Efektivní řízení času je dnes těžší než kdy dřív. Mezi schůzkami, plánováním směn, koordinací projektů a osobními úkoly je snadné se cítit zahlceně. Tradiční kalendáře jen škrábou povrch a často nechávají uživatele přepínat mezi připomenutími, přeplánováním konfliktů a nekonečnými e-mailovými vlákny.
Právě zde vstupují do hry plánovací asistenti pohánění umělou inteligencí. Tyto nástroje nejen nastavují připomenutí — předpovídají konflikty, automatizují rezervace, optimalizují časy schůzek, řídí směny týmu a dokonce ošetřují následné kroky. Ať už jste student organizující studijní sezení, freelancer naplánovávající klienty, vedoucí týmu vyvažující směny, nebo manažer spravující náročné kalendáře, existuje AI plánovací aplikace uzpůsobená pro vás.
V tomto průvodci si představíme 9 nejlepších AI asistentů pro plánování, kteří jsou dnes k dispozici. Každý nástroj je určen pro různé uživatele — od profesionálů v rychle se rozvíjejících odvětvích po příležitostné uživatele, kteří prostě chtějí chytřejší způsob, jak mít přehled o každodenních úkolech.
Motion
Vhodné pro:
Profesionály, kteří potřebují AI k prioritizaci úkolů a schůzek.
Motion používá AI k automatickému plánování dne. Vytváří dynamické rozvrhy, které vyvažují schůzky, hlubokou práci a osobní úkoly. Pokud se priority změní, aplikace okamžitě přeuspořádá váš kalendář.
Klíčové funkce:
Auto-plánování úkolů a schůzek podle naléhavosti.
Dynamické denní plánování s okamžitými aktualizacemi.
Integrace s kalendáři Google a Outlook.
Skvělé pro profesionály zaměřené na produktivitu.
Pricing:
Plány od ~19 $/měsíc.
Reclaim.ai
Vhodné pro:
Týmy vyvažující flexibilní práci a opakující se úkoly.
Reclaim.ai se synchronizuje s vaším stávajícím kalendářem a automaticky chrání čas pro návyky, úkoly a schůzky. Přizpůsobí se změnám v reálném čase, což z něj dělá ideální volbu pro hybridní týmy.
Klíčové funkce:
Chytré blokování času pro opakovanou práci.
Automatické přizpůsobení při změně priorit.
Integrace se Slackem, Zoomem, Asanou a Jira.
Vhodné pro rovnováhu práce a života a týmové workflow.
Pricing:
Bezplatný plán k dispozici; placené plány od ~8 $/měsíc.
Clockwise
Vhodné pro:
Velké týmy optimalizující čas pro soustředěnou práci.
Clockwise optimalizuje týmové rozvrhy tím, že přesouvá schůzky na nejvhodnější časy a vytváří nepřerušované bloky pro soustředěnou práci. Je obzvlášť efektivní pro distribuované týmy v překrývajících se časových pásmech.
Klíčové funkce:
AI optimalizace schůzek.
Vytváří rozsáhlé bloky pro soustředěnou práci.
Funguje s Google Kalendářem a Slackem.
Skvělé pro korporace a vzdálené týmy.
Pricing:
Bezplatný plán; Pro plány začínají přibližně na 6,75 $/měsíc.
Calendly
Vhodné pro:
Freelancery a firmy řešící rezervace klientů.
Calendly automatizuje plánování klientů pomocí sdílených odkazů pro rezervace. Funkce poháněné AI doporučují optimální časy a zabraňují dvojímu rezervování. Skvělé pro obchodní týmy, konzultanty a poskytovatele služeb.
Klíčové funkce:
Sdílené stránky pro rezervace pro snadné plánování.
AI rozpoznává a vyhýbá se časovým konfliktům.
Funguje automaticky napříč časovými pásmy.
Integrace se Zoomem, Microsoft Teams a CRM systémy.
Pricing:
Bezplatná základní verze; placené plány od ~10 $/měsíc.
Clara
Vhodné pro:
Manažery a výkonné pracovníky, kteří chtějí „lidsky znějící“ AI asistenta.
Clara funguje jako virtuální výkonný asistent. Zapojíte Claru do e-mailových vláken a ona vede plánovací konverzace přirozeným, lidským tónem. Perfektní pro profesionály s přeplněnými schránkami.
Klíčové funkce:
AI plánování e-mailů, které působí lidsky.
