Η πλοήγηση στο Google Drive γίνεται πιο δύσκολη όταν τα αρχεία σας αφορούν διαφορετικούς τομείς της ζωής σας. Μια πρόταση βρίσκεται στον επαγγελματικό σας λογαριασμό, ένας πελάτης σάς παρέχει ξεχωριστά εταιρικά στοιχεία σύνδεσης και τα προσωπικά σας έγγραφα βρίσκονται σε άλλο Drive. Η πρόκληση είναι να θυμάστε ποια ταυτότητα αντιστοιχεί στο έγγραφο που χρειάζεστε.
Υπάρχουν αρκετοί καλοί τρόποι για να διαχειρίζεστε πολλούς λογαριασμούς Google Drive. Η Google υποστηρίζει την εναλλαγή λογαριασμών στο πρόγραμμα περιήγησης, ενώ το Drive για υπολογιστές μπορεί να συνδεθεί με πολλούς λογαριασμούς για τοπική πρόσβαση σε αρχεία. Τα προφίλ του προγράμματος περιήγησης και το WebCatalog προσφέρουν επιπλέον τρόπους οργάνωσης των λογαριασμών που χρησιμοποιείτε στη διάρκεια της ημέρας.
Η σωστή διαμόρφωση εξαρτάται από το τι κάνετε αφού ανοίξετε το Drive. Διαβάζετε περιστασιακά ένα κοινόχρηστο έγγραφο, εργάζεστε με αρχεία στο Finder ή στην Εξερεύνηση αρχείων ή μετακινείστε μεταξύ email πελατών, εγγράφων και συσκέψεων; Ξεκινήστε από αυτή την ερώτηση και στη συνέχεια δημιουργήστε την απλούστερη διαμόρφωση που καλύπτει την καθημερινή σας εργασία.
Επιλέξτε τη διαμόρφωσή σας με βάση την εργασία που πρέπει να κάνετε
Αυτές οι επιλογές λύνουν διαφορετικές πτυχές του προβλήματος και μπορείτε να χρησιμοποιείτε περισσότερες από μία μαζί.
| Η βασική σας ανάγκη | Ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης | Τι πρέπει να έχετε υπόψη |
|---|---|---|
| Να ανοίγετε περιστασιακά το Drive ενός άλλου λογαριασμού | Ο επιλογέας λογαριασμού της Google | Επιβεβαιώστε τον ενεργό λογαριασμό Google πριν από την επεξεργασία ή τη μεταφόρτωση. |
| Να έχετε πρόσβαση σε αρχεία στο cloud μέσω του Finder ή της Εξερεύνησης αρχείων | Google Drive για υπολογιστές | Η Google υποστηρίζει έως τέσσερις λογαριασμούς· επιλέξτε τις ρυθμίσεις συγχρονισμού για τον καθένα. |
| Να διατηρείτε ολόκληρο το περιβάλλον περιήγησης οργανωμένο ανά ταυτότητα | Προφίλ προγράμματος περιήγησης | Διαχειρίζεστε ένα ξεχωριστό περιβάλλον περιήγησης για την εργασία, την προσωπική χρήση ή έναν πελάτη. |
| Να έχετε το Drive μαζί με τις υπόλοιπες εφαρμογές κάθε ταυτότητας | WebCatalog Desktop | Τα προφίλ διαχωρίζουν τις περιόδους σύνδεσης· οι χώροι οργανώνουν τις εφαρμογές και τα προφίλ που χρησιμοποιείτε μαζί. |
Επίσης, ξεχωρίστε τους πολλούς λογαριασμούς από τους πολλούς φακέλους. Αν τρεις πελάτες μοιράζονται φακέλους με τον υπάρχοντα επαγγελματικό σας λογαριασμό, ίσως χρειάζεστε μόνο αυτόν τον λογαριασμό. Δημιουργήστε ξεχωριστό περιβάλλον λογαριασμού μόνο όταν έχετε πράγματι μια άλλη ταυτότητα Google να χρησιμοποιήσετε. Για φακέλους κάτω από την ίδια ταυτότητα, μπορεί να αρκεί μια σαφής δομή έργων.
