Навигирането в Google Drive става по-трудно, когато файловете ви са свързани с различни сфери от живота ви. Една оферта е в служебния ви акаунт, клиент ви предоставя отделен фирмен акаунт, а личните документи са в друг Drive. Предизвикателството е да помните кой акаунт е свързан с документа, който ви трябва.
Имате няколко добри начина да управлявате множество акаунти в Google Drive. Google поддържа превключване между акаунти в браузъра, а Drive за компютри може да свързва няколко акаунта за локален достъп до файловете. Профилите в браузъра и WebCatalog добавят възможности за организиране на акаунтите, които използвате през деня.
Подходящата настройка зависи от това какво правите, след като отворите Drive. Преглеждате ли от време на време споделен документ, работите ли с файлове във Finder или File Explorer, или превключвате между клиентска поща, документи и срещи? Започнете с този въпрос, след което изградете най-простата организация, която покрива ежедневната ви работа.
Изберете организация според работата, която трябва да свършите
Тези варианти решават различни части от проблема и можете да използвате няколко от тях заедно.
| Основната ви нужда | Полезна отправна точка | Какво да имате предвид |
|---|---|---|
| От време на време да отваряте Drive на друг акаунт | Превключвателят на акаунти на Google | Проверявайте активния акаунт в Google, преди да редактирате или качвате файлове. |
| Да имате достъп до облачни файлове чрез Finder или File Explorer | Google Drive за компютри | Google поддържа до четири акаунта; изберете настройките за синхронизиране за всеки от тях. |
| Да поддържате цяла среда за сърфиране, организирана по акаунти | Профили в браузъра | Управлявате отделна браузърна среда за работа, лична употреба или клиент. |
| Да държите Drive заедно с останалите приложения за всеки акаунт | WebCatalog Desktop | Профилите разделят сесиите; пространствата организират приложенията и профилите, които използвате заедно. |
Правете разлика и между множество акаунти и множество папки. Ако трима клиенти споделят папки със съществуващия ви служебен акаунт, може да ви е нужен само той. Създайте отделна среда за акаунт, когато действително имате друг акаунт в Google, който трябва да използвате. За папки в рамките на един и същ акаунт може да е достатъчна ясна структура по проекти.
Използвайте превключвателя на акаунти на Google за нередовен достъп през уеб
Google ви позволява да влизате в няколко акаунта в Google и да превключвате между тях, без да излизате. В услуга на Google изберете снимката или инициала на профила си, изберете Добавяне на акаунт и влезте. След това можете да изберете необходимия акаунт от менюто с акаунти.
Това е разумна отправна точка за човек, който проверява втори Drive няколко пъти седмично. Настройката е минимална, а браузърът остава основната ви работна среда.
Преди да качите готов материал или да поискате достъп до документ, проверете имейл адреса, показан в менюто на акаунта в Google. Познатият аватар не е напълно надежден ориентир, особено когато и двата акаунта използват една и съща снимка. Google също така отбелязва, че първият акаунт, в който влезете, често е акаунтът по подразбиране, което може да има значение, когато дадена услуга не знае кой акаунт възнамерявате да използвате.
Ако постоянно се налага да спирате, за да проверявате менюто с акаунти, помислете дали да не дадете на всеки акаунт по-разпознаваемо място в ежедневната си работна среда.
Използвайте Drive за компютри, когато локалният достъп до файлове е важен
За файлове, които са ви необходими във Finder на Mac или във File Explorer на Windows, започнете със собствения клиент за синхронизиране на Google. Drive за компютри поддържа до четири акаунта едновременно.
За да свържете друг акаунт:
- Отворете менюто на Drive за компютри.
- Изберете профилната си снимка горе вдясно.
- Изберете Добавяне на друг акаунт и влезте през браузъра.
- Рестартирайте Drive за компютри според указанията на Google.
