Zoho Cliq 的對話可以跨越公司界線。你可能在雇主的組織內工作、與供應商協作，並使用客戶另外提供的帳號處理其他任務。每種合作關係可能都需要不同的存取方式。
管理多個 Zoho Cliq 帳號的第一步，是釐清這些關係。不同的登入帳號需要各自獨立的工作階段。外部頻道、訪客邀請或 Network 則可能讓你透過現有帳號進行協作。建立另一個桌面設定檔，並不能決定你的組織允許採用哪種安排。
釐清存取模式後，你就可以選擇使用 Cliq 的原生帳號管理功能，或透過 WebCatalog 將這些帳號與相關工作應用程式整理在一起。
分清楚登入帳號與所屬組織的問題
「多個組織」可能代表幾種不同情況。擁有另一家公司核發之登入帳號的員工，與受邀加入共同對話的合作夥伴，面臨的問題並不相同。
Zoho 的 Cliq 搭配 CRM Plus 使用說明文件明確區分了這一點：使用者隸屬於一個主要組織，並可作為外部使用者加入其他組織。文件說明了如何在這些組織情境之間切換，而外部使用者的存取權限與內部成員有所不同。
較近期推出的 Cliq 訪客使用者管理功能，則提供了存取另一個組織內指定頻道與聯絡人的方式。能否參與取決於邀請內容及相關組織政策。
這表示，同一個電子郵件地址出現在不只一家公司的工作中，並不一定代表有兩個獨立的 Cliq 帳號。請先確認自己使用的是獨立登入帳號、外部成員資格，還是特定的協作邀請。不要假設其他 Zoho 產品的多組織規則可以原封不動地套用到 Cliq。
新增桌面帳號前，先建立存取關係表
為需要進行的工作建立一份簡單紀錄。針對每個工作對象，列出登入帳號、存取類型、負責的管理員及相關資料。
| 工作關係 | 需要確認的存取權限 | 建議的桌面配置 |
|---|---|---|
| 主要公司的員工 | 你的內部帳號與指派的頻道 | 公司設定檔與工作空間 |
| 客戶提供獨立的授權登入帳號 | 該帳號的組織與頻道存取權限 | 以客戶命名的獨立設定檔 |
| 供應商已使用 Cliq | 外部頻道或其他獲准的協作方式 | 將現有帳號與供應商的專案工具放在一起 |
| 承包商加入範圍有限的任務 | 在支援的情況下，以訪客身分存取所需對話 | 獲授權的訪客環境與專案簡介 |
| 長期合作夥伴社群 | Cliq Network 成員資格 | 將相關 Network 與合作夥伴資源放在一起 |
這份關係表應如實反映實際的存取權限。名為「北方客戶」的空間，只有在其中的帳號能存取目標對話時才有用。
例如，若並不存在獨立的供應商登入帳號，就應記錄「公司登入帳號、供應商外部頻道、採購負責人」，而不是「供應商帳號」。清楚的標示能避免你為了解決存取設定問題，反而建立重複的設定檔。
了解現有的原生選項
Cliq 桌面應用程式可處理多個帳號登入
Zoho Cliq 原生桌面應用程式已支援多個帳號。Zoho 文件指出，可透過 **Accounts → Add account（帳號 → 新增帳號）**新增登入帳號，最多可加入十個帳號。從 Accounts 選單選取帳號後，系統會為該帳號開啟新的 Cliq 視窗。
如果你的工作大多在 Cliq 內完成，這是很直接的選擇。你可以透過應用程式的帳號選單，存取既有的不同公司登入帳號。如果每個帳號只是更大工作流程的一部分，還涉及專案紀錄、文件、行事曆及其他網頁應用程式，WebCatalog 就會更有幫助。
外部頻道讓不同組織圍繞對話協作
外部頻道可讓不同組織的人員共同協作。相關政策與邀請內容會決定存取權限。Zoho 也支援在指定資料中心之間進行外部頻道協作，但跨資料中心的直接訊息另有不同限制。
能否建立外部頻道取決於方案：免費方案無法建立外部頻道，而付費方案中誰能建立，則取決於版本與管理員權限。在為供應商合作關係選擇此方式前，請先確認主辦組織的設定。
訪客存取與 Networks 適用於不同關係
Zoho 更新後的訪客功能可讓受邀協作者加入現有頻道。這可能適合協助特定行銷活動的承包商。Cliq Network 則提供專用環境，用於更廣泛的外部協作，例如持續運作的合作夥伴社群。
提出採用較新的工作流程前，請先查看最新的訪客說明文件：Zoho 目前指出，Zoho One 不支援 Guest Users 2.0，且此功能不支援跨資料中心的直接訊息。可採用的方式應以實際組織的版本與設定為準。
這些原生選項可能讓你不必再建立另一個帳號。只有在工作確實需要時才使用獨立登入帳號；如果屬於外部參與的合作關係，則使用合適的協作功能。
在 WebCatalog 中整理已核准的配置