Χρησιμοποιήστε τον επιλογέα λογαριασμού της Google για περιστασιακή πρόσβαση μέσω ιστού
Η Google σάς επιτρέπει να συνδέεστε σε πολλούς Λογαριασμούς Google και να εναλλάσσεστε μεταξύ τους χωρίς να αποσυνδέεστε. Σε μια υπηρεσία της Google, επιλέξτε την εικόνα προφίλ ή το αρχικό σας, επιλέξτε Προσθήκη λογαριασμού και συνδεθείτε. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τον λογαριασμό που χρειάζεστε από το μενού λογαριασμών.
Αυτό είναι ένα λογικό σημείο εκκίνησης για κάποιον που ελέγχει ένα δεύτερο Drive λίγες φορές την εβδομάδα. Απαιτεί ελάχιστη ρύθμιση και το πρόγραμμα περιήγησης παραμένει το βασικό περιβάλλον εργασίας σας.
Πριν μεταφορτώσετε ένα παραδοτέο ή ζητήσετε πρόσβαση σε ένα έγγραφο, ελέγξτε τη διεύθυνση email που εμφανίζεται στο μενού του λογαριασμού Google. Μια γνώριμη εικόνα προφίλ δεν αποτελεί απόλυτα αξιόπιστη υπενθύμιση, ειδικά όταν και οι δύο λογαριασμοί χρησιμοποιούν την ίδια φωτογραφία. Η Google επισημαίνει επίσης ότι ο πρώτος λογαριασμός στον οποίο συνδέεστε είναι συχνά ο προεπιλεγμένος, κάτι που μπορεί να έχει σημασία όταν μια υπηρεσία δεν είναι βέβαιη ποιον λογαριασμό θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Αν σταματάτε επανειλημμένα για να ελέγξετε το μενού λογαριασμών, σκεφτείτε να δώσετε σε κάθε ταυτότητα μια πιο ευδιάκριτη θέση στην καθημερινή σας διαμόρφωση.
Χρησιμοποιήστε το Drive για υπολογιστές όταν έχει σημασία η τοπική πρόσβαση στα αρχεία
Για αρχεία που χρειάζεστε στο Finder σε Mac ή στην Εξερεύνηση αρχείων στα Windows, ξεκινήστε με την εφαρμογή συγχρονισμού της ίδιας της Google. Το Drive για υπολογιστές υποστηρίζει έως τέσσερις λογαριασμούς ταυτόχρονα.
Για να συνδέσετε έναν ακόμη λογαριασμό:
- Ανοίξτε το μενού του Drive για υπολογιστές.
- Επιλέξτε την εικόνα προφίλ σας επάνω δεξιά.
- Επιλέξτε Προσθήκη άλλου λογαριασμού και συνδεθείτε μέσω του προγράμματος περιήγησης.
- Επανεκκινήστε το Drive για υπολογιστές σύμφωνα με τις οδηγίες της Google.
Αφού συνδέσετε τους λογαριασμούς σας, αποφασίστε πόσο περιεχόμενο από κάθε Drive θέλετε να βρίσκεται στη συσκευή σας. Ο οδηγός της Google για τη ροή και τον κατοπτρισμό αρχείων εξηγεί τη διαφορά: η ροή διατηρεί τα αρχεία κυρίως στο cloud, χρησιμοποιώντας τοπικό χώρο για όσα ανοίγετε ή καθιστάτε διαθέσιμα εκτός σύνδεσης· ο κατοπτρισμός διατηρεί ένα πλήρες αντίγραφο του περιεχομένου της ενότητας «Το Drive μου» τόσο τοπικά όσο και στο cloud. Τα κοινόχρηστα Drive υποστηρίζουν τη ροή αρχείων.
Για παράδειγμα, ένας σχεδιαστής μπορεί να χρειάζεται τακτική τοπική πρόσβαση στο υλικό εργασίας του δικού του επαγγελματικού λογαριασμού, ενώ να επισκέπτεται τον φάκελο υλικού αναφοράς ενός πελάτη μόνο περιστασιακά. Αυτές οι ανάγκες απαιτούν διαφορετικές αποφάσεις για την τοπική αποθήκευση. Λάβετε υπόψη τον διαθέσιμο χώρο στον δίσκο, τα αρχεία που χρειάζεστε όταν ταξιδεύετε και τυχόν απαιτήσεις του οργανισμού σας.
