Palkanlaskenta on yksi jokaisen yrityksen tärkeimmistä vastuualueista. Työntekijöiden palkat on maksettava oikein ja ajallaan, ja työnantajien on samalla huolehdittava veroilmoituksista, vähennyksistä, henkilöstöeduista, asiakirjoista, säännösten noudattamisesta ja palkkaraportoinnista. Kun palkanlaskenta hoidetaan manuaalisesti, virheet voivat aiheuttaa työntekijöiden turhautumista, seuraamusmaksuja ja aikaa vievää hallinnollista työtä.
Oikea palkanlaskentapalvelu auttaa yrityksiä automatisoimaan palkanlaskennan, laskemaan palkat, huolehtimaan verosäännösten noudattamisesta, tukemaan henkilöstöhallinnon työnkulkuja ja vähentämään sisäisten tiimien työtaakkaa. Palkanlaskennan vaatimustenmukaisuus tarkoittaa työntekijöiden palkanmaksua koskevien liittovaltion, osavaltioiden ja paikallisten sääntöjen noudattamista. Virheet voivat johtaa seuraamusmaksuihin tai liiketoimintariskeihin.
Alla on neljä harkitsemisen arvoista palkanlaskentaan liittyvää ratkaisua: ADP, Kwork, Alight ja Insperity.
ADP
Sopii parhaiten: Pienyrityksille, startup-yrityksille, kasvaville yrityksille, suuryrityksille ja henkilöstöhallinnon tiimeille, jotka tarvitsevat palkanlaskentaa, veroilmoitusten tekemistä, tukea säännösten noudattamiseen, työntekijöiden itsepalvelutoimintoja, henkilöstöetujen hallinnointia ja skaalautuvia henkilöstöhallinnon työkaluja.
ADP on yksi vakiintuneimmista palkanlaskenta- ja henkilöstöhallintopalvelujen tarjoajista. Se tarjoaa erikokoisille yrityksille verkkopohjaisia ratkaisuja palkanlaskentaan, henkilöstöhallintoon, veroasioihin, säännösten noudattamiseen, henkilöstöetujen hallinnointiin ja työvoiman hallintaan. ADP:n pienyrityksille suunnattu palkanlaskenta-alusta auttaa yrityksiä nopeuttamaan palkanlaskentaa, hoitamaan veroilmoitukset ja saamaan apua palkanlaskennan asiantuntijoilta.
Keskeiset ominaisuudet:
- Verkkopohjainen palkanlaskenta
- Tuki palkkaveroilmoitusten tekemiseen
- Palkanmaksu suoraan pankkitilille
- Työntekijöiden itsepalvelutoiminnot
- Henkilöstöhallinnon työkalut ja säännösten noudattamista tukevat aineistot
- Henkilöstöetujen hallinnointi
- Työajan ja läsnäolon seurannan lisäosat
- Raportointi ja palkanlaskennan analytiikka
- Palkanlaskennan asiantuntijat ja asiakastuki
- Skaalautuvat ratkaisut pienyrityksille ja suuryrityksille
Edut:
- Vahva brändimaine palkanlaskennassa ja henkilöstöhallinnossa
- Sopii hyvin monenkokoisille yrityksille
- Auttaa yksinkertaistamaan palkkaveroilmoitusten tekemistä ja säännösten noudattamista
- Tarjoaa palkanlaskennan asiantuntijoita ja tukiaineistoja
- Skaalautuu pienyritysten palkanlaskennasta suuryritysten henkilöstöhallintoratkaisuihin
- Yhdistää palkanlaskennan henkilöstöhallintoon, henkilöstöetuihin ja työvoiman hallintaan
- Hyödyllinen yrityksille, jotka haluavat pitkäaikaisen palkanlaskentakumppanin
Haitat:
- Hinnoittelu perustuu yleensä tarjoukseen, eikä se välttämättä ole alusta alkaen täysin läpinäkyvää
- Edistyneet henkilöstöhallinnon, henkilöstöetujen ja säännösten noudattamisen ominaisuudet voivat maksaa erikseen
- Voi tuntua kevyitä palkanlaskentatyökaluja monimutkaisemmalta
- Pienyritykset eivät välttämättä tarvitse koko ADP-ekosysteemiä
- Käyttöönotto ja palvelupaketin valinta voivat edellyttää keskustelua myynnin kanssa
Kwork
Sopii parhaiten: Startup-yrityksille, pienyrityksille, yrittäjille ja verkossa toimiville tiimeille, jotka tarvitsevat freelancereiden apua palkanlaskentaan liittyvissä tehtävissä, palkanlaskennan käyttöönotossa, kirjanpidossa tai henkilöstöhallinnon hallinnollisissa tehtävissä tai ulkoistettuja projektikohtaisia yrityspalveluja varsinaisen palkanlaskentaohjelmiston sijaan.
