Un espace de travail virtuel fonctionne comme un bureau numérique simulé équipé d’outils de collaboration et de communication pour reproduire l’expérience d’un bureau physique. Il sert de plateforme collaborative pour les équipes distantes qui ne peuvent pas se rencontrer en personne quotidiennement. Alors que les équipes distantes peuvent utiliser des logiciels de communication interne ou de visioconférence, les espaces de travail virtuels offrent un cadre structuré d'interaction qui autrement ferait défaut. Dans ces espaces virtuels, les membres de l'équipe peuvent voir quels collègues sont « au bureau », favorisant ainsi les interactions délibérées au sein de l'équipe et fournissant des zones d'engagement désignées. Les espaces de travail virtuels intègrent divers outils de communication et de collaboration sur une seule plateforme au sein d'un environnement de bureau simulé. Ces plates-formes incluent généralement des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, la vidéoconférence et le partage d'écran, toutes regroupées.