準備好存取關係表後，就能依此配置桌面。WebCatalog Desktop 可讓你在專用視窗中啟動 Cliq，並將它與其他網頁應用程式整理在一起。
若有兩個不同的登入帳號，請依照 WebCatalog 的設定檔設定說明操作：
- 開啟 Profiles（設定檔），選擇 Add profile（新增設定檔）。
- 依第一個設定檔將使用的帳號命名，例如「公司營運」。
- 使用該設定檔開啟 Cliq，並依照組織的一般流程登入。
- 建立第二個設定檔，例如「北方客戶」，然後在其中登入客戶另外提供的帳號。
- 新增更多工作對象前，先確認兩個工作階段中的帳號與組織。
設定檔會將 Cookie、工作階段及瀏覽資料分開。它們不會提供邀請、指派授權，也不會改變 Cliq 內授予的存取權限。
接著，為每種工作情境建立一個空間。公司空間可以包含 Cliq、營運追蹤工具及內部手冊。客戶空間則可以放入客戶的 Cliq 工作階段、專案計畫及審查文件。
每個空間都會在各自的視窗中開啟。在多個空間中重複使用同一個 WebCatalog 設定檔，使用的仍是同一個登入帳號；不同的空間名稱不會建立另一個帳號身分。當同一個帳號確實有權參與多個專案對話時，這樣重複使用就很合適。
請選擇符合所需應用程式、設定檔及空間數量的 WebCatalog 方案。計算不同登入帳號的數量時，應與專案數量分開：五個專案使用同一個帳號，並不代表一定需要五個設定檔。
範例：同時處理三種合作關係的交付經理
假設一位交付經理正在協調內部產品推出、客戶導入及供應商交接。這些專案由同一個人負責，但並非共用所有帳號或文件。
內部推出作業：將團隊對話放在計畫旁
使用公司帳號進行內部推出作業。在「產品推出」空間中，將該 Cliq 工作階段與發布檢查清單、決策紀錄放在一起。
當團隊成員詢問某個里程碑是否已準備就緒時，你可以在同一個工作情境中查看計畫。先在專案團隊預期的位置記錄決策，再到適當的頻道回覆。這樣的好處，是能更順暢地從討論切換到支撐討論的紀錄。
不需要只因為推出作業有自己的空間，就建立新的 Cliq 帳號。如果兩種情境使用的是同一身分，公司登入帳號也可以重複用於營運空間。
客戶導入：將客戶提供的登入帳號分開
假設客戶提供了其組織內的帳號。請將該登入帳號配置到「北方客戶」設定檔，並搭配客戶的專案工具使用。
第一次審查前，先確認能否存取導入頻道及討論中的文件。如果能開啟聊天，卻無法開啟專案檔案，請確認檔案服務要求使用哪個帳號。Cliq 工作階段可正常使用，並不代表所有相關應用程式都使用相同的登入憑證。
利用客戶空間提醒自己目前正在處理的任務。分享檔案時，請檢查預定對象及目標對話。重點是讓相關文件隨手可得，使一般審查流程更容易遵循。
供應商交接：適當時沿用公司身分
對於供應商，經核准的外部頻道可能就已足夠。沿用公司帳號，並將供應商交接文件加入另一個專案空間。
存取關係表應註明，這段對話仍使用「公司營運」帳號。在工作中斷後重新回來時，這項區別很重要：你是以員工身分與外部對象協作，而不是登入供應商內部組織的人員。
如果供應商無法加入，請負責的管理員檢查邀請及協作政策。建立全新的 WebCatalog 設定檔，不會改變控制參與資格的伺服器端權限。
隨工作變化，持續更新存取關係表
當客戶任務開始、承包商完成工作，或職責移交給其他同事時，請更新關係表。值得確認的問題都很具體：使用哪個登入帳號、還需要哪些對話，以及誰能變更這些存取權限？
人員離開時，可能需要由管理員移除其組織或訪客存取權限。移除桌面捷徑則是另一項整理工作。請先透過掌管成員資格的組織，完成服務端的權限變更，再整理工作空間，使其反映最新狀態。
也請檢視對話周邊的應用程式。專案可能已結束，但舊的簡介、行事曆或文件帳號仍每天出現在眼前。移除不再支援進行中工作的項目，讓空間持續符合原本用途。
如果通知開始造成干擾，請決定每個工作時段中哪些對話需要回應。使用相關 Cliq 環境提供的通知控制功能，並在仰賴設定前先確認效果。讓更多帳號便於存取，不代表每個帳號都必須整天獲得同等關注。
在桌面上為下一個組織安排清楚的位置
從一個公司登入帳號與一段外部合作關係開始。判斷這段關係需要的是獨立帳號、訪客邀請、外部頻道，還是 Network。設定桌面前，先記錄答案。
接著，將 Zoho Cliq 加入 WebCatalog，為不同的登入帳號建立設定檔，並依各種合作關係產生的工作組合空間。如此一來，你的帳號架構就能與各組織提供的存取權限保持一致，也更容易在同一處找到相關對話與工具。
