Google Drivessa on vaikeampi löytää etsimäänsä, kun tiedostosi liittyvät elämäsi eri osa-alueisiin. Tarjous on yritystililläsi, asiakas antaa käyttöösi erillisen yritystunnuksen ja henkilökohtaiset asiakirjat ovat toisessa Drivessa. Haasteena on muistaa, mikä käyttäjätili liittyy tarvitsemaasi asiakirjaan.
Useiden Google Drive ‑tilien hallintaan on monta hyvää tapaa. Google tukee tilin vaihtamista selaimessa, ja Drive tietokoneelle ‑sovellukseen voi yhdistää useita tilejä paikallista tiedostojen käyttöä varten. Selainprofiilit ja WebCatalog tarjoavat lisää tapoja järjestää päivän aikana käyttämäsi tilit.
Sopiva ratkaisu riippuu siitä, mitä teet Driven avaamisen jälkeen. Luetko jaettua asiakirjaa silloin tällöin, käsitteletkö tiedostoja Finderissa tai Resurssienhallinnassa vai siirrytkö asiakkaan sähköpostin, asiakirjojen ja kokousten välillä? Aloita tästä kysymyksestä ja rakenna sitten mahdollisimman yksinkertainen kokonaisuus, joka kattaa rutiinisi.
Valitse ratkaisu työtehtäviesi mukaan
Nämä vaihtoehdot ratkaisevat ongelman eri osia, ja voit käyttää useampaa niistä yhdessä.
| Tärkein tarpeesi | Hyödyllinen lähtökohta | Huomioitavaa |
|---|---|---|
| Avaa toisen tilin Drive satunnaisesti | Googlen tilinvaihtaja | Varmista aktiivinen Google-tili ennen muokkaamista tai lataamista. |
| Käytä pilvitiedostoja Finderin tai Resurssienhallinnan kautta | Drive tietokoneelle | Google tukee enintään neljää tiliä. Valitse synkronointiasetukset kullekin erikseen. |
| Pidä koko selainympäristö järjestettynä käyttäjätilin mukaan | Selainprofiilit | Hallitset erillistä selainympäristöä työtä, henkilökohtaista käyttöä tai asiakasta varten. |
| Pidä Drive kunkin käyttäjätilin muiden sovellusten rinnalla | WebCatalog Desktop | Profiilit erottavat istunnot toisistaan. Tilat järjestävät yhdessä käyttämäsi sovellukset ja profiilit. |
Erota myös useat tilit ja useat kansiot toisistaan. Jos kolme asiakasta jakaa kansioita nykyisen yritystilisi kanssa, saatat tarvita vain kyseisen tilin. Luo erillinen tiliympäristö vasta, kun käytössäsi on oikeasti toinen Google-tunnus. Samaan käyttäjätiliin kuuluville kansioille voi riittää selkeä projektirakenne.
Käytä Googlen tilinvaihtajaa satunnaiseen verkkokäyttöön
Google antaa sinun kirjautua useille Google-tileille ja vaihtaa niiden välillä kirjautumatta ulos. Valitse Google-palvelussa profiilikuvasi tai nimesi alkukirjain, valitse Lisää tili ja kirjaudu sisään. Sen jälkeen voit valita tarvitsemasi tilin tilivalikosta.
Tämä on järkevä lähtökohta, jos käyt toisessa Drivessa muutaman kerran viikossa. Käyttöönotto vaatii vain vähän vaivaa, ja selain pysyy pääasiallisena työympäristönäsi.
Tarkista Googlen tilivalikossa näkyvä sähköpostiosoite ennen kuin lataat asiakkaalle toimitettavan tiedoston tai pyydät asiakirjan käyttöoikeutta. Tuttu profiilikuva ei ole täysin luotettava muistutus, etenkään jos molemmilla tileillä käytetään samaa kuvaa. Google huomauttaa myös, että ensimmäinen tili, jolle kirjaudut, on usein oletustili. Tällä voi olla merkitystä, kun palvelu ei tiedä varmasti, mitä tiliä haluat käyttää.
Jos joudut jatkuvasti pysähtymään tarkistamaan tilivalikkoa, harkitse kullekin käyttäjätilille helpommin tunnistettavaa paikkaa päivittäisessä työympäristössäsi.
Käytä Drive tietokoneelle ‑sovellusta, kun paikallinen tiedostojen käyttö on tärkeää
Jos tarvitset tiedostoja Macin Finderissa tai Windowsin Resurssienhallinnassa, aloita Googlen omasta synkronointisovelluksesta. Drive tietokoneelle tukee enintään neljää tiliä samanaikaisesti.
Voit yhdistää toisen tilin näin:
- Avaa Drive tietokoneelle ‑sovelluksen valikko.
- Valitse profiilikuvasi oikeasta yläkulmasta.
- Valitse Lisää toinen tili ja kirjaudu sisään selaimessa.
- Käynnistä Drive tietokoneelle uudelleen Googlen ohjeiden mukaisesti.
