Google Voice 可以處理各種截然不同的通話：私人預約、客戶討論，或代同事接聽的通話。在新增另一個登入帳戶之前，先判斷你實際需要呈現的是哪種差異。
如要管理多個 Google Voice 帳戶，可以使用 Google 的帳戶選單在帳戶間切換；也可以在 WebCatalog Desktop 中為每個帳戶建立專屬設定檔，讓兩個帳戶同時保持登入。請確認每個帳戶的 Voice 電話號碼，並依據該帳戶安排工作。如果多人需要接聽同一個號碼，Google Voice 的商務通話功能可能比再開一個帳戶視窗更合適。
WebCatalog Desktop 讓你能在桌面上方便地存取不同帳戶情境。號碼指派、訂閱、轉接及通話路由方式，仍由 Google Voice 負責。
先選擇帳戶與號碼配置
Google 帳戶用來識別已登入的使用者。Voice 號碼是透過這項服務提供或指派的號碼。連結電話號碼則是可接收轉接來電的既有電話號碼。
個人 Google 帳戶只能有一個 Voice 號碼；Google 甚至不會將第二個號碼轉移到已經有一個號碼的帳戶。因此，若要使用第二個個人號碼，就需要另一個 Google 帳戶，這時才需要管理多個帳戶。
Google 的連結號碼說明指出，來電轉接會將打到 Voice 號碼的來電轉送至已連結的電話。連結你的手機不會建立第二個 Google Voice 身分，也不會產生獨立的收件匣。
請先選擇符合工作需求的配置：
| 你的需求 | 合適的起始方案 | 桌面工作區能提供什麼 |
|---|---|---|
| 方便存取個人與雇主提供的 Voice 帳戶 | 分別設定帳戶 | 獨立的工作階段，以及容易辨識的工作情境 |
| 在另一支電話上接聽現有的 Voice 號碼 | 在可用情況下設定連結號碼轉接 | 存取該帳戶的設定與通話記錄 |
| 讓團隊接聽撥至共用商務號碼的來電 | 符合資格的 Workspace 響鈴群組 | 周邊團隊工具與記錄 |
| 協助主管處理其通話 | 符合資格方案的授權通話委派 | 在同意使用的後續處理工具旁，使用你自己的工作階段 |
這些是不同的配置。開啟更多帳戶視窗並不會建立響鈴群組，而轉接號碼也不會將處理對話的責任指派給其他人。選擇要在哪裡顯示通話之前，先決定通話應如何處理。
依實際使用的 Voice 訂閱方案選擇配置
Google Voice 個人帳戶與商務帳戶提供的功能並不完全相同。Google 的訂閱方案比較區分了單一使用者方案與新增至 Google Workspace 的訂閱方案。
免費的消費者服務是其中一種單一使用者方案。Google 也為美國符合資格的個人 Gmail 帳戶提供 Starter 獨立方案與 Standard 獨立方案。因此，個人 Gmail 登入帳戶本身並不能說明該帳戶使用的是免費服務還是付費方案。
比較商務功能時，獨立方案說明文件尤其重要：Standard 獨立方案包含自動總機，但不包含響鈴群組或通話委派。這些協作功能則可透過 Workspace 外掛方案 Voice Standard 和 Premier使用。
對於由公司管理的帳戶，請確認已為該使用者開通 Voice。僅有工作電子郵件地址，並不代表已啟用可用的 Voice 服務或所需的通話功能。
地區也會影響選擇。單一使用者方案僅在美國提供。組織的服務供應情況則取決於所在國家／地區，以及電話服務是透過 Google 通話方案、Carrier Link 還是 SIP Link 提供。在規劃跨地區部署之前，請參閱 Google 的國家／地區與服務供應商指南。
你不需要重新設計整套電話系統，就能整理兩個現有帳戶。但在預期兩個帳戶都具備相同功能之前，必須先確認各帳戶使用的服務方案。
適用時使用 Google 內建的帳戶控制功能
Google 已提供多帳戶登入與切換功能。在桌面上，使用個人資料圖片或姓名縮寫來新增或選取帳戶，接著確認你開啟的服務目前使用哪個帳戶。
Google Voice 行動應用程式也提供 Android 與 iPhone 或 iPad 的帳戶切換說明。如果你只需偶爾切換情境，帳戶選擇器會是實用的選項。
在桌面上，Google Voice 可透過網頁版使用。Google 的通話說明列出支援的瀏覽器，包括 Chrome、Edge、Firefox 和 Safari。若只是簡單的使用方式，在瀏覽器中保持 Google Voice 開啟或許就足夠了。
如果個人帳戶與工作帳戶需要各自擁有固定且具名的存取位置，尤其是通話後需要處理文件、預約或專案記錄時，分開的 WebCatalog Desktop 設定檔就很實用。你可以直接回到預期的工作階段，而不必只依賴一般瀏覽器視窗中目前選取的是哪個 Google 帳戶。
在 WebCatalog Desktop 中為每個帳戶建立容易辨識的專屬位置