След като свържете акаунтите си, решете каква част от всеки Drive да се съхранява на устройството ви. Ръководството на Google за поточно предаване и огледално съхранение обяснява разликата: поточното предаване съхранява файловете основно в облака, като използва локално място за файловете, които отваряте или правите достъпни офлайн; огледалното съхранение поддържа пълно копие на „Моят диск“ както локално, така и в облака. Споделените дискове поддържат поточно предаване.
Например на един дизайнер може да му е необходим редовен локален достъп до работни материали в собствения му служебен акаунт, докато отваря папката с референтни материали на клиент само от време на време. Тези нужди изискват различни решения за локалното съхранение. Вземете предвид наличното дисково пространство, файловете, които ви трябват при пътуване, и всички изисквания на организацията ви.
Поддържайте имената на акаунтите разпознаваеми, когато навигирате сред локалните файлове. Преди да изберете местоназначение за качване или експортиране, проверете едновременно акаунта и папката. Файл с правилно име, но в грешния Drive, пак създава допълнителна работа за всички, които се опитват да го намерят.
Тук WebCatalog има различна цел: да организира достъпа до уеб интерфейса на Drive и свързаните ви приложения. Той не заменя клиента за синхронизиране на файлове на Google и не обединява хранилищата на отделни акаунти в Google. Можете да използвате Drive за компютри за локалните файлове, а WebCatalog — за уеб частта на същия проект.
Използвайте профили в браузъра за по-цялостно разделяне на сърфирането
Ако вече работите основно в браузър, отделните профили може да са достатъчни. Профилите в Chrome съхраняват отделно информация като отметки, история, пароли и настройки.
В Chrome отворете менюто с профили на браузъра, изберете Добавяне на профил в Chrome и дайте на профила ясно име. Отворете Drive в този профил и влезте с акаунта в Google, който възнамерявате да използвате там. Повторете за друг акаунт при необходимост.
Наименувайте профилите според роля, която разпознавате веднага: „Личен“, „Студио“ или „Служебен акаунт в Acme“. Името на проект е по-малко полезно, ако същият акаунт ще продължи да се използва и след края на проекта.
Този подход е удобен, когато искате разделите с проучвания, отметките и другите уебсайтове за даден клиент да са в отделна браузърна среда. С нарастването на броя на акаунтите следете дали управлението на прозорците на браузъра не се е превърнало в отделна задача само по себе си.
Организирайте редовната работа с акаунти в WebCatalog
WebCatalog е полезен, когато Drive е само една стъпка в по-широк работен процес, включващ имейл, календари, чат и инструменти за проекти. Неговите профили държат сесиите на акаунтите и данните за сърфиране отделно, така че да можете да се връщате към всеки акаунт в собствената му среда.
Започнете с акаунтите, които използвате най-често. Следвайте инструкциите на WebCatalog за настройване на профили:
- Отворете WebCatalog Desktop и отидете на Профили.
- Изберете Добавяне на профил и му дайте разпознаваемо име.
- Отворете Drive с този профил и влезте в съответния акаунт в Google.
- Повторете за другия си акаунт.
Служебният профил, който използвате за Drive, може да се използва и за Gmail и Google Календар със същия акаунт в Google. Повторното му използване ви осигурява последователна среда на акаунта, докато преминавате от заявка по имейл към документ и след това към срещата за преглед.
Използвайте пространства, когато искате да групирате приложения и профили около клиент или проект. Всяко пространство се отваря в собствен прозорец. Разделянето на акаунтите се осигурява от профилите; пространството осигурява организацията около тях.
Започнете с малка първоначална конфигурация. Добавете приложенията, участващи в една повтаряща се задача, преди да пресъздадете цялата си работна среда. Планът Basic на WebCatalog включва две настолни приложения, два профила и едно пространство. Pro и Business поддържат неограничен брой приложения, профили и пространства, което е важно, ако разширите работата си до няколко клиента или по-големи набори от приложения.