Kun olet yhdistänyt tilisi, päätä, kuinka paljon kunkin Driven sisällöstä haluat laitteellesi. Googlen suoratoistoa ja peilausta käsittelevä ohje selittää eron: suoratoisto säilyttää tiedostot ensisijaisesti pilvessä ja käyttää paikallista tallennustilaa tiedostoihin, jotka avaat tai asetat saataville offline-tilassa. Peilaus säilyttää koko Oma Drive ‑sisällön sekä paikallisesti että pilvessä. Jaetut Drivet tukevat suoratoistoa.
Esimerkiksi suunnittelija voi tarvita säännöllisesti paikallisen pääsyn oman yritystilinsä työaineistoihin, mutta käydä asiakkaan viiteaineistokansiossa vain silloin tällöin. Nämä tarpeet edellyttävät erilaisia paikallista tallennusta koskevia valintoja. Huomioi käytettävissä oleva levytila, matkoilla tarvitsemasi tiedostot ja organisaatiosi mahdolliset vaatimukset.
Pidä tilien nimet helposti tunnistettavina paikallisia tiedostoja selatessasi. Tarkista sekä tili että kansio ennen lataus- tai vientikohteen valitsemista. Oikein nimetty tiedosto väärässä Drivessa aiheuttaa silti lisätyötä kaikille sitä etsiville.
WebCatalogin tarkoitus on tässä toinen: se järjestää pääsyn Driven verkkokäyttöliittymään ja siihen liittyviin sovelluksiisi. Se ei korvaa Googlen tiedostojen synkronointisovellusta eikä yhdistä erillisten Google-tilien tallennustiloja. Voit käyttää Drive tietokoneelle ‑sovellusta paikallisiin tiedostoihin ja WebCatalogia saman projektin verkossa tehtävään työhön.
Käytä selainprofiileja, kun haluat erottaa selainympäristöt laajemmin
Jos teet työsi jo selaimessa, erilliset profiilit voivat riittää. Chrome-profiilit pitävät esimerkiksi kirjanmerkit, historian, salasanat ja asetukset erillään.
Avaa Chromessa selaimen profiilivalikko, valitse Lisää Chrome-profiili ja anna profiilille selkeä nimi. Avaa Drive kyseisessä profiilissa ja kirjaudu Google-tilille, jota aiot siinä käyttää. Toista tarvittaessa toiselle käyttäjätilille.
Nimeä profiilit sellaisen roolin mukaan, jonka tunnistat heti: ”Henkilökohtainen”, ”Studio” tai ”Acmen työtili”. Projektin nimi ei ole yhtä hyödyllinen, jos sama tili pysyy käytössä projektin päätyttyäkin.
Tämä tapa toimii hyvin, kun haluat pitää kyseisen asiakkaan taustatutkimuksen välilehdet, kirjanmerkit ja muut verkkosivustot omassa selainympäristössään. Tilien määrän kasvaessa tarkkaile, onko selainikkunoiden hallinnasta tullut oma erillinen työtehtävänsä.
Järjestä toistuva työ eri tileillä WebCatalogissa
WebCatalogista on hyötyä, kun Drive on yksi osa laajempaa rutiinia, johon kuuluu sähköpostia, kalentereita, keskusteluja ja projektityökaluja. Sen profiilit pitävät tilien istunnot ja selaustiedot erillään, joten voit palata kullekin tilille sen omassa ympäristössä.
Aloita useimmin käyttämistäsi käyttäjätileistä. Noudata WebCatalogin profiilien määritysohjeita:
- Avaa WebCatalog Desktop ja siirry kohtaan Profiles.
- Valitse Add profile ja anna profiilille helposti tunnistettava nimi.
- Avaa Drive kyseisellä profiililla ja kirjaudu haluamallesi Google-tilille.
- Toista toiselle tilillesi.
Drivessa käyttämäsi yritysprofiili voi palvella myös Gmailia ja Google Kalenteria samalla Google-tilillä. Sen käyttäminen uudelleen pitää tiliympäristön yhtenäisenä, kun siirryt sähköpostipyynnöstä asiakirjaan ja siitä tarkistuskokoukseen.
Käytä tiloja, kun haluat koota sovelluksia ja profiileja asiakkaan tai projektin ympärille. Kukin tila avautuu omaan ikkunaansa. Tilit erotetaan toisistaan profiileilla, ja tila järjestää niiden ympärille liittyvän kokonaisuuden.
Pidä alkuvaiheen kokonaisuus pienenä. Lisää ensin yhteen toistuvaan tehtävään liittyvät sovellukset sen sijaan, että loisit heti koko työympäristösi uudelleen. WebCatalogin Basic-paketti sisältää kaksi työpöytäsovellusta, kaksi profiilia ja yhden tilan. Pro ja Business tukevat rajatonta määrää sovelluksia, profiileja ja tiloja, mikä on olennaista, jos laajennat käyttöä useisiin asiakkaisiin tai suurempiin sovelluskokonaisuuksiin.