Φροντίστε τα ονόματα των λογαριασμών να είναι ευδιάκριτα όταν περιηγείστε στα τοπικά αρχεία. Πριν επιλέξετε προορισμό μεταφόρτωσης ή εξαγωγής, ελέγξτε μαζί τον λογαριασμό και τον φάκελο. Ένα σωστά ονομασμένο αρχείο στο λάθος Drive εξακολουθεί να δημιουργεί επιπλέον δουλειά για όλους όσοι προσπαθούν να το βρουν.
Το WebCatalog εξυπηρετεί εδώ διαφορετικό σκοπό: οργανώνει την πρόσβαση στη διαδικτυακή διεπαφή του Drive και στις σχετικές εφαρμογές σας. Δεν αντικαθιστά την εφαρμογή συγχρονισμού αρχείων της Google ούτε ενοποιεί τον αποθηκευτικό χώρο που ανήκει σε ξεχωριστούς λογαριασμούς Google. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Drive για υπολογιστές για τα τοπικά αρχεία και το WebCatalog για το διαδικτυακό μέρος του ίδιου έργου.
Χρησιμοποιήστε προφίλ προγράμματος περιήγησης για ευρύτερο διαχωρισμό της περιήγησης
Αν εργάζεστε ήδη κυρίως μέσα σε ένα πρόγραμμα περιήγησης, τα ξεχωριστά προφίλ μπορεί να αρκούν. Τα προφίλ του Chrome διατηρούν ξεχωριστά πληροφορίες όπως σελιδοδείκτες, ιστορικό, κωδικούς πρόσβασης και ρυθμίσεις.
Στο Chrome, ανοίξτε το μενού προφίλ του προγράμματος περιήγησης, επιλέξτε Προσθήκη προφίλ Chrome και δώστε στο προφίλ ένα σαφές όνομα. Ανοίξτε το Drive σε αυτό το προφίλ και συνδεθείτε με τον λογαριασμό Google που σκοπεύετε να χρησιμοποιείτε εκεί. Επαναλάβετε για άλλη ταυτότητα, όταν χρειάζεται.
Ονομάστε τα προφίλ με βάση έναν ρόλο που αναγνωρίζετε αμέσως: «Προσωπικό», «Στούντιο» ή «Λογαριασμός εργασίας Acme». Το όνομα ενός έργου είναι λιγότερο χρήσιμο αν ο ίδιος λογαριασμός θα συνεχίσει να χρησιμοποιείται και μετά το τέλος του έργου.
Αυτή η προσέγγιση είναι βολική όταν θέλετε οι καρτέλες έρευνας, οι σελιδοδείκτες και οι άλλοι ιστότοποι που αφορούν έναν πελάτη να βρίσκονται σε αποκλειστικό περιβάλλον περιήγησης. Καθώς αυξάνεται ο αριθμός των λογαριασμών, προσέξτε μήπως η διαχείριση των παραθύρων του προγράμματος περιήγησης έχει γίνει από μόνη της άλλη μία εργασία.
Οργανώστε την τακτική εργασία με λογαριασμούς στο WebCatalog
Το WebCatalog είναι χρήσιμο όταν το Drive αποτελεί έναν σταθμό σε μια ευρύτερη ρουτίνα που περιλαμβάνει email, ημερολόγια, συνομιλίες και εργαλεία έργων. Τα προφίλ του διατηρούν ξεχωριστές τις περιόδους σύνδεσης των λογαριασμών και τα δεδομένα περιήγησης, ώστε να μπορείτε να επιστρέφετε σε κάθε λογαριασμό στο δικό του περιβάλλον.
Ξεκινήστε με τις ταυτότητες που χρησιμοποιείτε συχνότερα. Ακολουθήστε τις οδηγίες ρύθμισης προφίλ του WebCatalog:
- Ανοίξτε το WebCatalog Desktop και μεταβείτε στα Προφίλ.
- Επιλέξτε Προσθήκη προφίλ και δώστε του ένα ευδιάκριτο όνομα.
- Ανοίξτε το Drive με αυτό το προφίλ και συνδεθείτε στον επιθυμητό λογαριασμό Google.
- Επαναλάβετε για τον άλλο λογαριασμό σας.
Το επαγγελματικό προφίλ που χρησιμοποιείτε για το Drive μπορεί επίσης να εξυπηρετεί το Gmail και το Google Calendar με την ίδια ταυτότητα Google. Η επαναχρησιμοποίησή του σας προσφέρει ένα σταθερό περιβάλλον λογαριασμού καθώς μεταβαίνετε από ένα αίτημα μέσω email σε ένα έγγραφο και έπειτα στη σύσκεψη αξιολόγησής του.