Практичен работен процес за клиентски документи
Да разгледаме консултант със служебен акаунт в Google и отделен акаунт, предоставен от Acme. Acme очаква работата по проекта да се извършва през нейния акаунт. Консултантът има и други клиенти, които споделят документи директно със служебния му адрес.
Полезният критерий за разделяне е акаунтът в Google, необходим за работата. Acme получава собствен профил. Останалите клиенти могат да останат в служебния профил, ако това е акаунтът, на който са предоставили достъп.
Започнете от правилния акаунт
Отворете профила за Drive на Acme, преди да започнете задачата. Проверете имейл адреса на акаунта, след което отидете в папката на проекта. Ако задачата е пристигнала по имейл, потвърдете, че съобщението се отнася до същия проект и акаунт, които сте отворили.
Превърнете това в навик в началото на всяка работна сесия. Една проверка преди период на съсредоточена работа се поддържа по-лесно като навик, отколкото поправянето на последиците от качване с грешния акаунт.
Работете в споделения документ
Отворете документа, който клиентът е посочил като текуща версия. Преди да създадете отделно копие, попитайте дали копието действително е част от заданието. Нов файл може да доведе до това проверяващите да обсъждат една версия, докато вие редактирате друга.
Настройките за споделяне на Google определят дали акаунтът ви може да преглежда, коментира или редактира. Допълнителният профил осигурява друга среда с влязъл акаунт; той не променя тези разрешения.
Ако имате достъп само за преглед, но трябва да редактирате, уточнете това със собственика на документа, като използвате съответния акаунт. Създаването на няколко копия няма да реши основния проблем с организацията на съвместната работа.
Изберете местоназначението преди качване
За нов готов материал отидете в уговорената папка на проекта, преди да изберете файла за качване. Използвайте име, което показва проекта и предназначението, например „Acme — предложение за въвеждане“. Следвайте съществуващите правила на клиента за именуване, ако има такива.
При предаването споделете връзката към уговорения файл и посочете какво е готово за преглед. След това преминете към средата на следващия клиент. Целта е да имате повтаряем път от акаунта към проекта и документа, с по-малко решения, оставени на паметта.
Установете проблема, преди да променяте настройката
Когато нещо изглежда нередно, разграничете следните три случая:
Файлът се отваря с грешния акаунт. Проверете имейл адреса в Google в активния прозорец. Отворете връзката в средата на желания акаунт и опитайте отново. Запазената връзка посочва местоположение; тя не гарантира, че използвате правилния акаунт.
Правилният акаунт няма достъп до файла. Проверете първоначалната покана за споделяне и посочения в нея адрес. Помолете собственика да потвърди достъпа за този адрес. Служебните и образователните организации могат също да ограничават външното споделяне, така че друг профил може да не премахне ограничението.
Файл липсва от локалното хранилище. Проверете съответния акаунт в Drive за компютри и прегледайте настройките му за синхронизиране и офлайн достъп. Това е въпрос на локална наличност на файла, дори ако същият документ се отваря правилно в уеб приложението.
Това разграничение ви помага да действате на правилното ниво, вместо многократно да излизате от акаунти, да пресъздавате профили или да местите документи.
Направете следващото предаване на материали на клиент по-лесно за повторение
Изберете документ, който така или иначе трябва да предадете, и организирайте работния процес по него в WebCatalog Desktop. Създайте профил с ясно име за акаунта в Google, който има необходимите права, отворете уговорената папка на проекта и дръжте свързаната комуникация подръка. Проследете файла от първоначалната заявка през редактирането до окончателния преглед.
При предаването трябва да можете да отговорите на три въпроса, без да ровите из разделите: кой акаунт използвах, къде се намира текущият файл и коя връзка трябва да отвори клиентът за преглед? Запазете организацията, която прави тези отговори лесни за намиране, а Drive за компютри нека поема локалното синхронизиране там, където е необходимо.