Käytännön työnkulku asiakasasiakirjoille
Ajatellaan konsulttia, jolla on yrityksen Google-tili ja erillinen Acmen antama tili. Acme edellyttää, että projektityöt tehdään sen tilillä. Konsultilla on myös muita asiakkaita, jotka jakavat asiakirjoja suoraan konsultin yrityssähköpostiosoitteelle.
Hyödyllinen jakoperuste on työssä tarvittava Google-tunnus. Acme saa oman profiilinsa. Muut asiakkaat voivat pysyä yritysprofiilissa, jos käyttöoikeudet on myönnetty kyseiselle tilille.
Aloita oikealta tililtä
Avaa Acmen Drive-profiili ennen tehtävän aloittamista. Tarkista tilin sähköpostiosoite ja siirry sitten projektikansioon. Jos tehtävä tuli sähköpostitse, varmista, että viesti koskee samaa projektia ja tiliä, joka sinulla on avoinna.
Ota tämä tavaksi työskentelyjakson alussa. Yksi tarkistus ennen keskittynyttä työjaksoa on helpompi ylläpitää kuin väärällä käyttäjätilillä tehdyn latauksen korjaaminen.
Työskentele jaetussa asiakirjassa
Avaa asiakirja, jonka asiakas on ilmoittanut nykyiseksi versioksi. Ennen erillisen kopion tekemistä selvitä, kuuluuko kopio todella tehtävään. Uusi tiedosto voi johtaa siihen, että tarkistajat keskustelevat yhdestä versiosta samalla kun muokkaat toista.
Googlen jakamisasetukset määrittävät, voiko tilisi katsella, kommentoida vai muokata asiakirjaa. Lisäprofiili tarjoaa toisen kirjautumisympäristön, mutta ei muuta näitä oikeuksia.
Jos sinulla on vain katseluoikeus mutta tarvitset muokkausoikeuden, selvitä asia asiakirjan omistajan kanssa käyttäen tehtävään tarkoitettua tiliä. Useiden kopioiden luominen ei korjaa yhteistyöjärjestelyn taustalla olevaa ongelmaa.
Valitse kohde ennen lataamista
Kun toimitat uuden tiedoston, siirry sovittuun projektikansioon ennen ladattavan tiedoston valitsemista. Käytä nimeä, joka kertoo projektin ja käyttötarkoituksen, esimerkiksi ”Acmen perehdytystarjous”. Noudata asiakkaan olemassa olevaa nimeämiskäytäntöä, jos sellainen on.
Kun luovutat työn, jaa linkki sovittuun tiedostoon ja kerro, mikä on valmis tarkistettavaksi. Siirry sitten seuraavan asiakkaan ympäristöön. Tavoitteena on toistettava polku tililtä projektiin ja asiakirjaan niin, että mahdollisimman vähän jää muistin varaan.
Selvitä ongelma ennen järjestelyjen muuttamista
Kun jokin näyttää olevan pielessä, erota nämä kolme tilannetta toisistaan:
Tiedosto avautuu väärällä tilillä. Tarkista Google-tilin sähköpostiosoite aktiivisessa ikkunassa. Avaa linkki haluamasi tilin ympäristössä ja yritä uudelleen. Tallennettu linkki osoittaa sijainnin, mutta ei takaa, että käytät oikeaa käyttäjätiliä.
Oikea tili ei pääse tiedostoon. Tarkista alkuperäinen jakamiskutsu ja siinä mainittu osoite. Pyydä omistajaa vahvistamaan kyseisen osoitteen käyttöoikeus. Työ- ja oppilaitosorganisaatiot voivat myös rajoittaa ulkoista jakamista, joten toinen profiili ei välttämättä poista rajoitusta.
Tiedosto puuttuu paikallisesta tallennustilasta. Tarkista kyseinen tili Drive tietokoneelle ‑sovelluksessa ja käy läpi sen synkronointi- ja offline-asetukset. Kyse on paikallisen tiedoston saatavuudesta, vaikka sama asiakirja avautuisi verkkosovelluksessa oikein.
Tämä erottelu auttaa kohdistamaan toimet oikeaan tasoon sen sijaan, että kirjautuisit toistuvasti ulos, loisit profiileja uudelleen tai siirtelisit asiakirjoja.
Tee seuraavan asiakastyön luovutuksesta helpommin toistettava
Valitse asiakirja, joka sinun on muutenkin toimitettava, ja järjestä sen työnkulku WebCatalog Desktopissa. Luo käyttöoikeuden saaneelle Google-tilille selkeästi nimetty profiili, avaa sovittu projektikansio ja pidä siihen liittyvä viestintä lähellä. Seuraa tiedoston kulkua alkuperäisestä pyynnöstä muokkaukseen ja lopulliseen tarkistukseen.
Työtä luovuttaessasi sinun pitäisi pystyä vastaamaan kolmeen kysymykseen etsimättä välilehtien joukosta: mitä tiliä käytin, missä nykyinen tiedosto sijaitsee ja mikä linkki asiakkaan pitäisi tarkistaa? Säilytä järjestely, jossa vastaukset löytyvät helposti, ja anna Drive tietokoneelle ‑sovelluksen hoitaa paikallinen synkronointi siellä, missä sitä tarvitaan.