Χρησιμοποιήστε χώρους όταν θέλετε να συγκεντρώσετε εφαρμογές και προφίλ γύρω από έναν πελάτη ή ένα έργο. Κάθε χώρος ανοίγει στο δικό του παράθυρο. Ο διαχωρισμός των λογαριασμών γίνεται μέσω των προφίλ· ο χώρος παρέχει την οργάνωση γύρω από αυτά.
Κρατήστε την αρχική διαμόρφωση μικρή. Προσθέστε τις εφαρμογές που εμπλέκονται σε μία επαναλαμβανόμενη εργασία πριν αναδημιουργήσετε ολόκληρο το περιβάλλον εργασίας σας. Το πρόγραμμα Basic του WebCatalog περιλαμβάνει δύο εφαρμογές για υπολογιστές, δύο προφίλ και έναν χώρο. Τα Pro και Business υποστηρίζουν απεριόριστες εφαρμογές, προφίλ και χώρους, κάτι που έχει σημασία αν επεκταθείτε σε περισσότερους πελάτες ή μεγαλύτερες συλλογές εφαρμογών.
Μια πρακτική ροή εργασίας για έγγραφα πελατών
Σκεφτείτε έναν σύμβουλο με έναν επαγγελματικό λογαριασμό Google και έναν ξεχωριστό λογαριασμό που του έχει παραχωρήσει η Acme. Η Acme αναμένει οι εργασίες του έργου να γίνονται μέσω του δικού της λογαριασμού. Ο σύμβουλος έχει επίσης άλλους πελάτες που μοιράζονται έγγραφα απευθείας με την επαγγελματική του διεύθυνση.
Το χρήσιμο κριτήριο διαχωρισμού είναι η ταυτότητα Google που απαιτείται για την εργασία. Η Acme αποκτά το δικό της προφίλ. Οι άλλοι πελάτες μπορούν να παραμείνουν στο επαγγελματικό προφίλ, αν αυτός είναι ο λογαριασμός στον οποίο έχουν δώσει πρόσβαση.
Ξεκινήστε από τον σωστό λογαριασμό
Ανοίξτε το προφίλ του Drive της Acme πριν ξεκινήσετε την εργασία. Ελέγξτε τη διεύθυνση email του λογαριασμού και έπειτα μεταβείτε στον φάκελο του έργου. Αν η εργασία έφτασε μέσω email, επιβεβαιώστε ότι το μήνυμα αναφέρεται στο ίδιο έργο και στον ίδιο λογαριασμό που έχετε ανοιχτό.
Κάντε το συνήθεια στην αρχή κάθε περιόδου εργασίας. Είναι ευκολότερο να καθιερώσετε έναν έλεγχο πριν από μια περίοδο συγκεντρωμένης εργασίας παρά να διορθώνετε μια μεταφόρτωση που έγινε με λάθος ταυτότητα.
Εργαστείτε στο κοινόχρηστο έγγραφο
Ανοίξτε το έγγραφο που ο πελάτης έχει υποδείξει ως την τρέχουσα έκδοση. Πριν δημιουργήσετε ξεχωριστό αντίγραφο, ρωτήστε αν το αντίγραφο αποτελεί πράγματι μέρος της ανάθεσης. Ένα νέο αρχείο μπορεί να οδηγήσει τους αξιολογητές να συζητούν μία έκδοση ενώ εσείς αναθεωρείτε κάποια άλλη.
Οι ρυθμίσεις κοινής χρήσης της Google καθορίζουν αν ο λογαριασμός σας μπορεί να προβάλλει, να σχολιάζει ή να επεξεργάζεται το αρχείο. Ένα πρόσθετο προφίλ παρέχει ένα ακόμη περιβάλλον σύνδεσης· δεν αλλάζει αυτά τα δικαιώματα.
Αν έχετε μόνο πρόσβαση προβολής αλλά χρειάζεται να κάνετε επεξεργασία, διευθετήστε το με τον κάτοχο του εγγράφου χρησιμοποιώντας τον προβλεπόμενο λογαριασμό. Η δημιουργία πολλών αντιγράφων δεν θα διορθώσει το βασικό πρόβλημα στον τρόπο συνεργασίας.
