當你的檔案分屬生活中的不同領域時，Google 雲端硬碟 就會變得更難瀏覽。提案放在商務帳戶中，客戶提供了另一組公司登入帳號，而個人文件則存放在另一個雲端硬碟。真正的挑戰，是記住你需要的文件對應到哪個身分。
你可以透過幾種實用的方式管理多個 Google 雲端硬碟帳戶。Google 支援在瀏覽器中切換帳戶，電腦版雲端硬碟也能連結多個帳戶，讓你在本機存取檔案。瀏覽器設定檔和 WebCatalog 則提供其他方式，協助你整理一天之中會用到的帳戶。
適合的設定方式，取決於你開啟雲端硬碟後要做什麼。你是偶爾閱讀共用文件、透過 Finder 或檔案總管處理檔案，還是需要在客戶的電子郵件、文件和會議之間切換？先從這個問題出發，再建立足以涵蓋日常工作的最精簡配置。
根據工作需求選擇設定方式
這些選項各自解決不同層面的問題，也可以搭配使用。
| 你的主要需求 | 實用的起點 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 偶爾開啟另一個帳戶的雲端硬碟 | Google 帳戶切換器 | 編輯或上傳前，先確認目前使用的 Google 帳戶。 |
| 透過 Finder 或檔案總管存取雲端檔案 | 電腦版 Google 雲端硬碟 | Google 最多支援四個帳戶；請分別選擇各帳戶的同步設定。 |
| 依身分區分並整理完整的瀏覽環境 | 瀏覽器設定檔 | 為工作、個人用途或客戶管理各自獨立的瀏覽器環境。 |
| 將雲端硬碟與各身分使用的其他應用程式放在一起 | WebCatalog Desktop | 設定檔可分隔工作階段；空間則用來整理會一起使用的應用程式與設定檔。 |
此外，也要區分多個帳戶與多個資料夾。如果三位客戶都將資料夾共用給你現有的商務帳戶，你可能只需要這一個帳戶。只有在確實需要使用另一個 Google 身分時，才建立另一個帳戶環境。對於同一身分下的資料夾，清楚的專案結構可能就已足夠。
偶爾透過網頁存取時，使用 Google 帳戶切換器
Google 允許你登入多個 Google 帳戶，不必登出就能在帳戶之間切換。在任一 Google 服務中，選取你的個人資料相片或姓名縮寫，選擇新增帳戶，然後登入。接著，你就能從帳戶選單中選取所需的帳戶。
如果你每週只會查看另一個雲端硬碟幾次，這是個合理的起點。它幾乎不需要設定，而瀏覽器仍是你的主要工作環境。
在上傳交付成果或要求文件存取權之前，先檢查 Google 帳戶選單中顯示的電子郵件地址。熟悉的頭像不一定能可靠地提醒你目前使用哪個帳戶，尤其當兩個帳戶使用相同照片時。Google 也指出，第一個登入的帳戶通常會成為預設帳戶；當服務無法確定你想使用哪個帳戶時，這一點就可能產生影響。
如果你經常得停下來檢查帳戶選單，不妨考慮在日常配置中，為每個身分安排一個更容易辨識的位置。
需要在本機存取檔案時，使用電腦版雲端硬碟
如果你需要在 Mac 的 Finder 或 Windows 的檔案總管中存取檔案，可以先使用 Google 自家的同步用戶端。電腦版雲端硬碟最多支援同時使用四個帳戶。
若要連結另一個帳戶：
- 開啟電腦版雲端硬碟選單。
- 選取右上角的個人資料相片。
- 選擇新增其他帳戶，並透過瀏覽器登入。
- 依照 Google 的指示重新啟動電腦版雲端硬碟。
連結帳戶後，決定要將各個雲端硬碟中的多少內容存放在裝置上。Google 的串流與鏡像處理指南說明了兩者的差異：串流處理主要將檔案保存在雲端，只有開啟檔案或設為可離線使用時才會占用本機空間；鏡像處理則會在本機和雲端各保留一份完整的「我的雲端硬碟」副本。共用雲端硬碟支援串流處理。
例如，設計師可能需要經常在本機存取自己商務帳戶中的工作素材，但只會偶爾查看客戶的參考資料夾。這些需求需要不同的本機儲存安排。請考量可用磁碟空間、外出時需要的檔案，以及組織訂定的各項要求。
瀏覽本機檔案時，請讓帳戶名稱保持容易辨識。選擇上傳或匯出目的地之前，請同時確認帳戶與資料夾。即使檔案名稱正確，只要放錯雲端硬碟，仍會讓所有尋找檔案的人多花時間。
WebCatalog 在這裡扮演不同的角色：整理雲端硬碟網頁介面與相關應用程式的存取方式。它不會取代 Google 的檔案同步用戶端，也不會合併不同 Google 帳戶的儲存空間。你可以使用電腦版雲端硬碟處理本機檔案，並使用 WebCatalog 處理同一專案的網頁端工作。
使用瀏覽器設定檔，更全面地區隔瀏覽活動
如果你的工作本來就主要在瀏覽器中進行，分開使用設定檔可能就已足夠。Chrome 設定檔可將書籤、瀏覽紀錄、密碼和設定等資訊分開保存。
在 Chrome 中，開啟瀏覽器的設定檔選單，選擇新增 Chrome 設定檔，並為設定檔取一個清楚的名稱。在該設定檔中開啟雲端硬碟，並登入你打算在此使用的 Google 帳戶。需要其他身分時，再重複上述步驟。
