Vahva sisäinen viestintä auttaa työntekijöitä pysymään ajan tasalla, työskentelemään yhteisten tavoitteiden mukaisesti ja säilyttämään yhteyden toisiinsa. Olipa yrityksessä toimistotyöntekijöitä, etätiimejä, etulinjan henkilöstöä tai useita toimipisteitä, oikea henkilöstöviestinnän ohjelmisto voi parantaa sitoutumista, vähentää tiedonkulun aukkoja, tukea yhteistyötä ja vahvistaa yrityskulttuuria.
Nykyaikaiset henkilöstöviestinnän alustat tarjoavat paljon muutakin kuin perusviestittelyä. Ne voivat sisältää yrityksen tiedotteita, tiimikeskusteluja, tietopankkeja, kyselyitä, kokousmuistiinpanoja, yksityisiä podcasteja, koulutusta, tehtävienhallintaa ja henkilöstön sitoutumisen analytiikkaa.
Alla on joitakin parhaita harkitsemisen arvoisia henkilöstöviestinnän ohjelmistoratkaisuja: Otter, Connecteam, Workvivo, Podbean ja WorkJam.
Otter
Sopii parhaiten: Etätiimeille, paljon kokouksia pitäville organisaatioille, esihenkilöille, myyntitiimeille, opettajille ja ammattilaisille, jotka tarvitsevat tekoälypohjaisia kokousmuistiinpanoja, reaaliaikaista litterointia, yhteenvetoja, toimenpidelistoja ja haettavia keskustelutallenteita.
Otter on tekoälypohjainen kokousavustaja ja litterointialusta, joka auttaa tiimejä tallentamaan keskusteluja, luomaan kokousmuistiinpanoja, tekemään yhteenvetoja keskusteluista ja tunnistamaan sovitut toimenpiteet. Se tukee reaaliaikaista litterointia, live-chatia, automaattisia yhteenvetoja, oivalluksia ja toimenpidelistoja. Siksi se on hyödyllinen tiimeille, jotka haluavat varmistaa, että vähemmän yksityiskohtia jää huomaamatta ja kokousten jälkiseuranta paranee.
Keskeiset ominaisuudet:
- Kokousten reaaliaikainen litterointi
- Tekoälyn laatimat kokousyhteenvedot
- Sovittujen toimenpiteiden poiminta
- Haettavat kokousmuistiinpanot
- Kokouschat ja yhteistyö
- Kalenteri- ja videokokousintegraatiot
- Käyttö mobiililaitteilla ja verkossa
- Jaettavat litteroinnit ja muistiinpanot
Edut:
- Auttaa tiimejä tallentamaan kokousten yksityiskohdat automaattisesti
- Hyödyllinen etä- ja hybridiyhteistyössä
- Vähentää muistiinpanojen tekemistä käsin kokousten aikana
- Mahdollistaa hakujen tekemisen keskusteluihin kokousten jälkeen
- Auttaa esihenkilöitä ja tiimejä seuraamaan sovittuja toimenpiteitä
- Sopii hyvin myyntipuheluihin, haastatteluihin, tiimikokouksiin ja koulutustilaisuuksiin
- Sopii yleisiin kokouskäytäntöihin ja työnkulkuihin
Haitat:
- Keskittyy enemmän kokousviestintään kuin henkilöstön laaja-alaiseen sitouttamiseen
- Ei ole kattava henkilöstöintranet tai etulinjan henkilöstön viestintäalusta
- Litteroinnin laatu voi vaihdella äänen selkeyden ja aksenttien mukaan
- Tietosuoja- ja suostumuskäytännöistä on viestittävä selkeästi ennen kokousten tallentamista
- Tiimit voivat silti tarvita toisen työkalun tiedotteisiin, kyselyihin ja koko yrityksen henkilöstön sitouttamiseen
Connecteam
Sopii parhaiten: Ilman kiinteää työpistettä työskenteleville tiimeille, pienyrityksille, kenttäpalveluyrityksille, vähittäiskaupan tiimeille, terveydenhuollon tiimeille, siivousyrityksille, majoitus- ja ravitsemisalan tiimeille sekä esihenkilöille, jotka tarvitsevat henkilöstöchatin, tiedotteita, kyselyitä, tietopankin, henkilöstöhakemiston, tukipalvelun, työvuorosuunnittelua, koulutusta ja liikkuvan henkilöstön viestintää.
