Google Voice 可用於各種截然不同的通話：個人預約、客戶討論，或代同事處理的對話。在新增另一個登入帳戶之前，先確定你實際上需要區分的是什麼。
若要管理多個 Google Voice 帳戶，請為每個現有帳戶使用獨立的桌面工作階段、確認其 Voice 號碼，並圍繞該帳戶安排工作。當多位人員需要接聽同一個號碼的來電時，Google Voice 的商務通話功能可能比再開一個帳戶視窗更合適。
WebCatalog 可讓你在桌面上輕鬆存取不同帳戶的使用情境。號碼指派、訂閱、來電轉接及通話路由行為，仍由 Google Voice 負責。
先決定帳戶與號碼的配置
Google 帳戶用於識別登入的使用者。Voice 號碼是透過此服務提供或指派的號碼。連結的電話號碼則是可接收轉接來電的既有電話號碼。
Google 的連結號碼操作說明指出，來電轉接會將撥打至 Voice 號碼的來電轉送到已連結的電話。連結手機並不會建立第二個 Google Voice 身分或獨立的收件匣。
請從符合工作需求的配置開始：
| 你的需求 | 適合的起點 | 桌面工作空間能提供的協助 |
|---|---|---|
| 隨時存取個人與雇主提供的 Voice 帳戶 | 各自獨立且已佈建的帳戶 | 獨立的工作階段與易於辨識的工作情境 |
| 在另一支電話上接聽現有 Voice 號碼的來電 | 連結號碼轉接功能（如適用） | 存取該帳戶的設定與記錄 |
| 讓團隊處理共用商務號碼的來電 | 符合資格的 Workspace 響鈴群組 | 相關的團隊工具與記錄 |
| 協助主管處理通話 | 符合資格方案中的授權通話委派功能 | 你自己的工作階段，以及雙方約定使用的後續追蹤工具 |
這些是不同的設計。增加帳戶視窗不會建立響鈴群組，轉接號碼也不會將對話的處理責任指派給另一個人。先決定通話應如何運作，再選擇要在哪裡顯示它們。
讓設計符合實際的 Voice 訂閱方案
Google Voice 個人與商務帳戶提供的功能並不完全相同。Google 的訂閱方案比較區分了單一使用者方案與加購至 Google Workspace 的訂閱方案。
免費的個人消費者服務是其中一種單一使用者選項。Google 也為美國符合資格的個人 Gmail 帳戶提供 Starter 獨立版和 Standard 獨立版訂閱方案。因此，僅憑個人 Gmail 登入身分，無法判斷帳戶使用的是免費服務還是付費方案。
比較商務功能時，獨立方案說明文件相當重要：Standard 獨立版包含自動總機，但不包含響鈴群組或通話委派功能。這些協作功能可透過 Workspace 附加方案形式的 Voice Standard 和 Premier 使用。
若是由公司管理的帳戶，請確認已為該使用者佈建 Voice。僅有工作電子郵件地址，並不代表已具備可用的 Voice 服務或所需的通話功能。
所在地點也會影響選擇。單一使用者方案僅限美國使用。對組織而言，可用性取決於所在國家，以及電話服務是透過 Google 的通話方案、Carrier Link 還是 SIP Link 提供。在規劃跨地點部署之前，請先參閱 Google 的國家與供應商指南。
整理兩個現有帳戶不需要全面重新設計電話系統。不過，在期待兩個帳戶具備相同功能之前，你確實需要先了解各自使用的服務。
適用時，使用 Google 原生的帳戶控制功能
Google 已提供多帳戶登入與切換功能。在桌面上，使用個人資料相片或姓名縮寫來新增或選取帳戶，然後確認開啟的服務目前使用哪個帳戶。
Voice 行動應用程式也提供了 Android 和 iPhone 或 iPad 的帳戶切換說明。如果只是偶爾需要切換使用情境，帳戶選擇器會是實用的選項。
在桌面上，Google Voice 是透過網頁介面運作。Google 的通話指南列出了支援的瀏覽器，包括 Chrome、Edge、Firefox 和 Safari。對於簡單的配置，在瀏覽器中開著 Voice 可能就已足夠。
當個人帳戶與工作帳戶需要固定且有名稱的專屬位置時，獨立的 WebCatalog 設定檔便很有用，尤其是通話之後還需要處理文件、預約或專案記錄的情況。你可以直接回到預期的工作階段，不必完全仰賴一般瀏覽器視窗當下選取的是哪個 Google 帳戶。
為每個帳戶建立容易辨識的桌面專屬位置
將 Google Voice 加入 WebCatalog Desktop。在 **Profiles（設定檔）**中選擇 Add profile（新增設定檔），依帳戶用途命名，然後使用該設定檔開啟 Voice。以預定使用的 Google 帳戶登入。再為另一個帳戶建立第二個設定檔，重複上述步驟。
WebCatalog 的設定檔說明文件說明，不同設定檔之間的 Cookie、工作階段與瀏覽資料會保持獨立。實用的名稱可以是「個人 Voice」和「顧問工作」。
