Ilmainen Gmail-osoite on erinomainen vaihtoehto henkilökohtaiseen viestintään, mutta yritykset tarvitsevat yleensä omaan verkkotunnukseensa liitettyjä sähköpostiosoitteita.
Siksi hyödyllisempi vertailu on Google Workspacen Gmail vs. Zoho Mail eikä pelkkä kuluttajille tarkoitettu ilmainen Gmail.
Molemmat palvelut tarjoavat oman verkkotunnuksen sähköpostin, kalenterit, hallintatyökalut, mobiilikäytön, tietoturvan hallintatoiminnot ja laajemmat tuottavuusohjelmistot. Ne kuitenkin painottavat eri asioita.
Google Workspace on vahvempi yhteistyössä, kolmansien osapuolten integraatioissa, tutuissa tuottavuustyökaluissa ja useissa sovelluksissa toimivassa tekoälyssä. Zoho Mail on erityisen houkutteleva pienyrityksille, jotka haluavat edullisen ammattimaisen sähköpostin, joustavan hallinnan ja pääsyn laajempaan Zohon yrityssovellusten ekosysteemiin.
Gmail vs. Zoho Mail lyhyesti
| Ominaisuus | Gmail osana Google Workspacea | Zoho Mail |
|---|---|---|
| Sopii parhaiten | Yhteistyöhön ja tuottavuuteen | Edulliseen yrityssähköpostiin |
| Oma verkkotunnus | Kyllä | Kyllä |
| Ilmainen oman verkkotunnuksen vaihtoehto | Ei | Saatavilla tietyissä datakeskuksissa |
| Peruspaketin tallennustila | Business Starterissa 30 Gt käyttäjää kohti yhteiseen tallennustilaan | Mail Litessa 5 Gt tai 10 Gt käyttäjää kohti |
| Tekoälyavustaja | Gemini | Zia |
| Toimisto-ohjelmisto | Docs, Sheets ja Slides | Writer, Sheet ja Show |
| Kokoukset ja chat | Meet ja Chat | Meeting ja Cliq |
| Yrityssovellusten ekosysteemi | Google Workspace ja kolmansien osapuolten integraatiot | Zoho CRM, Desk, Books, Projects ja muut |
| Tärkein etu | Laaja yhteistyöekosysteemi | Yrityssähköpostin hinta-laatusuhde ja joustavuus |
Google Workspace Business Starter sisältää tällä hetkellä oman verkkotunnuksen sähköpostin, yhteisen tallennustilan, Geminin Gmailissa, videokokoukset ja hallintaominaisuudet. Zoho tarjoaa Mail Lite- ja Mail Premium -paketit, laajemmat Workplace-paketit sekä rajoitetun ilmaisen oman verkkotunnuksen paketin tietyissä datakeskuksissa.
Yrityssähköposti omalla verkkotunnuksella
Molemmilla alustoilla yritys voi korvata yleisen sähköpostiosoitteen ammattimaisella osoitteella, kuten:
nimi@yrityksesi.com
Google Workspace tuo Gmailin organisaation oman verkkotunnuksen alle ja lisää siihen keskitetyn hallinnan, tallennustilan, yhteistyöominaisuudet, tietoturvan hallintatoiminnot ja pääsyn Workspacen muihin palveluihin.
Zoho Mail on suunniteltu nimenomaan yrityssähköpostin ylläpitoon. Järjestelmänvalvojat voivat luoda käyttäjiä, ryhmiä, aliaksia, verkkotunnusaliaksia, käytäntöjä, reitityssääntöjä ja brändin mukaisia asetuksia. Laajemmat paketit lisäävät säilytysominaisuuksia, eDiscovery-toiminnot, S/MIME-tuen, varmuuskopioinnin, arkistointikapasiteettia ja muita hallintaominaisuuksia.
Zoho voi olla kustannustehokkaampi yrityksille, jotka tarvitsevat pääasiassa ammattimaisen sähköpostin. Yrityksille, jotka tarvitsevat myös monipuolista asiakirjayhteistyötä, kokouksia, jaettua tallennustilaa ja ulkoisia integraatioita, Google Workspace tarjoaa yleensä enemmän lisäarvoa sähköpostin ympärille.
Yhteistyöekosysteemit
Google Workspace sisältää joitakin yleisimmin käytetyistä yhteistyötyökaluista:
- Google Drive
- Google Docs
- Google Sheets
- Google Slides
- Google Calendar
- Google Meet
- Google Chat
- Google Forms
Sen suurin etu on tuttuus. Monet työntekijät, asiakkaat, alihankkijat ja kumppanit osaavat jo käyttää Googlen asiakirjoja ja Drive-linkkejä. Reaaliaikainen muokkaus ja selainpohjainen jakaminen ovat keskeinen osa käyttökokemusta.