Connecteam on kaiken kattava henkilöstönhallinta- ja viestintäsovellus, joka on suunniteltu erityisesti muualla kuin työpöydän ääressä työskenteleville ja liikkuville tiimeille. Sen viestintäkeskus sisältää tiedotteet, työchatin, henkilöstöhakemiston, tietopankin, kyselyt, tapahtumat ja sisäisen tukipalvelun työkalut. Connecteam auttaa yrityksiä tavoittamaan henkilöstönsä chatin ja syötteen kautta, tarjoamaan työntekijöille mobiilipääsyn tärkeisiin tietoihin ja keräämään palautetta kyselyillä ja äänestyksillä.
Keskeiset ominaisuudet:
- Yrityksen tiedotteet ja ilmoitukset
- Kahdenkeskinen, ryhmäkohtainen ja koko yrityksen kattava chat
- Henkilöstöhakemisto
- Tietopankki
- Kyselyt ja reaaliaikaiset äänestykset
- Tapahtumien hallinta
- Sisäinen tukipalvelu
- Työntekijöiden huomioiminen ja palkitseminen
- Koulutus ja perehdytys
- Työvuorosuunnittelu ja työajanseuranta
Edut:
- Sopii erityisen hyvin ilman kiinteää työpistettä työskenteleville ja liikkuville työntekijöille
- Yhdistää viestinnän, päivittäisen toiminnan, koulutuksen ja työvuorosuunnittelun yhteen sovellukseen
- Esihenkilöiden on helppo lähettää ilmoituksia ja tiedotteita
- Työchat auttaa erottamaan henkilökohtaisen viestinnän työviestinnästä
- Tietopankki tarjoaa työntekijöille mobiilipääsyn toimintaohjeisiin ja resursseihin
- Kyselyt ja äänestykset auttavat keräämään henkilöstöpalautetta
- Hyvä hinta-laatusuhde pienille ja keskisuurille yrityksille
Haitat:
- Voi painottua yritysten toimistotiimien kannalta enemmän operatiiviseen toimintaan kuin yrityskulttuuriin
- Edistyneet työnkulut voivat vaatia määrityksiä ja tiimin koulutusta
- Parhaat tulokset edellyttävät, että työntekijät käyttävät sovellusta säännöllisesti
- Suuret yritykset voivat tarvita syvempiä integraatioita tai räätälöintiä
- Pelkkää yksinkertaista chatia tarvitsevat yritykset eivät välttämättä hyödynnä koko alustaa
Workvivo
Sopii parhaiten: Keskisuurille yrityksille, suuryrityksille, hybridityöpaikoille, HR-tiimeille, sisäisen viestinnän tiimeille ja organisaatioille, jotka haluavat työntekijäkokemusalustan yritysuutisiin, sitouttamiseen, työntekijöiden huomioimiseen, kulttuurin vahvistamiseen, kampanjoihin ja yhteisöllisyyden rakentamiseen.
Zoomin Workvivo on työntekijäkokemusalusta, joka on suunniteltu parantamaan sisäistä viestintää, sitoutumista ja yhteenkuuluvuutta. Se auttaa organisaatioita toteuttamaan viestintää, jonka työntekijät huomaavat, suunnittelemaan ja mittaamaan kampanjoita sekä rakentamaan yrityskulttuuria yli toimipiste- ja työvuororajojen. Zoom kuvailee Workvivoa työntekijäkokemusalustaksi, joka yksinkertaistaa sisäistä viestintää ja antaa työntekijöille äänen.
