Upravljanje alatima pomoću proračunskih tablica, papirnatih evidencija zaduživanja ili neformalnih usmenih primopredaja često dovodi do istih problema: izgubljene opreme, nejasne odgovornosti, dvostrukih nabava, kašnjenja radova i sve većih troškova zamjene. Odgovarajući sustav za praćenje alata timovima pruža jasnu evidenciju o tome tko ima pojedini alat, gdje se nalazi, kada je premješten i u kakvom je stanju. Shelf definira praćenje alata kao praćenje toga koji su alati dodijeljeni kojim osobama, gdje se nalaze i kako se premještaju između lokacija, kamiona i skladišnih prostora.
Dobar sustav za praćenje alata ne služi samo kontroli inventara. On povećava odgovornost, smanjuje rasipanje, podupire planiranje održavanja i pomaže voditeljima donositi bolje odluke o nabavi. Fleetio ističe da centralizirano upravljanje alatima može povećati odgovornost korisnika, omogućiti praćenje iskorištenosti i pomoći u kontroli operativnih troškova.
Zašto je praćenje alata važno
Bez digitalnog sustava za praćenje poduzeća se često suočavaju sa sljedećim problemima:
- Alati nestaju pri premještanju između radilišta
- Radnici ne znaju tko je posljednji koristio neki predmet
- Isti se alati ponovno kupuju jer se dostupni ne mogu pronaći
- Zastoji u radu opreme zbog propuštenog održavanja
- Papirnate evidencije zaduživanja koje se ne ispunjavaju ili se gube
- Slab uvid u stanje, upotrebu i troškove alata
Moderni sustavi za praćenje alata rješavaju te probleme značajkama kao što su skeniranje QR kodova, praćenje putem crtičnih kodova, GPS praćenje, dodjeljivanje imovine, evidencije zaduženja, podsjetnici za održavanje i izvješća o upotrebi. Shelf ističe skeniranje QR kodova, evidencije zaduženja, ažuriranje lokacije u stvarnom vremenu, rezervacije i podsjetnike za održavanje kao ključne dijelove modernih radnih procesa praćenja alata.
U nastavku slijedi praktičan vodič za uvođenje sustava, a zatim pregled vodećih softverskih rješenja: Samsara, Asset Panda, Shelf, Fleetio i Timly.
Samsara
Najprikladnije za: Građevinske tvrtke, komunalna poduzeća, prijevozničke timove, tvrtke koje pružaju terenske usluge i organizacije s velikim voznim parkovima kojima su potrebni GPS, Bluetooth, nadzor opreme, sprječavanje krađe i uvid u vozila, prikolice i alate velike vrijednosti u stvarnom vremenu.
Samsara je platforma za povezano operativno poslovanje s naprednim mogućnostima praćenja opreme i nadzora imovine. Tvrtkama pomaže zaštititi veliku i malu opremu, upotrebljavati virtualne geografske ograde i upozorenja, pratiti iskorištenost te objediniti imovinu u jednom prikazu. Njezini alati za praćenje opreme osmišljeni su za smanjenje krađa, poboljšanje upravljanja inventarom i povećanje operativne učinkovitosti.
Ključne značajke:
- GPS praćenje imovine
- Bluetooth oznake za imovinu
- Uređaji Asset Tag i Asset Tag XS
- Virtualne geografske ograde i upozorenja
- Funkcija Find My Asset za pronalaženje imovine
- Izvješća o iskorištenosti i neaktivnosti
- Uvidi za preventivno održavanje
- Praćenje prikolica i opreme s vlastitim pogonom
- Dijagnostika opreme
- Integracija s praćenjem voznog parka i vozila
Prednosti:
- Vrlo prikladno za tvrtke s vozilima, prikolicama i mobilnom opremom
- Dobri alati za sprječavanje krađe i pronalaženje ukradene imovine
- Podržava i veću imovinu i manje alate ključne za rad
- Korisne virtualne geografske ograde i upozorenja u stvarnom vremenu
- Pomaže prepoznati nedovoljno korištenu opremu putem izvješća o iskorištenosti
- Dobro se uklapa u poslovanje koje već koristi telematiku voznog parka
- Robusni uređaji osmišljeni su za zahtjevne terenske uvjete
Nedostaci:
- Može biti naprednije nego što je potrebno malim timovima koji žele samo osnovno zaduživanje putem QR kodova
- Za potpuno iskorištavanje mogućnosti praćenja potrebno je postaviti uređaje
- Najprikladnije za organizacije s mnogo imovine ili velikim voznim parkom
- Cjenovni model može biti manje jednostavan nego kod jednostavnijih aplikacija za praćenje alata
- Manjim poduzećima možda nije potrebna šira platforma za povezano operativno poslovanje
Asset Panda
Najprikladnije za: Poduzeća kojima su potrebni vrlo prilagodljivo praćenje alata, skeniranje crtičnih i QR kodova, povijest životnog ciklusa, evidencije održavanja, dodjeljivanje zaposlenicima, prilagođene dozvole i mobilno upravljanje imovinom u više timova ili na više lokacija.