在 WebCatalog Desktop 中新增 Google Voice。在 **Profiles（設定檔）**中選擇 Add profile（新增設定檔），依帳戶用途命名，並使用該設定檔開啟 Voice。使用預定的 Google 帳戶登入。再為另一個帳戶重複上述步驟，建立第二個設定檔。每個設定檔都會在自己的桌面視窗中開啟 Voice，並顯示 Dock 或工作列圖示，而不是可能被你不小心關閉的瀏覽器分頁。
WebCatalog 的設定檔說明文件指出，不同設定檔的 Cookie、工作階段與瀏覽資料彼此獨立。可使用「個人 Voice」和「顧問工作」等名稱。
繼續之前，請確認每個工作階段中的帳戶電子郵件與 Voice 號碼。如果通話記錄是空的，或畫面顯示註冊頁面，可能表示你選取的 Google 帳戶並不是已啟用服務的帳戶。建立或變更號碼之前，請先確認帳戶身分。
建立一個包含 Voice、行事曆及通話後使用的記錄資料的工作空間。每個空間都會在自己的視窗中開啟。設定檔用來區隔帳戶工作階段；空間則用來依用途整理應用程式。
如果同一個商務號碼服務多個客戶專案，你可以在不同專案空間中重複使用同一個設定檔。這仍代表同一個 Voice 帳戶，底層的通話記錄也相同。
工作流程 1：在工作日中處理私人與專業通話
假設有位顧問使用既有的個人 Voice 帳戶，另有一個分開開通的商務帳戶。目標是辨識每通對話所屬的情境，並將後續工作放在正確的位置。
一天開始時，將工作帳戶工作階段與預約行事曆及目前的客戶筆記並排開啟。需要使用個人帳戶時，則將其保留在自己的視窗中。不要把兩邊的通話記錄當成同一份待辦清單：漏接私人預約來電與客戶提出的需求，後續處理方式並不相同。
若要在桌面上接聽來電，相關工作階段必須確實保持可用。Google 表示，在電腦上接聽來電時，Voice 必須保持開啟。請檢查所選的麥克風、喇叭與相關通知權限，並在依賴新設定處理預約來電之前先進行測試通話。
如果你也使用連結電話，請在正確的帳戶中檢查其轉接設定。Google 說明，同一個電話號碼若已連結至其他 Voice 號碼，就不能再連結至另一個 Voice 號碼。在未確認服務允許的情況下，不應假設兩個桌面工作階段都能將來電轉接至同一個連結號碼。
要回覆漏接來電時，請先開啟正確帳戶的通話記錄。確認通話情境後再回撥，並將後續事項記錄在相關的預約或客戶工作中。
工作流程 2：多個客戶專案共用一個商務號碼
增加第二個客戶，並不代表一定要再開一個 Voice 帳戶。如果你的顧問業務已經使用一個商務號碼，依專案整理通話可能是更實用的改善方式。
為常有電話討論的專案建立一個空間。加入使用現有商務設定檔的 Voice，以及專案簡介、時程表和決策紀錄。另一個專案空間也可以重複使用該設定檔，同時顯示各自的支援工具。
重複使用設定檔不會依專案區分 Voice 通話記錄、不會建立專案專屬的語音信箱，也不會變更通話所用的號碼。請在現有記錄中維護專案區分。WebCatalog Desktop 讓工具更容易以合適方式排列，但不會自動分類來電者。
工作流程 3：代同事處理通話
行政助理的需求，與管理兩個個人登入帳戶的人不同。助理需要獲得權限，以另一個人的身分處理其通話，同時繼續使用自己的工作身分。
符合資格的 Workspace Voice 方案可使用通話委派。管理員可指派權限，讓受委派者代表委派者撥打及接聽電話，並存取語音信箱。可承擔的工作範圍取決於指派的權限。
在開始代為處理之前，先約定實際的交接方式：哪些來電應轉接、哪些可以直接處理，以及如何記錄回電要求。將你自己的 Voice 工作階段與授權使用的行事曆及後續追蹤記錄，一起放在「主管支援」空間中。
來電需要後續處理時，請記下應由誰回覆，以及對方需要哪些背景資訊。此工作區有助於支援這項流程，不需要另外建立登入主管帳戶的設定檔。通話委派由 Google Voice 授權，而非 WebCatalog Desktop。
若要讓團隊共同接聽電話，請改為評估響鈴群組。在符合資格的方案中，Google 支援設定路由方式、工作時間，以及未接聽來電的處理方式。Google 的說明文件也指出，響鈴群組來電不會轉接至成員已連結的手機號碼，因此設計接聽安排時，請確認實際使用的接聽裝置。
開著一堆帳戶視窗，無法取代這些路由規則。請使用合適的 Voice 功能，再依此整理每個人的支援工作。
依據下一通電話打造工作區
從已指派給你的帳戶與號碼開始。判斷接下來需要改善的是分開個人與工作工作階段、補充專案情境，還是設定支援的委派或響鈴群組方案。
接著下載 WebCatalog Desktop。為不同帳戶建立獨立設定檔，將工作帳戶放在能把通話轉化為決策的工具旁，並在下一場預定對話之前檢查來電設定。如此一來，你就能在更清楚的環境中處理通話及後續工作，同時避免將帳戶整理方式與電話系統設定混為一談。