Keskeiset ominaisuudet:
- Yritysuutiset ja tiedotteet
- Sisäisen viestinnän kampanjat
- Henkilöstön sitouttamistyökalut
- Tunnustukset ja julkiset kiitokset
- Yhteisötilat
- Henkilöstön kuuleminen ja palaute
- Analytiikka ja kampanjoiden mittaaminen
- Mobiilikäyttö
- Monikielinen henkilöstöviestintä
- Yhteys Zoom-ekosysteemiin
Edut:
- Vahva alusta henkilöstön sitouttamiseen ja yrityskulttuurin kehittämiseen
- Sopii hyvin HR-tiimeille ja sisäisen viestinnän tiimeille
- Auttaa keskittämään yritysuutiset ja kampanjat
- Tunnustustoiminnot voivat tukea työmotivaatiota ja yhteenkuuluvuuden tunnetta
- Hyödyllinen hybridityötä tekevälle ja hajautetulle henkilöstölle
- Työntekijäkokemukseen keskittyminen ulottuu perusviestittelyä pidemmälle
- Taustalla on Zoomin työympäristöekosysteemi
Haitat
- Voi olla pienyritysten tarpeisiin liian laaja
- Hinnoittelu ja käyttöönotto voivat painottua suuryritysten tarpeisiin
- Keskittyy tehtävienhallintaan ja työvuorosuunnitteluun vähemmän kuin etulinjan henkilöstölle tarkoitetut alustat
- Edellyttää sisällön suunnittelua, jotta työntekijöiden kiinnostus säilyy
- Käyttöönoton edistäminen voi vaatia yrityksiltä muutosjohtamista
Podbean
Sopii parhaiten: Suuryrityksille, HR-tiimeille, koulutustiimeille, johtoryhmille, sisäisen viestinnän tiimeille ja organisaatioille, jotka haluavat yksityisiä podcasteja, ääni- ja videotiedotteita, johdon viestejä, henkilöstön koulutussisältöjä ja turvallista sisäistä tarinankerrontaa.
Podbean on podcastien julkaisualusta, joka tarjoaa yrityksille myös yksityisiä podcasteja sisäiseen viestintään ja koulutukseen. Podbean Pro on tarkoitettu turvalliseksi yritysten podcast-verkkoalustaksi yksityisille podcasteille, koulutukselle, sisäiselle viestinnälle ja brändättyjen podcastien markkinoinnille. Sen yksityisten podcastien ratkaisu auttaa yrityksiä jakamaan ääni- ja videosisältöjä turvallisesti työntekijöille tai jäsenille.
Keskeiset ominaisuudet:
- Yksityisten podcastien ylläpito ja julkaisu
- Tuki ääni- ja videopodcasteille
- Sisäisen sisällön turvallinen jakelu
- Yrityksen podcast-verkko
- Koulutuksen ja sisäisen viestinnän kanavat
- Työntekijöiden käyttöoikeuksien hallinta
- Kuuntelija-analytiikka
- Brändättyjen podcastien vaihtoehdot
- Mobiilikuuntelukokemus
- Useiden podcast-kanavien hallinta
Edut:
- Omaperäinen vaihtoehto äänipainotteiseen sisäiseen viestintään
- Sopii hyvin johdon viesteihin, koulutukseen, yrityskulttuuria koskeviin tiedotteisiin ja pidempiin viestintäsisältöihin
- Auttaa työntekijöitä seuraamaan tiedotteita työmatkoilla tai työskennellessään muualla kuin työpöydän ääressä
- Yksityiset podcastit tukevat turvallista sisäistä jakelua
- Hyödyllinen yrityksille, joilla on hajautettua tai etulinjan henkilöstöä
- Analytiikka auttaa tiimejä ymmärtämään kuuntelijoiden sitoutumista
- Sopii erityisen hyvin organisaatioille, jotka rakentavat sisäisiä sisältöohjelmia
Haitat:
- Ei ole yleiskäyttöinen henkilöstöviestinnän alusta
- Ei korvaa chatia, intranetiä tai tehtävienhallintatyökaluja
- Parhaat tulokset edellyttävät säännöllistä podcast-tuotantoa ja sisällön suunnittelua
- Soveltuu heikommin kiireelliseen reaaliaikaiseen viestintään
- Työntekijät voivat tarvita kannustusta äänipohjaisen viestinnän omaksumiseen
WorkJam
Sopii parhaiten: Suurille etulinjan organisaatioille, vähittäiskauppaketjuille, majoitus- ja ravitsemisalan yrityksille, logistiikkayrityksille, tuotantotiimeille, terveydenhuollon tiimeille ja suuryrityksille, jotka tarvitsevat viestintää, tehtävienhallintaa, koulutusta, työvuorosuunnittelua, vaatimustenmukaisuuden hallintaa ja henkilöstön toiminnan koordinointia yhdellä ensisijaisesti mobiilikäyttöön suunnitellulla alustalla.