Asset Panda fleksibilna je platforma za upravljanje imovinom s namjenskim rješenjem za praćenje alata. Timovima pomaže pratiti alate, opremu i materijale na različitim radilištima putem jedne platforme. Platforma podržava uvid u životni ciklus, povijest popravaka, podatke o jamstvu, preventivno održavanje, skeniranje crtičnih i QR kodova, dodjeljivanje zaposlenicima, prilagođene dozvole, preglede, praćenje popravaka, prikupljanje potpisa i izvješćivanje.
Ključne značajke:
- Praćenje alata i opreme
- Skeniranje crtičnih i QR kodova
- Pristup putem mobilne aplikacije
- Izvanmrežni način rada
- Dodjeljivanje imovine
- Potpuna povijest životnog ciklusa
- Praćenje održavanja
- Praćenje popravaka
- Prikupljanje digitalnih potpisa
- Grupiranje imovine u komplete
- Prilagođena polja i radni procesi
- Obavijesti i izvješća
- Prikazi i dozvole prema korisničkim ulogama
Prednosti:
- Visoka prilagodljivost različitim poslovnim procesima
- Napredno praćenje životnog ciklusa alata, od nabave preko popravaka do povlačenja iz upotrebe
- Dobra podrška putem mobilne aplikacije za terenske timove
- Skeniranje crtičnih i QR kodova ubrzava pronalaženje alata
- Korisno za upravljanje održavanjem, pregledima i popravcima
- Digitalni potpisi pomažu povećati odgovornost
- Prilagođene dozvole omogućuju bolju sigurnost i kontrolu uloga
Nedostaci:
- Postavljanje može zahtijevati više planiranja nego kod jednostavnog alata spremnog za neposrednu upotrebu
- Prilagodba može biti složena za vrlo male timove
- Nije prvenstveno namijenjeno GPS praćenju u stvarnom vremenu
- Najbolji rezultati ovise o kvalitetnom unosu podataka i dosljednom skeniranju
- Poduzećima koja traže besplatan, nezahtjevan alat možda će više odgovarati jednostavnija opcija
Shelf
Najprikladnije za: Terenske timove, građevinske ekipe, komunalna poduzeća, škole, studije, radionice te male i srednje velike timove koji žele praćenje alata prvenstveno putem QR kodova, zaduživanje i razduživanje, slijed zaduženja, rezervacije i jednostavne radne procese za utvrđivanje odgovornosti.
Shelf je platforma otvorenog koda za upravljanje imovinom usmjerena na jednostavno praćenje opreme, rezervacije i odgovornost. Njezino rješenje za praćenje alata temelji se na skeniranju QR kodova, slijedu zaduženja, praćenju lokacije, kompletima, podsjetnicima i rezervacijama. Shelf navodi da svaki alat može dobiti QR kod, što tehničarima omogućuje da zaduže ili razduže alat skeniranjem s bilo kojeg telefona.
