Outlook vai Zoho Mail

Microsoft Outlook ja Zoho Mail ovat molemmat luotettavia yrityssähköpostipalveluita, mutta ne palvelevat erityyppisiä organisaatioita.

Outlook on luonteva valinta yrityksille, joiden toiminta perustuu Microsoft 365:een, Exchangeen, Teamsiin, OneDriveen, Wordiin ja Exceliin. Zoho Mail keskittyy edulliseen mukautetun verkkotunnuksen sähköpostiin ja kytkeytyy tiiviisti Zohon laajempaan CRM-, taloushallinto-, tuki-, projektinhallinta- ja yhteistyötyökalujen valikoimaan.

Outlook tarjoaa vakiintuneemman yritystason tuottavuusympäristön. Zoho Mail tarjoaa enemmän vastinetta rahalle yrityksille, jotka tarvitsevat ennen kaikkea ammattimaista sähköpostia tai käyttävät jo Zoho-sovelluksia.

Outlook ja Zoho Mail lyhyesti

Luokka	Microsoft Outlook	Zoho Mail
Sopii parhaiten	Microsoft 365:tä käyttäville organisaatioille	Pienyrityksille ja Zoho-käyttäjille
Sähköposti omalla verkkotunnuksella	Microsoft 365:n yrityspaketit	Maksuton tietyissä palvelinkeskuksissa, lisäksi maksulliset paketit
Maksuton kuluttajasähköpostitili	Kyllä	Yritysten maksuton paketti tietyillä alueilla
Järjestely	Kansiot, luokat, säännöt ja Kohdennettu Saapuneet-kansio	Kansiot, tunnisteet, suodattimet, Streams ja jaettu sähköposti
Kalenteri	Outlook-kalenteri ja Exchange-ajanvaraus	Zoho-kalenteri ja resurssien varaus
Tekoälyavustaja	Copilot	Zia
Toimisto-ohjelmistojen ekosysteemi	Word, Excel, PowerPoint, Teams ja OneDrive	Writer, Sheet, Show, Cliq, WorkDrive ja Meeting
Keskeinen etu	Yritystason yhteistyö	Edullinen yrityssähköposti

Yrityssähköposti ja omat verkkotunnukset

Molemmat palvelut tukevat ammattimaisia osoitteita, kuten nimi@yritys.com, mutta ne tarjoavat sähköpostin omalla verkkotunnuksella eri tavoin.

Microsoft tarjoaa yrityssähköpostia Microsoft 365- ja Exchange-pohjaisten pakettien kautta. Tilauksesta riippuen näihin paketteihin sisältyy Outlookin lisäksi hallintatyökaluja, käyttäjätunnusten hallintaa, kalenteri, yhteystiedot, OneDrive, Teams ja Office-sovelluksia.

Zoho Mail sopii joustavammin organisaatioille, jotka haluavat sähköpostin hankkimatta laajaa toimisto-ohjelmistopakettia. Sen Forever Free -paketti on saatavilla tietyissä palvelinkeskuksissa, ja se tukee yhtä verkkotunnusta enintään viidelle käyttäjälle. Tallennustilaa on 5 Gt käyttäjää kohti, mutta paketti ei tue IMAP-, POP- tai ActiveSync-protokollia. Maksullisiin paketteihin sisältyy suurempi postilaatikko, ulkoisten sähköpostiohjelmien tuki, säilytys ja lisää hallintaominaisuuksia.

Pienelle yritykselle, joka tarvitsee lähinnä ammattimaiset sähköpostilaatikot, Zoho voi olla huomattavasti edullisempi vaihtoehto. Jos yritys tarvitsee myös Office-työpöytäsovelluksia, Teams-kokouksia, SharePointia ja yritystason käyttäjätunnusten hallintaa, Outlook tarjoaa kattavamman kokonaisuuden.

Tuottavuusekosysteemit

Outlook integroituu tiiviisti seuraaviin palveluihin ja sovelluksiin:

• Microsoft Word
• Excel
• PowerPoint
• OneDrive
• Microsoft Teams
• SharePoint
• Microsoft To Do

Tämä on merkittävä etu organisaatioille, jotka vaihtavat Office-asiakirjoja, hallinnoivat jaettuja tiedostoja, pitävät usein kokouksia ja käyttävät Microsoft-tilejä työntekijöiden käyttöoikeuksien hallintaan.

Zoho Mail integroituu seuraaviin palveluihin ja sovelluksiin:

• Zoho CRM
• Zoho Projects
• Zoho Desk
• Zoho Books
• WorkDrive
• Writer, Sheet ja Show
• Zoho Cliq ja Meeting

Zohon ekosysteemi houkuttelee erityisesti pieniä ja keskisuuria yrityksiä, jotka haluavat hoitaa myynnin, tuen, kirjanpidon, projektit ja sähköpostin yhden palveluntarjoajan kautta.

