El software de gestión de colecciones está diseñado para ayudar a museos, galerías de arte y otras organizaciones con extensas colecciones de arte, artefactos o antigüedades a monitorear y mantener efectivamente esas colecciones. Proporciona un sistema centralizado para registrar información esencial sobre cada pieza, incluida su ubicación, detalles de adquisición, estado de conservación o restauración, y más. Al digitalizar registros, el software de gestión de colecciones facilita la búsqueda rápidamente de elementos específicos y actualizar sus detalles según sea necesario. Este software es utilizado por curadores, conservadores, archiveros, investigadores y administradores para administrar y preservar toda la colección. A menudo, el software de gestión de colecciones se utiliza junto con el software de gestión de museos o galerías, dependiendo de las necesidades de la institución. Los museos también pueden integrar herramientas adicionales como el software sin fines de lucro basado en la admisión o el software de gestión de donantes para ayudar con las operaciones diarias, mientras que las galerías o las casas de subastas pueden usar software de subastas para arte o subastas antiguas. Para las instituciones que administran colecciones digitales, el software de gestión de activos digitales (DAM) se emplea comúnmente para organizar y mantener activos digitales como imágenes, videos o archivos de audio.