管理多個 Google 雲端硬碟帳戶有幾種不錯的方法。Google 支援在瀏覽器中切換帳戶，而電腦版雲端硬碟可連結多個帳戶，方便在本機存取檔案。瀏覽器個人資料和 WebCatalog Desktop 也能協助整理你一天中使用的各個帳戶；WebCatalog Desktop 會將每個身分登入的 Google 雲端硬碟 與你搭配使用的其他應用程式並列。
當檔案分屬生活中的不同面向時，瀏覽雲端硬碟就會變得更複雜。提案放在工作帳戶中，客戶提供另一組公司的登入資料，而個人文件則存放在另一個雲端硬碟。難處在於，要記得哪個身分對應到你需要的文件。
合適的設定取決於你開啟雲端硬碟後要做什麼。你只是偶爾查看共用文件、需要在 Finder 或檔案總管中處理檔案，還是會在客戶電子郵件、文件和會議之間切換？先從這個問題著手，再建立足以涵蓋日常流程的最精簡設定。
根據工作需求選擇設定方式
這些選項各自解決問題的不同面向，你也可以搭配使用。
| 主要需求 | 合適的起點 | 請留意 |
|---|---|---|
| 偶爾開啟其他帳戶的雲端硬碟 | Google 帳戶切換器 | 編輯或上傳前，先確認目前使用的 Google 帳戶。 |
| 透過 Finder 或檔案總管存取雲端檔案 | 電腦版 Google 雲端硬碟 | Google 最多支援四個帳戶；請為每個帳戶選擇同步設定。 |
| 依身分整理整套瀏覽環境 | 瀏覽器個人資料 | 為工作、個人用途或客戶分別管理瀏覽器環境。 |
| 將雲端硬碟與各身分使用的其他應用程式放在一起 | WebCatalog Desktop | 個人資料可分隔工作階段；空間則可整理你一起使用的應用程式和個人資料。 |
也請區分多個帳戶和多個資料夾。如果三位客戶都將資料夾分享給你現有的工作帳戶，你可能只需要這一個帳戶。只有在你確實需要使用另一個 Google 身分時，才建立另一個帳戶環境。若資料夾都屬於同一身分，清楚的專案資料夾架構或許就足夠了。
偶爾需要透過網頁存取時，使用 Google 帳戶切換器
Google 允許你登入多個 Google 帳戶，並在帳戶間切換而不必登出。在 Google 服務中，選取個人資料相片或姓名縮寫，選擇 新增帳戶，然後登入。之後，你就可以從帳戶選單中選取需要的帳戶。
如果你每週會查看第二個雲端硬碟幾次，這是合理的起點。幾乎不需要設定，而瀏覽器仍是主要工作環境。
上傳交付檔案或要求存取文件之前，請確認 Google 帳戶選單中顯示的電子郵件地址。熟悉的頭像並非可靠的提醒方式，尤其是兩個帳戶使用相同相片時。Google 也指出，你最先登入的帳戶通常會是預設帳戶；當服務無法判斷你想使用哪個帳戶時，這點可能會有影響。
如果你總是得停下來查看帳戶選單，不妨考慮在日常設定中為每個身分安排更容易辨認的位置。
需要本機存取檔案時，使用電腦版雲端硬碟
若你需要在 Mac 的 Finder 或 Windows 的檔案總管中使用檔案，請從 Google 自家的同步用戶端開始。電腦版雲端硬碟最多可同時支援四個帳戶。
若要連結另一個帳戶：
- 開啟電腦版雲端硬碟選單。
- 選取右上角的個人資料相片。
- 選擇 新增其他帳戶，並透過瀏覽器登入。
- 依照 Google 的指示重新啟動電腦版雲端硬碟。
連結帳戶後，請決定每個雲端硬碟有多少內容需要存放在裝置上。Google 的串流與鏡像指南說明了兩者的差異：串流主要將檔案保存在雲端，並僅針對已開啟或設為可離線使用的檔案占用本機空間；鏡像則會在本機和雲端各自保留「我的雲端硬碟」的完整副本。共用雲端硬碟支援串流。
例如，設計師可能需要定期在自己的工作帳戶中本機存取工作素材，但只偶爾查看客戶的參考資料夾。這兩種需求對本機儲存空間的設定方式並不相同。請考量可用磁碟空間、旅行時需要使用的檔案，以及組織的任何規定。
瀏覽本機檔案時，請讓帳戶名稱容易辨認。選擇上傳或匯出的目的地前，請一併確認帳戶和資料夾。即使檔案名稱正確，若存進錯誤的雲端硬碟，仍會增加所有人尋找檔案的負擔。
WebCatalog Desktop 在此處扮演不同的角色：整理你對雲端硬碟網頁介面及相關應用程式的存取方式。它不會取代 Google 的檔案同步用戶端，也不會合併不同 Google 帳戶所屬的儲存空間。你可以使用電腦版雲端硬碟處理本機檔案，再用 WebCatalog Desktop 管理同一專案的網頁工作流程。
需要更全面地區隔瀏覽活動時，使用瀏覽器個人資料
如果你的工作本來就在瀏覽器中進行，使用不同的個人資料或許就足夠了。Chrome 個人資料會將書籤、瀏覽記錄、密碼和設定等資訊分開。
在 Chrome 中，開啟瀏覽器的個人資料選單，選擇 新增 Chrome 個人資料，並為個人資料取個清楚的名稱。在該個人資料中開啟雲端硬碟，並使用你打算在此環境中使用的 Google 帳戶登入。需要時，為其他身分重複這些步驟。