Ključne značajke:
- Praćenje alata putem QR kodova
- Radni procesi zaduživanja i razduživanja
- Evidencije slijeda zaduženja
- Praćenje lokacija na radilištima, u kamionima i skladišnim prostorima
- Praćenje kompleta alata i dodatne opreme
- Podsjetnici za održavanje i umjeravanje
- Sustav rezervacija
- Izvješća o iskorištenosti i zaduženjima
- Uvoz CSV datoteka
- Besplatna početna opcija za jednog korisnika
Prednosti:
- Jednostavan radni proces koji se prvenstveno temelji na QR kodovima
- Timovi mogu lako započeti rad bez opsežne obuke
- Dobro praćenje zaduženja radi jasne odgovornosti
- Ugrađene rezervacije pomažu spriječiti dvostruke rezervacije
- Korisno za zajedničke alate, komplete i opremu za zajedničku upotrebu
- Besplatna početna opcija korisna je manjim timovima
- Otvoreni kod može biti privlačan tehničkim timovima
Nedostaci
- Praćenje putem QR kodova ovisi o tome skeniraju li zaposlenici alate dosljedno
- Nije potpuna platforma za telematiku voznog parka ili GPS uređaje
- Može biti manje prikladno za složene procese održavanja u velikim poduzećima
- Napredne timske značajke mogu zahtijevati plaćeni paket
- Tvrtkama kojima su potrebne opsežne integracije s ERP-om, računovodstvom ili voznim parkom možda će trebati sveobuhvatniji sustav
Fleetio
Najprikladnije za: Voditelje voznih parkova, građevinske tvrtke, pružatelje usluga, prijevozničke timove, tvrtke za uređenje i održavanje zelenih površina te organizacije s mnogo opreme koje žele upravljati vozilima, prikolicama, alatima, priključcima, održavanjem, troškovima i zaduženjima putem jedne platforme.
Fleetio je najpoznatiji kao platforma za upravljanje voznim parkom, ali nudi i upravljanje alatima i manjom opremom. Njegov dodatak za praćenje alata pomaže upravljati prikolicama, priključcima, opremom za uređenje i održavanje zelenih površina te alatima na istoj platformi kao i vozilima, uz uvid u lokaciju i stanje imovine te troškove tijekom njezina životnog ciklusa.
Ključne značajke:
- Praćenje alata i manje opreme
- Upravljanje vozilima i opremom
- Dodjeljivanje imovine
- Evidencije dostupnosti i lokacije alata
- Osnovno praćenje održavanja
- Prijavljivanje problema
- Mobilno skeniranje crtičnih kodova
- Povezivanje imovine s osobama ili vozilima
- Revizijski tragovi
- Praćenje troškova životnog ciklusa
- Servisne evidencije i planiranje zamjene
Prednosti:
- Vrlo prikladno za poduzeća koja upravljaju i vozilima i alatima
- Objedinjuje vozni park, alate, prikolice i opremu
- Pomaže pratiti stvarne troškove vlasništva tijekom vremena
- Mobilno skeniranje crtičnih kodova omogućuje ažuriranja na terenu
- Revizijski tragovi povećavaju odgovornost
- Korisno za organizacije s velikim potrebama za održavanjem
- Dobra opcija za timove koji žele smanjiti upotrebu proračunskih tablica
Nedostaci:
- Više je usmjereno na vozni park nego na isključivo upravljanje skladištem alata
- Praćenje alata može biti korisnije u kombinaciji sa širom platformom Fleetio
- Sustav može biti preopsežan za timove bez vozila ili teške opreme
- Postavljanje može zahtijevati promjene procesa u timovima za održavanje, operativnim timovima i terenskim timovima
- Manjim timovima s jednostavnijim potrebama možda će više odgovarati jednostavniji alat temeljen na QR kodovima
Timly
Najprikladnije za: Građevinske tvrtke, obrtnike, proizvođače, uslužne tvrtke, javne organizacije, zdravstvene timove, logističke timove i poduzeća kojima su potrebni centralizirani inventar, praćenje putem QR kodova, RFID-a, Bluetootha i GPS-a, planiranje održavanja, dokumenti, certifikati i upravljanje imovinom uz posebnu pozornost na GDPR.