Outlookilla on laajempi käyttäjäkunta ja parempi yhteensopivuus suurten yritysten ympäristöjen kanssa. Zoho tarjoaa yhtenäisemmän käyttökokemuksen yrityksille, jotka toimivat jo Zohon ekosysteemissä.

Saapuneet-kansion järjestely ja yhteistyö

Outlookissa käytetään kansioita, sääntöjä, luokkia, lippuja, hakua ja Kohdennettua Saapuneet-kansiota. Se tukee myös jaettuja postilaatikoita, delegoitua käyttöoikeutta, ryhmäviestintää ja Exchange-ominaisuuksia, jotka ovat yleisiä suurissa organisaatioissa.

Zoho Mail tarjoaa kansioita, tunnisteita, suodattimia, jaettuja kansioita, delegointia ja Streams-toiminnon. Streams muuttaa viestit yhteistyötä tukeviksi keskusteluiksi: tiimin jäsenet voivat kommentoida sähköpostiviestejä ja koordinoida niiden pohjalta työskentelyä ilman pitkiä sisäisiä vastausketjuja.

Perinteiseen yrityssähköpostin käyttöön Outlook on tutumpi ja kypsempi vaihtoehto. Pienille tiimeille, jotka haluavat käydä sähköpostiin liittyviä sisäisiä keskusteluja sosiaalisen median tapaan, Zohon Streams voi olla merkittävä etu.

Kalenteri ja aikataulutus

Outlook-kalenteri on yksi Outlookin suurimmista vahvuuksista. Microsoft 365:tä käyttävät organisaatiot voivat hallita jaettuja kalentereita, toistuvia kokouksia, osallistujien saatavuutta, kokoustiloja, resursseja ja yrityksen yhteystietoja.

Zoho-kalenteri tukee jaettuja kalentereita ja ryhmäkalentereita, tapaamisten aikataulutusta, synkronointia ulkoisten palveluiden kanssa ja resurssien varausta. Se tarjoaa pienille ja keskisuurille yrityksille kattavat ominaisuudet etenkin yhdessä Zoho Meetingin ja Cliqin kanssa.

Outlook on edelleen parempi vaihtoehto vaativaan yritystason aikataulutukseen. Zoho tarjoaa useimpien pienempien organisaatioiden tarvitsemat keskeiset toiminnot edullisemmin.

Copilot ja Zia

Outlookin Copilot voi auttaa siihen oikeutettuja käyttäjiä laatimaan viestejä, tiivistämään viestiketjuja, muokkaamaan sävyä, tunnistamaan tärkeitä tietoja ja työskentelemään Microsoft 365:een yhdistettyjen tietojen parissa.

Zoho Mailin Zia voi auttaa luomaan sähköpostisisältöä, tiivistämään viestejä, parantamaan kielioppia, muuttamaan kirjoitustyyliä sekä muuttamaan hyödyllisiä tietoja tehtäviksi tai muistiinpanoiksi. Saatavuus riippuu paketista, alueesta ja järjestelmänvalvojan asetuksista.

Copilotin etuna on sen yhteys Microsoftin asiakirjoihin, kokouksiin ja organisaatiotietoihin. Zian etuna on sen luonteva sopivuus Zohon laajempaan yritysohjelmistopakettiin.

Hallinta, tietoturva ja vaatimustenmukaisuus

Microsoft 365 tarjoaa keskitetyn käyttäjähallinnan, käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallintatoiminnot, roskaposti- ja haittaohjelmasuojauksen, tietojen säilytyksen, auditointitoiminnot sekä kalliimpien pakettien lisäominaisuudet vaatimustenmukaisuuden hallintaan.

Zoho Mail tarjoaa verkkotunnusten hallinnan, aliakset, ryhmät, sähköpostikäytännöt, SPF-, DKIM- ja DMARC-tuen, siirtotyökalut, auditointiominaisuudet ja tietoturva-asetuksia. Mail Premium lisää muun muassa tietojen säilytyksen, eDiscovery-toiminnot, varmuuskopioinnin, brändäyksen poiston ja S/MIME-tuen.

Molemmat soveltuvat vaativaan yrityskäyttöön. Suuret yritykset ja Microsoft-ympäristöihin keskittyvät IT-tiimit valitsevat yleensä Outlookin. Zoho voi olla helpompi ja edullisempi vaihtoehto organisaatioille, jotka eivät tarvitse Microsoft 365:n kaikkia monimutkaisia ominaisuuksia.