Vyřizuje následné zprávy a přeplánování.
Synchronizuje se s Googlem a Outlookem.
Ušetří hodiny práce výkonným pracovníkům a manažerům.
Pricing:
Začíná přibližně na 99 $/měsíc.
Skedulo
Vhodné pro:
Společnosti řízení pracovníků v terénu nebo na směny.
Skedulo je stavěné pro plánování směn a řízení pracovních sil. AI přiřazuje práce na základě dostupnosti, dovedností a lokace — ideální pro zdravotnictví, maloobchod a terénní servisní týmy.
Klíčové funkce:
AI plánování směn a rozvrhování pracovníků.
Mobilně orientovaná platforma pro pracovníky na cestách.
Přiřazování úkolů podle dovedností.
Aktualizace v reálném čase a nástroje pro dodržování předpisů.
Pricing:
Vlastní cenová nabídka.
Trevor AI
Vhodné pro:
Studentů a freelancerů, kteří potřebují flexibilní řízení úkolů.
Trevor AI kombinuje správu úkolů s kalendářním plánováním. Přidejte své to‑do položky a Trevor inteligentně navrhne nejlepší časové sloty podle vaší zátěže.
Klíčové funkce:
Táhni a pusť úkoly do kalendářních slotů.
AI navrhuje optimální časy pro úkoly.
Synchronizuje se s Google Kalendářem.
Perfektní pro studenty a freelancery.
Pricing:
Bezplatný plán k dispozici; Pro plán od ~3,99 $/měsíc.
Sidekick AI
Vhodné pro:
Obchodní týmy a podnikatele plánující se externími kontakty.
Sidekick AI pomáhá profesionálům domlouvat schůzky s klienty a partnery. Učí se vaše preference a automaticky navrhuje časy, čímž redukuje zdlouhavé e‑maily.
Klíčové funkce:
AI se učí váš styl plánování.
Chytré návrhy schůzek.
Sdílené odkazy na rezervace.
Vytvořené pro externí plánování.
Pricing:
Bezplatný plán; Pro od ~10 $/měsíc.
Microsoft Copilot
Vhodné pro:
Podnikové uživatele již v ekosystému Microsoftu.
Copilot v Outlooku používá AI k shrnutí e‑mailových vláken, navrhuje časy schůzek a automaticky plánuje následné kroky. Je ideální pro organizace, které už používají Microsoft 365.
Klíčové funkce:
AI návrhy časů schůzek.
Automatizace převodu e‑mailů na kalendářní události.
Shrnuje konverzace s akčními body.
Bezproblémová integrace s Teams a Office aplikacemi.
Pricing:
Součást předplatného Microsoft 365 s doplňkem Copilot.
AI plánovací asistenti už nejsou volitelní — stali se nezbytnými nástroji pro řízení moderní pracovní zátěže. Od dynamického denního plánování v Motion přes optimalizaci směn ve Skedulo až po „lidské“ plánování s Clarou, každý nástroj řeší jiný problém.
Pro jednotlivce může AI ušetřit hodiny plánování každý týden. Pro týmy odstraňuje třecí plochy, snižuje vyhoření a zlepšuje spolupráci. Správný asistent nezajišťuje jen rezervace schůzek — uvolní vaši mysl, abyste se mohli soustředit na smysluplnou práci, kreativitu a strategii.
Začněte bezplatným plánem, vyzkoušejte funkce, které sedí na váš pracovní postup, a upgradujte, jak porostou vaše potřeby. S AI, která dělá těžkou práci za vás, plánování přestane být úkolem a stane se příležitostí znovu získat svůj čas.
This is where AI-powered scheduling assistants step in. These tools don’t just set reminders—they predict conflicts, automate bookings, optimize meeting times, manage team shifts, and even handle follow-ups. Whether you’re a student organizing study sessions, a freelancer scheduling clients, a team leader balancing shifts, or an executive managing high-volume calendars, there’s an AI scheduling app designed for you.
In this guide, we’ll explore the 9 best AI scheduling assistants available today. Each tool is tailored for different users, from professionals in fast-paced industries to casual users who simply want a smarter way to stay on top of daily tasks.
Motion
Best for: Professionals who need AI to prioritize tasks and meetings.
Motion uses AI to automatically plan your day. It builds dynamic schedules that balance meetings, deep work, and personal tasks. If priorities shift, the app instantly reshuffles your calendar.
Key Features:
- Auto-schedules tasks and meetings based on urgency.