Επιλέξτε τον προορισμό πριν από τη μεταφόρτωση
Για ένα νέο παραδοτέο, μεταβείτε στον συμφωνημένο φάκελο έργου πριν επιλέξετε τη μεταφόρτωση. Χρησιμοποιήστε ένα όνομα που προσδιορίζει το έργο και τον σκοπό, όπως «Πρόταση ένταξης Acme». Ακολουθήστε την υπάρχουσα σύμβαση ονοματοδοσίας του πελάτη, όταν υπάρχει.
Κατά την παράδοση, μοιραστείτε τον σύνδεσμο προς το συμφωνημένο αρχείο και αναφέρετε τι είναι έτοιμο για έλεγχο. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο περιβάλλον του επόμενου πελάτη σας. Ο στόχος είναι μια επαναλήψιμη διαδρομή από τον λογαριασμό στο έργο και στο έγγραφο, με λιγότερες αποφάσεις να εξαρτώνται από τη μνήμη σας.
Διαγνώστε το πρόβλημα πριν αλλάξετε τη διαμόρφωση
Όταν κάτι φαίνεται λάθος, ξεχωρίστε αυτές τις τρεις περιπτώσεις:
Το αρχείο ανοίγει με λάθος λογαριασμό. Ελέγξτε τη διεύθυνση email Google μέσα στο ενεργό παράθυρο. Ανοίξτε τον σύνδεσμο στο περιβάλλον του επιθυμητού λογαριασμού και δοκιμάστε ξανά. Ένας αποθηκευμένος σύνδεσμος προσδιορίζει μια τοποθεσία· δεν εξασφαλίζει ότι χρησιμοποιείτε τη σωστή ταυτότητα.
Ο σωστός λογαριασμός δεν έχει πρόσβαση στο αρχείο. Ελέγξτε την αρχική πρόσκληση κοινής χρήσης και τη διεύθυνση που αναφέρει. Ζητήστε από τον κάτοχο να επιβεβαιώσει την πρόσβαση για αυτή τη διεύθυνση. Οι επαγγελματικοί και εκπαιδευτικοί οργανισμοί μπορούν επίσης να περιορίζουν την εξωτερική κοινή χρήση, οπότε ένα διαφορετικό προφίλ ενδέχεται να μην άρει τον περιορισμό.
Ένα αρχείο λείπει από τον τοπικό χώρο αποθήκευσης. Ελέγξτε τον σχετικό λογαριασμό στο Drive για υπολογιστές και εξετάστε τις ρυθμίσεις συγχρονισμού και διαθεσιμότητας εκτός σύνδεσης. Πρόκειται για ζήτημα τοπικής διαθεσιμότητας αρχείων, ακόμη κι αν το ίδιο έγγραφο ανοίγει σωστά στην εφαρμογή ιστού.
Αυτή η διάκριση σας βοηθά να παρέμβετε στο σωστό επίπεδο αντί να αποσυνδέεστε επανειλημμένα, να δημιουργείτε ξανά προφίλ ή να μετακινείτε έγγραφα.
Κάντε την επόμενη παράδοση σε πελάτη πιο εύκολα επαναλήψιμη
Επιλέξτε ένα έγγραφο που πρέπει ήδη να παραδώσετε και οργανώστε τη ροή εργασίας του στο WebCatalog Desktop. Δημιουργήστε ένα προφίλ με σαφές όνομα για την εξουσιοδοτημένη ταυτότητα Google, ανοίξτε τον συμφωνημένο φάκελο έργου και κρατήστε τη σχετική επικοινωνία κοντά σας. Ακολουθήστε την πορεία του αρχείου από το αρχικό αίτημα μέχρι την επεξεργασία και τον τελικό έλεγχο.
Κατά την παράδοση, θα πρέπει να μπορείτε να απαντήσετε σε τρεις ερωτήσεις χωρίς να ψάχνετε ανάμεσα στις καρτέλες: ποιον λογαριασμό χρησιμοποίησα, πού βρίσκεται το τρέχον αρχείο και ποιον σύνδεσμο πρέπει να ελέγξει ο πελάτης; Διατηρήστε τη διαμόρφωση που κάνει αυτές τις απαντήσεις εύκολες στην εύρεση, με το Drive για υπολογιστές να αναλαμβάνει τον τοπικό συγχρονισμό όπου χρειάζεται.
