod istim Googleovim identitetom. Njegovom ponovnom upotrebom zadržavate isti kontekst računa dok prelazite sa zahtjeva poslanog e-poštom na dokument, a zatim na sastanak za pregled.
Upotrebljavajte prostore kada želite okupiti aplikacije i profile vezane uz klijenta ili projekt. Svaki se prostor otvara u zasebnom prozoru. Profili omogućuju razdvajanje računa, a prostor služi njihovoj organizaciji.
Početnu postavu zadržite jednostavnom. Dodajte aplikacije uključene u jedan ponavljajući zadatak prije nego što ponovno izgradite cijelo radno okruženje. WebCatalogov plan Basic uključuje dvije aplikacije za računalo, dva profila i jedan prostor. Planovi Pro i Business podržavaju neograničen broj aplikacija, profila i prostora, što je važno ako proširite rad na više klijenata ili veće skupove aplikacija.
Praktičan tijek rada za klijentske dokumente
Zamislite savjetnika koji ima poslovni Google račun i zaseban račun koji mu je dodijelio Acme. Acme očekuje da se projektni posao obavlja putem njegova računa. Savjetnik ima i druge klijente koji dokumente dijele izravno s njegovom poslovnom adresom.
Korisna granica razdvajanja jest Googleov identitet potreban za posao. Acme dobiva vlastiti profil. Ostali klijenti mogu ostati pod poslovnim profilom ako su tom računu odobrili pristup.
Počnite s ispravnim računom
Prije početka zadatka otvorite profil za Acmeov Drive. Provjerite adresu e-pošte računa, a zatim otvorite projektnu mapu. Ako je zadatak stigao e-poštom, potvrdite da se poruka odnosi na isti projekt i račun koji ste otvorili.
Neka vam to postane navika na početku rada. Lakše je održavati naviku jedne provjere prije razdoblja usredotočenog rada nego ispravljati posljedice prijenosa datoteke pod pogrešnim identitetom.
Radite na dijeljenom dokumentu
Otvorite dokument koji je klijent označio kao trenutačnu verziju. Prije izrade zasebne kopije provjerite je li kopiranje doista dio zadatka. Nova datoteka može dovesti do toga da pregledavatelji raspravljaju o jednoj verziji dok vi uređujete drugu.
Googleove postavke dijeljenja određuju može li vaš račun pregledavati, komentirati ili uređivati dokument. Dodatni profil pruža zasebno prijavljeno okruženje, ali ne mijenja ta dopuštenja.
Ako imate samo pristup za pregledavanje, a trebate uređivati, riješite to s vlasnikom dokumenta koristeći se odgovarajućim računom. Izrada više kopija neće riješiti temeljni problem u načinu suradnje.
Odaberite odredište prije prijenosa
Za novu datoteku koju trebate isporučiti otvorite dogovorenu projektnu mapu prije nego što odaberete prijenos. Upotrijebite naziv koji jasno označava projekt i svrhu, primjerice „Acme – ponuda za uvođenje u posao”. Slijedite postojeća klijentova pravila imenovanja ako postoje.
Pri predaji podijelite poveznicu na dogovorenu datoteku i navedite što je spremno za pregled. Zatim prijeđite u okruženje sljedećeg klijenta. Cilj je ponovljiv put od računa do projekta i dokumenta, uz manje odluka koje morate pamtiti.
Utvrdite problem prije promjene postave
Kada nešto nije u redu, razlikujte ova tri slučaja:
Datoteka se otvara pod pogrešnim računom. Provjerite adresu e-pošte Google računa u aktivnom prozoru. Otvorite poveznicu u okruženju odgovarajućeg računa, a zatim pokušajte ponovno. Spremljena poveznica označava lokaciju, ali ne jamči da upotrebljavate pravi identitet.
Ispravan račun ne može pristupiti datoteci. Provjerite izvornu pozivnicu za dijeljenje i adresu navedenu u njoj. Zamolite vlasnika da potvrdi pristup za tu adresu. Poslovne i obrazovne organizacije također mogu ograničiti vanjsko dijeljenje, pa drugi profil možda neće ukloniti to ograničenje.
Datoteka nedostaje u lokalnoj pohrani. Provjerite odgovarajući račun u aplikaciji Drive za računala te njegove postavke sinkronizacije i izvanmrežnog pristupa. To je pitanje lokalne dostupnosti datoteke, čak i ako se isti dokument ispravno otvara u web-aplikaciji.
To razlikovanje pomaže vam da djelujete na pravoj razini umjesto da se neprestano odjavljujete, ponovno stvarate profile ili premještate dokumente.
Olakšajte ponavljanje sljedeće predaje klijentu
Odaberite dokument koji već trebate isporučiti i organizirajte njegov tijek rada u aplikaciji WebCatalog Desktop. Googleovu identitetu s odobrenim pristupom dodijelite jasno nazvan profil, otvorite dogovorenu projektnu mapu i držite povezanu komunikaciju pri ruci. Pratite datoteku od početnog zahtjeva preko uređivanja do završnog pregleda.
Pri predaji trebali biste moći odgovoriti na tri pitanja bez traženja po karticama: koji sam račun upotrijebio, gdje se nalazi trenutačna datoteka i koju poveznicu klijent treba pregledati? Zadržite postavu u kojoj je lako pronaći te odgovore, a lokalnu sinkronizaciju po potrebi prepustite aplikaciji Drive za računala.