Kwork on freelance-palvelujen markkinapaikka, jossa yritykset voivat palkata freelancereita toteuttamaan ennalta rajattuja palveluja. Se ei ole perinteinen palkanlaskentapalvelujen tarjoaja kuten ADP, Alight tai Insperity. Se voi kuitenkin olla hyödyllinen yrityksille, jotka tarvitsevat freelancereiden apua palkanlaskentaan liittyvissä tehtävissä, kirjanpidossa, henkilöstöhallinnossa, taloushallinnon tukitehtävissä, asiakirjojen valmistelussa tai liiketoimintaprosessien käyttöönotossa. Kworkissa freelance-palvelujen hinnat, määräajat ja toimitettavat tuotokset on määritelty etukäteen, ja palvelujen hinnat alkavat 10 dollarista.
Keskeiset ominaisuudet:
- Freelance-palvelujen markkinapaikka
- Kiinteähintaiset palvelutarjoukset
- Freelancereiden tuki liiketoimintaan, hallintoon, kirjanpitoon ja henkilöstöhallintoon liittyvissä tehtävissä
- Turvallinen tilausprosessi
- Ostajansuojaohjelma
- Freelancereiden palkkaaminen kertaluonteisiin projekteihin
- Tuki etänä tehtäviin liiketoiminnan tehtäviin
- Selkeät palvelukuvaukset, hinnat ja määräajat
Edut:
- Hyödyllinen freelance-avun hankkimiseen palkanlaskentaan tai kirjanpitoon
- Rajattuun tehtäväkokonaisuuteen perustuva hinnoittelu auttaa hallitsemaan projektikustannuksia
- Sopii pienyrityksille, jotka tarvitsevat satunnaista hallinnollista apua
- Voi auttaa kertaluonteisessa palkanlaskennan käyttöönotossa, laskentataulukoiden siistimisessä tai henkilöstöhallinnon dokumentointitehtävissä
- Matalampi aloituskynnys kuin kokoaikaisen palkanlaskennan asiantuntijan palkkaamisessa
- Laaja markkinapaikka eri liiketoiminta-alojen freelancereille
- Hyödyllinen startup-yrityksille, joiden omat hallinnolliset resurssit ovat rajalliset
Haitat:
- Ei ole kattava palkanlaskenta-alusta
- Ei korvaa palkkaveroilmoitusten tekemiseen tarkoitettua ohjelmistoa tai työnantajavelvoitteiden noudattamista tukevia järjestelmiä
- Laatu riippuu valitusta freelancerista
- Yritysten on edelleen itsenäisesti varmistettava lainsäädännön sekä vero- ja palkanlaskentasäännösten noudattaminen
- Ei sovellu ihanteellisesti jatkuvaan, laajamittaiseen työntekijöiden palkanlaskennan hallintaan
- Arkaluonteisia palkkatietoja on käsiteltävä huolellisesti freelancereiden kanssa työskenneltäessä
Alight
Sopii parhaiten: Suurille yrityksille, monikansallisille yrityksille, suuryritysten henkilöstöhallinnon tiimeille ja organisaatioille, jotka tarvitsevat maailmanlaajuista palkanlaskentaa, henkilöstöhallinnon uudistamista, henkilöstöetujen hallinnointia, tukea säännösten noudattamiseen, usean maan palkanlaskentatoimintoja ja työvoiman hallinnan teknologiapalveluja.
