ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรใช้เพื่อติดตาม กำหนดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรบุคคลและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเปรียบเทียบความพร้อมของทรัพยากรกับความต้องการของโครงการ ช่วยให้พวกเขาจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะแล้วเสร็จตรงเวลาและอยู่ภายในงบประมาณ ผู้จัดการโครงการยังสามารถใช้เครื่องมือการจัดการทรัพยากรเพื่อสร้างกำหนดการและวางแผนสำหรับงานและโครงการหลายรายการพร้อมกัน ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรมีสองประเภทหลัก: โซลูชันที่ดีที่สุดซึ่งมุ่งเน้นไปที่การจัดการทรัพยากรเพียงอย่างเดียว และโซลูชันแบบครบวงจรที่รวมคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรเข้ากับความสามารถอื่น ๆ เช่น การจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอ สิ่งสำคัญคือต้องไม่สับสนระหว่างซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรกับเครื่องมือการจัดการโครงการ แม้ว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมักจะมีคุณลักษณะการจัดสรรทรัพยากรขั้นพื้นฐาน แต่ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรจะมีความเชี่ยวชาญมากกว่าและไม่ครอบคลุมงาน เหตุการณ์สำคัญ หรือพอร์ตโฟลิโอโครงการ เมื่อนำเสนอเป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลน ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรจะต้องบูรณาการเข้ากับการจัดการโครงการหรือระบบการจัดการโครงการและพอร์ตโฟลิโอเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