Online faxsoftware giver brugerne mulighed for at sende og modtage faxer digitalt med forbedret sikkerhed. Disse platforme kan transmittere faxer direkte gennem softwaren, via e-mail eller via en mobilapp, hvilket effektivt gør en computer til en virtuel faxmaskine. Ved at bruge online faxsoftware kan virksomheder eliminere omkostningerne forbundet med papir, blæk og fysiske faxmaskiner. Disse platforme tilbyder også sikker dokumentlagring og mulighed for digitalt at signere og redigere faxer, alt sammen uden at skulle udskrive noget. Derudover eliminerer de almindelige problemer såsom travle faxlinjer. Hvis en virksomhed allerede har et faxnummer, kan det problemfrit overføres til online faxløsningen. Online faxsoftware replikerer alle de væsentlige funktioner i en traditionel faxmaskine, herunder afsendelse og modtagelse af faxer. Det er dog vigtigt ikke at forveksle det med e-mail-software. Mens begge involverer elektronisk kommunikation, sender online faxsoftware dokumenter, normalt i PDF-format, direkte til modtagerens indbakke via et faxnummer. I modsætning hertil sender e-mail-software beskeder direkte til en e-mail-indbakke. Online faxning foretrækkes ofte til overførsel af signerede eller fortrolige dokumenter på grund af dets højere sikkerhedsniveau sammenlignet med e-mail.