Alight tarjoaa henkilöstöpääoman hallinnan ja liiketoiminnan ratkaisuja palkanlaskentaan, henkilöstöetuihin, henkilöstöhallintoon ja työvoimaan liittyviin toimintoihin. Se sopii parhaiten suuremmille organisaatioille, jotka tarvitsevat suuryritystason palkanlaskenta- ja henkilöstöhallintotukea, erityisesti silloin, kun palkanlaskennan on toimittava useissa maissa, eri valuutoilla, erilaisten säännösten mukaisesti ja eri työntekijäryhmille. Alightin laajemmat ratkaisut keskittyvät integroituihin henkilöstöpääoman hallinnan palveluihin. Kumppanimateriaaleissa Alight Global Payrollia kuvataan maakohtaisesti lokalisoiduksi ratkaisuksi, joka tukee paikallisia säännöksiä, verolakeja, raportointivaatimuksia sekä useita kieliä, valuuttoja ja maksutapoja.
Keskeiset ominaisuudet:
- Maailmanlaajuisen palkanlaskennan tuki
- Henkilöstöhallinto ja henkilöstöetujen hallinnointi
- Usean maan palkanlaskentatoiminnot
- Tuki paikallisten säännösten noudattamiseen
- Työvoiman hallinnan teknologiapalvelut
- Työntekijäkokemuksen ratkaisut
- Palkkaraportointi
- Integrointi suuryritysten henkilöstöhallintoalustoihin
- Tuki useille kielille, valuutoille ja maksutavoille
Edut:
- Sopii erityisen hyvin suurille ja maailmanlaajuisesti toimiville organisaatioille
- Hyödyllinen yrityksille, jotka hallinnoivat monimutkaista palkanlaskentaa eri maissa
- Tukee palkanlaskentaa, henkilöstöetuja ja henkilöstöhallinnon toimintoja yhtenä kokonaisuutena
- Auttaa yrityksiä noudattamaan erilaisia paikallisia sääntöjä
- Sopii suuryritysten henkilöstöhallinnon uudistushankkeisiin
- Pystyy palvelemaan suuria työntekijämääriä
- Soveltuu hyvin organisaatioille, jotka tarvitsevat ulkoistettua henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan asiantuntemusta
Haitat:
- Ei ole suunniteltu hyvin pienille yrityksille
- Voi olla liian monimutkainen yrityksille, joiden palkanlaskentatarpeet ovat yksinkertaiset
- Käyttöönotto voi edellyttää suunnittelua, tietojen siirtoa ja sidosryhmien välistä koordinointia
- Hinnoittelu ja palvelujen laajuus on yleensä suunnattu suuryrityksille
- Pienemmät tiimit saattavat suosia yksinkertaisempaa palkanlaskentaohjelmistoa
Insperity
Sopii parhaiten: Pienille ja keskisuurille yrityksille, kasvaville yrityksille, henkilöstöhallinnon tiimeille ja työnantajille, jotka haluavat yhdistää palkanlaskennan henkilöstöhallintoon, henkilöstöetuihin, säännösten noudattamisen tukeen, työnantajavastuiden hallintaan, koulutukseen, rekrytointitukeen ja PEO-tyyppisiin henkilöstöhallinnon ulkoistuspalveluihin.
Insperity tarjoaa henkilöstöhallinto- ja palkanlaskentaratkaisuja, jotka auttavat yrityksiä hoitamaan palkanlaskentaa ja laajempia henkilöstöhallinnon vastuita. Sen henkilöstöhallinto- ja palkanlaskentapalveluihin kuuluvat työsuhdehallinto ja palkanlaskenta, koulutus ja kehittäminen, suorituksen johtamisen tuki, työnantajavastuiden hallinta, henkilöstökäsikirjapalvelut, rekrytointi ja uudelleensijoittumisen tuki.