Timly je platforma za upravljanje inventarom i opremom koja omogućuje praćenje alata, strojeva, IT imovine, vozila, namještaja, potrošnog materijala i druge imovine tvrtke. Timovima pomaže vidjeti tko koristi pojedini alat, gdje se nalazi, kada je potrebno održavanje i je li oprema dostupna, rezervirana ili u upotrebi. Timly podržava skeniranje QR kodova, RFID oznake, Bluetooth uređaje za praćenje, GPS praćenje, automatizaciju održavanja, digitalne potpise, upravljanje prijavama, planiranje i praćenje u stvarnom vremenu.
Ključne značajke:
- Centralizirano upravljanje opremom i alatima
- Skeniranje QR kodova
- Podrška za RFID, Bluetooth i GPS
- Pristup putem mobilnih uređaja i računala
- Evidencije dodjele i primopredaje alata
- Rasporedi održavanja
- Podsjetnici za preglede
- Dokumenti, certifikati i priručnici
- Digitalni potpisi
- Upravljanje prijavama i zadacima
- Praćenje u stvarnom vremenu
- Uvoz iz Excela
- Smještaj podataka i sigurnosne kontrole usmjereni na GDPR
Prednosti:
- Snažna sveobuhvatna platforma za upravljanje inventarom i alatima
- Prati alate, strojeve, IT opremu, vozila, namještaj i potrošni materijal
- Dobar radni proces mobilnog skeniranja za terenske timove
- Podržava održavanje, dokumente, certifikate i podsjetnike
- Pomaže smanjiti dvostruke nabave prikazivanjem dostupne ili nedovoljno korištene imovine
- Primjenjivo u mnogim djelatnostima, uključujući građevinarstvo, proizvodnju, logistiku, zdravstvo i javnu upravu
- GDPR i značajke europske zaštite podataka mogu biti vrijedni organizacijama usmjerenima na EU
Nedostaci:
- Širi opseg upravljanja inventarom može premašivati potrebe malih timova
- Napredno praćenje može zahtijevati postavljanje QR naljepnica, RFID-a, Bluetootha ili GPS-a
- Početni uvoz podataka i konfiguracija ipak zahtijevaju planiranje
- Timovi moraju dosljedno slijediti postupke skeniranja i primopredaje
- Može biti manje poznato tvrtkama koje traže platformu za vozni park usmjerenu na američko tržište
Kako odabrati pravi sustav za praćenje alata
- Odaberite Samsaru ako vam je najveći problem praćenje mobilne opreme velike vrijednosti, prikolica, vozila i alata ključnih za rad na različitim radilištima.
- Odaberite Asset Pandu ako želite fleksibilnu platformu za praćenje alata s prilagođenim radnim procesima, skeniranjem crtičnih i QR kodova, praćenjem održavanja, digitalnim potpisima, dozvolama i izvješćivanjem.
- Odaberite Shelf ako vam je potreban jednostavan sustav temeljen prvenstveno na QR kodovima za zaduživanje i razduživanje, slijed zaduženja, zajedničke alate, rezervacije i osnovno utvrđivanje odgovornosti.
- Odaberite Fleetio ako vaša organizacija zajednički upravlja vozilima, prikolicama, priključcima, alatima, održavanjem i operativnim troškovima.
- Odaberite Timly ako želite centralizirano upravljanje inventarom za alate, strojeve, IT imovinu, vozila, potrošni materijal, evidencije održavanja i dokumente te pregled imovine na više lokacija.
Zaključak
Sustav za praćenje alata može brzo povećati odgovornost unutar tima i smanjiti troškove ako se pravilno uvede. Ključno nije samo odabrati softver, nego i uspostaviti odgovarajući proces: označiti svaki alat, dodijeliti odgovornost, skenirati svaku primopredaju, pratiti lokacije, nadzirati održavanje i redovito pregledavati izvješća o upotrebi.
Za zahtjevne terenske aktivnosti Samsara nudi izvrstan uvid u imovinu i sprječavanje krađe. Za prilagodljive radne procese upravljanja imovinom Asset Panda odličan je izbor. Za jednostavno utvrđivanje odgovornosti putem QR kodova Shelf se lako uvodi. Za upravljanje voznim parkom i opremom Fleetio povezuje alate s vozilima i održavanjem. Za sveobuhvatnu kontrolu inventara i opreme Timly pruža fleksibilan sustav za alate, imovinu, dokumente i praćenje održavanja.