WorkJam on etulinjan henkilöstön toiminnan koordinointialusta, joka auttaa organisaatioita johtamaan ja sitouttamaan laajamittaisesti työntekijöitä, joilla ei ole kiinteää työpistettä. Se yhdistää kohdennetun viestinnän, täsmälliset työtehtävien osoitukset, koulutuksen ja joustavan työvuorosuunnittelun yhteen paikkaan. WorkJam on erityisen hyödyllinen yrityksille, joissa etulinjan työntekijät saattaisivat muuten tuntea jäävänsä erilleen muusta organisaatiosta.
Keskeiset ominaisuudet:
- Etulinjan henkilöstön viestintä
- Kohdennetut ilmoitukset
- Tehtävienhallinta
- Koulutus ja oppiminen
- Joustava työvuorosuunnittelu
- Työvuorojen hallinta
- Henkilöstön itsepalvelu
- Henkilöstön toiminnan koordinointi
- Toimipisteiden välinen viestintä
- Ensisijaisesti mobiilikäyttöön suunniteltu henkilöstösovellus
Edut:
- Sopii erityisen hyvin suurelle etulinjan henkilöstölle ja ilman kiinteää työpistettä työskentelevälle henkilöstölle
- Yhdistää viestinnän, tehtävät, koulutuksen ja työvuorosuunnittelun
- Auttaa yhdenmukaistamaan toimintaa eri toimipisteissä
- Kohdennettu viestintä parantaa viestien osuvuutta
- Mobiilipainotteinen suunnittelu tukee työntekijöitä, joilla ei ole omaa työpistettä
- Hyödyllinen vähittäiskaupassa, majoitus- ja ravitsemisalalla, logistiikassa, terveydenhuollossa ja teollisuudessa
- Skaalautuu hyvin yrityksiin, joilla on useita toimipisteitä
Haitat
- Voi olla pienille tiimeille liian edistynyt
- Käyttöönotto voi vaatia HR:n, operatiivisen toiminnan ja IT:n yhteistä suunnittelua
- Suuntautuu enemmän suuryrityksille kuin kevyet viestintäsovellukset
- Hinnoittelu ei välttämättä sovi hyvin pienille yrityksille
- Täyden hyödyn saaminen edellyttää tiimeiltä säännöllistä käyttöä
Yhteenveto
Henkilöstöviestinnän ohjelmistot voivat auttaa yrityksiä pitämään tiimit ajan tasalla, yhteydessä toisiinsa ja sitoutuneina. Paras alusta riippuu henkilöstön työn luonteesta, viestintätyylistä ja operatiivisista tarpeista.
Paljon kokouksia pitäville tiimeille Otter on hyödyllinen tekoälymuistiinpanojen ja jälkiseurannan apuväline. Ilman kiinteää työpistettä työskenteleville tiimeille ja pk-yrityksille Connecteam tarjoaa vahvat mobiiliviestinnän ja henkilöstönhallinnan työkalut. Yrityskulttuurin kehittämiseen ja henkilöstön sitouttamiseen Workvivo on vahva työntekijäkokemusalusta. Äänipainotteiseen sisäiseen viestintään Podbean tarjoaa turvalliset yksityiset podcastit. Suurille etulinjan henkilöstöä työllistäville yrityksille WorkJam tarjoaa viestinnän, tehtävät, koulutuksen ja työvuorosuunnittelun yhdessä ensisijaisesti mobiilikäyttöön suunnitellussa ratkaisussa.