Tallennustila ja hinnoittelu

Maksuttomissa Outlook-tileissä on 15 Gt postilaatikkotilaa, mutta sähköposti omalla verkkotunnuksella edellyttää maksullista Microsoft-pakettia. Microsoft 365 -tilausten hinnat vaihtelevat huomattavasti sen mukaan, sisältävätkö ne Office-työpöytäsovelluksia, Teamsin, Copilotin ja edistyneen tietoturvan.

Zoho Mail Lite tarjoaa käyttäjää kohti 5 tai 10 Gt sähköpostitallennustilaa, kun taas Mail Premium tarjoaa 50 Gt postilaatikkotilaa sekä kapasiteettia viestien säilytykseen. Hinnat vaihtelevat alueittain, mutta Zoho hinnoittelee yleensä pelkän sähköpostin paketit kattavia tuottavuuspaketteja edullisemmiksi.

Tärkeintä ei ole pelkkä kuukausihinta:

• Outlookin hintaan sisältyy pääsy laajempaan Microsoft-alustaan.
• Zohon avulla yritykset voivat maksaa pääasiassa sähköpostista ja hankkia laajemman Zoho Workplace -paketin tarpeen mukaan.

Kumpi yrityssähköpostipalvelu kannattaa valita?

Valitse Microsoft Outlook, jos yrityksesi:

• Käyttää Wordia, Exceliä, PowerPointia, OneDrivea, Teamsia tai SharePointia.
• Tarvitsee edistyneitä jaettuja kalentereita ja kokoustilojen hallintaa.
• Käyttää Exchangea tai Microsoftin käyttäjätunnusinfrastruktuuria.
• Tekee yhteistyötä monien Microsoft 365:tä käyttävien ulkoisten organisaatioiden kanssa.
• Haluaa Copilotin toimivan yrityksen asiakirjojen ja kokousten kanssa.
• Tarvitsee monipuoliset yritystason hallinta- ja vaatimustenmukaisuustoiminnot.

Valitse Zoho Mail, jos yrityksesi:

• Tarvitsee lähinnä edullista sähköpostia omalla verkkotunnuksella.
• Käyttää jo Zoho CRM:ää, Booksia, Deskiä tai Projectsia.
• Haluaa pelkän sähköpostin paketteja laajan tuottavuuspaketin sijaan.
• Tarvitsee enintään viisi maksutonta käyttäjää omalla verkkotunnuksella tuetulla alueella.
• Arvostaa Streams-toimintoa ja sähköpostiin liittyvää yhteistyötä.
• Haluuaa joustavia paketteja pienelle tai keskisuurelle tiimille.

Käytä Outlookia ja Zoho Mailia yhdessä WebCatalogin avulla

Toimistot, holding-yhtiöt ja useita brändejä hallinnoivat yritykset käyttävät usein molempia palveluita. Yksi yritys voi toimia Microsoft 365:ssä, kun taas sen asiakas, tytäryhtiö tai toinen brändi käyttää Zohoa.

WebCatalog Desktop mahdollistaa Microsoft Outlookin ja Zoho Mailin käytön erillisinä työpöytäsovelluksina. Profiilit pitävät kunkin yrityksen kirjautumistiedot omassa istunnossaan, mikä vähentää riskiä lähettää sähköposti väärältä tililtä.

Voit luoda tiloja, kuten:

Yrityksen sisäinen tila

• Outlook
• Teams
• OneDrive
• SharePoint

Asiakas- tai bränditila

• Zoho Mail
• Zoho CRM
• Zoho Projects
• Zoho Books

Kukin tila avautuu erillisenä työskentely-ympäristönä, jolloin organisaatiot, tilit ja työkalut on helpompi pitää erillään.

Lopputulos

Outlook on kokonaisuutena vahvempi valinta yrityksille, jotka ovat panostaneet Microsoft 365:een. Sen sähköpostin, kalenterin, Office-sovellusten, Teamsin, käyttäjätunnusten hallinnan ja yritystason hallintatyökalujen yhdistelmää on vaikea päihittää.

Zoho Mail tarjoaa paremmin vastinetta rahalle organisaatioille, jotka tarvitsevat ennen kaikkea turvallista sähköpostia omalla verkkotunnuksella – etenkin jos ne käyttävät jo muita Zoho-tuotteita.

Valitse Outlook, jos tarvitset Microsoft-keskeistä yhteistyötä laajassa mittakaavassa. Valitse Zoho Mail, jos haluat edullisen ja tarpeisiisi rajatun yrityssähköpostin. Käytä WebCatalogia, kun työsi kattaa molemmat ekosysteemit.