請依照你一眼就能辨認的角色命名個人資料，例如「個人」、「工作室」或「Acme 工作帳戶」。如果同一個帳戶會在專案結束後繼續使用，以專案名稱命名就沒那麼實用。
如果你希望將客戶的研究分頁、書籤和其他網站集中在專用的瀏覽器環境中，這種做法會很方便。帳戶數量增加後，請留意管理瀏覽器視窗是否已成為另一項待辦工作。
使用 WebCatalog Desktop 整理經常進行的帳戶工作
如果雲端硬碟只是更大工作流程中的一站，而這套流程還涉及電子郵件、行事曆、聊天和專案工具，WebCatalog Desktop 就很實用。它的個人資料會分開保存帳戶工作階段和瀏覽資料，讓你能在各自的環境中開啟不同帳戶。
先從最常使用的身分開始。按照 WebCatalog 的個人資料設定說明操作：
- 開啟 WebCatalog Desktop，前往 個人資料。
- 選取 新增個人資料，並為其取個容易辨認的名稱。
- 使用該個人資料開啟雲端硬碟，並登入預定使用的 Google 帳戶。
- 為其他帳戶重複上述步驟。
你在雲端硬碟中使用的工作個人資料，也可以用同一個 Google 身分登入 Gmail 和 Google 日曆。重複使用同一個個人資料，能讓你從電子郵件要求切換到文件，再切換到審閱會議時，始終處於一致的帳戶環境中。
如果你想依客戶或專案整理應用程式和個人資料，請使用空間。每個空間都會在獨立視窗中開啟。帳戶是透過個人資料區隔，而空間則負責整理相關內容。
一開始請保持精簡。先加入一項經常執行的工作所需的應用程式，再考慮重建整個工作環境。
客戶文件的實用工作流程
想像一位顧問同時擁有工作用 Google 帳戶和 Acme 提供的另一個帳戶。Acme 希望專案工作透過其帳戶進行。這位顧問也有其他客戶，會直接將文件分享給顧問的工作地址。
實用的區分方式，是看工作要求使用哪個 Google 身分。Acme 使用自己的個人資料。如果其他客戶授權使用顧問的工作帳戶，則可以繼續在工作個人資料中處理。
從正確的帳戶開始
開始工作前，先開啟 Acme 的雲端硬碟個人資料。確認帳戶電子郵件地址，再前往專案資料夾。如果工作是透過電子郵件交辦的，請確認郵件內容指的是你目前開啟的同一個專案和帳戶。
養成在工作階段開始時進行確認的習慣。每次開始專心處理一段工作前檢查一次，比在使用錯誤身分上傳檔案後再補救，更容易長期維持。
直接處理共用文件
開啟客戶指定的最新版文件。另存副本之前，先確認工作內容是否真的要求建立副本。若你修改的是另一個版本，審閱者可能會討論一份文件，而你卻在修改另一份。
Google 的共用控制項會決定你的帳戶能否檢視、留言或編輯。新增個人資料只會提供另一個已登入的環境，不會改變這些權限。
如果你只有檢視權限但需要編輯，請使用預定的帳戶與文件擁有者協調。建立多份副本無法解決根本的協作權限問題。
上傳前先選好目的地
交付新檔案時，請先前往已商定的專案資料夾，再選取要上傳的檔案。使用能標明專案和用途的名稱，例如「Acme 導入提案」。如果客戶已有命名規則，請遵循該規則。
交付時，分享已確認檔案的連結，並說明哪些內容已準備好供審閱。接著切換到下一個客戶的工作環境。目標是建立一套可重複的流程，從帳戶到專案再到文件，每一步都清楚明確，不必依賴記憶來做決定。
調整設定前，先判斷問題所在
遇到異常時，請先區分以下三種情況：
檔案是在錯誤的帳戶下開啟。 檢查目前視窗中的 Google 電子郵件地址。在預定使用的帳戶環境中開啟連結，然後再試一次。已儲存的連結只能指向某個位置，無法證明你使用的是正確身分。
正確的帳戶無法存取檔案。 檢查原始共用邀請，以及邀請中指定的地址。請文件擁有者確認該地址具有存取權。工作或學校組織也可能限制外部共用，因此改用其他個人資料未必能解除限制。
本機儲存空間中找不到檔案。 在電腦版雲端硬碟中檢查相關帳戶，並查看該帳戶的同步和離線設定。這是本機檔案是否可用的問題，即使同一份文件能在網頁應用程式中正常開啟也一樣。
區分這些情況，能讓你處理正確的環節，而不是反覆登出、重新建立個人資料或移動文件。
讓下一次客戶交付更容易重複執行
選一份你近期需要交付的文件，並在 WebCatalog Desktop 中整理其工作流程。為獲授權的 Google 身分建立名稱清楚的個人資料，開啟已商定的專案資料夾，並將相關溝通工具放在附近。從最初的需求、編輯到最終審閱，全程追蹤這份檔案。
交付時，你應該不必在分頁中翻找，就能回答三個問題：我使用的是哪個帳戶？目前檔案存放在哪裡？要請客戶審閱的是哪個連結？保留能讓這些答案一目了然的設定，並在需要時交由電腦版雲端硬碟處理本機同步。