Zoho Workplace tarjoaa oman integroidun ohjelmistokokonaisuutensa:
- Zoho WorkDrive
- Zoho Writer
- Zoho Sheet
- Zoho Show
- Zoho Calendar
- Zoho Meeting
- Zoho Cliq
- Zoho ToDo
- Zoho Vault
Zoho yhdistyy luontevasti myös Zoho CRM:n, Projectsin, Deskin, Booksin ja muiden yrityssovellusten kaltaisiin tuotteisiin.
Google Workspace on yleensä vahvempi laajassa organisaation ulkopuolisessa yhteistyössä. Zoho muuttuu houkuttelevammaksi, kun yritys hoitaa jo myyntiä, asiakastukea, taloushallintoa tai muita toimintoja Zohon ekosysteemissä.
Gemini vs. Zia
Gmailin Gemini voi auttaa viestien luonnostelussa, keskustelujen tiivistämisessä, sävyn hiomisessa, vastausten ehdottamisessa ja olennaisten tietojen hakemisessa. Tuetuissa paketeissa Gemini toimii myös Docsin, Meetin ja Driven kaltaisissa sovelluksissa sekä laajemmin Google Workspace -ympäristössä.
Zoho Mail sisältää Zian, joka voi tuottaa sähköpostisisältöä, tiivistää viestejä, parantaa kielioppia ja tyyliä, ehdottaa vastauksia ja tukea muita tuottavuutta edistäviä toimintoja. Alueesta ja järjestelmänvalvojan määrityksistä riippuen Zoho voi toimia eri tekoälypalveluntarjoajien kanssa saatavilla olevien integraatioiden ja oman API-avaimen käyttömahdollisuuksien kautta.
Geminillä on vahvempi etu sovellusten välisessä käytössä, koska se on integroitu koko Google Workspaceen. Zia on hyödyllinen organisaatioille, jotka haluavat tekoälyapua Zoho Mailin sisällä ja haluavat antaa järjestelmänvalvojille enemmän valtaa tekoälypalveluntarjoajien määrityksiin.
Yritysten, joilla on tiukat tiedonhallintavaatimukset, kannattaa tarkistaa tarkat tekoälymääritykset, alueellinen saatavuus, tietojen jakamisen vaikutukset ja pakettien rajoitukset ennen kummankaan avustajan käyttöönottoa.
Tallennustila ja kustannukset
Google Workspace Business Starter sisältää tällä hetkellä 30 Gt yhteistä tallennustilaa käyttäjää kohti. Laajemmat paketit kasvattavat tallennustilaa ja lisäävät ominaisuuksia suurempiin kokouksiin, tietoturvaan, hallintaan ja yhteistyöhön.
Zoho Mail Lite tarjoaa 5 Gt tai 10 Gt tallennustilaa käyttäjää kohti valitusta kokoonpanosta riippuen. Mail Premium tarjoaa 50 Gt sähköpostitallennustilaa sekä ylimääräistä säilytystilaa. Tarkat hinnat ja saatavuus vaihtelevat alueittain.
Zohon ilmainen paketti tukee saatavuusalueillaan yhtä verkkotunnusta ja enintään viittä käyttäjää, joista kukin saa 5 Gt sähköpostitallennustilaa. Pakettia voi käyttää vain verkkokäyttöliittymän kautta, eikä se sisällä IMAP-, POP- tai ActiveSync-tukea.
Zoho on usein edullisempi vaihtoehto, kun tärkein vaatimus on oman verkkotunnuksen sähköposti. Google Workspace maksaa enemmän, koska se on asemoitu kokonaisvaltaiseksi yhteistyöalustaksi eikä pelkäksi sähköpostipalveluksi.
Keskeinen kysymys on, maksaako yrityksesi sähköpostilaatikosta vai kokonaisesta tuottavuusympäristöstä.
Hallinta ja tietoturva
Zoho Mail tarjoaa erityisesti organisaatioille suunniteltuja hallintatoimintoja, kuten verkkotunnuksen todennuksen, käyttäjäkäytännöt, aliakset, ryhmät, auditointiominaisuudet, tietojen säilytyksen, siirron, reitityksen ja postilaatikoiden hallinnan.
Google Workspace tarjoaa keskitetyn hallinnan, tilien hallinnan, todennuksen hallintatoiminnot, roskapostisuojauksen, päätelaitteiden ja identiteettien hallintavaihtoehdot sekä laajemmissa paketeissa lisäominaisuuksia tietoturvaan ja vaatimustenmukaisuuteen.
Molemmat alustat tukevat yleisiä sähköpostin tietoturvastandardeja ja yritysten hallintatoimintoja. Parempi valinta riippuu organisaation tarvitsemista vaatimustenmukaisuusominaisuuksista, siirtotarpeista, käytössä olevista ohjelmistoista ja hallintaosaamisesta.