繼續之前，請檢查每個工作階段中的帳戶電子郵件地址與 Voice 號碼。空白的通話記錄或註冊畫面，可能表示你選取的 Google 帳戶並不是擁有該服務的帳戶。請先釐清帳戶身分問題，再建立或變更號碼。
建立一個工作空間，納入 Voice、日曆，以及通話後會使用的記錄。每個空間都會在各自的視窗中開啟。設定檔用來區隔帳戶工作階段；空間則依用途整理應用程式。
如果多個客戶專案共用同一個商務號碼，你可以在不同的專案空間中重複使用該設定檔。這仍然是同一個 Voice 帳戶，底層記錄也相同。請選擇能支援你預計使用之設定檔、應用程式及空間數量的 WebCatalog 方案。
工作流程 1：在工作日中處理個人與工作通話
想像一位顧問同時使用既有的個人 Voice 帳戶，以及另一個獨立佈建的商務帳戶。目標是辨識每次對話的情境，並將後續工作放在正確的位置。
每天開始工作時，將工作帳戶的工作階段與預約日曆、目前的客戶筆記並排開啟。需要使用個人帳戶時，將其工作階段保留在獨立視窗中。避免將兩份通話記錄視為同一份待辦清單：一通與個人預約有關的未接來電，和一項客戶要求，需要採取的下一步並不相同。
若要在桌面接聽來電，對應的工作階段必須確實保持可用。Google 指出，Voice 必須保持開啟，才能在電腦上接聽來電。請檢查所選的麥克風、喇叭及相關通知權限，並在依賴新配置處理預約通話之前，先撥打一通測試電話。
如果你也使用連結的電話，請在正確的帳戶中檢查其轉接設定。Google 的說明指出，如果某個電話號碼已連結至其他 Voice 號碼，就無法再連結至另一個 Voice 號碼。在確認服務允許的做法之前，不應規劃讓兩個桌面工作階段所屬帳戶都轉接到同一個連結號碼。
回撥未接來電時，請先開啟對應帳戶的通話記錄。確認通話情境後再回撥，並將下一步行動記錄在相關的預約或客戶工作項目中。
工作流程 2：多個客戶專案共用一個商務號碼
多了一位客戶，不代表一定需要第二個 Voice 帳戶。如果你的顧問業務已經使用一個商務號碼，依專案整理通話可能是更有用的改善方式。
為經常需要電話討論的專案建立空間。使用現有的商務設定檔加入 Voice，並加入專案概要、時程與決策記錄。另一個專案空間可以重複使用該設定檔，同時顯示該專案自己的輔助工具。
客戶來電時，開啟相關的專案情境，並依據最新的專案概要處理。結束時，記下決策、負責人與下一步。例如：「與專案發起人確認修訂後的交付日期，然後寄出更新的時程表。」這樣就能採取具體行動，不必逐一抄錄整段對話。
重複使用設定檔，不會依專案分割 Voice 的記錄、建立專案專屬的語音信箱，或變更通話使用的號碼。請在既有的工作記錄中維持專案之間的區別。WebCatalog 讓工具的配置更方便，但不會自動將來電者分類。
在結束一天的工作之前，請對照這些專案記錄，檢查商務帳戶中的未接來電與語音留言。將後續追蹤事項標記在你管理工作的地方，這樣明天重新開啟專案時，就能看見還有哪些事項需要處理。
工作流程 3：代同事處理通話
主管助理的需求，與維持兩個個人登入帳戶的人不同。助理需要獲得處理他人通話的權限，同時繼續使用自己的工作身分。
在符合資格的 Workspace Voice 方案中，請使用通話委派。管理員可以指派權限，讓代理人代表委派者撥打電話、接聽來電及存取語音留言。獲指派的權限會決定代理人可以承擔哪些職責。
在開始代接之前，先就實際的交接方式達成共識：哪些來電應轉接、哪些可以直接處理，以及如何記錄回電要求。在「主管支援」空間中，將你自己的 Voice 工作階段與獲授權存取的日曆及後續追蹤記錄並排放置。
當來電需要進一步處理時，記錄應由誰回覆，以及對方需要哪些背景資訊。工作空間能支援這個流程，不必另外建立一個登入主管帳戶的設定檔。委派權限是由 Google Voice 授予，而不是 WebCatalog。
若是由團隊共同接聽，則應評估使用響鈴群組。Google 在符合資格的方案中支援路由選項、工作時間，以及未接來電的處理方式。其說明文件也指出，響鈴群組來電不會轉接到成員已連結的手機號碼，因此在設計代接安排時，請確認實際用來接聽的裝置。
一組開啟的帳戶視窗無法取代這些路由規則。請使用適當的 Voice 功能，再圍繞該功能整理每個人的相關工作。
圍繞下一通電話打造工作空間
從已指派給你的帳戶與號碼開始。釐清下一項改善是將個人與工作帳戶分成獨立工作階段、提供更完整的專案情境，還是採用服務支援的通話委派或響鈴群組配置。
接著，在 WebCatalog 中開啟 Google Voice。為不同帳戶建立獨立設定檔，將工作帳戶與能把通話轉化為決策的工具並排放置，並在下一次預定通話前檢查來電設定。如此便能在更清楚有序的環境中處理通話及後續事項，同時避免將帳戶整理與電話系統設定混為一談。