請依照你能立即辨識的角色命名設定檔，例如「個人」、「工作室」或「Acme 工作帳戶」。如果同一個帳戶在專案結束後仍會繼續使用，專案名稱就不那麼實用了。
如果你希望將特定客戶的研究分頁、書籤及其他網站集中在專屬的瀏覽器環境中，這種方式會很順手。隨著帳戶數量增加，也要留意管理瀏覽器視窗是否已經成為另一項額外工作。
在 WebCatalog 中整理經常使用的帳戶工作
當雲端硬碟只是日常工作流程的一環，還需要搭配電子郵件、日曆、聊天和專案工具時，WebCatalog 就能派上用場。它的設定檔會將帳戶工作階段與瀏覽資料分開，讓你能回到各帳戶各自的環境中。
先從最常使用的身分開始。依照 WebCatalog 的設定檔設定說明操作：
- 開啟 WebCatalog Desktop，前往設定檔。
- 選取新增設定檔，並取一個容易辨識的名稱。
- 使用該設定檔開啟雲端硬碟，並登入預定使用的 Google 帳戶。
- 為另一個帳戶重複上述步驟。
你用於雲端硬碟的商務設定檔，也能用於同一 Google 身分下的 Gmail 和 Google 日曆。重複使用同一設定檔，能讓你從電子郵件中的請求移至文件，再進入審閱會議時，始終維持一致的帳戶環境。
如果你想依客戶或專案集中整理應用程式與設定檔，可以使用空間。每個空間都會在獨立的視窗中開啟。設定檔負責區隔帳戶，空間則負責將它們組織起來。
初期配置應保持精簡。先加入某項例行工作會用到的應用程式，而不是一次重建整個工作環境。WebCatalog 的 Basic 方案包含兩個桌面應用程式、兩個設定檔和一個空間。Pro 與 Business 方案支援不限數量的應用程式、設定檔和空間；當你擴展到多位客戶或更多應用程式時，這點就很重要。
客戶文件的實用工作流程
假設一位顧問有自己的商務 Google 帳戶，另有一個由 Acme 提供的獨立帳戶。Acme 要求專案工作必須透過其提供的帳戶進行。這位顧問還有其他客戶，會直接將文件共用給顧問的商務電子郵件地址。
實用的區分標準，是工作所需的 Google 身分。為 Acme 建立專屬設定檔。其他客戶若已授權顧問的商務帳戶，就可以繼續使用商務設定檔。
從正確的帳戶開始
開始工作前，先開啟用於 Acme 雲端硬碟的設定檔。確認帳戶的電子郵件地址，再前往專案資料夾。如果工作是透過電子郵件交辦的，請確認郵件所指的專案與帳戶，和你目前開啟的一致。
養成每次開始工作時都這麼做的習慣。在一段專注工作開始前檢查一次，比起事後補救使用錯誤身分上傳的檔案，更容易持續執行。
直接使用共用文件進行工作
開啟客戶指定的最新版本文件。建立另一份副本前，先確認製作副本是否確實屬於工作要求。新增檔案可能導致審閱者討論的是某個版本，你卻在修改另一個版本。
Google 的共用權限設定決定你的帳戶能否檢視、加註或編輯文件。額外的設定檔只是提供另一個登入環境，並不會改變這些權限。
如果你只有檢視權限卻需要編輯，請使用預定的帳戶與文件擁有者協調處理。建立多份副本並不能解決協作安排上的根本問題。
上傳前先選好目的地
對於新的交付成果，請先前往約定的專案資料夾，再選取要上傳的檔案。使用能識別專案與用途的名稱，例如「Acme 新人到職流程提案」。如果客戶已有命名慣例，請遵循其規則。
交付時，分享約定檔案的連結，並說明哪些內容已可供審閱。接著再切換至下一位客戶的環境。目標是建立一條可重複執行的路徑：從帳戶到專案，再到文件，減少必須靠記憶做出的判斷。
變更設定前，先診斷問題
當你發現異常時，請區分以下三種情況：
檔案是以錯誤帳戶開啟的。 檢查目前視窗中的 Google 電子郵件地址。在預定使用的帳戶環境中開啟連結，然後再試一次。儲存的連結只會指向某個位置，並不代表你正在使用正確的身分。
正確的帳戶無法存取檔案。 檢查原始共用邀請，以及邀請中指定的電子郵件地址。請擁有者確認該地址是否具有存取權。公司與學校組織也可能限制對外共用，因此換用其他設定檔不一定能解除限制。
本機儲存空間中找不到檔案。 在電腦版雲端硬碟中檢查相關帳戶，並查看其同步與離線設定。即使同一份文件能在網頁應用程式中正常開啟，這仍屬於本機檔案可用性的問題。
區分這些情況，有助於你針對正確的層面採取行動，而不是反覆登出、重建設定檔或移動文件。
讓下一次客戶交付更容易重複執行
選擇一份你原本就需要交付的文件，並在 WebCatalog Desktop 中整理它的工作流程。為獲授權的 Google 身分建立名稱清楚的設定檔，開啟約定的專案資料夾，並將相關溝通工具放在方便存取的位置。從最初的請求、編輯到最終審閱，完整走過這份檔案的處理流程。
交付時，你應該不必在分頁間翻找，就能回答三個問題：我使用的是哪個帳戶、目前的檔案存放在哪裡，以及客戶應該透過哪個連結審閱？保留能讓你輕鬆找到這些答案的配置，並在需要本機同步時交由電腦版雲端硬碟處理。