Pienen yrityksen, joka haluaa yksinkertaisen oman verkkotunnuksen sähköpostin, voi olla helpompi perustella Zohon valinta. Suurempi tiimi, joka käyttää jo Google Drivea, Meetiä ja yhteiskäyttöisiä asiakirjoja, voi hyötyä enemmän identiteettien, sähköpostin, tallennustilan ja yhteistyön pitämisestä Google Workspacen sisällä.
Integrointi CRM:ään ja liiketoimintoihin
Zoholla on merkittävä etu yrityksissä, jotka käyttävät jo Zoho CRM:ää, Deskiä, Booksia, Projectsia, Campaignsia tai muita Zoho-sovelluksia. Sähköpostista voi tulla osa laajempaa toiminnallista järjestelmää erillisen viestintäkanavan sijaan.
Google Workspacella on valtava kolmansien osapuolten integraatioekosysteemi, ja se toimii monien johtavien CRM-, projektinhallinta-, automaatio- ja liiketoiminta-alustojen kanssa. Nämä integraatiot tulevat kuitenkin usein ulkoisilta palveluntarjoajilta yhden yhtenäisen toimittajan sijaan.
Zoho on houkutteleva, kun yritys haluaa hankkia suuren osan liiketoimintaohjelmistoistaan yhdeltä toimittajalta. Google on houkutteleva, kun yritys arvostaa laajaa levinneisyyttä, organisaation ulkopuolista yhteistyötä ja vapautta yhdistää monia kolmansien osapuolten työkaluja.
Kumpi yrityksesi kannattaa valita?
Valitse Gmail osana Google Workspacea, jos yrityksesi:
- Tekee paljon yhteistyötä Docsissa, Sheetsissä ja Drivessa.
- Työskentelee säännöllisesti asiakkaiden ja ulkoisten kumppanien kanssa.
- Käyttää Google Meetiä ja Calendaria.
- Tarvitsee laajan integraatioekosysteemin.
- Haluaa Geminin useisiin tuottavuussovelluksiin.
- Arvostaa tuttuutta ja sitä, että työntekijöiden on helpompi omaksua työkalut.
- Odottaa sähköpostin olevan osa laajempaa yhteistyöalustaa.
Valitse Zoho Mail, jos yrityksesi:
- Tarvitsee ensisijaisesti yrityssähköpostin omalla verkkotunnuksella.
- Haluaa pitää käyttäjäkohtaiset kustannukset pieninä.
- Käyttää jo Zoho CRM:ää, Deskiä, Booksia tai Projectsia.
- Tarvitsee joustavia aliaksia, ryhmiä, reititystä ja sähköpostin hallintaa.
- Täyttää Zohon alueellisen ilmaisen oman verkkotunnuksen paketin ehdot.
- Suosii kohdennettua yritysohjelmistokokonaisuutta, jossa on joustavat pakettivaihtoehdot.
Hallitse Gmailia ja Zoho Mailia WebCatalogilla
Yritys voi käyttää Google Workspacea sisäisesti ja ylläpitää samalla Zoho-tilejä toista brändiä, osastoa, asiakasta tai ostettua yritystä varten.
WebCatalog Desktopilla voit käyttää Gmailia ja Zoho Mailia erillisinä työpöytäsovelluksina. Profiilien avulla jokainen kirjautuminen pysyy aktiivisena omassa istunnossaan, mikä vähentää toistuvia kirjautumisia ja riskiä lähettää viesti väärän yrityksen nimissä.
Toimistot voivat myös luoda kullekin asiakkaalle oman tilan:
Asiakkaan A tila
- Google Workspace Gmail
- Google Drive
- Slack
- Google Analytics
Asiakkaan B tila
- Zoho Mail
- Zoho CRM
- Zoho Projects
- Zoho Books
Jokainen tila avautuu omaan ikkunaansa ja pitää yhden organisaation sovellukset, tilit ja työnkulun yhdessä. Tämä on käytännöllisempää kuin kaikkien asiakkaiden sähköpostilaatikoiden sijoittaminen samaan selainprofiiliin tai välilehtiryhmään.
Loppuarvio
Google Workspacen Gmail on vahvempi valinta organisaatioille, jotka tarvitsevat sähköpostin osaksi laajaa yhteistyöympäristöä. Sen asiakirjatyökalut, kokoukset, tallennustila, integraatiot ja Gemini-ominaisuudet tekevät siitä erittäin tehokkaan hajautetussa tiimityössä.
Zoho Mail tarjoaa paremman hinta-laatusuhteen yrityksille, jotka etsivät ensisijaisesti ammattimaista oman verkkotunnuksen sähköpostia, erityisesti silloin, kun ne käyttävät jo muita Zohon tuotteita tai täyttävät rajoitetun ilmaispaketin ehdot.
Valitse Google Workspace laajaan yhteistyöhön. Valitse Zoho Mail kohdennettuun, kustannustietoiseen yrityssähköpostiin. Käytä WebCatalogia, kun työsi edellyttää molempien hallintaa.