- Dynamic daily planning with instant updates.
- Integrates with Google and Outlook calendars.
- Great for productivity-focused professionals.
Pricing: Plans from ~$19/month.
Reclaim.ai
Best for: Teams balancing flexible work and recurring tasks.
Reclaim.ai syncs with your existing calendar and automatically protects time for habits, tasks, and meetings. It adjusts around real-time changes, making it ideal for hybrid teams.
Key Features:
- Smart time-blocking for recurring work.
- Automatically adjusts when priorities shift.
- Integrates with Slack, Zoom, Asana, and Jira.
- Best for work-life balance and team workflows.
Pricing: Free plan available; paid plans from ~$8/month.
Clockwise
Best for: Large teams optimizing for focus time.
Clockwise optimizes team schedules by moving meetings to the best times, creating uninterrupted focus blocks. It’s especially effective for distributed teams with overlapping time zones.
Key Features:
- AI meeting optimization.
- Creates large focus-time blocks.
- Works with Google Calendar and Slack.
- Great for enterprises and remote teams.
Pricing: Free plan; Pro plans start at ~$6.75/month.
Calendly
Best for: Freelancers and businesses handling client bookings.
Calendly automates client scheduling with shareable booking links. AI-powered features recommend optimal times and prevent double-booking. Great for sales teams, consultants, and service providers.
Key Features:
- Shareable booking pages for easy scheduling.
- AI detects and avoids time conflicts.
- Works across time zones automatically.
- Integration with Zoom, Teams, and CRMs.
Pricing: Free basic version; paid plans from ~$10/month.
Clara
Best for: Executives who want a “human-like” AI scheduling assistant.
Clara acts like a virtual executive assistant. You loop Clara into email threads, and it handles scheduling conversations with a natural, human tone. Perfect for professionals with busy inboxes.
Key Features:
- AI email scheduling that feels human.
- Handles follow-ups and rescheduling.
- Syncs with Google and Outlook.
- Saves hours for executives and managers.
Pricing: Starts at ~$99/month.
Skedulo
Best for: Companies managing frontline or shift-based workers.
Skedulo is built for shift planning and workforce management. AI assigns jobs based on availability, skills, and location—ideal for healthcare, retail, and field service teams.
Key Features:
- AI shift planning and workforce scheduling.
- Mobile-first platform for on-the-go workers.
- Skill-based task assignment.
- Real-time updates and compliance tools.
Pricing: Custom pricing.
Trevor AI
Best for: Students and freelancers managing tasks with flexibility.
Trevor AI combines task management with calendar scheduling. Add your to-dos, and Trevor intelligently suggests the best time slots based on your workload.
Key Features:
- Drag-and-drop tasks into calendar slots.
- AI suggests optimal times for tasks.
- Syncs with Google Calendar.
- Perfect for students or freelancers.
Pricing: Free plan available; Pro plan from ~$3.99/month.
Sidekick AI
Best for: Sales teams and entrepreneurs scheduling with external contacts.
Sidekick AI helps professionals schedule meetings with clients and partners. It learns your preferences and suggests times automatically, reducing back-and-forth emails.
Key Features:
- AI learns your scheduling style.
- Smart meeting suggestions.
- Shareable booking links.
- Built for external scheduling needs.
Pricing: Free plan; Pro from ~$10/month.
Microsoft Copilot
Best for: Enterprise users already in the Microsoft ecosystem.
Copilot in Outlook uses AI to summarize email threads, suggest meeting times, and automatically schedule follow-ups. It’s perfect for organizations already using Microsoft 365.
Key Features:
- AI meeting time suggestions.
- Email-to-calendar automation.
- Summarizes conversations with action points.
- Seamless with Teams and Office apps.
Pricing: Included in Microsoft 365 subscriptions with Copilot add-on.
AI scheduling assistants are no longer optional—they’ve become essential tools for managing modern workloads. From Motion’s dynamic daily planning to Skedulo’s shift optimization and Clara’s human-like scheduling, each app solves a unique challenge.
For individuals, AI can save hours of planning each week. For teams, it removes friction, reduces burnout, and makes collaboration smoother. The right assistant doesn’t just book meetings—it frees your mind to focus on meaningful work, creativity, and strategy.
Start with a free plan, test the features that fit your workflow, and upgrade as your needs grow. With AI doing the heavy lifting, you’ll find scheduling no longer feels like a chore—it feels like an opportunity to reclaim your time.