Keskeiset ominaisuudet:
- Palkanlaskenta
- Henkilöstöhallinto
- Työsuhdehallinnon tuki
- Henkilöstöetuihin liittyvä tuki
- Suorituksen johtamisen tuki
- Koulutuksen ja kehittämisen tuki
- Työnantajavastuiden hallinta
- Henkilöstökäsikirjapalvelut
- Rekrytoinnin ja uudelleensijoittumisen tuki
- Henkilöstöhallinnon palvelutiimin tuki
Edut:
- Yhdistää palkanlaskennan laajempaan henkilöstöhallinnon tukeen
- Sopii yrityksille, jotka haluavat muutakin kuin palkanlaskentaohjelmiston
- Hyödyllinen pk-yrityksille, joilla ei ole suurta omaa henkilöstöhallinto-osastoa
- Tukee säännösten noudattamista, hallintoa, koulutusta ja henkilöstön johtamista
- PEO-tyyppinen toimintamalli voi vähentää henkilöstöhallinnon työtaakkaa
- Palvelutiimin tuki auttaa yrityksiä hallitsemaan monimutkaisia henkilöstöhallinnon tarpeita
- Hyödyllinen kasvaville yrityksille, jotka tarvitsevat selkeitä toimintamalleja ja henkilöstöhallinnon asiantuntemusta
Haitat:
- Voi olla peruspalkanlaskentaohjelmistoa kalliimpi
- Ei ole ihanteellinen yrityksille, jotka tarvitsevat vain yksinkertaista palkanlaskentaa
- Palvelumalli voi edellyttää suurempaa sitoutumista kuin itsepalvelutyökalut
- Jotkin yritykset saattavat haluta hallita henkilöstöhallinnon prosesseja suoremmin itse
- Sopii parhaiten yrityksille, jotka arvostavat yhdistettyä henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tukea
Näin valitset oikean palkanlaskentapalvelun
- Valitse ADP, jos haluat luotettavan palkanlaskentapalvelun tarjoajan, joka pystyy hoitamaan palkanlaskennan, veroilmoitukset, työntekijöiden itsepalvelutoiminnot, henkilöstöhallinnon työkalut, henkilöstöedut ja säännösten noudattamisen yrityksesi kasvaessa.
- Valitse Kwork, jos et tarvitse kattavaa palkanlaskenta-alustaa vaan haluat palkata freelancerin avuksi palkanlaskennan käyttöönottoon, kirjanpitoon, henkilöstöhallinnon hallinnollisiin tehtäviin, laskentataulukoiden siistimiseen tai kertaluonteisiin liiketoiminnan tehtäviin.
- Valitse Alight, jos yrityksesi on suuryritys ja tarvitsee maailmanlaajuista palkanlaskentaa, henkilöstöetujen hallinnointia, henkilöstöhallinnon teknologiaa ja tukea usean maan säännösten noudattamiseen.
- Valitse Insperity, jos haluat yhdistää palkanlaskennan laajempaan henkilöstöhallintoon, säännösten noudattamista koskevaan neuvontaan, työntekijöiden tukeen, koulutukseen, rekrytointiin ja PEO-tyyppisiin henkilöstöhallinnon ulkoistuspalveluihin.
Yhteenveto
Paras palkanlaskentapalvelu riippuu yrityksesi koosta, sisäisistä henkilöstöhallinnon resursseista ja säännösten noudattamiseen liittyvistä tarpeista. ADP on vahva ja monipuolinen palkanlaskenta- ja henkilöstöhallintoratkaisu yrityksille, jotka haluavat skaalautuvuutta ja tukea veroasioihin. Kwork on hyödyllinen freelance-avun hankkimiseen palkanlaskentaan liittyviin hallinnollisiin tehtäviin, mutta se ei korvaa palkanlaskentaohjelmistoa. Alight sopii parhaiten suuryrityksille, jotka tarvitsevat maailmanlaajuista palkanlaskentaa ja tukea henkilöstöhallinnon uudistamiseen. Insperity on ihanteellinen pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka haluavat yhdistää palkanlaskennan käytännönläheiseen henkilöstöhallintoon ja säännösten noudattamisen tukeen.
Luotettavan palkanlaskentapalvelun tulisi auttaa yritystäsi maksamaan työntekijöiden palkat oikein, vähentämään hallinnollista työtä, noudattamaan verosäännöksiä ja tuomaan tiimillesi lisää varmuutta päivittäiseen henkilöstön hallintaan.
